工程档案整理与数字化

1、桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v工程建设工程立卷归档要求 v工程档案数字化加工的具体要求 v纸质档案数字化操作方法介绍桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室公路工程相关标准标准：公路工程相关标准标准：? ?关于印发公路建设工程文件材料立卷归档管理方法关于印发公路建设工程文件材料立卷归档管理方法? ? 交办发交办发20212021382382号号 ? ?浙江省公路工程竣工文件编制方法浙江省公路工程竣工文件编制方法? ? 浙交浙交20022002138138号号 * *如与如与? ?浙江省公路工程竣工文件编制方法浙江省公路工程竣工文件编制方法? ?不一致的

2、，以不一致的，以交办发交办发20212021382382号要求为准。号要求为准。* *保管期限改变：由原来的保管期限改变：由原来的“永久永久、“长期长期、“短期短期，改为，改为“永久永久、“30“30年年、“10“10年年 1桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室水运工程标准：?浙江省水运工程竣工文件编制方法?2004年版浙交20046号1桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v工程总体立项审批文件v各段立项审批文件v勘察设计v初步设计v施工图v变更设计v各类合同v各类会议纪要桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v工程通知单v工程索赔v土地征用许可v土地勘测v房屋拆迁调查v

3、拆迁补偿协议书v“三改工程相关文件改路、改河、改线桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v 招投标可分资格预审、招标文件、招标会议、投标文件及中标通知书等可按分项、合同段设置条目v 工程管理文件按年设置方案进度、质量管理、资金控制等条目v 各单项验收和竣工验收v *投标文件中通过资格预审入围单位或推荐中标候选人但未中标单位的标书也要归档，保管期限为短期10年。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v开工报告含合同段和分项工程开工报告v施工组织设计、进度方案v工程变更文件v计量支付v平安检查v施工日记v质量评定按分项设置v原材料报验单桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v试验

4、报告按分项设置v中间交验审批按分项设置v施工记录v沉降观测v竣工图v照片、录音录像桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v监理规划、实施细那么v工程部人员审核、变更v施工质量检查、通报等v工程监理报告单、通知单v工地会议纪要v索赔审批单、申请单v水泥砼、砂浆抗压强度监理试验v钢筋试验桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v粗集料试验、鉴定v细集料试验、鉴定v土工布、塑料排水板试验v桩基检测汇总v合同段及其分项工程监理质量检验评定汇总v监理工作报告v照片、录音录像桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v编写大事记：v假设已完工工程没有及时记录的，须补写。v工程变更一览表v要把“

5、变更令号、“变更内容、“变更金额、“相关文件档号、“竣工图档号一一对应填写完整。序号序号变更变更令号令号变更内容变更内容变更金额变更金额(元元)本变更本变更文件档文件档号号相关竣工相关竣工图档号图档号增加金额增加金额减少金额减少金额电子表与纸质表同时移交桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v1.档号例如：v J048桐乡市交通局桐乡市交通局全宗号全宗号工程代码工程代码工程档案工程档案分类号分类号合同号合同号案卷顺序号案卷顺序号用四位数字用四位数字桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v2.东宗线二期档号：科技大类航运科技大类航运东宗线东宗线嘉兴段嘉兴段案卷顺序号案卷顺序号例如：例

6、如：1.0001桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v 案卷目录和卷内目录要用激光打印。案卷目录和卷内目录要用激光打印。v 目录统一使用目录统一使用excelexcel电子表。电子表。v 卷内目录填写：卷内目录填写：v 目录标题栏采用加粗的目录标题栏采用加粗的3 3号宋号宋体，责任者等字段名称用加粗体，责任者等字段名称用加粗的小的小3 3号仿宋体，其他用号仿宋体，其他用4 4号仿号仿宋体。宋体。 excelexcel打印的分别用打印的分别用1616、1515、1414号号v 序号：以序号：以1 1件自然件或一组文件自然件或一组文件为一顺序号。件为一顺序号。v 文件编号：完整的代字代号文

7、件编号：完整的代字代号v 责任者：文件的形成者，单位责任者：文件的形成者，单位全称或标准化简称。全称或标准化简称。v 日期：标准格式为日期：标准格式为2001010120010101，同一条目内时间取文件最后形同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用证到年，无法考证月日的，用0 0代替，补足代替，补足8 8位数。位数。v 页号：最后一条页号要标明起页号：最后一条页号要标明起止页止页桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v使用原件使用原件 ：如果没有原件的要在备考表中注明原：如果没有原件的要在备考表中注明原件位置。件位置。v案

8、卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔案卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔距统一不偏斜。距统一不偏斜。 v编制页号：将页号编在文件正面的右下角，反面编制页号：将页号编在文件正面的右下角，反面的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号，的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号，保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如张页号已连续，那么以张页号已连续，那么以.1.1表示。表示。v卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实填写。填写。 桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v 1.案卷号：档号位置统

9、一盖档号章移交时不用盖v 3.案卷题名：由三部份组成：单位工程分局部项工程+结构桩号+文件名称，概括简明、准确。说明： 1、卷内文件数量 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v 选用工程档案专用档案盒，根据案卷厚度购置适宜尺寸的盒子。v 盒面无破损、折皱、污迹。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室用铅笔在盒子统一位置标注案卷号用铅笔在盒子统一位置标注案卷号 档案盒正面不用档案盒正面不用任何文字标识。任何文字标识。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合

10、档案室收集：v 1、反映工程进度和工作成果的照片档案；v 2、反映工程质量的照片档案；v 3、与工程有关的重要活动；v 4、记录工程重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案；v 5、反映工程建设之前地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案；v 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案；v 7、其他具有保存价值的照片档案桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室整理：照片号的编写一册一个流水号计量单位：自然张桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室文字说明文字说明:v 事由：照片影像所反映事件，事物的情由v 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间v 地点：被摄物所在的具体地点v

11、人物：照片影像上主要人物的姓名、身份v 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景v 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v1.扫描与不扫描范围 v需要扫描的保管期限为：永久、长期30年的全部材料包括图纸。v不需要扫描的保管期限为：短期10年。v特种载体档案v照片档案：无数码的纸质照片扫描。v实物锦旗、奖状、证书等拍成照片后归入照片档案内 2桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v一般应采用彩色模式进行扫描。一般应采用彩色模式进行扫描。v v采用多页采用多页TIFF格式存储。存储时的压缩模式的格式存储。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面清晰的前提下

12、，尽量减小选择，应以保证画面清晰的前提下，尽量减小存储容量为准那么，黑白图像建议采用存储容量为准那么，黑白图像建议采用CCITT组组4压缩模式，灰度和彩色图像建议选择压缩模式，灰度和彩色图像建议选择JPEG压缩模式。压缩模式。 v单页文件可用单页文件可用jpeg格式存储格式存储v*pdf格式不能作为标准格式存储格式不能作为标准格式存储2桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v ： 扫描前，应该根据前处理单，做好扫描登记单，登记本份文件的页数，本份文件需要扫描和不扫描的张页号，根据前处理时填写的文件页数，核对每份文件的实际扫描页数。v 5.扫描过程： 按顺序逐渐页进行扫描。如原文有字体不清

13、、原件缺漏页、原件破损等影响阅读的，应在此页前加“原件缺页、原件破损等说明。撤除装订，在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应撤除装订物。撤除装订物时应注意保护档案不受损害。 v 6.图像的处理： 图像处理主要指对扫描后的图像进行去黑、去污、纠偏、拼接、有漏扫的要补扫、排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整等。原稿破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。2桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v7.扫描文件的命名： 全宗号-分类号-案卷号-起页号“-为半角字符或在英文输入方式下录入为半角字符或

14、在英文输入方式下录入 2桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室成果类型成果类型格式格式技术指标技术指标备注备注扫描黑白扫描图像TIFF建议扫描分辨率在100dpi以上（需OCR识别的建议200dpi以上）代替原件保存的推荐采用无损压缩的TIFF格式。彩色扫描图像TIFFJPEG建议150dpi以上（需OCR识别的建议200dpi以上）图纸TIFFJPEG建议200dpi以上照片描图像TIFFJPEG5英寸档案照片建议600dpi，其他规格按如下公式换算：扫描分辨率=600dpi/N(其中N=待扫描照片的长度值/5英寸照片的长度值)桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室成果类成果类型

15、型格格式式技术指标技术指标备注备注缩微胶片TIFFJPEG建议200dpi以上音频WAVMP3音频采集最低要求：采样频率:44.1 kHz，量化级:16bit，单/双声道。WAV转MP3时建议位速率在128Kbit/s以上。视频AVIMPEG-2MPEG-4视频采集最低要求：分辨率(像素):720*576，帧数:25帧/秒，视频数据速率:4Mbps，音频位速率:224Kbps，音频设定:立体声，音频采样频率:44.1kHz。AVI转MPEG-2、MPEG-4格式时，推荐数据传输率=4Mb/s，分辨率在352 x 288以上，帧速率=24。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v数据移交v

16、 档案数字化成果移交一般采用VCD、DVD光盘作为数据载体。光盘应同时刻录两套，一套本单位保存，一套移交局档案室。v光盘组织结构 v 在光盘根目录下分别存放目录数据库、全文数据文件夹和说明文件三项内容。案卷目录数据库以AJML.xls命名，文件目录以WJML.xls命名，全文数据文件夹以DATA命名，说明文件以SM.txt命名。说明文件为txt文本文件 v填写?桐乡市备份数据移交、接收检验表?v 一式两份，分别由移交、接收人员签字。桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1

17、J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1电子文件原文电子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xls WJML.xlsDATESM.txt全文数据文件夹档案数字化实体数据光盘桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室说明文件内容及格式如下：说明文件内容及格式如下：工程名称工程名称工程标号：工程标号：起止目录号：起止目录号：起止年度：起止年度：案卷目录数量：条案卷目录数量：条文件目录数量：条文件目录数量：条全文数量：件，页全文数量：件，页文件类型：文件类型：光盘号：光盘号：光盘类型：光盘类型：刻录时间：刻录时间：刻录人：刻录人：审核人

18、：审核人：桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v光盘标注格式 档案存储移交光盘封面格式档案存储移交光盘封面格式桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v1. 桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式试行桐档202112号v2.桐乡市纸质档案数字化操作标准试行桐档202113号桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室v2.通过ACD See相片管理器扫描的操作方法v3.通过ACD See相片管理器对图像文件进行压缩、合并、拆分等操作方法3桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室 对于原有电子文件，如对于原有电子文件，如word、excel文件要文件要进行格式转化，转化为标准进行格式转化，转化为标准tiff格式保存，以格式保存，以确保档案的原始性。确保档案的原始性。 推荐使用推荐使用“雪莹转换器通过虚拟打印实现雪莹转换器通过虚拟打印实现格式转换格式转换 注：注：1.对于有多个电子表格的对于有多个电子表格的excel文件，不文件，不能一次完成转换，必须逐个工