[管理]某公司ORACLE ERP AP 模块培训手册

1、珠海理想科学工业ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版 本： 02审批人：RISO工程经理 拷贝编号_文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员工程资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份 供给商管理2操作说明2供给商2第二部份 发票的处理12

2、操作说明12发票处理12第三部份 预付款处理19操作说明19预付款19第四部份 付款23操作说明23付款23第五部份 过帐与关闭会计期26操作说明26月末关帐流程26编写说明· 本文档为最终用户使用手册,分供给商管理、发票处理、预付款处理和付款四局部的操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供给商及发票局部适用于财务部门处理应付款发票的财务人员，付款局部适用于作供给商付款的财务管理人员。参考文档第一部份 供给商管理 操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供给商的增加、合并。 供给商新增供给商录入菜单： 供给商基准输入1、 进入“供给商窗口供给商主界面。 供给商全称：标准地录入供给商的

3、全称。 供给商编号：输入供给商编号。供给商税务代码 。失效日期，用来防止某日期之后此供给商的发票或采购订单的输入。² 父供给商名称 。供给商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须定义为供给商。² 编号 父供给商编号。² 客户编号 Classification: 分类。² 类型：将供给商分为以下6类：国内,国外,Tax authority,public sector companies,suppler供给商、Employee员工,。² 员工: 选择有效员工的姓名以将员工作为供给商的形式进行有关费用报销。除非将员工输入为供给商类型，

4、否那么您不能选择员工姓名。² 编号：您已将其作为供给商记录的员工编号² 一次性交易One time: 启用此选项以指定该供给商作为一次性供给商。您可以通过使用“供给商查找窗口找出所有一次性的供给商。² SIC ：标准工业代码² Minority owned：少数股权。 供给商是少数股权企业时² Small business：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展² Woman owned：妇女拥有， 可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展 所有供给商接收值将默认到您为供给商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入

5、过程中改写任何接收默认值。² Enforce Ship-To Location强迫发运目的地 ：您在此字段中输入的值，它可以确定接收地点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无： 接收地点可以不同于发运目的地。Reject拒绝： 在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。Warning警告 ：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一那么警告信息，但仍允许接收。² Receipt Routing接收途径： 您对货物指定的默认接收途径：Direct delivery直接交货、Inspection required要求检验或Standard rec

6、eipt标准接收。² Match approval level发票匹配： 如果将 Oracle 应付款管理系统与 Oracle 采购管理系统或另一集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供给商对工程或劳务不超额开单。如果工程的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，那么应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2-way双向 ：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1. 已开单数量 <= 已订货数量2. 发票价格 <= 采购订单价格3-way三向 ：此外要求接收：

7、3. 已开单数量 <= 收到的数量4-way四向 ：此外要求检验：4. 已开单数量 <= 已验收数量² Qty received tolerance接收数量容限： 最大可接受的多收容限百分比² Qty received exception接收数量例外： 采购管理系统如何处理超过“接收数量容限的接收：None无： 接收可以超过选定的容限。Reject拒绝 ：采购管理系统不允许接收超过选定的容限。Warning警告：采购管理系统将显示一那么警告信息，但允许接收超过选定的容限。² Receipt data exception接收日期例外： 采购管理系统如何处

8、理早于或迟于选定的允许天数的接收。None无： 接收可以超过允许的提前或延迟天数。Reject拒绝 ： 采购管理系统不允许在选定的提前或延迟天数之外的接收。Warning警告：采购管理系统将显示一那么警告信息，但仍允许在选定的提前或延迟天数之外的接收。² Allow substitute receipts允许替代接收：接收者可以接收代替已订货工程的替代工程。需要事前在“采购工程关系窗口中为已订货工程定义可接受替代工程² Allow unordered receipts允许未订货的接收：接收者可以接收未订货的工程。您可以为特定工程改写此选项。如果已启用此选项，那么您可以稍后将

9、未订货的接收与采购订单匹配。说明：一个供给商可能有几个供货地点，如联想公司可能在广州、上海、北京有供货地点，系统可反映该供给商不同的供货地点，并按地点对供给商进行控制。在供给商主界面输入的是其不同地点的供给商的共性信息。一般情况下一个供给商的地点可能唯一，我们在供给商主界面简单进行有关设置后，就可以点击“sites键，直接按供给商地点输入有关信息。2、接着点击“地址按键，进入“供给商地址窗口 一般:常规信息供给商地点窗口。² 支付：支付地点。您发送发票付款的供给商地点。对于未定义作为支付地点的供给商地点，您不能输入发票。² 采购：采购地点。您订购货物或劳务的供给商地点。在

10、Oracle 采购管理系统允许您输入采购订单之前，您必须输入至少一个采购地点。 ² RFQ only：RFQ唯一地点 。您不允许输入供给商地点的采购订单时启用。RFQ 唯一地点是您接收报价单的地点 联系人² 联系人信息仅供参考，并且系统不使用此信息。² Prefix: 称谓。 为联系人输入相应的称谓Mr.、Ms.、Dr.等。² Inactive on：失效日期。 在其之后，该联系人不再显示在此供给商地点联系人列表中的日期。 会计：付款帐户及有关说明。 在供给商主界面会计窗口输入的是其所有地点的默认会计值。在供给商地点窗口的会计窗口输入的是该地点供给商的发

11、票默认会计值。可以在供给商地点输入和发票输入过程中改写任何会计默认值。但如果使用多组织支持功能，只能在供给商地点层输入会计信息，在供给商主界面会计窗口输入不进任何信息。² 分配集Distribution set : 为供给商地点输入的所有发票的默认分配集。² 负债Liability：负债帐户和说明。在您输入发票时，应付款管理系统将自动对发票默认此负债帐户。² 预付Prepayment：供给商发票的预付款帐户和说明。Control：控制通过对供给商地点而非每张单个发票应用挂起，可以防止支付多个供给商发票。您可以为供给商地点启用多种类型的供给商相关挂起。应付款管理系统

12、同时在供给商主界面提供了这些选项，但它仅使用这些值来提供您所输入的新供给商地点的默认值。您在“供给商地点启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程。² Invoice amount limit：发票限额 。如果输入的供给商发票超过您指定的发票限额，那么应付款管理系统将在“审批过程中对发票应用“金额挂起。此挂起还可应用于您导入的 EDI 发票。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过调整发票额来释放挂起，或者在“发票工作台的“挂起窗口人工释放挂起。² Invoice match option：选择发票匹配方式。可选择发票是与采购订单匹配，还是与收料单匹配。² Hol

13、d all payments：挂起所有付款 。最具有限制性的供给商地点挂起。通过选定供给商地点的“挂起所有付款，您可以防止供给商地点被选定用于在付款批期间付款或快速付款。在撤消选定供给商地点的“挂起所有付款选项之前，您不能支付供给商地点的发票。 注意：如果在供给商地点启用“挂起所有付款选项，由于它是供给商挂起而非发票挂起，因此“发票窗口中的“挂起字段并不反映此选项。 ² Hold unmatched invoices：挂起未匹配发票。 如果您为启用此选项，那么应付款管理系统将在“审批期间对未匹配发票应用挂起。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过将发票与采购订单匹配并重新提交“审批

14、来释放此挂起，或者在“发票工作台的“挂起窗口人工释放挂起。 ² Hold unpproved invoices：挂起未通过审批的发票。² Payment hold reason：挂起原因。· 应用挂起说明： 使用以下三种类型的挂起可以防止发票付款：· 发票挂起 您可以使用“发票工作台的“发票挂起窗口，人工将一个或多个发票挂起原因审批“挂起应用于发票。 · 已方案付款挂起 通过在“发票工作台的“已方案付款窗口中将一个或多个已方案付款标记为挂起，您可以挂起局部发票上的付款。 · 供给商挂起 在“供给商地点窗口中， 您可以启用“Hold a

15、ll payments挂起所有付款、 “Hold unmatched invoices挂起未匹配发票或“Hold unpproved invoices等选项。您也可以选择为供给商地点指定一个“发票限额。 · 注意：“发票窗口中的“挂起字段仅显示发票挂起，并不反映您在“已方案付款窗口或“供给商地点窗口中应用的挂起。例如，如果在“供给商地点窗口中启用了“挂起所有付款选项，并且发票中没有任何发票挂起，那么“发票汇总挂起字段将显示零。 · 应付款管理系统在“审批过程中自动将某些挂起应用于例外发票。您不能人工应用这些系统挂起。例如，如果发票的分配总额不等于发票额，那么应付款管理系统会

16、在“审批过程中将“分配差异挂起应用于发票。 ·付款Payment: ² 条件：选择为“立即付款。² 支付类别: 对供给商指定的支付类别。您可以在供给商地点输入或发票输入期间改写此默认值。 建议：在创立付款批时，您可以选择“支付类别以同时支付某种类别的供给商或发票。² Payment priority付款优先级: 1上限至 99下限之间的一个数字，它代表付款的优先级。在发票输入期间，系统将使用供给商地点值自动对发票的已方案付款指定“付款优先级。² Terms date basis期限基准： 应付款管理系统开始计算对供给商已方案付款的日期。此字段的

17、默认值是您为“期限基准定义的财务系统选项。有如下可选项： Good received货物收讫： 在您输入发票时，应付款管理系统将提示您把收到发票上所列货物的日期作为发票的期限日期。 Invoice发票: 在您输入发票时，应付款管理系统将默认发票日期作为期限日期。Invoice received发票收讫: 在您输入发票时，应付款管理系统将提示您把收到发票的日期作为期限日期。System系统当前日期：在您输入发票时，应付款管理系统将默认当前日期作为期限日期。² Pay date basis支付日期基准: 供给商的“支付日期基准可以确定供给商发票的支付日期。有如下可选项：Due到期:以到期

18、日作为付款的日期Discount折扣:以可获得折扣的最后日作为付款日期² Payment method付款方式：可选择如下付款方式一般选择check:· Check支票: 您可以通过人工付款、快速付款或按付款批支付。· Eletronic电子 · Wire电汇: 用于人工记录您的银行与供给商银行之间的外部电汇资金。Clearing结清: 用于记录内部供给商的发票付款。² Always take discount每次都采用折扣: 启用此选项，您可以使应付款管理系统始终对供给商采用可用折扣，而无需考虑您支付发票的时间。² Exclude

19、freight from discount从折扣中减去运费: 如果为发票启用此选项，应付款管理系统将在计算要对其提取折扣的发票额时自动从发票额中减去运费额。应付款管理系统在创立发票的已方案付款时将使用“可折扣额来计算折扣额。² Pay alone单独支付 采购Purchasing:供给商地点值将默认到采购订单和请购单。可以在供给商地点输入和采购单据输入的过程中改写任何采购默认值。² 输入发运目的地² 输入开单至地点² 选择发运方式。² FOB离岸价：供给商的船上交货价² Freight Terms运输条款： 您与供给商议定的运输方式及

20、运费由谁支付。² Pay on支付条件：可选择如下工程Receipt收据 ：如果要使用“凭收据支付自动开票程序，以根据您为此供给商地点输入的收据和采购订单创立发票，请输入“收据。 空白: 如果您不想使用“凭收据支付自动开票程序，请将此字段留空。² Alternate pay site备选支付地点： 如果没有在此处输入备选支付地点，那么在您为供给商地点的收据创立发票时，系统将使用采购订单上的供给商地点作为支付地点。² Invoice summary level发票汇总层： 如果将“备选支付地点字段留空，那么在您提交“凭收据支付自动开票程序时，请输入您要合并此供给商发

21、票的层次：Pay site支付地点： 为此供给商支付地点创立一张发票。Packing slip装箱单 ：对于此供给商支付地点，为每个装箱单创立一张发票。Receipt收据： 对于此供给商支付地点，为每张收据创立一张发票。如果在“备选支付地点字段中输入值，那么系统将使用您为此支付地点选择的“发票汇总层。3、完成以上步骤后，按保存键保存，完成供给商的增加工作。供给商合并供给商合并由于错误的原因，出现重复录入供给商，需对重复的供给商进行合并。菜单：供给商>供给商合并 发票：在“供给商合并Supplier Merge窗口中，选择要从旧供给商传送给新供给商的发票：All所有：传送旧供给商所有的发票

22、。Unpaid(未付)：只传送供给商未支付的发票。None(无)：不传送旧供给商的发票。PO：如果要将所有采购订单从旧供给商传送给新供给商，请选择“PO采购订单。输入供给商名称及地点：输入旧供给商名称和地点以及新供给商名称。应付款管理系统会将信息从旧供给商传送给新供给商。复制地点：如果您要将旧供给商地点重新指定给新供给商，请选择“Copy Site (复制地点)并且不要输入新供给商地点。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为旧供给商地点的失效日期并使用您选择要传送的信息来创立新供给商的新地点。 如果您要将旧供给商地点信息与新供给商地点信息合并，请勿选择“Copy Site(复制地点)，而

23、是在“Site(地点)字段输入新供给商的现有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入合并日期来作为旧供给商地点的失效日期并将您选定的所有信息与新供给商地点信息合并。 选择“合并Merge。应付款管理系统将提交并发请求以运行供给商合并程序，此程序会将信息从旧供给商传送给新供给商，并同时运行供给商合并报表，查阅该报表并保存以作为供给商合并活动的审计线索。 第二部份 发票的处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的处理：1、 普通发票不匹配订单录入与分配2、 预付款发票2、材料采购发票匹配订单的录入3、发票的审批。发票处理普通发票录入菜单：发票>录入>发票 发票Invoice:&

24、#178; Type发票类型：系统默认的发票类型为“标准。 Standard标准：指由于采购货物或接受劳务而从供给商处取得的发票。Credit Memo贷项通知单：指对于已开发票的货物或劳务而从供给商处取得的红冲发票。Debit Memo借项通知单：指对于已开发票的货物或劳务因为供给商没有开红冲发票而由自已建立的红冲发票。 Po默认：指为匹配采购订单而创立的发票。 ² 发票日期：输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值当天日期。如果您输入了将来期间内的日期，应付款管理系统将在“审批过程中使“将来期间中的发票处于挂起状态。根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式，应付款管理系统也许将使

25、用您输入的发票日期作为发票“条件日期和“GL 日期默认值。 ² 发票编号：输入供给商传发送给您的发票的“发票编号，应付款管理系统不允许您为相同供给商输入重复的发票编号。² 发票币种: 在您输入以非本位币的币种表示的发票时，选择发票使用的外币，使用用户汇率类型输入汇率将发票和发票分配兑换本钱位币以创立日记帐分录。以本位币表示的发票金额与发票付款金额之间的任何差额均将记录为已实现损益。 ² 发票额：输入发票的总金额，对于类型为“Standard、“PO的发票，输入一个正值。而对于“Credit Memo、“Debit Memo类型的发票，那么输入一个负值。对“Expe

26、nse Report和“Mixed类型的发票，那么既可输入正值，亦可输入负值。付款条件：系统根据供给商默认的付款条件自动计算。描述：输入发票的摘要说明。完成以上工作后按“Ctrl+L保存，并点击“分配键以定位至“分配窗口进行发票分配。发票分配菜单：发票>录入>发票 类型：为您订购的货物或效劳选择“工程或“税。金额：输入分配行的金额。税码：选17%l GL Date：分配 GL 日期的默认值是您输入的发票 GL 日期。您可以改写此默认值并将分配 GL 日期更改为翻开或将来期间内的任何日期。应付款管理系统将使用“GL 日期来确定创立分配日记帐分录的时间。 帐户: 按“Ctrl+L键选择

27、发票分配到的总帐会计帐户。如果发票要分配到多个会计帐户，以相同方式完成输入分配。注意,项为不含税金额,税要选择税码,计算后输入, 如果分配总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批过程中将发票标记为“分配差异挂起。 按 “Ctrl+S键保存您所做的工作l 在工具栏“查看会计方法出现以下窗口标准发票产生的会计科目如下：借：应付帐款-暂估应付212102应交税金-进项税21410201贷：应付帐款-理想总部212104分公司购总部产品，统一为此科目第8节 输入采购订单匹配发票操作说明本操作说明输入采购订单匹配发票的方法。操作路径N发票输入发票操作过程要匹配特定的采购订单装运或分配，步骤：路径

28、：应付发票录入发票发票信息输入与上面讲的标准发票输入操作相同。输入完以上信息，点匹配出现以下窗口方法有以下两种：1 输入采购订单编号，然后按查找2 输入工程，切删除工程说明，然后按查找出现以下窗口1. 匹配打勾2. 出现已开票数量、单价、匹配金额注意：匹配金额应和发票一致，如果有误，请更改3. 注意：已开单为0、已接收有数量才可以匹配4. 按匹配完成发票与采购订单的匹配。要进一步进行匹配，可以与采购订单继续匹配。选择“分配按钮。对于要匹配的每个采购订单分配，选择采购订单分配，然后输入“已开票数量或“匹配金额。系统将根据“单价自动计算并输入剩余字段。已开票数量×单价=匹配金额。5. 要

29、复核新建发票分配，在“发票窗口中选择“分配按钮。6.7. 然后手工分配税类型为税金额输入进项税额税码选17%科目自动带出要匹配所有采购订单装运快速匹配，步骤：1. 在“发票窗口中输入“快速匹配发票类型。注意：输入了PO默认类型，系统将提示输入PO编号，然后会自动默认供给商、供给商编号、地点和币种。2. 输入所有根本发票信息，但不可以人工输入分配。3. 选择“匹配按钮以使系统定位至“与PO匹配窗口并自动进行匹配。系统会将发票与匹配的装运分配进行完全匹配并自动创立发票分配。可以通过改写默认值来调整任何匹配。4. (可选)复核由采购订单默认的“付款条件，可在“发票窗口中更改发票“付款条件。5. 在“

30、与PO匹配窗口中选择“匹配按钮以保存匹配。6. 要复核系统创立的发票分配，请在“发票窗口中选择“分配按钮。 发票审批在支付或过帐发票包括预付款之前，您必须使用以下二种方法之一来提交用于发票的“审批：1、 联机提交发票的审批菜单：菜单：发票>录入>发票查询要审批的发票，然后点击“1键，进入“1窗口，点击“审批选 点确定。发票的挂起和释放菜单：发票>录入>发票查询要挂起的发票，点击“挂起键，进入“发票挂起窗口。“审批将验证有关输入发票的匹配、税、期间状态、汇率和分配等信息，并自动将挂起应用于例外发票。如果发票具有挂起，您可以通过更新发票或采购订单更正导致“审批应用挂起的例外

31、信息并重新提交“审批，应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。你可以手工挂起发票，但应付款管理系统并不自动释放您手工挂起，必须进行手工释放应用于发票的挂起。在发票“活动界面，点释放。选出释放名称和释放原因然后确定，重新审批。发票的取消菜单：发票>录入>发票查询要取消的发票，然后点击“1键，进入“1窗口，点击“取消发票选项后再点击“确定。发票的查询菜单：发票>录入>发票供给商名称：模糊查询供给商名称PO编号：可按采购订单来查询发票编号：可按供给商发票来查询类型：预付和标准金额：发票金哦日期：可按一定的日期范围来查询发票状态 已付：发票是否付款入帐：是否入帐状态

32、：是否已核销凭证编号按“查找“出现以下窗口也可查询可户欠款余额 输入客户名称点“计算欠款余额，点击“计算未付额：尚欠供给商货款数发票数：未付款涉及到的发票数量按“发票即出现明细发票清单。如下列图：第三部份 预付款处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供给商预付款、发票核销预付款与撤消预付款核销。预付款预付款申请菜单：发票>录入>发票在“发票窗口中选择“预付款作为发票类型并输入所有根本发票信息。请参阅：发票录入。 “临时类型是指可以用来核销发票预付款，“永久类型一般指不作核销的预付款，如押金。系统默认值为“临时。点击“分配键来查系统分配。使用审批其它发票的方式审批预付款。按 “

33、Ctrl+S键保存您所做的工作。支付预付款菜单：发票>录入>发票Invoices>Entry>Invoices您可以按照支付其它发票的方式来支付预付款。您不能局部支付预付款。并且必须在全额支付预付款之后才能对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票>录入>发票1. 在“发票窗口中，查询要被核销的采购发票。2. 选择“1按钮并选定“核销/不核销预付款 复选框。选择“OK。 应付款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付款。 选择您要核销的所有预付款。Amount To Apply：输入发票的核销额。GL Date：您也可以更改 GL 日期

34、，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创立的冲销预付款分配的会计日期。Invoice Overview：要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择“Invoice Overview。 Apply/Unapply：对发票核销预付款金额，并保存您所做的工作。撤消核销预付款 如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销的预付款，您必须首先撤消核销预付款并撤消支付此预付款的付款单据。 取消未支付或未对发票核销的预付款：1. 在“付款窗口查询并选择预付款，取消预付款。2. 在“发票窗口查询并选择预付款。3. 选择“活动按钮并选择“取消发票。 4. 选择 “确定以保存您所做的

35、工作。 应付款管理系统将自动为预付款创立冲销分配并将预付款金额减少至零。 要取消已核销的预付款： 1 查询已被预付款核销的发票。2 选择“活动按钮并选择“撤消预付款。同时可以取消被核销的应付款发票。3 取消预付款的付款。在付款窗口中查询已付的预付款。4 取消预付款发票。查询预付款的发票，选择“活动并选择“取消发票。5 保存所做的工作。第6节 记录预付款的退款操作说明本操作说明记录预付款的退款的方法。操作路径N发票输入新建操作过程说明输入类型为标准的新发票，以退款额借记现金帐户，贷记应付款，再与预付发票核销以贷记预付款帐户。记录预付款的退款，步骤：2. 在“发票窗口中，以供给商退回的金额输入发票

36、。3. 输入“标准类型。4. 输入发票说明以说明是退回预付款。5. 创立退款额的发票分配，并借记现金帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注意清空“税率字段。保存。6. 选择“活动以审批发票。7. 选择“活动按钮以定位至“发票措施窗口。选定“核销/撤消核销预付款复选框并选择“确定。选择要核销退款的预付款。在“核销额字段中输入退款金额。可以更改GL日期。要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择“发票概览按钮。如果要审批预付款分配，选择“审批。或者从“提交请求窗口提交审批。如果要为供给商打印预付款汇款通知书，选择“打印。8. 选择“核销/撤消核销按钮以将预付款金额核销至为退款输入的发票