内部审计如何参与建设工程招投标活动

1、经验与方法实务 Practice内部审计如何参与建设工程招投标活动 王晓敏建设工程招投标活动是建设单 位成本控制的重点，也是中标单位 与招标单位合作的起点。内部审计 作为招标单位内部控制的一部分， 既要对工程招标进行监督和控制， 有效防范工程项目风险，遏制工程 项目建设中的腐败行为， 把好"入口 关”，又不能干预招标单位具体的经 营管理，该如何参与建设工程招投 标活动，内部审计往往处于两难境 地。本文从招投标活动目标的角度 分析内部审计如何参与建设工程招 投标活动。建设工程招投标活动的目标是 通过招投标活动寻找到合适价格的 合格合作单位。招投标活动要想取 得成功，招标的公平性及充分竞

2、争 性是必不可少的。如果没有公平的 招标环境，招标单位缺乏诚实信用 的基础，投标单位就不愿参与招标 活动，如果投标报名单位不足， 就无 法实现竞争的充分性，可能得不到 合理的价格，或者选择不到合格的 投标单位。内部审计参与招投标活 动的目的是为了合理保证招投标活 动目标的实现。为保持内部审计的 独立性，内部审计应建立招投标活 动审计的报备制度，持续关注并充 分获取招标计划、招标公告发布、招 标文件编制、招标报名、资格预审及 考察、开标评标等招投标活动各阶 段的相关信息。一、招标计划阶段一般来说，建设单位在项目计 划阶段就会确定招标计划，在年度 或月度会制订具体的招标计划。内 部审计应要求各招标

3、单位及时报备 项目、年度及月度招标计划。在月度 招标计划中应明确月度内的各个招 标项目、招标公告发布时间、报名起 止时间、考察时间、开标时间等重要 时间节点。内部审计部门接到招标 单位报备的项目或年度招标计划后， 应提前安排审计人员了解相关工程 及价格信息，了解采购的产品、型 号、规格、技术参数，主要供应商及 合作单位，对应的价格，做好审计备 忘录。在收到月度招标计划后， 应及 时了解招标项目是否有价格变动，并做好充分准备工作。二、招标公告发布阶段招标公告发布阶段的主要目标 是充分释放招标信息，为此招标公 告应当在公开的渠道发布，招标公 告发布后至迟应于次一工作日将招 标公告内容及发布渠道报送

4、内部审 计部门备案。内部审计部门收到报备的信息 后，应按报备的信息渠道验证招标 公告是否发布。有些招标人员为了 暗箱操作招标过程，会在招标发布 时间和报名时间上做文章，如在周 五下午发布招标信息，下周周一报 名就截止，所以还应审核招标公告 上的招标报名截止日，一般最迟应 在招标公告的招标报名截止日5个工作日前发布。为了引进外部监督 机制，内部审计可以要求在招标公 告和招标文件的明显位置作出相应 声明，女口：“我公司欢迎贵单位参加 投标，我们保证整个招标过程公开、 公平、公正。如在此过程中遭到我方 人员的不公平待遇，请您向我公司卜l*j94_2012 Chin j Acd-cmic JE It

5、Tronic Piihrisbiiig House. AH i iglil', resen'tc.ItIIp.-'Av.knki2012 2 中国1口1审计 63Practice实务经验与方法卜审计中心（或部）举报。”并在声明 中写明电话、电子邮箱等信息，这样 有意向投标的单位如在投标各环节 遭到不公平待遇，随时可能向内部 审计部门举报，这无形之中也是对 招标人员的约束。另外，招标活动是 与中标单位合作的开始，让合作单 位一开始就知道内部审计的存在， 这将伴随整个合作过程。三、招标报名阶段有些招标单位在招标报名阶段 就会以各种理由将有意参加投标报 名者拒之门外，招标报名

6、阶段的目 标是保证符合条件的报名单位均能 通过报名，为投标者敞开大门。报名工作结束后，招标单位至 迟应于次一工作日将招标报名表和 招标报名记录报送内部审计部门备 案。内部审计部门收到报备的信息 后，应重点审核以下环节：报名接待 人员是否不少于2人；符合招标公告 规定报名条件的报名单位是否均已 受理；报名接待人员是否如实记录 报名情况。有些报名接待人员以有 围标嫌疑或者其他不合规事项为由， 将报名单位拒之门外，为此，内部审 计部门应要求招标单位规定，在招 标报名阶段，报名接待人员如遇有 围标嫌疑或者其他事项，应如实记 录报名情况，经考察人员考察后，在 招标预备会上由评委决定是否取消 投标资格，报

7、名接待人员无权直接 不受理投标单位的报名。四、招标文件编制阶段招标文件是对招投标活动的制 度化安排，是合同签订前招投标双 方合作的法律文件，内部审计对招 标文件审核的重点是是否符合公司的相关制度。各招标单位一般会根据业务类 型分别制定招标文件及相应合同的 标准化文本。招标文件编制完成后， 应于次一工作日将招标文件报内部 审计部门备案，内部审计人员应依 据公司相关制度和标准化文本审核 以下条款:一是评标标准是否明确， 评分标准是否清晰明了、 易于操作， 指标设置是否多量化指标，少定性 指标；二是是否有招标失败、废标的 标准；三是在投标报价低于标底一 定幅度时是否增加“附加担保”条 款；四是标底的

8、作用是否明确；五是 报价基础是否统一。如果上述条款 不符合公司相关制度，内部审计人 员应要求相关人员进行修改，并要 求将招标文件修改稿报送内部审计 部门备案。对此，可能有人会对审核招标 文件是否影响内部审计的独立性提 出质疑。编制和审核招标文件是招 标单位的责任，但依据相关制度编 制的招标文件也是进行内部审计的 依据，如果对外发布的招标文件存 在问题将会给招标单位带来不可挽 回的损失，所以内部审计必须对招 标文件是否符合相关制度进行必要 的关注。五、资格预审及考察阶段资格预审及考察阶段是决定投 标单位准入的重要环节，有些招标 项目参与报名的单位很多，但在资 格预审及考察阶段将有些报名单位 淘汰

9、出局，达到暗箱操作的目的， 所 以要想实现招标公开、公平、公正， 内部审计对资格预审及考察阶段关 注非常重要。资格预审及考察完成后至迟应 于次日将考察报告报送内部审计部 门备案，内部审计应审核：一是招标 单位是否事前已明确对投标单位的 考察标准；二是考察是否形成考察 报告，考察报告是否有对被考察单 位考察内容的评价信息，考察报告 是否经考察人员签字确认。内部审计应要求招标单位强化 考察人员的考察责任，考察人员应 对考察报告负责，应将考察情况如 实写入考察报告，无权直接淘汰被 考察单位，是否取消被考察单位的 投标资格应在招标预备会上由评委 决定。考察人员对考察结果有异议 的，应在考察报告中记载，

10、因考察人 员对投标单位的评价不当致使公司 遭受损失的，参与考察的人员应负 考察责任，但经证明在考察时曾表 明异议并记载于考察报告的，该考 察人员可以免除相应责任。六、开标评标阶段开标评标阶段是招投标活动的 中心环节，内部审计应直接参与开 标评标过程。1 开标前通知按月度计划或招 标文件规定时间开标的招标项目， 在通知投标单位的同时应通知内部 审计部门。如调整开标时间，通知内 部审计部门的时间最迟不得晚于通 知投标单位的时间。内部审计部门 接到通知后结合具体情况，可以有 选择性地参加开标过程，无论内部审 计部门是否参加均不影响开标正常进 行。有的单位要求所有的招标活动内 部审计部门均应参加，具体

11、应结合单 位具体情况和单位要求而定。2 .直接参与开标过程。在开标过 程中，一般要求招标单位介绍内部审计参与人员，以示公正。内部审计64 中国内部审+ 2012.2Ekctronic ?uhishing House. A1 rights reserv经验与方法实务 Practice留在招标单位的招标文件，以此来 提高结算价格。为了防止这种现象， 内部审计人员应在参加开标结束时 将中标候选人的投标文件副本带回 内部审计部门备案，以便结算审计 时核对。5 外勤结束后的关注。招标外勤 结束后，内部审计人员应及时撰写 开标备忘录，记录开标时间、 地点、 参加人员、报价、开标评标情况、对 日后合作过程的

12、关注等信息，及时 报送内部审计部门领导，并存档。鉴于参加开标评标的内部审计 人员对招标信息的了解，参加开标 的内部审计人员还应及时关注合同 签订情况，收到招标单位报备的合 同后应及时审核。C（作者单位：郑州航空工业管理 学院会计学院，邮政编码：4 5 0 0 1 5, 电子邮箱：xmwangsh, 本文系航空科学基金项目 2010ZG5和河南省科技厅项目 112400450249的阶段性研究成果）人员也可以利用开标现场散发名片 及内部审计宣传资料，以扩大内部 审计在合作单位的影响。内部审计 人员应高度关注：各投标人是否按 要求及时足额缴纳投标保证金；各 投标人是否按时到场或按约定报送 投标文件

13、；各投标人的投标资料是 否密封完好；参加开标的有效投标 单位是否符合开标的最低要求。如 果投标人未足额缴纳投标保证金、 未按时到场或未按约定报送投标文 件、未按要求密封投标文件，应要求 招标单位取消投标人的投标资格。 取消投标人的投标资格后应关注有 效投标单位是否符合投标人的最低 要求，如不符合应要求招标单位停 止开标，令其重新组织招标，以此保 证开标具有充分的竞争性。在投标 单位报价时，内部审计人员应记录 投标单位报价信息，并与投标文件 相核对，核对无误后应形成备忘录。3 .直接监督评标过程。在评标过 程中，有时会存在一些有"话语权” 的领导评委或部分权威评委，往往 有引导性或倾向

14、性言论影响其他评 委独立评标，所以，招标制度一般要 求“各个评委应有独立评标的权利， 并对自己负责的评标结果负责，不 允许有超越评标权以外的任何权利。 在评标过程中，任何评委或人员不 得有引导性或倾向性言论影响评委 独立评标，一经发现，取消评委资 格。”内部审计应直接监督并防止该 行为的发生。在评标过程中，有时会 出现有些评委看了其他评委评分后 才评分的现象，这样不能保证评标 的公平性，所以应要求招标单位规 定，“同一评分项目应有两个以上评 委独立同时评分，所有评委评分完 成后方可收集汇总评分，评标以评 委评分为准。”有些单位在招标委员 会中设有招标委员会主任职务，在 各评委评分后需招标委员会主任审 批才能确定招标结果。根据相关规 定，招标委员会是招标的集体决策 机构，是科学决策机制的体现， 招标 委员会只设召集人或主持人，不设 主任，召集人或主持人与每位评委 有相同的评分权利，不允许召集人 有超越评标权以外的其他特权。在 开标和评标过程中会出现这样那样 的不确定情况，内部审计人员应根 据招标文件和相关法规制度审慎判 断，在有充分依据的情况下必要时 行使审计人员的一票否决权。4.开标评标后的关注。在开标评