用友U8医药流通行业供应链项目解决方案

1、 1 / 50用友用友 U8U8 医药流通行业供应链解决方案医药流通行业供应链解决方案用友软件股份用友软件股份U8U8 事业部事业部二零零三年一月二零零三年一月 1 / 50目录目录一、背景篇一、背景篇 1 11.1 医药流通经营环境分析 11.1.1 国家的产业政策 11.1.2 WTO 带来的机遇和挑战 11.1.3 行业发展趋势 21.2 医药流通行业的管理问题 31.3 医药流通行业信息化建设的现状 4二、用友二、用友 U8U8 供应链方案的价值体现供应链方案的价值体现 5 5三、用友三、用友 U8U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案 6 63.1 系统应用目标 63.2 方

2、案整体架构 73.3 应用角色价值分析 83.4 医药流通行业解决方案详述 143.4.1 采购业务 143.4.1.1 采购订单 153.4.1.2 采购业务执行 173.4.2 销售业务 213.4.2.1 客户管理 213.4.2.2 销售计划 213.4.2.3 销售价格体系 223.4.2.4 销售业务 243.4.3 库存管理 333.4.3.1 库存业务 333.4.3.2 其他应用 363.4.3.3 管理控制点 373.4.3.4 库存管理报表与预警体系 373.4.3.5 库存管理的价值体现 383.4.4 存货核算 383.4.5 医药流通行业全面质量管理 393.4.5

3、.1 不合格品处理 403.4.5.2 库存养护管理 403.4.5.3 出库质量复核业务流程 423.4.5.4 在库养护检查质量复检业务流程 42 2 / 503.4.5.5 特殊药品管理 433.4.5.6 GSP 日常办公管理 433.4.5.7 GSP 管理文件 433.4.5.8 GSP 设施管理 44四、应用部署方式四、应用部署方式 44444.1 集中管理模式 444.1.1 完全集中 444.1.2 分布式集中 454.2 分布模式 46 1 / 50一、背景篇一、背景篇伴随着医疗流通体制和医疗保障制度改革的深入发展，人们对医疗保健的需求不断增加，市场前景极为广阔，据专家预计

4、，未来 35 年我国的医药行业将以 12以上的速度增长。而处方与非处方药的分类管理，将极大的推动医药流通企业的发展，特别是有着良好市场知名度和品牌信誉的企业面临着良好的发展机遇。同时我们也清楚的认识到，根据中国加入 WTO 的承诺，2003 年 1 月 1 日起，我国开始对外资放开医药批发、零售业务。目前我国的药品批发企业多达 16500 家，多数企业规模小、运营成本高、市场分散、经营行为不规。在此种形式之下，医药流通企业急需在短期提升自身核心竞争力。1.11.1 医药流通经营环境分析医药流通经营环境分析1.1.11.1.1 国家的产业政策国家的产业政策根据国家经贸委制定的深化医药流通体制改革

5、的指导意见指出，计划利用 5 年左右时间，扶持建立 5 到 10 个多元化经营、年销售达 50 亿元的特大型医药流通企业集团，建立 40 个年销售额达 20 亿元的区域性医药流通企业集团，扶持 10 个国外知名医药连锁企业。因此，未来的医药流通行业将呈现以大型医药流通企业为主，以小型医药流通企业为辅的行业结构。按照医药流通企业全面实施 GSP 规的要求，规医药流通领域，确保医药商品质量。截止至 2004 年底，没有通过认证的医药流通企业，将被取消药品经营资格。这要求质量控制将渗透到各个业务环节，根据 GSP 的达标规要求，药品流通企业需要建立专门的质量管理组织机构，在药品的进销存环节中进行严格

6、的质量控制，而且形成记录和档案。1.1.21.1.2 WTOWTO 带来的机遇和挑战带来的机遇和挑战对外资放开医药批发、零售业务以后，外资医药企业进入国流通领域，由于其具有的资金、实力、管理等优势，其对国相对弱小的医药流通经营企业的竞争压力不言而喻。在应对竞争的同时，也存在发展的机遇。中国目前的医药流通企业数量大，但规模偏小，企业抗风险能力较弱。我国目前具备“三证”的药品批发企业有 1.65 万家，但销售额超过 5000 万元的企业不到 5%，名列前 10位的批发企业销售总额占市场总额的 20左右。2001 年全国医药商品销售总额为 1780 亿 2 / 50元，平均每个批发企业年销售额刚超过

7、 1000 万元。与此形成鲜明对比的是，药品市场规模约为我国 10 倍的美国只有近百家医药批发企业，大公司年销售额均在 20 亿美元以上，目前排名前 3 位的公司销售收入占全美的 96。整体水平有待提高。我国医药流通企业在流通组织规模化、营销对象全国化、流通技术和设备科学化、经营行为规化等方面，同欧美发达国家差距巨大。因此，在未来的有外资参与的竞争环境下，国医药流通企业需要作的工作还很多。国医药流通企业的优势。由于医药批发经营的对外资放开是个逐渐的过程，而且从外资进入的方式上看，由于医药流通企业的运行需要很多基础，比如渠道、物流等，这些基础的建立都需要时间，因此外资的进入是个逐渐的过程，并且在

8、进入的方式上会多采取合作、合资、并购等方式。在这些方面，我国本土医药流通企业具有比较大的优势：其一、企业有良好的地域优势，每个民族都有自己特有的传统文化、思维方式、人际沟通方式，国的企业和人之间更容易沟通，更容易取得彼此的理解和信任，从而相互合作的机会自然会更多一些；其二、国医药有自己长期形成的一套客户网络系统，有自己的客户资源。国医药批发企业经过多年的苦心经营，已构筑起市场覆盖面广、触角灵敏的营销网络，并与医疗单位、零售药店等终端客户以与其他医药批发企业建立了良好的合作伙伴关系。1.1.31.1.3 行业发展趋势行业发展趋势在国家的产业政策和当前的竞争格局下，医药流通行业发展呈现以下趋势：1

9、.医药流通企业将通过多种方式实现由区域性特征向全国化发展的扩。目前国医药流通行业的地域优势明显，全国性扩战略不明显，是受到资金、技术和管理上的限制，借鉴国外医药流通企业的发展经验，能够抗风险并能保证药品质量大型医药流通企业将是未来几年的发展主流，必将打破区域性的特点，同时这个发展方向也是政策的扶持对象。2.医药生产和医药流通将逐步出现专业化分工。现在的大型医药集团，几乎都有自己的生产和营销部门，生产企业的销售人员直接达到零售终端。随着社会专业化分工的深入，将会以总经销、总代理为特征的营销方式取代企业庞大的营销队伍和销售点。3.医药流通企业的营销渠道由纵深型向扁平型转变。首先医药流通企业将分销渠

10、道由进货批量大、频率低的大型分销商向分布零散、进货频繁但数量小的中小型分销商，甚至是零售终端过度，即渠道的重心由高向低转移；其次，是医药企业对产品分销流通的渠道定位更准确，不同的产品采取不同的分销渠道。而不是无论什么类别类型的药品都一窝蜂地找分销代理商。例如：对于市场成熟的大众性普药继续走批发分销渠道，新药特药则更多是从渠道的最底层零售终端 3 / 50（包括药店和医院）入手。4.连锁药店将成为医药流通领域的快速扩点。按照国际先进医药零售连锁经营模式的规管理，统一标识、统一采购、统一配送、统一管理、统一价格、统一服务。在物流全过程中比较容易加强 GSP 的管理，连锁分店的设立采用“克隆技术”

11、，迅速复制。通过实现连锁经营，可以使得医药流通企业在整体规划下进行专业分工，并在分工的基础上实行集中管理，使复杂的商业活动简单化，以获取规模效益。通过连锁经营，医药流通企业可以获益如下：1）规模集约化，实现规模经营，带来规模效益；2）纵横一体化，缔结外部战略联盟，打造部核心实力；3）手段现代化，统一管理标准，完善服务手段；4）围多元化，分散经营风险，提高经济效益。1.21.2 医药流通行业的管理问题医药流通行业的管理问题通过对医药流通企业所面临的竞争和机遇分析中得出如下结论：目前现有的多数医药流通企业由于经历过专营机制的保护，市场竞争力比较缺乏，没有建立起高效的药品营销网络，同时企业规模偏小、

12、效率低，成本高，赢利能力弱，客观上限制了其在短期进行快速发展的需求，因此，必须正视和解决问题，才能在短期获得明显的竞争优势，取得快速发展。医药流通行业存在的问题主要表现在以下几个方面：1、 缺乏决策依据，无法科学决策。在营销网络全国化的潜在要求下，医药流通行业有着向全国扩的动力，但由于市场调研、网点建设、网络管理、物流配送、硬软件管理等经验的匮乏，未形成专业化和市场化的程序性扩，而程序性的扩决策也要求建立在严密和准确的历史数据上，不准确、不与时的数据将在很大程度上影响决策的与时性和合理性；2、 落实 GSP 管理规缺乏必要的管理手段和技术支持。GSP 管理渗透到业务的各个环节，形成完整的质量控

13、制体系。采购业务处理时进行药品经营审批、药品审验等，入库的验收处理，存储中的药品过期处理等问题，在整个环节中，都要进行严格的质量控制，而且需形成记录和档案。只有保障经营药品的质量，才能提高企业的经营效益和管理水平。3、 无法应对快速变化的外部需求，与时响应客户。由于医药流通与其他行业流通相比，经营的产品种类多，数量少，服务对象多，交易发生频率高。新经济的竞争是速度的竞争，特别是对于处于医药流通各环节的企业，对市场反应速度是生存之本。高效的供应链系统使各企业与时得到需求信息，并快速作出反应，将满足需求的商品送到消费者手里。4、 无法形成协同一致、有序的工作规。 4 / 50医药流通行业牵涉的信息

14、量大，并且关联的部门众多，而每个部门所关注的问题又不一样，如：总部关心的是：库存结构、数量是否合理？资金使用是否得当？药品的畅销与滞销？而配送中心会关注： GSP 是否严格执行？怎样高效的出入库？销售部门关心的是：今天的库存能否保证销售？需货与缺货？销售的特殊情况怎么处理？信息部门会关注：信息交换是否与时？是否安全？是否会造成部门的脱节？针对以上情况，缺乏有力的信息平台，部门次优化现象严重。5、 采购、库存管理水平有待提高。供应商多，价格波动大，采购管理的问题突出。由于医药的特殊性，对批次号和有效期的要求高，其销售、存储、运输规是非常严格的，必须遵循国家药监局的 GSP 规定，但目前情况下管理

15、难度较大。1.31.3 医药流通行业信息化建设的现状医药流通行业信息化建设的现状我国医药流通企业信息化管理的进程缓慢，跟国外的医药流通企业相比管理依然落后。国部分医药流通企业财务、业务管理软件都已使用，但不能实现信息共享；有些企业使用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至在一些连锁零售店还没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。由于未完全脱离开手工管理和旧的管理模式的束缚，领导习惯于粗放式、宏观式的管理和决策方式，缺乏有效的手段进行监督和控制，所使用的管理软件主要针对核算，无法为管理提供更多的数据，信息难以汇总和分析，只注重帐务管理，每月出报表，不能真正面向管

16、理，为管理层提供管理所需的相应报表数据。并且医药流通企业使用早期的管理软件缺乏统一部署，难以满足需求的变化，数据流动不畅，利用价值低。伴随数据的积累，无法有效的创建企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性化，针对性不高。 5 / 50二、用友二、用友 U8U8 供应链方案的价值体现供应链方案的价值体现基于用友公司对医药流通行业的分析研究，按照医药流通企业的业务流程和管理需要与国家 GSP 质量管理规的标准，结合多年来大量客户的基于用友产品的应用实践，我们推出了基于 U850 供应链产品的医药流通行业解决方案。帮助企业与其上游供货商、下游渠道建立战略合作的伙伴关系，对医药流通企业

17、GSP 顺利达标和实现符合 GSP 质量管理规的日常运做无疑将产生巨大的辅助作用。能够为制造企业带来如下价值：1、 增加收入快速响应客户需求，提高客户满足度加快资金周转速度，提高资金使用效益加强渠道的忠诚度2、 降低成本提高库存周转率，降低库存成本准确订货，降低采购成本，提高货源满足率保证进货质量降低营销费用提高库存管理水平，避免不必要的损失降低配送发运成本提高工作效率3、 企业顺利达标的利器按照 GSP 管理规进行日常运作管理建立完善的质量管理体系4、 科学决策提供合理有用的信息，方便决策多层次的协同机制，即使适应市场变化5、 提升管理水平企业制度与系统有机结合，规工作流程，规管理有效的风险

18、控制机制，帮助企业规避经营风险。建立高效的物流体系6、 建立竞争优势 6 / 50三、用友三、用友 U8U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案3.13.1 系统应用目标系统应用目标建立符合医药流通行业管理需求的供应链信息系统，在实现部业务流程的一体化运作基础上，逐步扩展至供应链的上下游，与上下游伙伴协同运作，帮助企业整合上下游资源，统筹信息、货物与资金管理，提高整个供应链竞争力；同时系统具有以下特性：灵活性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。具体目标：具体目标：1、 建立业务联动、运作高效的运作机制，加快对客户的反应速度，提高客户满意度；2、 管理者通过系统实现整个业务

19、运作状况的监控，使得整个业务协调、有序进行；3、 严格按照 GSP 规要求，将质量管理规落实到业务流程中；4、 提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和 GSP 质量管理文件，极大提高管理效率；5、 按照 GSP 规要求，建立完善的首营企业和首营品种的管理体制；6、 建立销售计划管理体系，提高管理水平；7、 随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从而使保证企业销售目标的达成；8、 保证销售政策的严格执行，包括：价格体系、信用政策、划区销售等；9、 支持多种销售模式，并且可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理；10、建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避

20、采购风险；11、强化成本管理，降低采购成本、营销成本；12、提高库存管理的准确性，加快库存周转速度；13、与时掌控药品的存量和保值期信息，避免不必要的过期损失；14、实现商品的 ABC 管理，抓住重点，有的放矢；15、与时反馈各种例外信息，发现业务的瓶颈，与时解决问题；16、提高信息的准确性，与时科学决策；17、适应企业的发展需要，提供灵活的业务流程处理，并且能够实现有效的管理控制。18、通过与 EAI 系统的集成应用，实现与上游供应商和下游渠道的信息共享。 7 / 503.23.2 方案整体架构方案整体架构销售管理GSP质量管理管理驾驶舱固定资产基础数据、系统服务、EAI应用集成WEB购销存

21、WEB财务采购管理库存管理存货核算应收管理应付管理总账UFO报表工资管理驾驶舱为企业决策层提供决策支持；供应链管理包括以下系统：包括 GSP 质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB 购销存。财务部分：总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO 报表、WEB 财务。共同构成了完整的医药流通行业解决方案。 8 / 503.33.3 应用角色价值分析应用角色价值分析分别从企业实际应用中的主要角色分析系统为其带来的价值：营运总监营运管理层 职 责整体运营目标的制定依据 GSP 质量管理规范，建立有效的质量规划公司销售计划的制定价格策略的制定信用政策的制定销售政策制定考评体系

22、的建立使用系统的主要功能管理驾驶舱销售目标管理实时查询预警信息各模块的统计分析综合分析效 益1.掌控全局2.建立全员参与、全过程的全面质量管理体系3.科学决策4.建立业务联动、运作高效的运作机制5.各种公司政策和制度严格执行销售经理 职 责制定销售计划贯彻执行 GSP 质量管理规范审核特殊报价单审核超信用订单价格审核客户信用管理监控评估销售团队绩效分析市场机会业务稽查使用系统的主要功能销售管理销售计划审核销售报价单审核销售订单审核价格政策确认销售分析报表订单执行情况分析效 益1.提高客户满意度2.严格 GSP 质量管理规范进行工作3.销售过程可即时监控4.销售过程信息随时查询5.多维评估销售团

23、队绩效6.价格执行情况控制得力7.建立规范的业务流程8.业务员业绩评价有据可循 9 / 50销售业务员 职 责商务沟通对外报价获得订单通知仓库发货确保票货交客户催收货款贯彻执行 GSP 质量管理规范使用系统的主要功能销售管理销售报价单录入销售订单录入订单执行情况分析现存量查询计划执行分析销售分析效 益1.订单情况可即时获悉2.客户满意度水平提高3.快速报价4.销售信息记录全面5.销售过程追溯性强6.与仓储、财务沟通良好7.严格 GSP 质量管理规范进行工作采购经理 职 责保证采购材料的按时按期交付贯彻执行 GSP 质量管理规范首营企业和首营品种资料的审批采购业务监控采购订单审批价格审核请款批复

24、使用系统的主要功能采购管理特殊订单审核订单执行情况分析采购统计表采购分析采购账簿销售管理销售分析统计报表效 益1.采购过程透明度提高2.严格执行 GSP 质量管理规范3.首营企业、首营品种的管理4.规避采购风险5.有效的需求驱动，与供应商建立战略合作关系6.建立规范的业务流程7.提高整体工作效率8.降低采购成本9.保证供货质量 10 / 50采购业务员采购业务员 职 责商务洽谈签订订单到货处理发票交付采购请款订单执行追踪退货处理供应商评估贯彻执行 GSP 质量管理规范首营企业和首营品种资料的审批使用系统的主要功能采购管理请购订货到货单入库催货函采购发票货物在途余额表暂估入库余额表其他账表分析销

25、售管理销售分析统计报表GSP 质量管理首营企业、首营品种审批效 益1.订单情况可即时获悉2.支持复杂流程和简单流程的处理。支持直运、受托以与正常采购流程3.通过比价可以货比三家，控制采购成本，合理选择供应商。4.实现了的协同工作5.供应商评估有据可循6.保证按期交付7.严格执行 GSP 质量管理规范8.首营企业、首营品种的管理物流部经理 职 责与其他相关部门协同工作贯彻执行 GSP 质量管理规范仓库的收发管理工作监督管理发运业务的监督管理优化物流管理保证整个物流系统的正常运作部门工作整体业绩评价使用系统的主要功能库存管理可用量查询库存展望货龄分析库存账簿查询库存报表与分析存货核算ABC 分析存

26、货周转率分析收发存汇总表效 益1.通过信息共享，部门间协作性提高2.提高工作效率3.存货状态与时掌握，避免过期损失4.库存管理的准确性提高5.提高发货准确率6.提高库存周转率7.严格执行 GSP 质量管理规范 11 / 50仓库保管员 职 责贯彻执行 GSP 质量管理规范库存的收发处理出入库单物核对依出入库单据记流水账分配货位按特殊要求发货（批次）确保先进先出向其它部门提供可用量盘点作业与财务核算人员对账使用系统的主要功能库存管理录入出入库单分配货位批次管理盘点单录入不合合格品记录、处理库存账簿查询库存报表与分析可用量查询库存展望GSP 质量管理库存养护质量管理相关功能效 益1.通过信息共享，

27、提高工作效率2.存货状态与时掌握，避免过期损失3.通过系统进行货位分配和批次管理，控制更加严密。4.与商品核算会计共有一个数据录入点，查询对帐方便5.库存收发存报表可即时提供。6.库存可用量、展望数可随时提供7.与时按照盘点制度，进行盘点作业，提高盘点准确性8.严格执行 GSP 质量管理规范质检主管 职 责贯彻执行 GSP 质量管理规范GSP 质量规范要求的质量信息记录使用系统的主要功能GSP 质量管理质量检验管理库存养护日常办公其他相关功能相关分析报表效 益1.严格执行质量方针和目标管理2.质量体系的审核3.严格执行 GSP 质量管理规范4.明确有关部门、组织和人员的质量责任5.首营企业和首

28、营品种的审核管理权限 12 / 50商品核算会计 职 责记录库存材料明细帐核算出入库材料成本暂估业务处理制盘点表提交材料成本报告进行存货流量和存量分析进行存货 ABC 分析凭证处理使用系统的主要功能存货核算存货核算记账暂估处理存货账簿统计分析采购管理采购结算效 益1.核算商品成本的准确性和与时性大大提高。2.极大的减少核算工作量，提高了工作效率。3.系统预设的业务控制使存货核算控制严谨4.暂估处理方便准确5.存货分析和存货成本报告要可即时提供6.凭证的快捷生成，并可随时查看原始单据质检管理员 职 责贯彻执行 GSP 质量管理规范到货质检退货质检其他质量检验完整的质量档案记录使用系统的主要功能G

29、SP 质量管理质量检验管理库存养护其他相关功能效 益1 质量验收和检验的规范运作2 特殊管理药品的严格管理3 出库复核以与销售退货检验规范运作4 有效期药品、不合格药品和退货药品的严格管理 13 / 50职 责应收会计检查信用额度和期限向销售部门定期提交应收款信息，共同实现应收款的与时回收。与外部往来单位进行稽核出具销售发票，进行销售核销，收回货款进行相应会计配合资金管理部门进行收款预测应付会计审核采购发票进行采购核销与外部往来单位进行稽核办理货款支付进行相应会处理计处理配合资金管理部门进行付款预测使用模块与其功能应收管理发票审核、其他应收单处理收款单审核转账处理票据管理核销凭证处理各种账簿、

30、分析：业务总账、业务余额表等应付管理发票审核、其他应付单处理付款单审核转账处理票据管理核销凭证处理各种账簿、分析：业务总账、业务余额表等效 益1.与采购、销售部门对账方便2.信息共享，对购销过程中货、款情况可即时获悉。3.业务流程完整，交易过程透明，追溯有据。4.应收款管理有序、有据5.信用控制严谨，降低风险6.自动核销、制证批量生单，提高工作效率。应收、应付会计 14 / 503.43.4 医药流通行业解决方案详述医药流通行业解决方案详述以下依据医药流通行业实际业务运作情况，详细阐释 U8 供应链解决方案。3.4.13.4.1 采购业务采购业务在医药流通企业采购业务中，经营的产品不同，上游供

31、应商不同，往往针对不同的商品采取不同的采购策略。对于重要商品，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作关系。采购业务中密切关注的问题：供应商、按期交货、合理采购价格、采购质量、服务、品牌、商品的毛利率、各种例外情况。整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的划拨过程，并且在企业中涉与多个岗位需求的申请方（各个分支机构、门店等） 、采购业务员、库房管理员、财务人员，因此保证信息传递与时性和准确性至关重要。支持的采购业务类型：普通采购业务、直运采购业务、受托代销业务。以下流程图以普通采购业务为例，分为比价、订

32、单签订流程和采购业务处理比价、订单签订流程和采购业务处理流程。直运采购业务和销售业务密切关联，因此在销售业务中一起进行说明。 15 / 503.4.1.13.4.1.1 采购订单采购订单采购比价、签订订单业务流程需求方采购业务员采购部经理运营管理层供应商比价生单已审核的请购单输入正确？待审批状态有审批权限？审批采购订单超过最高进价？输入最高进价密码审批填制采购订单已审核待执行的订单填制请购单审批依据供应商存货对照表Y开始业务洽谈开始YNNY确认价格、质量、交期、其他条款有审批权限？审批N审批NY已审核待执行的订单！监控！掌控全局订单执行流程其他出库单其他出库单订单统计表 16 / 50流程说明

33、：流程说明：1、 业务的起点可以从请购单开始。对于商品的需求信息可以通过请购单进行反馈，例如：对于需要集中采购的商品，各个零售点、销售办事处通过填报请购单上报需要的补货量，总部进行平衡后，依据请购单下达订单，开展采购业务；2、 对于部分商品可以采用直接购买的方式。3、 对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。管理控制点管理控制点1、 比价2、 最高进价控制：进行最高进价控制

34、，则录入订单时，如果价格超过设置的最低价格，则无法通过，必须进行修改。3、 采购订单审批权限：对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。4、 订单执行情况的监控。5、 毛利分析、畅适滞分析、销售统计表，依据销售情况进行采购。收益：收益：1、 通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。2、 业务协同，部门间协同工作。 17 / 503.4.1.23.4.1.2 采购业务执行采购业务执行采购业务处理财务核算岗应付会计物流部经理仓库保管员采购业务员运营管理层采购部经理供应商采购比价、签

35、订订单流程1到货单填制采购入库单，确认实收填制到货单依据订单/其他方式送货开始2符合收货规定？开始审核待审核采购入库YN开具销售发票录入采购发票采购发票记帐采购结算根据付款计划进行支付审核采购发票已审核采购发票付款单根据结算协议请款审批催款通知核销处理！监控订单执行！异常分析收款异常业务：催货函紧急处理到货统计表采购明细表入库明细表结算明细表未完成业务明细。采购成本分析供应商价格对比采购资金比重分析采购费用分析采购类型结构分析。凭证处理其他出库单其他出库单库存台帐其他出库单其他出库单存货明细账其他出库单其他出库单统计分析：欠款分析、付款预测其他出库单其他出库单业务账表其他出库单其他出库单采购分

36、析其他出库单其他出库单采购订单执行统计其他出库单其他出库单采购统计表 18 / 50受托代销业务处理应付会计财务核算岗运营管理层采购部经理物流部经理仓库保管员业务员供应商委托方填制采购入库单，确认实收到货单填制到货单依据签订的代销订单，发货符合收货规定？审核待审核采购入库YN其他出库单库存台帐开具销售发票采购发票委托代销代销结算记帐审核采购发票已审核采购发票根据付款计划进行支付付款单根据结算协议请款审批催款通知核销处理收款凭证处理业务洽谈采购订单根据销售情况开具代销清单受托代销结算单凭证处理！监控订单执行！异常分析其他出库单其他出库单采购分析其他出库单其他出库单存货明细账其他出库单其他出库单代

37、销商品台帐其他出库单其他出库单代销商品余额表 19 / 50到货质检环节流程图到货质检环节流程图采购管理GSP质量管理库存管理到货单质检参照到货数量药品入库质量验收记录单合格填写回填实收数量和不合格数量拒收报告单不合格退货填制进货退货通知单进货退货台帐登记供应商不合格品退货药品抽（送）验单有质量问题药品参照填写化验室检品登记表药品检验报告书参照登记参照填制回填检验数量、合格数量、不合格数量回填检验数量、合格数量、不合格数量验收入库合格入库采购入库单参照生成审核库存台帐登记不合格品记录单不合格品备查帐登记不合格参照生成回填拒收数量参照生成流程说明：流程说明：在实际应用中根据应用需求：1）可以选择

38、采购业务必有订单，则采购订单为业务处理的起点；2）订单为非必有环节，则可以以到货为业务处理起点，也可以直接入库作为业务处理起点，应用于不同商品和采购方式的管理需求下采购业务处理。例如：针对临时一次性的采购业务，可以直接办理入库。1、 到货：依据订单进行到货信息的录入。2、 质检：采购到货环节检验以采购系统到货单做为报检点，依据到货单生成药品质量验收记录单，对于合格数量办理采购入库业务，不合格数量记录于不合格品记录单。对于外观验收不合格的药品，参照到货单生成药品拒收报告进行拒收退货处理。如果有抽检流程，则需要填制药品抽（送）验单，药品抽送验单审核，参照生成药品检验报告和化验室检品登记表。3、 入

39、库依据到货质检的合格数量进行入库操作。4、 采购发票与采购结算：采购发票由采购业务员依据供货商提供的原始发票信息录入，可以参照原采购订单，也可以直接依据已有的采购入库单生成。 20 / 50采购结算是确认采购成本的过程。存在几种情况：1）单货同行，则完成入库和发票录入后即可实现结算处理；2）货到单未到，则首先进行暂估入库业务，等到收到发票进行结算后，在进行暂估处理。系统提供三种回冲方式，月初回冲、单到回冲、单到补差。3）单到货未到，则可以将发票录入系统，并可进行相应的支付业务，等货到后进行结算处理。可以按照规定将运费等其它与购买活动相关的费用，通过采购结算进入采购货物的成本。5、 采购支付：可

40、以在采购发票中进行现付业务的处理，由此在应付挂帐时不包含已现付的部分。核销可以按照按单据核销，按商品核销。提供票据管理功能。支持转账处理，包括：应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲（支持手工、自动对冲） 。预警：信用报警信用期限、信用额度。提供给应付会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与供货商的对账单均可选择是否包含已入库未结算部分的信息。从而使得信息更加全面。统计分析：包括账龄分析、付款账龄分析、欠款分析、付款预测。6、 催货函，针对异常业务发送供货商催货函。受托代销业务的特殊说明受托代销业务的特殊说明受托代销业务是根据代销协议，当实现销售后，所有权方转移至受托方，则

41、依据结算要求，根据销售情况，提供给委托方（供应商）销售清单，收到发票后，对入库单进行结算，从而生成采购发票。系统提供代销商品余额表和代销商品台帐，以便掌握代销商品的情况。管理控制点：管理控制点：1、 收货的依据：必有订单情况下，必须依据订单进行到货、入库的处理2、 超订单收货的控制，允许设置容差3、 到货的严格质量检验4、 到货外观不合格部分进行拒收处理5、 检验不合格部分记入不合格品记录6、 付款计划7、 超信用额度、信用期限的报警8、 付款预测、欠款分析9、 大量的分析报表：到货统计表、采购统计表、采购资金比重分析、未完成业务明细。收益：收益：1、 采购到货质量检验，建立完善的质量档案 2

42、1 / 502、 依据销售信息确定采购品种、采购数量，合理采购；3、 建立供应商评价体系，与供应商建立战略合作关系；4、 业务的全过程监控；5、 部门间信息共享；6、 异常信息监控，采取有针对的业务处理，避免损失。7、 提高工作效率。3.4.23.4.2 销售业务销售业务面对当今医药流通企业所处的竞争环境，全面整合销售资源、加强销售管理，迅速对市场需求做出反应，全面满足用户个性化的需求，成为企业赢得客户满意，在竞争中胜出的关键因素。销售业务中密切关注的问题：客户资料的管理、快速准确报价、客户订单的按期交付、价格政策的制定和落实、渠道/客户管理、信用政策的制定和控制、销售款项的与时收回、销售退货

43、药品的质检。整个销售业务处理，包括了销售计划的制定、销售价格体系的制定、销售报价、订单、发票、收款。包含了向客户的实物转移、票据的交换、款项的收取过程，并且在企业中涉与多个岗位销售业务员、发运部门、库房管理员、财务人员。支持的销售业务类型：普通销售业务、直运销售业务、委托代销、销售调拨、零售业务、分期收款发出商品，满足企业管理需求。3.4.2.13.4.2.1 客户管理客户管理医药流通企业中客户资源是企业生存的命脉，通过系统可以完整的记录客户的信息，并且可以根据实际交易信息进行更新。第一，系统提供了客户分类，分类可以设置多级；第二，可以设置客户所在的地区目录和行业目录；第三，录入客户的信息，包

44、括基本情况、联系信息、信用信息、其他信息，并且可以设置 16 个自定义项。第四，如果按照业务员分管不同的客户，则利用系统的权限设置，保证数据的和使用安全。第五，对于不再交易的客户可以进行停用。对于零售企业直接面向最终消费者，有大量的客户资料，因此在系统中可以仅记录VIP 客户或者会员，其他可以采用统一客户进行记录。3.4.2.23.4.2.2 销售计划销售计划企业销售计划缺乏有效预测和良好的执行监控，不能随市场变化进行调整，常常流于 22 / 50形式。而通过销售管理销售计划协助企业完成销售计划的制定、计划指针分配、计划执行情况跟踪等工作。通过系统反馈的资料进行销售计划的执行情况跟踪。这样，企

45、业可以方便地针对跟踪结果进行销售计划的调整，实现部门、业务员的业绩考核。部门销售计划编制业务员销售计划编制货物销售计划编制计划执行报告系统提供了三种编制方式：按照部门、按照业务员、按照货物编制。其中有关业绩考核的部门和业务员计划，可以设置计划额和销售定额，并支持按照年度计划分摊至各个月度，并且可以根据设置在部门或者业务员上的分摊比例，自动将全年的计划分摊至每个部门或者业务员。货物销售计划可以按照产品类向下进行分摊，也可以按照明细产品自动汇总得出产品类的计划数，此计划可以依据市场预测信息，作为向供应商订货的依据。销售计划执行报告如实的反映了计划的执行资料、定额完成比例、计划比率。管理控制点：管理

46、控制点：计划的执行情况收益：收益：1、 随时掌握计划的执行情况，进行业绩考评。2、 依据产品销售计划的执行情况，分析市场变化，进行适时调整。3.4.2.33.4.2.3 销售价格体系销售价格体系价格体系无疑是销售业务中的重中之重，一方面合理的价格体系可以保证企业的适当利润的同时，扩大销售；另一方面对于采用渠道进行产品销售的企业，价格体系必须严格有效执行，以避免恶性价格竞争，损坏品牌的美誉度，从而提升企业的整体竞争力。 23 / 50价格体系价格政策最新售价最新成本加成最低售价控制存货价格客户价格客户存货客户类存货客户存货类客户类存货类客户批量折扣扣扣率率1 1扣扣率率2 2操作流程操作流程1、

47、 设置价格相关的控制参数；2、 设置价格信息；3、 日常业务处理系统自动携带相应设置信息。管理控制与特色：管理控制与特色：1、 灵活的价格体系设置。提供设置三种方式：1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。而价格政策中分为商品价格、客户价格，支持促销价格，可以根据企业的实际需要设置取价的方式，并且可以选择自由项是否影响价格。同时支持设置批量折扣。价格调整提供批量调整的功能，而且可以对价格进行微调。2、 最低售价控制在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功能，可以设置最低售价的密码。在处理业务中如果价格低于最低售价，只有输入了正确的密码方可继续进行，从而保证了价格体系的严密性

48、。3、 快速报价系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格，可以选择参照历次售价（来源为：报价单、订单、发货单、发票，任选其一）以与是否按照客户过滤、显示的历史记录数，或者取自价格政策。4、 价格政策的严格执行 24 / 503.4.2.43.4.2.4 销售业务销售业务流程图说明流程图说明总体说明：流程图中展现的从报价开始、经过订单、发货单、发票、出库、收款的全流程，是普通销售业务。确定销售成本的单据为销售发票。控制点说明：1、可用量：1）以订单保存时点检查可用量为例；2）发货单中控制不允许超可用量发货。2、发货单进行超订单发货信息的检查。3、信用检查：审核时检查，信用

49、控制层次为审批通过。4、信用报警：在系统的应收管理中，对于超出信用的客户进行报警。 25 / 50销售报价、签订订单业务流程运营管理层信用监管员销售部经理销售业务员客户报价单可用量满足？提示可用量不足信用检查通过？输入信用审批密码填制销售订单销售订单需要审批？审批开始报价确认确认订货开始询价请求审批已审核待执行的订单填制报价单YYNNY有此权限？审核N审批NY已审核待执行的订单！监控！掌控全局订单执行流程其他出库单其他出库单订单统计表系统自动按照价格体系设置携带，业务员也可以参照价格历史设置信用额度、信用期限公司的信用政策设置信用控制参数设置信用控制参数根据实际业务需要调整设置信用审批人催款通

50、知催款函 26 / 50销售业务处理应收会计财务开票岗财务核算岗运营管理层销售部经理物流部发运岗仓库保管员销售业务员客户自动生成销售出库单N审核Y！监控订单执行其他出库单其他出库单销售统计表其他出库单其他出库单销售订单执行统计复核审核销售出库单超信用：催款单！异常分析其他出库单其他出库单库存台帐填制发货单控制超订单发货？其他出库单其他出库单存货明细账凭证处理销售订单签订流程收款单业务洽谈开始2开具销售发票其他出库单其他出库单销售分析待审核发货单其他出库单其他出库单统计分析：收款分析、收款预测根据结算协议付款记账采购发票其他出库单其他出库单业务账表发运要求通知累计发货订单数？N拣货、发运审核发票

51、 27 / 50报价、订单签订流程说明：报价、订单签订流程说明：1、 可以从报价开始，往往在报价过程中，客户会要求更大的折扣，如果超出了业务员的权限，则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批；2、 报价经客户确认后，可以参照报价单生成订单。3、 对于没有报价过程的交易，可以直接录入订单。4、 对于订货信息可以在系统中进行可用量检查，会给予提示，便于业务员掌握能够交付的数量，对于不能交付的货物，通过企业部积极配合，组织货源，可以避免出现到期不能交付的情况。5、 订单审核时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则需要按照设置的信用管理审批程序，进行审批。如果审批不能通过，即管理层不允许

52、超信用订货，则需要业务员进行催款；系统支持发出催款函，要求客户支付款项，此时订单仍处于待审核状态。有效的实现了信用控制。4、 对于销售订单而言，有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。5、 订单可以联查对应的发货单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的发货、开票情况。6、 销售部经理、运营管理层可以通过系统随时查看订单的执行情况，并针对例外业务进行处理。订单执行应用流程订单执行应用流程1、 发货根据订单约定的发货日期，物流部发运岗依据订单进

53、行发运准备；实际应用中，企业中存在直接进行业务洽谈，业务员通知发货的业务处理，此时业务的处理起点为发货单。对于将发票作为提货、发货凭证的业务，也可以直接开具销售发票，作为业务处理的起点。对于有订单的发货单，可以设置是否允许超订单发货，系统可以进行控制。发货单可以设置进行信用控制。发货单存在多个状态，有录入、审核、关闭状态。出库完毕的发货单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的发货单可以进行关闭操作。对于已关闭的发货单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。发货单可以联查对应的出库单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的出库、开票情况。2、 拣货、出库 28 / 50发货单确认审核后

54、，仓库保管员依据提货凭单进行出库确认，并审核出库单；3、 开票财务开票岗进行开票处理，并进行复核，进行信用检查，信用检查通过后方可进行下一步业务。财务核算岗依据销售发票进行记账，从而确认销售成本，系统提供多种计价方式，极大减少了手工的核算工作量，提高准确性，实行精细管理。4、 收款可以在销售发票中进行现收业务的处理，由此在应收挂帐时不包含已现收的部分。核销可以按照按单据核销，按商品核销。提供票据管理功能。支持转账处理，包括：应收冲应收、预收冲应收、应收冲、应付红票对冲（支持手工、自动对冲） 。预警：信用报警信用期限、信用额度。提供给应收会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与客户

55、的对账单均可选择是否包含未开票已出库的信息。从而使得信息更加全面。统计分析：包括账龄分析、收款账龄分析、欠款分析、收款预测。销售退货质量检验业务流程销售退货质量检验业务流程销售管理GSP质量管理库存管理销售退货通知单销售退货台帐登记质检参照退货数量退货质量验收记录单填制药品抽（送）验单有质量问题药品参照填制化验室检品登记表药品检验报告书登记参照填制回填检验数量、合格品数量、不合格品数量回填检验数量、合格数量、不合格数量验收入库合格入库红字销售出库单参照生成不合格品记录单不合格登记库存台帐不合格品备查帐登记登记 29 / 50销售退货质量验收以销售系统退货单做为报检点，参照销售系统退货单生成退货

56、质量验收记录单，参照合格数量生成红字出库单，参照不合格数量生成不合格品记录单。如果有抽检流程，则需要填制药品抽（送）验单，药品抽送验单审核，参照生成药品检验报告和化验室检品登记表。系统特色系统特色1、 多种销售业务类型的支持。支持多种销售类型：普通销售、委托代销、零售日报、销售调拨、分期收款、直运业务。委托代销销售发票委托代销结算销售收款委托代销订单委托代销报价委托代销发货委托代销出库收款核销图标为处理过程示例，结合实际业务管理需求，系统有如下业务处理和分析报表：1） 在实际业务中往往存在受托方不能按照代销协议，实现所有货物的销售，因此可以通过委托代销退货单进行处理；2） 代销商品发出后，根据

57、市场变化，会存在价格的调整业务，在系统中可以通过委托代销结算价进行业务处理；3） 系统提供委托代销明细表、委托代销统计表、委托代销备查簿、委托代销明细账。零售目前医药流通企业往往采用批零兼营的模式占领市场，因此存在零售业务管理需求，通过系统提供的零售日报可以处理此类业务。可以采用集中模式，直接录入，也可以通过接收其他前端系统（例如：POS 系统）的信息进行处理。针对零售业务可以通过现结功能实现多种结算方式的收款处理。销售调拨销售调拨一般是处理集团企业部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售 30 / 50业务。分期收款分期收款发出商品业务是货物销售给客户后，按照约定的结算日，分期收回货款，

58、收入与成本按照收款情况分期确认。对于大宗商品的企业往往采用这种销售模式。销售发票按照结算协议开票销售收款订单分期收款报价发货出库收款核销分期收款销售业务在财务核算中，首先按照发货单进行发出商品的核算，然后依据销售发票确认实现销售的成本。系统提供丰富的查询报表，多种销售分析报表以与发出商品明细账。直运业务直运业务与普通销售业务、普通采购业务最大的区别在于，货物不经过本企业，直接由供货商发往客户，因此在系统处理中，没有对应的出库、入库环节，其它的处理方式与普通销售业务一样。财务核算时，依据销售发票、采购发票进行记账处理，并且按照直运对应的采购发票作为销售业务的发货成本。提供多种销售分析报表，并在商

59、品核算系统可以单独查询直运货物的明细账。 31 / 50财务核算岗应收、应付会计客户供应商采购业务员销售业务员采购订单业务洽谈销售订单通知订货直运客户采购订单发送订单指定到货销售订单发运签收采购发票开具发票采购发票开具销售发票采购付款采购请款收款采购付款收款单记帐凭证处理审核及凭证处理其他出库单其他出库单存货明细账2、 流畅的业务处理。3、 系统提供多种灵活的业务处理模式，1）报价、订单的全流程处理；2）无订单，直接发货、开票；3）直接进行开票处理。可以支持销售发货单自动生成销售出库单，从而使得操作更加方便。采用什么样的操作模式，在使用系统时进行规划，确定每种业务的处理方式，从而可以做到事半功

60、倍的效果。4、 合理快速报价，可以依据设置的取价模式以与参考报价的资料来源；5、 最低售价控制；6、 信用管理体系。7、 提供包装物租借管理8、 可以处理代垫费用，可以记录销售支出费用； 32 / 509、 实现了与航天金税系统的接口处理。10、支持在单据处理中联查相关的单据以与累计的执行情况。11、灵活多样的分析报表，例如：畅适滞分析、经营状况表、动销分析、流向分析、增长分析、趋势分析、销售毛利分析、商品进销存统计表等，帮助决策者得到有用的决策信息。管理控制点管理控制点1.严格质量检验，退货质检，检验不合格部分记入不合格品记录2.建立完善的质量管理档案3.可用量可以设置订单是否需要进行可用量