物流公司费用报销制度

1、物流公司费用报销制度第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理， 规范公司财务报 销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实 际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及 相关费用、 税费支出、 专项支出等 ,以下分别说明报销 相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报 销流程。第三条 本制度适用于公司及所属分公司及各站 点。第二部分费用报销基本要求及原则第四条 报销费用必须以合理、 合法、真实的凭证 为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。第五条 发生的费用必须按规定分类填写公司统 一的报销单据，不得随意填写。第六条 各种原始凭证必须大小写

2、一致，不得涂 改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目 必须齐全。第七条 原始凭证必须按公司规定的程序进行审 核、签字，相关手续必须完备。第八条 出纳人员要严格遵守费用报销制度， 认真 审核各种凭证，对不合法的原始票据应拒绝报销，检 查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡 不符合规范报支的，按报支额的 15% 处以罚款。第九条 各种原始凭证由所属费用项目的相关配 合部门审核并呈报审批。第十条 各种当月费用报销必须在每月 25 日前送 呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费 用入帐逾期现象。第十一条 分公司（站点）领导人及以上人员费用 均需公司董事长审批。第十二条 财务部应

3、加强各项费用凭证的审核工 作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一 律不得报支。凡在审计中发现，将对相关财务审核人 员进行处罚，并按报支金额的 15 处以罚款。第十三条 对于手续或填写不符要求的一律退回 修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项 目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐规定 进行报支。第十四条 责任明确原则。 对于车船等交通费、 业 务招待费、手机费等必须谁发生谁报支，不准代报， 不准多人合并报支，如发生合并填单，一律以一人标 准核报。施工制作小组费用，由组长负责本组报销。第十五条 费用最低原则。 若为同性二人同时外省 出差，住宿费根据级别按单人标准核报。若为长期

4、外 出（如现场制作、支援），除特殊情况外，一律乘坐 公交车。第十六条 费用划分原则。 对外省出差， 住宿费单 独填制“差旅费”单据；交通费及市外补贴在同一 “差 旅费”单据上填列，市外补贴以出差时间满 12 小时 起计算。第十七条 费用清晰原则。 各报销单据上必须注明 所属部门。差旅费必须明确填写所属日期及业务内容， 交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于 统一票价的车票，写明核报金额。严格保管各类费用 凭据，不得以其他单据代替；手机费必须写明报销月 份和手机号码和职务；业务招待费必须写明招待客户， 陪客人员姓名。否则一律退回不得报支。第十八条 费用申请原则。业务招待必须事先申 请，根

5、椐权限经部门经理或主管总监审批后方可使用， 未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先 电话请示。凡招待本公司职工的费用，原则上不得报 支，如有特殊原因必须经申请审批后使用。第十九条 及时报支入帐原则。 为保证财务核算的 正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支， 因出差等原因，超出报支日期的应写明情况，否则按 下列标准：费用发生后， 15 天内按照费用全额报销； 费用发生后， 22 天内按照费用全额 80 报销；费用 发生后， 30 天内按照费用全额 60 报销；费用发生 45 天后，全额不得报销。凡存在逾期费用全额入帐 的，财务人员承担补交或追回不应予以报销的部分。 特殊情况：手

6、机电话费报支一律按公司标准报销，当 月费用次月报支。第二十条 预申报原则。 各职能部门和分公司对数 额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用，应由各 经办人员将详细清单在每月 25 日前交财务部备案， 财务部据此作为费用预提， 对未在财务部备案的费用， 财务部有权拒付。第三部分 费用开支计 划及监管责任第二十一条 公司各分公司、各部门必须在每月底 根据下月工作计划制定本部门费用开支预算，由财务 部汇总备案，经公司总经办公会议及董事长审批，即 为公司当月的费用开支预算，并下达各部门费用开支 指标。第二十二条 公司对各种费用分类管理， 并根据费 用特性和公司实际情况进行定额和定率管理，各级责 任人员

7、对管理权限内的费用负有监管责任，并同绩效 考核挂钩。公司同时授予分公司总经理对计划内费用开支的审批相关权限。第二十三条 公司费用开支预算留有弹性， 并根据 实施情况调整或变更授权。第二十四条 审批权限及程序： 凡公司费用开支预 算内审批程序为：费用由当事人或费用发生部门申请； 并确保真实性、合理性。主管部门经理审查确认；并 确保真实性、合理性。财务部门审核审批流程的完整 性、是否超预算等；第二十五条 对大额支出及超预算部分由董事长 及总经理审批； 凡公司预算外开支，一律最后报董事 审批或授权总经理审批。第四部分借支管理规 定及借支流程第二十六条 借款管理规定（ 一 ） 出差借款：出差人员凭审批

8、后的出差申请 表按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办 理报销还款手续。（ 二 ） 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款 人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许 跨月借支。（ 三） 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知 财务部备款。（ 四 ） 借款销账规定： （1） 借款销帐时应以借款申 请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须 经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； （2） 借款销帐原则上应在 5 个工作日内办理销帐手续。（ 五） 借款未还者原则上不得再次借款， 逾期未还 借支者转为个人借款从工资中扣回。第二十七条 借款流程（ 一 ） 借款人按规定填写借款

9、单，注明借款事 由、借款金额 （ 大小写须完全一致，不得涂改 ） 等。（二）审批流程：主管部门经理审核签字T财务经 理复核T总经理审批。（ 三） 财务付款： 借款凭审批后的借款单到财务部 办理领款手续。第五部分 日常费用报销 制度及流程第二十八条 日常费用主要包括差旅费、电话费、 交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待 费、等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原 则上不得超出预算。第二十九条 费用报销的一般规定（ 一 ） 报销人必须取得相应的合法票据 ，且发票背 面有经办人签名。（ 二） 填写报销单应注意 : 根据费用性质填写对应 单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额

10、大小写须完全一致 （不得涂改 ） ；简述费用内容或 事由。（ 三） 按规定的审批程序报批。（ 三） 报销 5000 元以上需提前一天通知财务部以 便备款。第三十条 费用报销的一般流程 : 报销人整理报销 单据并填写对应费用报销单T须办理申请或出入库 手续的应附批准后的申请单或出入库单f部门经理审 核签字f财务部门复核f总经理审批f到出纳处报 销。第三十一条 差旅费报销制度及流程（ 一 ） 费用标准 :职 务交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用般员工 火车硬卧 120 元/天 30 元 / 天30 元 / 天部门负责人天 40 元 / 天总经理及以上火车硬卧150 元/40 元 / 天

11、飞机实报实销报实销实报实销（ 二）费用标准的补充说明：1. 住宿费报销时必须提供住宿发票， 实际发生额 未达到住宿标准金额，按实报销；超出住宿标准部分由员工自行承担。2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时 间到返回时间为准， 12：00 以后出发 （或 12：00 以 前到达）以半天计， 12：00 以前出发 （或 12：00 以 后到达）以一天计。3. 伙食标准、 交通费用标准实行包干制， 依据实 际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式， 特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费， 同时按比例 （早餐 20% 、午餐或晚餐 40%） 扣减

12、出差 人当天的伙食补贴。5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、 住宿及交通 工具等将不予报销相关费用。（ 三） 报销流程1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请 表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工 具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批 准。2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请 表交财务部 , 按借款管理规定办理借款手续， 出纳按 规定支付所借款项。3. 购票 : 出差人员持审批过的出差申请复印件， 到行政部由其统一订票。4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日 内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报 销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经 理审批；原

13、则上前款未清者不予办理新的借支，且无 特殊情况超出期限未报销的从扣工资中扣款冲销。第三十二条 电话费报销制度及流程（ 一 ） 费用标准1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员 工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同 岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销 标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。2. 固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定 电话，并由公司统一支付话费。员工在上班期间不得 打私人电话，否则电话费由其承担并罚款。（二）报销流程1、公司行政部每月初 （10 日前） 将本月员工手机 费执行标准 （ 含特批执行标准 ）交财务部。2、财务部通知员工于每月中旬 （20

14、 日前 ）按话费 标准将发票交财务部集中办理报销手续。3 、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中 办理员工手机费报批手续。4、 员工到财务部出纳处签字领款 （ 每月 25 日前）。5 、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审 批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变 动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示 处理办法。第三十三条 交通费报销制度及流程（ 一） 费用标准： （1） 员工因公需要用车可根据公 司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政 部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车； （2） 市内因 公公交车费应保存相应车票报销。（ 二） 报销流程1. 员工整理交通车票

15、（含因公公交车票 ） ，在车票 背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认， 按规定填好交通费报销单。2. 审批 :按日常费用审批程序审批。3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手 续。第三十四条 办公费、低值易耗品等报销制度及流 程（ 一）管理规定 :为了合理控制费用支出 ,此类费用 由公司行政部统一管理， 集中购置 ,并指定专人负责。（二）报销流程1. 购置申请 : 公司行政部每季度根据需求及库存 情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写 购置申请单按资产管理办法规定报批。2. 报销程序：报销人先填写费用报销单 （ 附出入库 单） ，按日常费用审批程序报批。 审批后的报销单及原

16、 始单据 （包括结账小票 ）交财务部，按日常费用报销流 程付款或冲抵借支。3. 费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部 门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存 用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第三十五条 招待费报销制度及流程（ 一 ） 费用标准1. 招待费：招待费包括招待应酬、公关等业务往 来活动发生的餐饮 费、礼品费、旅游费等。2 各分公司站点及各部门因公请客的餐费、 礼 品费、旅游费、补贴等应事先申请并得到批准。原则 上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事 后须及时报告有关领导。参与招待活动的人员中（总 经理以上除外），以最高级别的人员为报销申请人， 不得指定下级人员

17、提出申请并自已审批报销。3 各单位超出预算外的招待费用应上报董事 长批准。4 各分公司总经理、 各部门负责人应对所属单 位发生的招待费用负责。（ 二） 报销流程：1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及 一般流程办理报销手续。第三十六条 保险费用管理1. 费用内容：保险费包括对总部和分公司财产等 投保而交纳的各项保费；员工投保而交纳的各项保费 不在此列中。2. 车队应制定公司所有车辆财产保险计划和预 算，行政部制定其他资产保险计划及预算，总经办审 核，并报董事长审批。3. 总部行政部及各分公司对于投保财产的位置 转移或内容更改等进行适时统计汇总，及时通知保险 公司变更补充保险合同，避免因合

18、同不符造成对公司 的不利和损失。4. 总部行政部及车队分别负责范围内保险费的监 控管理，并制定公司保险费管理制度，当出现索赔事 项时，及时向保险公司索赔，把损失降到最低。5. 总部行政部及车队应监督催收返还保险款， 收 回后交财务部门入帐。第三十七条、修理费用管理1. 费用内容：修理费用包括车辆的维修保养、以 及电脑、传真、复印机以及家用电器等各类财产的维 修以及购置的修理配件。2. 车队负责公司车辆的维修保养， 制定月度维修 保养计划和费用预算，计划内日常维修费用由总经理 审批。各分公司车辆的维修保养，月度维修保养计划 和费用预算，计划内日常维修费用由总经理负责并上 报董事长审批。3. 公司

19、及各分公司其他财产的维修保养由各公 司行政部负责，制定月度维修保养计划和费用预算， 报总部行政部审批；计划内日常维修费用由公司总经 理审批。4. 因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由 个人自行修理，公司不垫支修理费。5. 对于资产的大修理或大额保养，上述负责部 门需提前申请，说明原因和预计费用，获得批准后方 可实施。6. 财产维修应获取增值税发票，供财务作为抵 扣入帐。第三十八 .条其他费用报销参照日常费用报销制度 及流程办理。第六部分 工薪福利及相关费用 支出制度及流程第三十九条 工薪福利等支出包括工资、临时工 资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。第四十条 工薪

20、福利支付流程( 一) 工资支付流程： (1) 每月 20 日由人力资源 部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准 ( 含人 员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等 信息) 转交财务部； (2) 总经理提供职工月度奖金分配 表； (3) 财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式 的工资表； (4) 按工薪审批程序审批； (5) 每月 25 日 由财务部通过银行代发形式支付工资； (6) 每月末之 前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核 实。(二)临时工资支付流程同工资支付流程。( 三 ) 社会保险及住房公积金支付流程： (1) 由人力 资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进

21、行相关的财务处理； (2) 住房公积金由人力资源部按 工薪审批程序申请支付；社会保险金由财务部协助人 力资源办理，若有差异应查明原因并按实际情况进行 调整。( 四 ) 其他福利费支出由公司人力资源部按审批后 的支付标准填写报销单T经部门经理签字确认T财务 经理进行财务复核T报总经理审批，审批后的报销单 及支付标准交财务部办理报销手续。第七部分 专项支出财务报销制度及流程第四十一条 专项支出主要包括软件及固定资产 购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费 用等。第四十二条 软件及固定资产购置报销财务制度 及流程。（ 一） 填写购置申请：按公司资产管理制度相 关规定填写资产购置申请单并报批。（ 二） 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购 置申请。（三） 结账报销： （1） 资产验收 （软件应安装调试 ） 无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规 定填写报销单 （ 经办人在发票背面签字并附出入库 单） ；（2） 按资金支出规定