(完整版)2019年内部控制手册-应付款管理制度

1、应付款管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或才e管或由上海xx有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付 款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保集团按时支付供应商款项，确保应付账 款财务信息真实性以及确保集团资金安全等。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度应付账款管理制度。1.4 职责分工商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请。财务部：负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据

2、商务管理部付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。14.8应付款管理商务管理部部财务部 授权审批人员与供应商对账将对账单交给财务部核对编制付款计划付款申请1.5流程图1.6控制目标序 号内控手册唯一具体控制目标 编号控制目标目标类别114.8-CT1确保应付款管理权限明确经营效率目标214.8-CT2确保应付款流程中不相容职务分离资产保全目标314.8-CT3确保集团应付账款数据真实准确财务信息真实性目标414.8-CT4确保款项支付经过适当授权审批资产保全目标514.8-CT5确保按时支付应付账款经营效率目标614.8-CT6确保退款得到适当审批经营效率目标

3、714.8-CT7确保集团预付账款经过适当审批经营效率目标1.7控制矩阵114.8-R1应付账款管理 权责不清，导致 应付账款支付 管理混乱，影响 集团资金支付 安全14.8-CT114.8-CA1物流部负责收料及入库事宜预防 型应付账 款管理 制度应付账 款管理 制度14.8-CT114.8-CA2冏务官理部负贝与供应商对账， 接收和审核采购发票，管理和回 签采购订单，编制付款计划，提 交付款申请预防 型应付账 款管理 制度应付账 款管理 制度、 部门职 责14.8-CT114.8-CA3财务部负责应付账款核算，发票 匹配与管理，并根据商务管理部 付账款的结算，确保应付账款、 预付账款的准确

4、性预防型应付账 款管理 制度应付账 款管理 制度、 部门职 责14.8-R2货款支付业务 全程由一人负 责办理，无他人 监督检查，导致 资金截留风险14.8-CT214.8-CA4所有材料付款必须按权限审批： 每月15号前，由商务管理部根 据供应商的付款条件按付款方 式、付款币别、付款类型拟制当 月度付款计划。急单付款由商务 管理部根据采购需求或供应商 请款在符合要求下提出支付中 请中请/审核/录入/付 款预防型应付账 款管理 制度计付请付账 款、中、记证 付划款<款:114.8-R3各职能部门之 问无法定期有 效地进行应付 账款核对，造成 应付款管理混 乱14.8-CT314.8-CA

5、5应付账款对账由商务管理部发 起，定期反馈对账信息给财务 部，并分析对账差异原因、提出 解决方案和跟进差异处理情况预防 型应付账 款管理 制度应付账 款对账 单14.8-R4款项支付未经 过审批，导致集 团资金流失，影 响资产保全目 标14.8-CT414.8-CA4所有材料付款必须按权限审批： 每月15号前，由由商务管理部 根据供应商的付款条件按付款 方式、付款币别、付款类型拟制 当下月度付款计划。急单付款由 商务管理部根据采购需求或供 应商请款在符合要求下提出支 付申请中请/审核/录入/付 款预防 型应付账 款管理 制度付款计 戈人付 款申请 单、付 款记账 凭证14.8-R5款项支付前未

6、 核对相关表单 票据，导致支付 的金额与相关 单据不匹配，影 响集团资产保 全目标14.8- CT414.8-CA6财务部对批准后的付款申请进 行核对，核对付款申请的批准程 序是否合规、手续及相关单证是 合齐备、金额计算是否准确、支 付方式是否妥当、是否填写约定 的结算方式、发票是否已立账， 对于信用证付款，审核发票与货 物收据是否一致中请/审 批预防 型应付账 款管理 制度付款中 请单、 原始单 据VV应付账 款114.8-R6款项*一急上付 无领导书面审 批单据且事后 未补办审批程 序，导致财务人 员重复支付款 项，造成集团资 金损失14.8-CT414.8-CA7未获得授权审批人员的审批

7、不 支付账款预 型防应付账 款管理 制度V应付账 款14.8-R7货款支付不及 时，导致供货方 扣押货物，影响 企业正常生产 经营以及供应 商合作关系14.8-CT514.8-CA8商务管理部根据供应商的付款 条件按付款方式、付款币别、付 款类型拟制当月度付款计划及 时付款。发 型现应付账 款管理 制度 第九条付款计 划14.8-R8发生采购退货 时，采购部门未 及时与财务部 沟通，导致财务 部多支付款项，14.8-CT614.8-CA9因所购物资产生质量问题等原 因发生退货时，由使用部门通知 SQE进行复判，确定是有质量问 题的直接退回仓库的不良品仓， 然后仓库通知采购人员办理退 货中请/审

8、 批预型防应付账 款管理 制度检验 单、不 良品出 入库记 录造成集团资金 损失14.8-CT614.8-CA10采购部应当及时在信息系统上 更新退货信息预 型防应付账 款管理 制度信息系 统退货 记录1I14.8-CT614.8-CA11财务部应当及时根据信息系统 中的退货信息进行相应退货处 理预防 型1":付 g 款管理 制度退货记账凭证VV应付账 款14.8-CT314.8-CA12米购部在收到供应商发票后应 当及时提交给财务部并申请付 款预防 型应付账 款管理 制度采购发 票V应付账 款14.8-R9应付账款核算 不准确、不及 时，导致集团财 务信息/、真实、 不完整14.8

9、-CT314.8-CA13财务部须保证订单、收货单据、 发票等匹配，系统中的米购订单 号、采购单价、数量必须与供应 冏回签的对账单及供应商开出 的增值税发票中单价、数量、总 金额保持T经办/审 核预防 型应付账 款管理 制度订单、 收货单 据、发 票V应付账 款14.8-CT314.8-CA14匹配相符的发票经过审核，形成 供应商的应付账款，同时冲销暂 估应付款预防 型应付账 款管理 制度相应会 计凭证V应付账 款14.8-R10会计人员未定 期与采购人员 核对应付款发 生额及余额，导 致应付账款账 账不符，应付款 管理混乱14.8-CT314.8-CA5应付账款对账由商务管理部发 起，定期反

10、馈对账信息给财务 部，并分析对账差异原因、提出 解决方案和跟进差异处理情况预防型应付账 款管理 制度应付账 款对账 单VVV应付账 款14.8-R11财务部未定期 与供应商核对 应付款余额，导 致应付账款账14.8-CT314.8-CA15关联方对HK财务孤每月6 Bit 向关联方发出对账单核对数据， 要求关联方于 3个工作日内反 馈。经确认的对账单由对方财务 经理以上领导签字并加盖财务 章。发 型现应付账 款管理 制度应付账 款对账 单1VVV应付账 款实/、符，应付款 管理混乱14.8-CT314.8-CA16与供应商对账：由商务管理部发 起，定期反馈对账信息给财务 部，并分析对账差异原因、提出 解决方案和跟进差异处理情况发 型现应付账 款管理 制度应付账 款对账 单VVV应付账 款14.8-R12预付账款没有 经过审批，导致 集团资金流失， 影响资产保全 目标14.8-CT714.8-CA17集团一般应当米用货到后付款 方式进行支付结算，对于合同和 招标文件有预付款条款规定的 除外。授权人员根据审批通过的 采购订单审批银行付款通知单， 确保预付账款支付的合理性，降 低资金风险。经办/审 批预 型防应付账款管理预付账 款申请 单VV