DSB7192010采购控制程序

1、大连船舶重工集团有限公司 质量管理体系文件 程 序 文 件文件名称：采购控制程序文件编号：DSB7-19-2010生效日期：2010-04-01编制/日期：校对/日期：审核/日期：批准/日期：大连船舶重工集团有限公司 DSB7-19-2010质 量 管 理 体 系 文 件 代 替采 购 控 制 程 序 DSB7-19-2008 1 目的和范围 本控制程序的目的是确保采购物资器材符合质量要求。本文件规定了企业物资部在购买原材料、机电设备、配件、辅料以及其它物资过程中的决策、价格监督、质量检验的行为和基本规范。 本文件适用于企业物资部管理权限下的产品、项目所需物资的采购管理。企业各制造部及其它部门

2、委托采购项目亦按本文件管理。2 引用标准GB/T 19000-2008/ISO9000：2005 质量管理体系 基础和术语GB/T 19001-2008/ISO9001：2008 质量管理体系 要求 GJB 9001B-2009 质量管理体系要求3 术语和定义本文采用GB/T 19000-2008/ISO 9000：2005、GJB 1405A-2006中的术语和定义。4 职责4.1 物资部a) 负责编制物资供应采购计划，并依据有效订货文件和规定，进行产品建造及其它方面所需设备、材料的采购及订货工作；b) 负责采购器材的装卸、验收、保管、发放等管理工作；c) 负责对到货物资存在的质量、数量及货

3、损等方面问题进行交涉和索赔；d) 组织对供方进行评价，编制“合格供方名单”，实施对供方的控制；e) 负责顾客财产的管理，确保其验证、贮存和维护符合规定的要求。4.2 设计所a) 提供合同设计中经顾客认可的主要设备供应厂商表。b) 提供船舶（舰船）各种订货明细表及相关的图样、技术文件、规范、标准等。c) 参加供方评价；d) 参加成套设备开箱检验。4.3 质量管理部a) 参与供方评价；b) 负责采购产品的进货检验和试验；c) 负责采购产品质量证书的管理与发放。4.4 企划部按目标成本管理控制要求，对超出目标成本的设备、原材料订货等价格组织审查。4.5 营销部参与产品内设备、原材料采购及招标工作，对

4、超出目标成本的设备、原材料等订货价格，会同目标成本主管部门进行审查。4.6 舾装公司/舵轴公司/钢加公司舾装公司、舵轴公司和钢加公司负责除物资部采购物资以外的部分物资的采购，采购控制要求亦按照本文件执行。5 采购控制程序采购的依据是供方按企业要求提供产品的能力和合格供方名单。采购的控制程序如图1所示。5.1 供方评价 供方评价方法对供方评价的方法主要有以下几种： a) 供方质量保证能力现场评价；b) 供方是否被列入企业信赖的有能力的机构（认证机构、船级社等）发布的注册名单（如质量体系认证、产品工厂认可），或由中国船舶重工集团和军方发布的质量体系第二方认定企业名单；c) 评价供方以往提供类似产品

5、的业绩； d) 评价产品样品； e) 能否保证交货以及对合同交货期变更的适应能力；f) 价格是否合理，在同行业中是否具有竞争能力。 合格供方评价程序5.1.2.1 由物资部牵头，质量管理部、设计所等部门的有关人员进行供方评价。5.1.2.2 物资部提供供方名单及其供货质量、服务质量的相关资料，以及认证、认定、认可证书等，供评价用。5.1.2.3 当需要对供方进行现场评价时，应组织人员到该供方处进行现场评价，并编写“供方现场评价报告”（附录A）。采购前准备编制采购文件询价、商务谈判合同跟踪管理采购审批、签订合同不合格采购产品验证合格入库、发放 图1 采购控制流程图5.1.2.4 按5.1.1规定

6、评价方法对供方进行评价，凡符合下列条件之一的可选择为合格供方： a) 质量管理体系获得第三方认证（有效期内）、第二方认定（有效期内），产品获工厂认可并持有证书的； b) 以往提供类似产品其质量一贯良好的；c) 经现场评价确认具备质量保证能力的；d) 对样品进行检验和试验合格，经小批量到中批量、大批量试验，证明质量可靠的；e) 近期未连续采购的厂家，若以往供货记录良好，仍可列入合格供方中。5.1.2.5 供方评价记录为“供方评价表”（附录B），由物资部和质量管理部部长、设计所所长审批。5.1.2.6 供方评价结论一年有效，每年应对供方进行重新评价。 5.1.2.7 对顾客要求控制的采购产品，企业

7、应邀请顾客参加对供方的评价和选择。5.1.2.8 应建立并保存合格供方的质量记录。 合格供方名单5.1.3.1 经评价确认合格的供方分成以下三类，分别编制合格供方名单，作为选用和采购的依据： a) 金属材料； b) 非金属材料；c) 设备。 由于船用采购产品品种繁多，一般只将重要类采购产品供方编入名单内。5.1.3.2 合格供方名单的内容包括供方名称、产品类型、入选依据等。合格供方名单实施动态管理，每年根据评价结果修订一次并换版。5.1.3.3 与军品有关的合格供方名单应征得军代表室总代表同意并签署意见，并纳入成套技术文件管理。5.1.3.4 合格供方名单应发至设计所、质量管理部、营销部等有关

8、部门。 对合格供方的控制5.1.4.1 采购产品分类 根据采购产品的经济价值和对船舶安全性的影响程度等因素，将采购产品分为二类：重要类：顾客与企业共同制定的供方名单中指定的产品，设计部门、军方签署的技术规格书供方名单中指定的产品，包括主机、螺旋桨、发电机组、武器装备等，以及主船体板材和型材、&级钢管、焊接材料、大型铸锻件、救生设备、灭火设备、油漆、起货设备、甲板机械、绝缘材料、高压阀门等。一般类：除重要类之外的其他采购产品。5.1.4.2 控制方式对合格供方控制的方式有以下5种：a) 要求供方建立质量管理体系，并通过体系认证； b) 到供方处进行现场评价； c) 建立合格供方（含代理商

9、、中间商）档案；d) 派检验人员到供方处实施联合检验和试验；e) 按企业程序文件规定进行进货检验和试验。5.1.4.3 控制程度对合格供方控制的程度取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响，采取与之相应的控制方式，详见表1所示。表1 对合格供方控制的方式和程度产品类别控 制 方 式说 明重要类A 体系认证B 现场评价C 建立档案D 联合检验、试验E 进货检验要求供方取得认证证书。根据需要进行现场评价。所有供货厂家建立档案（对军品生效合同也需建立质量档案）。国产主机100，其他视情况而定。按程序文件规定进行。一般类D 进货检验按程序文件规定进行。5.1.4.4 控制结果的处理对合格供方控

10、制的结果作为修订合格供方名单的依据。凡出现下列情况之一者，由质量管理部提出，合格供方的资格将被取消，并从名单中删除，停止订货：a) 其产品连续发生严重质量问题；b) 因质量问题给企业造成重大经济损失；c) 经分析供方的供货档案，其产品质量波动较大；d) 供货期无法保证，售后服务质量差；e) 经现场评价其质量保证能力严重下降；f) 质量管理体系认证（认定）或工厂认可证书被中止撤消。6 订货依据6.1 船舶（舰船）产品的订货依据是设计所正式下发的物资订货清单、技术通知单、修改通知单及相对应的由物流信息系统生成的物资需求。6.2 对产品建造过程中发生的缺损件补充订货，由生产部门填报外购件丢失、损坏、

11、挪用申报单，（军品需经设计所技术确认）经生产管理部备案，报企业主管领导或企业领导指定的部门主要负责人审定签字后，提交物资部作为补充订货依据。6.3 对海洋工程、修船、非船所需物资的订货，属企业经营权限下的项目，由设计所下发正式订货依据。各制造部、事业部承揽的项目，按企业文件规定需委托物资部采购的物资，由制造部、事业部提供物资配套计划，报企业主管领导或企业领导指定的部门主要负责人审定签批后，以委托的方式提交物资部作为订货依据。6.4 对基建、技措、安措、环保、更新改造、维修、大修理、工装所需物资的订货，企业年度计划或企业主管领导签发的专题报告或基建施工任务单、基建施工核料单、设备订货通知单或工艺

12、路线表作为订货依据。6.5 对通用物资、低值易耗品、三类电器等物资以部门主管负责人签批的专题订货报告或物资部主管业务部门制定的经营销部审价、物资部主管副部长或部长审批的月度采购计划作为订货依据。所有订货依据必须完整、准确、规范、通过正规渠道传递，物资部资料室对上述第1、3、4项实行档案化管理。并及时提交给各专业科，由科长批示分交给主管专业计划员执行。在分交过程中如果有误应立即信息反馈进行更正。对其第2、5项由主管副部长或部长审批分交给各科执行。7 计划编制 7.1 企业年度生产计划是编制物资订货计划的依据。对进口物资订货计划要报送上级机关办理进口审批手续，对国内船舶配套的进口物资还要按国家有关

13、政策办理减免税手续。7.2 生产管理部编制的单产品物资纳期计划是确定合同交货期的依据。7.3 企业月度生产准备计划和单产品物资纳期表是调度、组织、考核物资配套落实情况及月度计划完成情况的依据。7.4 编制年度用款（汇）计划和月度用款（汇）计划作为企业财会部门资金运作、科学用款的依据。7.5 询价订货前要进行平衡核算，尽可能充分地利用库存资源，凡能改制代用的首先考虑改制代用，降低储备和资金占用。8 询价8.1 物资部按照前述的订货依据和物资配套厂商表、技术协议等开展对外询价工作。 接到第一轮的报价后，采办人员应及时向科长和主管部长汇报，商讨研究纵向及横向比价、压价的策略，然后以书面比价报告的形式

14、报订货领导小组讨论。8.2 做好询价单、报价资料的集中管理，作为分析决策的依据，存档备查。9 商务洽谈9.1 商务洽谈以物资部为主。9.2 物资部采办人员要掌握配套物资的供货范围、数量、主要技术参数和规范要求；质量标准和质量保证；供货时间及包装、运输方式、计价货币、价格条件、付款方式；技术服务以及资料、图纸、备件、证件的要求。9.3 物资部采办人员应广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握国际船舶市场行情及信息变化，根据市场信息，在企业制定的目标成本范围内，做到比质、比价采购。9.4 对重大物资的洽谈，要事先拟定洽谈方案和洽谈策略，原则上所有配套项目都要有二至三个以上配套单位，按照“货找源

15、头，货比三家”的原则，从质量、价格、合同履约、售后服务等方面择优选择。9.5 对具备招标采购条件的配套物资，按规定实行招标采购。对辅料、耗材及市场采购等项目，实行一年供协议的形式采购。9.6 在条件成熟的情况下，对部分长期合作的质量好，价格低，信誉高的配套厂家，实行“择优定点，长期合作、唇齿相依，利益共享”的原则，确定定点厂家，以利于标准化设计，缩短设计周期，提高建造速度。与军品有关的厂家应征得军代表室同意并签署意见。 9.7 商务洽谈必须在企业指定的场所和二人以上在场的情况下进行，要做到公平、公正、合理。 10 决策管理及价格监督 10.1配套厂家的最终选择权、决定权归企业所有。企业成立以企

16、业主管领导为组长的企业物资配套订货领导小组负责全面订货工作，实行集体决策。10.2 实行“一年供货协议”的项目，由企业“一年供货协议”领导小组讨论决定。10.3 缺损件及设计增订件的订货，由企业专项订货领导小组讨论决定。金额较大的应提交企业订货领导小组会议讨论确定。10.4 所有的采购行为实行两部审核三级审批制度，即商务洽谈后，由采办人员将各配套厂商洽谈的最终结果，填写比价报告（订货依据，报价资料附后）经专业科和物资部领导审查签字，递交企业营销部审价审核并会签，再报企业主管领导审批后方具备对外签约合同的条件。10.5 对主要物资和金额较大物资的订货，由企业主管领导定期召集订货领导小组成员集体讨

17、论，进行方案分析，选择最佳配套厂家。 10.6 企业营销部履行对所有采购物资价格审查和价格监督的职能，并协助物资部对采购成本的控制。凡未经营销部审核的项目一律不准对外签订合同或订货。11 合同签订与管理11.1 合同应采用国家或企业标准合同和条款，特殊情况需采用非标准合同时，需先在企业法律顾问审查合格后，再报请企业主管领导核准方可作为合格的合同文件。合同中需有明确的技术和质量要求等。 11.2 凡具备企业对外签约合同资格的采办人员按比价报告的批示意见对外签约合同，否则一律不得对外签约合同。 11.3 凡订货中涉及到交货期、技术条件、价格等问题的变更（或与原要求有差异时）要及时反馈信息，按前述决

18、策管理程序确认后，方可签订合同，并将相应文件存档备查。11.4 各专业科对订货合同实行档案化微机管理，并负责编制单产品物资配套情况汇总表和单产品物资纳期表。11.5 各专业科科长要对单产品配套物资合同进行审查签字，在科内实行集中管理。同时将合同分交到物资部货商科。除物资部货商科，分交到其它部门的合同一律不标注价格。任何部门和个人不得擅自复制，扩散合同。11.6 采购人员要认真登记物资合同及到货台帐，证件、资料台帐，认真及时做好记录，清理核销，掌握库存量，价值量及物资流向和动态，做好合同跟踪管理。12 合同的执行12.1 采办人员要按照合同要求，及时向财会部门提交开证申请及其它付款手续，同时，将

19、开证申请的复印件转交货商科（包括信用证的修改），以便货商科做好报关前的准备工作。要及时了解配套物资生产进度和发运情况，掌握合同执行全过程的信息。12.2 货物发运后，采办人员要在规定期限内向货商科提交正本提单，商务发票，装箱清单及其它有关单据，并做好交接签字记录。货商科在规定期限内完成报关，提货工作，避免滞报费和滞箱费发生。提货过程中，需保证工作质量，保证货物的完好无损。 12.3 货物提回后，采办人员要及时提交产品证件和完工资料。产品证件要通过物资部验收人员登记备案后转交企业质量管理部，完工资料由采办人员转交设计所资料档案室，并做好签收交接记录，确保产品生产节点的需要。12.4 合同付款要严

20、格执行公司的财会制度，无论何种付款方式，都必须按照企业财会部的有关规定和制度执行。12.5 技术服务项目按照企业有关文件执行。12.6 做好物资统计汇总工作。统计人员要严格按照国家统计法和国家统计局的规定和要求，及时、准确、如实向上级统计部门提供物资统计资料及上报各种物资统计报表，统计资料实行微机管理。13 质量检验与监督13.1 紧急采购产品，因生产急需来不及验证或经验证实物质量满足要求但证件未到或不全而急需投产的采购产品，由采购部门填写“紧急器材发放申请报告”，经部门主管领导及质量管理部签字认可后方可办理紧急放行出库。（军品须征得军代表的认可）。质量管理部器材检验室对紧急放行采购产品进行跟踪，确定验证时机与方案，实施产品验证，并做好验证记录。13.2 物资到港后，提货员在提货前要认真仔细检查货物完整情况，如发现货损，应立即找有关单位分别出具货损记录和商检报告，货商科负责办理索赔事宜。13