物资管理操作手册

1、文档控制更改记录日期姓名版本变更参考2012-6-27苏江波1.0无前期版本审阅姓名职位分发编号.名称地点12目录目录1第一章 概述- 2 -第二章 采购管理32.1 采购管理32.1.1计划管理32.1.2订单管理62.1.3 入库管理92.2 甲供材料管理132.2.1 需求管理132.2.2 领料单管理152.2.3 甲供材料扣款17第三章 库存管理193.1 入库管理203.1.1 系统入库203.1.2 手工入库213.2 出库管理223.2.1 系统出库223.2.2 手工出库233.3 公用功能243.3.1 审核单据243.3.2 单据作废253.3.3 事务处理（单据修改）2

2、53.4 库存盘点及仓库月结253.4.1 库存盘点253.4.2 库存月结26第四章 系统应用基础配置284.1 系统初始化284.2 基础数据准备324.2.1 基础数据324.2.2 部门人员维护334.2.3 往来单位维护334.2.4 资源信息维护3436第一章 概述 物资管理，是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是，通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理，包括供应商价格管理、物资计划制订、物资采购、仓储管理等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影

3、响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”、“配额”、“定量”等几个简单概念进行诠释， 它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。 作为施工企业，工程项目是企业效益的源泉、形象的窗口、人才的摇篮。在工程项目成本构成中，物资成本占工程成本的60%以上，加上运杂费可能会高于70%，因此，物资管理对保证施工项目的顺利进行、降低成本和提高经济效益，起着举足轻重的作用。从这个意义上讲，作为企业行为的物资管理工作，不仅是企业物资部门的专业管理，更应是

4、企业决策层和高管关注的事项，同时也是各岗位人员需共同参与和监督的组合管理，只有全员的参与、精细化的管理，才能有效构筑企业物资管理现代化的完整体系。新中大I6工程版，简称I6p是新中大公司针对现代项目管理模式吸取了当前国际最先进的项目管理思想PMBOK,FIDIC条款等来设计系统模块和流程，并结合中国企业的管理基础研究开发的一体化大型管理系统。本教材将从采购管理、甲供材料管理、库存管理详细介绍新中大I6工程版物资管理系统。第二章 采购管理2.1 采购管理采购是企业供应链活动中一个重要的部分。通过采购管理，企业从上游合作伙伴获得施工、运营所需的物资，保证项目及时得到材料设备资源，控制供应链上的物流

5、速度，并最大限度地减少库存和资金占用。采购管理信息化帮助企业的采购部门及采购人员实现采购业务全过程的计算机管理。其中包括：采购需求计划的设置、采购计划的产生、采购订单、入库前检验单、入库通知单、退货通知单的形成等。系统支持企业简化采购管理的流程，可根据自身业务需求，将需求计划，采购计划，采购订单，检验单，入库通知单等业务进行自由组合，减少流转的环节，提高企业的效率；同时，系统汇总和统计采购业务各类单据的数据，产生各种采购业务报表，为采购部门及有关企业领导提供强有力的决策支持信息。采购管理总体流程：如图2.1-1。图2.1-12.1.1计划管理计划管理主要包括材料需求计划、材料采购计划。材料需求

6、计划作为采购管理的源头，可由施工图纸或预算编制中获取。材料采购计划主要是对各个项目分散的采购需求进行综合汇总，为采取集中采购的方式，使整个企业的采购成本降至最低。2.1.1.1 材料需求计划工程部：需求计划是采购业务处理的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么（物资编码），采购多少（数量），何时使用（进场日期），使用项目（工程项目，分项工程）等，同时，也可为采购计划提供建议的内容，如指导单价及此指导价的地区。在实际工程项目中，材料需求计划一般都是通过图纸计算得到。在软件中可以从多个角度来生成采购需求计划。如预算管理中可以直接根据消耗生成材料需求计划，材料需求计划也可以从进度计划中引用，也可

7、根据工程需要编制临时的材料需求计划，手工添加物资。材料需求计划审核、审批后可被材料采购计划引用。编制采购需求计划：例2.1.2.1-1：本例讲解的是手工增加物资的方式。根据施工图纸计算得到杭州六桥项目，桩基wbs的材料清单，将材料清单作为材料需求计划录入系统。物资编码名称规格型号数量到场时间01001001钢板2mm152005年8月2501001012钢板20mm0982005年9月7操作步骤：1、 在主界面左侧目录树中按：物资管理采购管理计划管理材料需求计划，打开材料需求计划单据列表窗口。2、 点击菜单栏【增加】按钮，弹出【材料需求计划单据录入】窗口，在表头部分输入项目、分项工程、等信息。

8、3、 点击【增加】按钮，弹出新增物项【选择条件】窗口，选择第二项从物资库中新增物资。4、 在物资列表中通过【Ctrl】、【Shift】组合选取2mm、20mm钢板，返回【材料需求计划单据录入】窗口。5、 在物资明细中输入需求的数量及到场日期。单击【保存】按钮，保存单据。6、 单据的审核、审批可通过挂接工作流来完成，也可直接由本操作员审核、审批。2.1.1.2 材料采购计划材料设备科：工程材料计划采购数量与材料需求数量可以存在差异，需要根据材料库存情况、材料价格行情等信息来安排采购计划。材料采购计划可直接引用材料需求计划，也可以引用甲供材料需求计划。材料采购计划也是形成采购订单的依据。一个采购计

9、划可以引用多个或一个材料需求计划中的部分或全部需求，以达到集中采购的目的。临时的物资采购也可以通过手工增加物资的方式形成采购计划。材料采购计划必须审核、审批后才可以被材料采购订单引用。已经审核、审批的采购计划也可直接生成货物招标单据。编制材料采购计划：例2.1.1.2-1：引用例2.1.1.1-1中输入的材料需求计划，生成本次材料采购计划。其中本次2mm钢板采购1吨，20mm钢板采购0.98吨。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理采购管理计划管理材料采购计划，打开材料采购计划单据列表界面。2、 点击【增加】按钮，弹出【材料采购计划单据录入】窗口。3、 点击【增加】按钮，弹出新增物项【选

10、择条件】窗口，选择从“需求计划”中引用。4、 在【选择材料需求计划物资信息】窗口，选择对应的需求计划，在物资明细行，通过【Ctrl】、【Shift】组合选取物资。点击【确定】返回“采购计划”明细窗口，系统根据材料需求计划的内容自动填入材料采购计划中。其中物资明细的单价字段将填入该物资在供应商报价管理中有效的最低价格，作为制作采购订单的参考信息。5、 将2mm钢板的计划采购数量调整为1吨，单价调整为201元/吨，20mm数量不变，单价调整为302元/吨。点击【保存】。输入结果如图2.1.2.2-1。图2.1.2.2-16、 材料采购计划审核、审批后可被采购订单引用。注意：在单据显示库存量区域双击

11、鼠标，将弹出【库存量帮助】窗口，可以查看该物资在不同仓库数量分布情况。材料需求计划与材料采购计划之间数量关系，在例2.1.2.2-1中2mm钢板实际采购计划为1吨，剩余的0.5吨可以在下次增加材料采购计划时引用。双击采购计划单据的“价格”字段，系统将展示该物资的历史供应商报价。2.1.2订单管理材料设备科：采购订单是企业与供货单位签订的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。制订订单前，要对比各个供应商的报价及其报价的条件，以及进行实地考察或查验供应商提供的信用、质量方面的文档材料后，经企业领导审核选出最有利于本企业或公司利益的企业作为自己的供应商，然后下达订单。采购订单的数据来源分为三类，第一

12、类是引用采购计划生成，第二类是引用采购合同生成，第三类是手工直接录入。如图2.1.3-1。图2.1.3-1采购订单经审核、审批后，可被检验单、入库通知单、退货通知单引用。如图2.1.3-2。图2.1.3-2采购订单可以引用多个采购计划，将不同采购计划中同一供应商提供的物资汇总，形成采购订单。物资的检验方式一般有3种。入库前检验：在物资入库前进行数量检验和质量检验，订单明细（入库前检验）检验单（入库前检验）入库通知单库存系统入库采购入库出库。入库后检验：在物资出库前进行质检，订单明细（入库后检验）入库通知单库存系统入库采购入库出库检验单（入库后检验）。免检：对于供应商有免检协议的物资，订单明细（

13、免检）入库通知单库存系统入库采购入库。2.1.2.1 引用采购计划生成订单根据编制的采购计划安排采购，在编制订单前，需完成对供应商的询价，询价结果录入供应商报价管理。在订单中选择对应的供应商时，系统自动将该供应商该物资的有效最低报价自动填入订单中。订单的类型分含税单价和不含税单价两类，系统根据所选的类型及输入的税率自动计算税额。例2.1.3.1-1：引用例2.1.2.2-1的材料采购计划，生成采购订单。选择供应商为浙江兆山建材集团，2mm钢板价格为211/吨，20mm钢板价格为324/吨。到货时间均为2005年8月27日。物资采购需检验后再入库。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理采购

14、管理订单管理采购订单，打开采购订单单据列表窗口。2、 点击【增加】选择【含税单价】，弹出【物资采购订单 单据录入】窗口。3、 点击【增加】，弹出新增物项【选择条件】窗口，选择从“采购计划”中引用。4、 在过滤出的【采购计划】中，通过【Ctrl】、【Shift】组合选取物资，点击【确定】返回【物资采购订单 单据录入】窗口。5、 界面中深蓝的字段是必须输入的内容。在未选择供应商时，明细行中的物资价格信息由“采购计划”中获取。选择供应商为浙江兆山建材集团，物资价格将填入在报价管理中维护的有效的最低报价，在与供应商最终确定价格后，填入成交价格。在单据表头各字段输入各项内容。6、 根据实际情况在物资明细

15、行的税率字段中输入税率，系统自动计算税额等信息。在检验方式字段调整为“入库前检验”。点击【保存】完成录入工作。7、 审核、审批后，订单正式在系统内生效。8、 采购订单录入结果如图2.1.3.1-1。图2.1.2.1-12.1.2.3 从物资库生成采购订单临时采购或零星物资采购时，可以直接从物资库中选取采购物资，形成采购订单。2.1.2.4 采购订单催货管理采购订单实际履行过程中，供应商往往会因为某些原因，而拖延物资的到货期。此时，就需要催促供应商，尽早将货发至项目现场。【采购催货单】所起到的是催促发货和记录各个供应商发生的催货信息。系统按查询时输入的到货日期过滤出在该日期前要到货而未到的订单。

16、选择其中的物资生成采购催货单。采购催货单录入界面如图2.1.3.4-1；图2.1.3.4-12.1.3 入库管理入库管理是采购部门管理物资到货后接收货物、验收，以及退货等业务，起到与仓库管理部门衔接的作用。一般物资到货后，由采购部门采购专员组织人员对货物进行验收，根据验收结果填制检验单。仓储部门根据检验单做实物入库。2.1.3.1 检验单采购检验单用于实现在采购的物料进入仓库前进行的检验步骤，以区分合格的入库物料和不合格的退货物料、报废物料。系统由检验单可以生成相应的入库通知单。采购检验单的来源分为三类，第一类是引用采购订单中检验方式为入库前检验的，第二类是引用采购订单中检验方式为入库后检验，

17、第三类是采购退货单（换货单）中选择。如图2.1.4.1-1。图2.1.4.1-1采购检验单经审核、审批后，可被入库通知单引用。如图2.1.4.1-2。 图2.1.4.1-2例2.1.4.1-1：引用例2.1.3.1-1中生成的采购订单，对物资进行检验。检验结果为2mm钢板合格数量为1吨，20mm钢板合格数量为0.98吨。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理采购管理入库管理检验单，打开检验单单据列表窗口。2、 点击【增加】，弹出【检验记录单 单据录入】窗口。3、 点击【增加】，弹出新增物项【选择条件】窗口，选择从“采购订单（入库前检验）”中引用。4、 在过滤出的【采购订单】中，通过【Ct

18、rl】、【Shift】组合选取物资，点击【确定】返回【检验记录单 单据录入】窗口。如未过滤出所需的订单，可通过调整右上角的采购日期范围，点击【刷新】，重新过滤。5、 在【承运商】、【送货编号】、【送货日期】、【检验员】等字段输入对应内容。6、 在明细行的数量是值验收后合格数量，默认从订单中引入。7、 保存并执行审核、审批操作后，检验单可被采购入库通知单引用。注意：物资明细行中的合格数量字段是指验收合格数量，如订单中物资a数量为10，检验合格数量为6，则不合格数量为4的a物资直接退回，由供应商重发。该订单再次被检验单引用时，物资a的送检验数量为4。2.1.3.2 采购入库通知单系统支持由采购订单

19、或检验单生成采购入库通知单，登记采购物料的规格、数量、条件、入库仓库、支付方式等信息，同时对采购发票价格、运输费、税款等货款办理结算。入库通知单只有在库存管理模块中进行入库操作后，才算真正完成入库。企业的收货和发票接收是以采购入库通知单为依据的。供应商凭入库通知单到仓储部门办理实物入库手续。入库通知单的来源分为三类，第一类是引用采购订单中检验方式为免检的，第二类是引用采购订单中检验方式为入库后检验，第三类是引用检验单。入库通知单分含税成本与不含税成本。引用检验单生成入库通知单：例2.1.3.2-1：引用例2.1.3.1-1中生成的检验单，编制含税成本类型的入库通知单。其中运费2mm钢板50元，

20、20mm钢板40元。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理采购管理入库管理采购入库通知单，打开【采购入库通知单 单据列表】界面。2、 点击【增加】，选择【含税成本】，弹出【采购入库通知单 单据录入】窗口。3、 点击【增加】，弹出新增物项【选择条件】窗口，选择从“采购订单”中引用。4、 在过滤出的【采购订单】中，通过【Ctrl】、【Shift】组合选取物资，点击【确定】返回【采购入库通知单 单据录入】窗口。如未过滤出所需的订单，可通过调整右上角的采购日期范围，点击【刷新】，重新过滤。5、 在【仓库】字段中选择入库仓库为“项目部仓库A”，并在物资明细行分别录入运费。6、 点击【保存】并审核、

21、审批后，可被库存管理系统入库的采购入库引用。入库通知单录入界面如图2.1.4.2-1；图2.1.4.2-12.1.3.3 采购退货退货通知单是对检验未通过的采购订单发出退货或换货需求，分为入库前退货和入库后退货。企业中最经常用的流程是入库前退货流程，所以本节主要介绍的是入库前检验的退货流程。采购退货通知单根据检验方式及是否含税，系统提供3种采购退货单录入模式，（1）入库前（2）入库后含税成本（3）入库后不含税成本。退货通知单的来源是检验单。在货物验收中有不合格货物时，有2种处理模式，（1）货物中部分合格货物接收并根据合格数量编制检验单，不合格货物退回，由供应商重新发货后再次进行检验，如检验合格

22、则编制检验单。（2）货物部分合格或全部不合格，整批物资办理退货通知单。同时根据与供应商协商，根据协商结果重新编制订单，并根据新订单重新发货，并验收。编制入库前检验模式的采购退货通知单：例2.1.3.3-1：如有编号为0010007的采购订单，根据该订单编制入库前检验采购退货通知单。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理采购管理入库管理采购退货通知单，打开采购退货通知单主窗口。2、 点击【增加】，选择【入库前】，弹出【采购入库通知单 单据录入】窗口。3、 点击【增加】，在弹出的“新增物项向导”窗口，选择“入库前检验单”，选择对应的【检验单】列表中，通过【Ctrl】、【Shift】组合选取物

23、资，点击【确定】返回【采购退货通知单 单据录入】窗口。如未过滤出所需的检验单，可通过调整采购日期时间范围，点击【刷新】，重新过滤。4、 在采购退货通知单单据表头部分输入各项信息，其中退货原因字段为必须输入的内容。5、 点击【保存】并审核、审批后即可。2.2 甲供材料管理所谓“甲供材料”，它是指在工程建设过程中由甲方（业主或者总承包商）提供给乙方（承包商或者分包商）的材料供。甲供料的管理流程是：合同中规定甲方供应材料的价格和数量以及结算方式等；实际结算时材料价格按照合同中规定的价格结算，数量按照甲方单位调拨给乙方单位数量结算。“甲供料”管理过程中，材料的价格风险由甲方承担，材料的数量风险由乙方承

24、担。甲方根据各个乙方工程进度预算得出所需要的材料量来采购材料，或者甲方根据乙方提出的下阶段采购需求来采购材料，购入材料（其实是供给乙方单位的）时作为甲方单位自己的材料成本入账，乙方使用材料时由甲方材料部门填制调拨单（领料单，一式多联）领用材料，财务部门根据领料单从工程款中扣除材料款 。“甲供材料”管理对于甲方单位来说实际上是一种销售行为，但是在目前的工程企业管理的实际操作过程中，“甲供材料”的帐务处理只通过工程往来帐户转账抵消应付应收款项。系统数据流程如图2.2-1：图2.2-12.2.1 需求管理需求管理是甲供业务处理的起点，在此描述和生成甲供业务的材料需求，如需要什么材料（物资编码），多少

25、（数量），要求到货时间（要货日期），使用项目（工程项目，分项工程）等。一般由合同乙方提出材料需求计划，提交给甲方审核，甲方根据库存量判断是否要采购。如图2.2.1-1。甲供材料需求领料单采购计划采购订单图2.2.1-1甲供需求录入：例2.2.1-1：工程公司在2004年9月30日提出材料需求，2mm、3mm钢板各需5吨。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理甲供材料管理需求管理需求管理，打开需求列表窗口。2、 点击【增加】按钮，弹出【需求录入】窗口。在【承包商】字段选择“杭州五洲工程公司”。3、 点击【增加】选择【直接新增】从物资库添加物资，选择2mm、3mm钢板。4、 在物资明细行各字

26、段输入对应内容，点击【保存】并审核、审批后完成需求单据的录入。生成甲供材料采购订单：审核、审批后的需求计划，根据需求计划单据上的库存余量帮助可以判断是否需要直接生成采购订单。例2.2.1-2：引用例2.2.1-1中编制的需求计划，采购3mm钢板5吨，供应商暂定为浙江兆山建材集团。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理甲供材料管理需求管理生成采购订单，弹出选择订单是否含税选项。2、 在弹出的【采购订单 单据录入】窗口中的订单表头部分，输入采购部门、供应商等信息。3、 单击【增加】，弹出【选择需求管理物资信息】窗口，通过改变查询时间范围，点击【刷新】过滤单据。4、 选择单据编号为200508

27、31001的需求单据，在该单据的物资明细行选择3mm钢板，点击【确定】，返回订单录入窗口，录入物资的单价。点击【保存】完成采购订单的录入。如图2.2.1-2。图2.2.1-2注意：引用甲供材料需求生成采购订单的审核及审批只能在采购管理中操作，甲供材料管理中只是生成采购订单。2.2.2 领料单管理领料单是业主开具的证明承包商领取物资的凭据，系统中根据审核、审批后的领料单与承包商结算材料款。在合同管理中，扣款参数的设置为取当月领料单据信息，在承包商每月提交的进度款申请中扣除领用的材料款。由于领料单材料款在合同管理的进度款申请中扣除，在编制领料单时必须关联施工合同，系统根据领料单的承包商信息过滤出与

28、该承包商签订的施工合同。领料单的来源有两类，一类是从需求计划中引用，还有一类是从物资库中引用。领料单录入：例2.2.2-1：引用例2.2.1-1中编制的需求计划，生成杭州五洲工程公司的领料单，关联的施工合同编号为HZLQ05-W-003。领料数量2mm钢板领用2.5吨、3mm钢板领用3.0吨。2mm钢板结算价格为3200元吨，3mm钢板结算价格3400元吨。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理甲供材料管理领料单管理领料单管理，打开领料单列表窗口。2、 点击【增加】按钮，在弹出的【领料单录入】窗口中，输入部门，业务员等信息。选择承包商为“杭州五洲工程公司”，仓库选择“项目部仓库A”，合同

29、选择编号为HZLQ05-W-003的施工合同。3、 点击【增加】选择从【需求管理】中引用，在弹出的【选择需求管理物资信息】窗口中，通过改变查询时间范围，点击【刷新】过滤单据。4、 选择编码为20050831001的需求单据，在物资明细行选择物资，点击【确定】返回【领料单录入】窗口。5、 在选取的物资明细行中，计划价从资源信息中引用，在结算价字段输入结算价格。点击【保存】，并审核、审批完成领料单的录入。如图2.2.2-1。图2.2.2-1注意：如果在初始设置的选项设置中勾选了【领料单自动生成甲供出库】，那么在领料单审核、审批后自动弹出甲供出库单据的录入窗口。下面按自动生成甲供出库讲解。6、 审批

30、后，弹出【甲供出库】单据录入界面，在物资明细行选择出库物资的库位，点击【保存】完成单据录入。如图2.2.2-2。图2.2.2-22.2.3 甲供材料扣款甲供材料管理中，系统约定，业主开具领料单并被承包商认可后，就认为甲供材料费用已经发生，因此系统中按领料单来结算甲供材料费用。领料单已开出，但甲供出库单据未开出的并不影响甲供材料费用的扣除，可以认为已开领料单但未办理实物出库的物资是在业主仓库中代管。下面讲解如何在合同中引用甲供材料领料单扣除甲供材料费用。例2.2.3-1：我们在合同管理的例4.1.2-1中已经输入了编码为HZLQ05-W-003的承包合同，且在该合同合同信息中维护了甲供材料的扣款

31、参数。在该合同中描述了甲方为杭州光辉工程集团，乙方及承包商为杭州五洲工程公司。操作步骤：1、 打开项目管理合同管理合同过程监控申请过程工程价款扣款申请，打开扣款申请列表窗口。如图2.2.3-1。图2.2.3-12、 点击【增加】弹出【工程价款扣款单】窗口。选择要操作的合同，并输入相关其他信息。如图2.2.3-2。图2.2.3-23、 切换到【扣款主体】页面，点击【计算】按钮，弹出【领料单选择窗口】，如图2.2.3-3。图2.2.3-34、 选择对应的领料单，点击完成返回【扣款主体】页面。5、 点击【保存】、【核准】后可被工程价款结算单引用。第三章 库存管理库存管理子系统是I6P物资管理系统的核

32、心模块之一。系统提供库存数据资金的变化情况，帮助企业仓库管理人员对库存物品的入库、出库、移动、调拨、盘点、库存资金核算等业务进行全面的控制和管理，系统及时给管理者提供库存状态的变化信息，为降低库存资金占用提供有效的数据支持。工程项目管理软件不仅是企业物流的一个重要环节（与采购管理模块关联），而且也是工程成本控制的一个重要环节。库存管理与采购模块、成本控制模块等衔接，实现物流、资金流和信息流的高度集成统一。库存管理常用术语：仓库：可以是物理仓库，也可以是虚拟仓库库位：库位是从属于仓库的，可以理解成仓库的某个货架、部位或区域。计价法：加权平均、移动加权平均、计划价等批号：记录同一物资数次录入的标识

33、，便于根据批号追踪物资。仓库存储上下限：仓库中某物资库存数量的上限、下限。班组：项目建设基层组织单位。业务类型：在物品收发中的不同的事务类型，如采购入库、采购退货。限额领料：设置某班组在某个时间段内在针对指定项目可领用物资的上限。库存管理基本流程如图3-1图3-13.1 入库管理入库管理包括“手工入库”和“系统入库”。系统入库可直接引用其他相关业务点产生的业务单据，例如从采购管理系统中取得采购入库通知单数据，从库存管理系统中获取班组退料数据。手工入库可以满足企业更多的业务模式。例如原材料的管理，在业务类型中增加原材料入库业务类型，在库存管理系统中通过“手工入库”中的原材料入库事务类型的来管理原

34、材料的入库。3.1.1 系统入库系统入库下有五种业务类型，分别是：采购入库、班组退料、部门退料、移库入库、调拨入库、检验入库。采购入库：采购入库是物资采购后实物入库的管理过程之一。根据企业实际需要可将采购该批物资时发生的其他费用作为该物资的成本记入库存，如运费、税额等费用，如在入库通知单中已将其他费用录入，则采购入库单据直接填入采购入库通知单中录入的数据。入库的其他费用作为物资成本按出库数量分摊到出库的单据中。班组退料：班组领料后未使用完的物资，可以通过班组退料退还给仓库。统计该班组实际领料数量时，扣除退还部分。班组退料是对班组领料单据的直接引用，通过选取班组领料单后，填写退料数量，完成剩余物

35、资的退库。部门退料：部门退料与班组退料类似移库入库：移库入库用于同一总仓库下，不同虚拟仓库间或同一仓库不同库位间的物资的移动。移库入库是对移库出库单据的引用。调拨入库：用于不同的实体仓库间物资调拨入库，需核算金额。生成调拨入库单的前提是必须首先在库存中生成调拨出库单。当单击“调拨单”帮助时，系统就弹出“调拨单”帮助窗口，请选择您要的“调拨单”记录确定后记录就进入“调拨入库”，您输入所有有关的数据后可以单击“保存”按扭即可。检验入库：用于采用“入库前检验”方式的物料，本类物料做过检验单后，合格的物料可通过检验入库进行入库操作。例3.1.1-1：引用例2.1.4.2-1中录入的采购入库通知单，编制

36、采购入库单据。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理入库管理系统入库采购入库，打开采购入库录入窗口。2、 选择入库仓库为“项目部仓库A”，点击【通知单】【选择入库通知单】，弹出【单据筛选条件】窗口，点击确定。3、 在弹出的【入库通知单选择】窗口，选择编号为2005080001的入库通知单。4、 系统根据入库通知单的内容自动填入采购入库单据对应字段，点击【保存】完成单据的录入。3.1.2 手工入库手工入库是支持企业采购业务还没有纳入计算机管理，而库存已经应用计算机管理了为使数据的完整性通过手工入库来完成的一种方法；手工入库包括“采购入库”、“委托入库”、“受托入库”、“销售退货”、

37、“其它入库”。其中其它入库中可根据企业需要自定义业务类型。手工入库所有入库业务类型中，物资信息均从物资库中选取，本小节以手工方式下的采购入库为例进行讲解。采购入库：零散的采购或采购部门未使用采购系统时，则可以用手工入库的采购入库来进行物资入库的管理。例3.1.2-1：某公司从泉州建材集团临时采购了一批型号为J422的电焊条，重212公斤，含税价32元Kg。采购发票号为123456789，结算方式为现金，入库部门机材部，入库经手人黎明，物资用于六分公司项目，桩基部分分项操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理入库管理手工入库采购入库，打开采购入库录入窗口。2、 在采购入库窗口，选择要

38、入库的仓库为项目部仓库A，输入发票号123456789，选择杭州六桥项目桩基分步分项，单位选择泉州建材集团供应商。3、 在物资明细行【编码】字段直接输入物资编码02001001或者通过物资库选择型号为J422的电焊条。4、 输入数量、单价等信息，点击保存完成单据录入。3.2 出库管理出库管理同样包括“系统出库”、“手工出库”二种模式。系统出库可以直接引用系统内其他业务点产生的业务单据，如班组领料可以引用限额领料单等。企业通过限额领料单结合班组领料，来控制施工过程中物资的使用。3.2.1 系统出库系统出库含四种业务类型：采购退货、班组领料、检验出库、甲供出库。采购退货：采购退货用于物资入库后检验

39、不合格的物资办理出库手续，采购退货引用采购退货通知单，完成整个采购流程。班组领料：在操作班组领料前需先设置好“限额领料单”，班组领料的数量或金额不能超出限额领料单中设置的额度，从而达到控制工程材料消耗的目的。例3.2.1-1：在限额领料单中设置，机械班组在2004年9月份，对六分公司项目的领料按数量进行领用，如下表：物资编码物资名称型号数量计量单位02001001电焊条J42212公斤02001002电焊条J50212公斤02001003电焊条J50612公斤机械班组在2004年9月30日，从项目部仓库A领取J422电焊条1公斤。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理出库管理系统

40、出库班组领料，打开班组领料录入窗口。2、 在班组领料录入窗口，选择六分公司项目班组，填写其他字段3、 点击上方的【入库单】，选取对应单据的物资明细行引入出库单据页面。4、 在物资明细行中，【数量】字段中填写本次领用的数量。点击【保存】完成单据的录入。部门领料：与班组领料类似，领料主体为部门。检验出库：检验出库为入库后检验物资而做的物资出库，检验出库引用采购管理中的检验单。甲供出库：甲供出库是甲供材料管理中的出库环节，甲供出库可引用甲供材料管理中的领料单，也可在领料单审核、审批后直接生成甲供出库单据。3.2.2 手工出库手工出库用于库存管理单独使用或零星出库的物资办理出库手续，手工出库下的业务类

41、型比较多，分别按不同的管理需求设置，包括调拨出库、移库出库、班组领料、委托出库、受托出库、采购退货、报废出库、甲供出库、销售出库及其它出库。其中其它出库中可根据企业需要自定义业务类型。为了便于操作及减少输入失误，在手工出库的各个业务类型中都可以直接引用入库管理中生成的入库单。在调拨出库、班组领料、委托出库、受托出库、销售出库及其它出库中还可以直接引用采购模块中生成的采购需求。调拨出库：用于不同的实体仓库间物资的调拨出库，产生的调拨出库单据可以被调拨入库单据引用。移库出库：移库出库用于办理从属于同一个“虚拟仓库”的不同仓库和同一个仓库的不同库位之间进行的移库手续。可被移库入库单据引用。班组领料：

42、用于班组领用物资时办理出库手续，班组领用的物资在审核、审批后作为实际成本记录到成本管理中。例3.2.2-1：引用在例3.1.2-1中产生的编号为0010007的采购需求单据，领用2mm钢板1吨，生成班组领料单。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理出库管理手工出库班组领料，打开班组领料录入窗口。2、 选择领料仓库为“项目部仓库A”，领料班组为“机械”班组，在表头填入其他相关内容。3、 点击【采购需求】按钮，在弹出的需求计划过滤窗口中选择2mm钢板，点击【确定】后返回班组领料录入窗口。4、 在领用数量，修改数量为1.0，点击【保存】完成编号为200409300003的班组领料单据的

43、录入。注意：需求计划中的可被班组领料引用的数量根据已领用数量计算，本例中领用了1吨的2mm钢板，那么在下次引用0010007采购需求时2mm钢板可引用数量为0.5吨。委托出库、受托出库：这二类出库类型是用于委托外单位加工时办理出库手续。采购退货、报废出库：办理采购退货、报废出库业务。甲供出库：甲供材料办理领料单后，凭领料单到仓储部门办理实物出库时使用。3.3 公用功能在前面两个节中描述了出入库单据的录入，本节中讲解对这些出入库单据的处理，包括审核、查询、作废、事务处理（修改）等操作。3.3.1 审核单据单据的审核是对输入内容的确认，同时也是单据在系统内生效的标志，所有出入库单据必须审核以后才可

44、以被其他单据引用。已审核的单据不允许进行作废、修改等操作。单据可以单张审核，也可以批量审核。对单据进行审核、去审核操作时，系统提供一个查询界面，便于对指定的单据进行审核或去审核。单据的审核与去审核操作方式相同。需要注意的是，执行去审核操作的前提是，该单据未被系统内其他单据引用。已被引用的单据需要去审核，首先要删除或作废引用的单据。单个单据审核：例3.3.1-1：对例3.2.2-1中生成的编号为200409300003的班组领料单据执行审核操作。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理单据审核，打开审核条件窗口。2、 在查询条件窗口的【单据编号】字段输入200409300003，点击

45、【确定】，弹出【单据审核窗口】。3、 查看单据，确认无误后，点击【审核】按钮，执行单据审核操作。3.3.2 单据作废在库存管理中单据不能删除，只能执行作废操作。执行作废操作前需保证待作废单据未被审核，且未被其他单据引用。作废操作不能撤消，需谨慎操作。单据作废操作步骤与单据审核操作类似，在查询条件中设置后，系统过滤出待作废单据列表，在单据列表界面可点击【作废】按钮直接作废单据，也可双击单据列表某行，打开单据查看无误后，在单据明细界面点击【作废】按钮作废单据。3.3.3 事务处理（单据修改）单据修改的操作分两类，一类是修改系统出入库单据，一类是修改手工出入库单据。系统出入库单据可能被系统内的其他单

46、据所引用，因此为保证数据之间的关联性，系统出入库单据不能修改物资明细，只能修改单据的表头信息中的【单位】、【结算方式】、【价格类型】、【项目】、【经手人】、【财务类型】、【分项工程】及【备注】等信息。手工的出入库单据则可以修改物资明细，可以增加、删除物资明细，更改原物资明细数量等。3.4 库存盘点及仓库月结3.4.1 库存盘点库存中物资的损耗等造成实物数量与帐面数量不一致，通过对仓库实际物资的盘点，与库存帐面数量进行对比，系统自动过滤出实物数量与帐面数量不一致的物资。通过生成盘盈入库、盘亏出库单据的方式，调整库存帐面数量，保持实物数量与帐面数量一致。盘点卡：系统根据库存存量生成盘点卡。操作步骤

47、：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理盘点管理生成盘点卡管理生成盘点卡，打开盘点条件窗口。2、 选择需盘点的仓库，点击【确定】生成盘点卡。3、 勾选【剔除数量为零的记录】，可过滤数量为零的物资。4、 点击【保存】生成盘点卡。盘点卡生成后，在【打印空白盘点卡】功能点，根据设置好的盘点卡打印格式，打印盘点卡，在盘点过程中，根据实物量填写在空白盘点卡上。盘点录入管理：根据实物量填写的盘点卡，必须录入系统。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理盘点管理盘点录入管理，打开盘点选择窗口。2、 选择在上一环节生成的盘点卡，点击确定。将盘点的实物数量录入【实盘数量】列。3、 点击保存，并审

48、核单据。盘点调整管理：盘点调整根据盘盈、盘亏的数量自动生成盘盈入库、盘亏出库单据。操作步骤：1、 在主界面目录树中按：物资管理库存管理盘点管理盘点调整管理，打开盘点选择窗口。2、 选择对应盘点卡，点击确定，系统自动过滤有实物数量与帐面数量有差异的物资。3、 点击【调整】按钮，系统自动按盘盈、盘亏数量分别生成盘盈入库、盘亏出库两张单据。4、 财务部门根据盘盈入库、盘亏出库单据做凭证调整财务帐。3.4.2 库存月结库存月结包括过帐、核算期结转两个步骤。在过帐后可以进行库存调整，库存调价、计划价调整等操作。库存出库单据必须经过成本分摊后，才能记入实际成本。过帐、模拟过帐：对目前整个核算期内发生的单据

49、进行过账，根据物品所设定的计价法计算出库成本。它包括过账和模拟过账，两者的区别主要在于：经过过账处理后，就不能对单据进行冲红、作废、盘点调整等操作，过帐在每个核算期只能做一次；而模拟过账后在一个核算期内可进行多次，并可以对模拟过帐后的单据进行冲红、作废、盘点调整等操作，也不需要遵守过账成功条件，模拟过账目的是为了在平时查看报表时获取相关数据。要使单据过账成功，必须满足以下条件：1. 本核算期内的全部单据审核完毕。2. 本核算期内的所有单据的价格类型为“实价”或“结账暂估价”。3. 盘点卡经过盘点调整。4. 移库单完整：如有移库出库，必须完成移库入库。5. 若当前核算期无单据发生，则无需进行过账

50、。库存调整：要进行“库存调整”必须进行正式过账后进行作业，“库存调整”主要用于财务账与库存账不一致时才进行调整。库存调价：为了体现当前库存成本同市场上当前市价的差异，在每一个核算期过帐后，允许用户直接输入每一笔存货当前的市场价情况。计划价调整：“计划价调整”主要用于调整计划价物料的计划价。成本分摊：将出库单据按项目、分部分项及费用科目分摊。核算期结转：核算期结转后，系统生成下月库存初始数量、金额。第四章 系统应用基础配置本章节主要介绍系统应用的基础配置。各业务点的业务流程初始化及流程配置，如采购管理流程、库存管理流程等。系统初始化分成2个层次，首先是系统初始化，其次是各业务点的初始化。4.1

51、系统初始化系统初始化参数设置中涉及的内容，是整个系统应用的基础，一般初始化确认后不允许修改，因此在执行初始化确认前应确保设置无误。项目管理套件下的基础数据模块中，可对设计整个系统的参数进行设置。初始设置：初始设置中包括核算期定义、选项设置、业务单据控制等内容。l 核算期定义核算期主要是针对库存管理的，用于库存管理的年结。系统中默认的核算期是按照公历的12个月做为核算期的。但是允许用户根据实际情况进行调整，系统最多允许设置14个核算期。 操作界面如图4.1-1。图4.1-1l 选项设置选项设置中包括了15个选项页面，在物资管理模块中需设置的页面包括通用部分、采购、库存、甲供材料4个页面。通用部分

52、：主要设置系统中数量、单价、金额的计算精度。本页面在初始化后可以修改，但精度只能改小，如单价精度原为4，可修改成2，但不能修改为6。采购：设置与采购相关的参数，包括流程的定义。操作界面如图4.1-2。图4.1-2图4.1-2中，采购订单只来自采购计划、采购计划只来自需求计划、需求计划只来自进度资源计划及采购计划只来自甲供材料需求的选项，定义了采购模块的流程。如果不勾选这几个选项，那么采购订单、采购计划、采购需求单据都可以临时新增，系统中灵活性较好，但不容易控制。勾选这些选项，那么流程必须为进度资源计划需求计划采购计划采购订单。流程控制严密，但不够灵活。这几个选项的控制根据企业实际情况决定是否启

53、用。采购单价取自供应商报价：用于控制采购单价是否取自供应商报价。此选项在采购初始确认后不可以修改。订单数量超过计划数量时提示：选“”，意味着当录入的订单来自采购计划时，在保存订单时，系统检测到订单数量大于采购计划，进行提示，可进行修改。若采购计划一次性下订单的，系统允许你超过订单数量，若分次下订单时，订单累计数量已超过采购计划，系统是不允许进行再下订单，建议重新进行下采购计划。入库通知单数量超过订单数量时提示：选择，表示在退货通知单保存时系统检测订单的可接收数量与退货通知单接收的差异，若是已经超过，向用户进行提示。此选项在采购初始确认后可修改。物项必须有单价和金额：表示在采购单据录入中必须有单

54、价、金额录入；不选，表示系统允许在单据保存时，允许不填入单价和金额。此选项在采购初始确认后不可以修改。£采购计划只来自甲供材料需求：若选择，表示采购计划必须由甲供材料需求计划帮助而来。若不选择表示既可以直接录入采购计划，也可从甲供需求计划引用而来。采购初始后不能修改。自动关闭订单：判断采购完成情况，自动关闭订单的设置。此选项在采购初始确认后可修改。订单物资超出供应商供货范围预警控制：1、提示：订单物资不在供应商供货范围，则提醒用户，由用户自已决定是否继续。2、禁止：订单物资不在供应商供货范围，则警告用户，并且流程不能继续流转。3、不控制：不判断订单物资是否在供应商供货范围内。

55、3;采购入库通知单设置：1、正常处理：只做采购入库处理。2、简化入加：可以对审批过的采购入库通知单做库存模块的入库处理。3、频进频出：即在采购入库通知单审核后直接生成相应的入库单和出库单。单据设置（工作界面上显示采购单据默认是当前日期前多少天的）：长期使用采购系统，采购业务单据量不断增长，每次进入如采购订单录入界面，将所有的单据列示出来，影响正常工作，用户可根据实际情况填入天数。此选项在初始确认可修改。库存：设置与库存管理相关的参数。操作界面如图4.1-3。图4.1-3启用核算期：是指初始完成后首次需要输入的单据的月份，也是系统运行的首月；它是必输项。限额领料单周期：是确定编制限额领料单的周期，用户可依据“按核算期”、“按年”、“用户自定义”和“不需要控制”中的任一时间段进行编制。启用资金核算：该选项用于控制企业库存是否要进行资金核算。选中了该选项，那么在日常业务处理中入库物料要求输入单价，通过【过账】或【模拟过账】，以及选用的成本计算方法计算出库成本。启用批号管理：该选项用于控制物货入库、存放、出库时是否需要批标识号管理。选中该选项，则表示需要批号管理。对于企业中有的存货需要进行批号管理，有的不需要批号