技术学院后勤管理处文件资料管理办法

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-747编号：_技术学院后勤管理处文件资料管理办法审核：_时间：_单位：_技术学院后勤管理处文件资料管理办法用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。技术学院后勤管理处文件资料管理办法为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化，确保归档材料完整、准确、系统，更好地为后勤管理工作服务，根据学院档案管理部门的规定，结合我处实际情况，特制定本办法。后管

2、处资料管理工作实行二级管理体系，“一级管理”是指处室档案资料的综合管理，“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料：“一级管理”的资料主要包括：1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文，后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件；2、后管处组织的各项活动中形成的文件；3、各科室定期收集交处室归档的资料；4、新校区建设资料；5、后管处在其他工作中形成的文件资料，如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等；“二级管理”的资料主要包括：1、综合科主要包括：综合科的工作职责、工作

3、制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；爱卫会的工作台账；物管餐饮商务监管考评的工作台账；绿化方面资料；单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料；教职工购房补贴资料等等。2、基建科主要包括：基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；基建零星项目的全套过程资料；设备、管线维修监管考评台账等等。3、卫生所主要包括：卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告；门诊台账；药品采购审批表、药库管理台账；医保管理台账；学生教职工体检、预防接种资料；计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。二、文件资料分类：（

4、除处室行文外）A类文件资料包括：向上级部门申报的相关资料，如申请报告、审批表；B类文件资料包括：与学院相关部门之间的各类工作联系；C类文件资料包括：处室或科室内部使用管理文件，如工作职责、工作制度、各项台账记录；三、文件资料管理的具体工作：主要包括：文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。1、文件的起草：各科室的各类文件，均应按统一格式起草。2、文件的登记：按不同的文件类型编制目录及时登记。3、文件的编号：后管-科名（处、综、卫、基）-类别（A、B、C）-年份（06）-序号。4、文件的审批：需相关部门、院领导审阅的文件（招标书、合同协议等），必须在首页上 审阅记录，以便记录

5、审阅意见。5、文件的收集、分类：主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作，其中内部文件主要包括七大类：合同协议；会议纪要；工作联系单（签证单、验收单、整改通知单）；申请报告；招投标；工作计划、工作总结；工作台账；外部文件主要包括：相关部门传递读阅文件等。6、文件的移交、归档：主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料，尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料，如有特殊情况，双方当事人可协商另定时间移交档案，归档资料中若有文件需经常调用查阅，则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后，完成资料移交清单的填写、签字工作，移交清单一式2份，一