广告公司档案管理规定

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-461编号：_广告公司档案管理规定审核：_时间：_单位：_广告公司档案管理规定用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。广告传媒公司档案管理规定(一)公司的档案范围1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。2、企业管理档案：包括企

2、业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。(二)公司档案管理体制1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。(三)立卷归档制度1、档案的收集：收集工作是建立在归档制

3、度上的。各业务部门将办(理)完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3、归档时间：办(理)完毕的文件，按工作阶段性进行归档：(1)按年形成的文件，第二年第一季度归档。(2)凡有法律效用的文件材料，签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。(3)凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。(4)项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。4、归档要求(1)材料完整齐全。(2)系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均

4、要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，并区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。(3)立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。(4)在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。(5)由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办(理)移交手续，双方在移交清册上签字。5、部门归档要求(1)编制立卷项目，将办(理)完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。(2)文件按时间顺序排列，最近的在最上面。(3)一个客户一个立卷，一个项

5、目立一个卷，一个档案盒。(4)贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的办(理)流水号放在文件袋里。(5)定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。文件量大的，一月交一次。6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类编目排列。7、记录档案文件材料目录须打印，统一用A4纸。(四)、档案管理工作1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位;分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4、档案的销毁编制销毁清册;办(理)销毁手续，经总经理批准，方能销毁;销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。(五)、档案利用工作1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2、档案利用方式有：提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。3、档