某医院医疗资源管理系统专案计划- 电子公文的改善与规划

1、.某醫院醫療資源管理系統專案某醫院醫療資源管理系統專案計劃計劃- - 電子公文的改善與規劃電子公文的改善與規劃義義 守守 大大 學學 醫醫 務務 管管 理理 學學 系系學學 生生 實實 習習 專專 題題 報報 告告 .動機及目的動機及目的n動機在一般的行政作業中，以人工方式來處理、傳遞公文，但人工作業有種種缺失，說明了人工的作業方式已不符時代潮流所需。醫院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡化，以期達到提高行政效率的目的。參與電子公文，以期在目標醫院推動電子公文，盡一份心力。n目的藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡略。藉由參與至專題，協

2、助目標醫院推動電子公文。.專案目標醫院之簡介專案目標醫院之簡介 n目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學中心，並以提昇醫療品質、培養卓越文化做為使命，而完整的電子公文系統應該是達成這兩項使用的重要基本因素。n而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修改、測試才五個月不到的時間，至今仍為測試階段，對於常接觸公文者對於電子公文系統有許多的期許。 .專案製作工具專案製作工具 n本專案採用之製作方法主要有兩種，分述如下：文獻分析法一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文相關資料。該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文教育訓練的Power Point。訪談法訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行人員

3、，做更深入了解，所得資料正確性、可信度及全面性也較高。.專案內容專案內容.一、紙本公文處理一、紙本公文處理1.1 1.1 流程介紹流程介紹.1.2 1.2 紙本公文使用上困擾紙本公文使用上困擾 n公文傳送時間不易掌控與時效性低。n公文存取及搜尋不便。n加會簽不便。n公文傳送流程不易管理。.二、電子公文二、電子公文n電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統稱之。n電子公文從系統來看公文內容本身。公文傳送流程。n電子公文對象來看醫院內部。醫院外部。n目標醫院的電子公文:目標醫院當初在設計電子公文流程時，是依照紙本公文的

4、傳送流程下去設計的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒有任何顯著差異。2.1 2.1 介紹介紹.電子公文的優缺點電子公文的優缺點 優點 缺點 針對電子公文系統相對於傳統公文系統所產生的優勢如下：公文作業中最複雜的部分為文件之傳遞及流程的管理，同時也是電子化作業之困難點所在：1.公文傳送時間易於掌控。1.文件之傳遞順序。2.公文時效性高。2.動態新增工作。3.公文傳送流程易於管理。3.掌握文件狀態。4.公文收發方便性好。4.幕僚處理文件。5.公文遺失率低。5.幕僚單位作業流程。6.公文保存空間小。7.公文存取與搜尋便利性高。8.人事成本費用低。9.公文加會簽方便。.三、目標醫院三、目標醫院n

5、向某區域醫院購置且院方擁有50向賣方提出客製化需求。 同是區域醫院。向廠商購置成本高，且不一定符合需求。n由於是購置，所以並非完全符合目標醫院需求，所以必須院內逐步修改。初步之修改由院長室及資訊處負責測試。即將上線時，再由高階主管參與測試。過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。提出問題與意見，並予以解決、修改。n在實習之初，目標醫院電子公文已有大致上的雛形，也是之後所稱的第二版電子公文。第一版電子公文第一版電子公文.電子公文的改善電子公文的改善.第二版電子公文第二版電子公文.問題與解決方案問題與解決方案問題1問題圖示解決方案流程選項既然都已經反白，無法讓

6、使用者使用，為何不將此項功能移除。（1）雖然此功能已經反白，無法讓使用者使用，但由於目前各大廠商還是有此功能，因此保留。（2）其中轉、呈、會、退的邏輯判斷，是根據資訊處在電腦裡頭所設定的邏輯來判斷。.第二版電子公文第二版電子公文.問題與解決方案問題與解決方案問題2問題圖示解決方案要搜尋員工資料，大都依員工編號或員工姓名查詢，不甚方便。資訊處將進行改善，使員工查詢更為便利。.第二版電子公文修正第二版電子公文修正.問題與解決方案問題與解決方案問題3解決方案公文審核者要夾帶附加文件，以傳閱，無相關功能可支援。資訊處將進行改善，以提供相關服務功能。.第二版電子公文修正第二版電子公文修正.第二版電子公文

7、修正第二版電子公文修正.問題與建議問題與建議問題1問題圖示回覆為何按待審表單，卻出現所有待審表單及已完成表單的畫面。 下階段修改。 .問題與建議問題與建議問題2問題圖示回覆為何進入收文附件，卻沒有任何畫面。 盡速修改。 .問題與建議問題與建議問題3問題圖示回覆正常：上：加會簽者；下：被會簽者，層級及加會簽者相同。異常：上：被會簽者，層級與加會簽者不同；下：加會簽者。盡速修改。 .問題與建議問題與建議問題4問題圖示回覆為何在簽核表單資料夾及拒絕表單資料夾裡頭的電子收文單審核畫面有設置表單狀態、類別、簽核狀態，與種類讓使用者選擇。因為這兩個畫面的下面沒有設置存檔的功能讓使用者使用，所以這些功能是無

8、法產生作用的，不過還是會在下階段修改。 .問題與建議問題與建議建議項目1目前現況建議電子公文傳送流程。公文處理人員課長經理公文處理人員加會簽給適當單位。 公文處理人員課長經理加會簽給適當單位。 .問題與建議問題與建議建議項目2目前現況建議加會簽部分。 目前加會簽流程欄的選項只有“會”。加上“否”選項，變成“會”及“否”讓使用者選擇。特定權限者（經理）審核過後，只有在加會簽欄呈現“會”的公文，才會傳送到指定單位；在加會簽欄呈現“否”的公文，不會傳送到指定單位。 .問題與建議問題與建議建議項目3目前現況建議電腦判定部分。 任何使用者加會簽，按“存檔”之後，公文將會傳送到指定部門。 只有特定權限者（

9、經理）在按“存檔”之後，公文才會傳送到指定部門。非特定權限者（課長、公文處理人員）在按“存檔”之後，公文不會傳送到指定部門。 .問題與建議問題與建議建議項目4目前現況建議電腦判斷部分。 公文處理人員key意見欄課長key意見欄經理key意見欄公文處理人員加會簽適當單位。 公文處理人員加會簽課長增減加會簽單位經理增減加會簽單位電腦傳送加會簽給適當單位。 .統整統整改善部分保留各大廠商原有功能建立Key Word功能建立夾帶“傳閱附加文件”功能尚未改善部分 待審表單功能出現錯誤收文附件功能出現錯誤加會簽流程出現錯誤簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄建議部分建議精簡化電子公文流程.結論結論n11項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。成效：Key word 功能建立。夾帶“傳閱附加文件”功能建立。系統錯誤修正。電子公文流程精簡化。其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。n公文管理的發展流程：紙本公文第一版電子公文第二版電