怎样整理档案

1、1 1 / / 4747档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案， 进 行差不多的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等， 组成有序体系的过程。档案整理的差不多要求：遵循文件材料的 形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系； 区分文件材料 的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具 有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文 件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、 实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是 以“件”为单位整理。

2、以“案卷”为单位整理确实是立卷，即按 照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，确实是一组紧密联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组 合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件 材料进行实体分类；组合立即通过分类的文件材料， 按一定形式 组合起来；编目立即通过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其差不多保管单位是案卷。 案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮 2 2 种，硬卷皮型号有 1.21.2 ,1.5,1.5, 2.0cm2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式(

3、GB/T9105-88GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理确实是按照文件2 2 / / 4747材料形成和处理的差不多单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、 一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一 件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办 单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为 一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、 图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。 以“件”为单位整理的档案，其差不多保管单位是件。以“件” 为单位整理的档案最后要装

4、入档案盒内。全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他 组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政治理、经营治理、生产技术治理类归档文件材料按“件”整 理，整理的依据是 20062006 年 1212 月国家档案局公布的 8 8 号令和 20002000 年 1212 月公布的归档文件整理规则。各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有 关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现1010 年）文书档案， 乡财政所、 中心学校等二级机构文书、 业务档案按“卷” 整理。声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按 照国家档案局公布的电子公文归

5、档治理暂行方法以及电子3 3 / / 4747文件归档与治理规范(GB/TGB/T 18894-200218894-2002 )执行。照片档案整 理按国家档案局 20022002 年公布的照片档案治理规范(GB/TGB/T 1182111821 -2002-2002)执行。科技档案按“卷”整理， 整理要求按照国家质量技术监督局 颁布的科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/TGB/T 11822-200011822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的科学技术研究课题档案治理规范DADA/T2-92T2-92 执行。基建工程档案按照国家档案 局、国家计委 19881988 年颁发的

6、 差不多建设项目档案资料治理暂 行规定 执行。会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局 19981998 年公布的关于会计档案治理方法(财会字199819983232 号)。按“件”整理的档案整理步骤是： 文件分类、 鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写 备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理讲明、编制归档文 件目录册、档案排架。按“卷”整理的文件整理步骤是： 文件分类、 鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填 写案卷封面、编写立卷讲明、编制案卷目录、编制全引目录、档 案排架。一、档案的分类原则：以各单位全部

7、档案为对象，依据其差 不多职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之 间的有机4 4 / / 4747联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目 的标准化和规范化，便于档案的科学治理与开发利用。二、档案的分类和大类设置方法（一）大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计 档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。（二）各类内档案的分类方法1 1、文书档案分类有 4 4 种方法（1 1）保管期限-年度分类法，即先将归档文件按保管期限 分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多 数单位采纳这种方法，采纳这

8、种分类比较便于操作， 尤其关于小 单位，而关于大一些的单位，虽讲不用份问题，但为了查找方便， 依旧要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有紧密联系（针对本级）的材料组合在一 起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、 同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时刻、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文 件材料组合在一起；关于纯上级文件或下级文件，在实际操作中， 假如上、5 5 / / 4747下级文件不多，贝闲本级合并装盒归档，假如上级文件 和下级文件较多，则将上

9、、下级文件与本级文件分开，上级排前， 本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限 下，从“ 1 1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管 期限下、同一年度内，从“1 1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊排列如图：（2 2） 保管期限-年度-问题分类法，即先将应归档文件材 料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。 再在年度下按 按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷” 整理的档案和部分以“件”整理档案数量特不多的单位，以及上 级业务主管部门6 6 / / 4747有文件如此规定的单位（如县农业进展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，

10、先要按级不分类， 上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的 文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个 问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“ 1 1 ”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一 年度中，同一个问题内从“ 1 1”开始编制一个流水号。（3 3） 问题-年度-保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。 此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1 1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从

11、“ 1 1” 开始编制一个流水号。（4 4） 年度-保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类， 此种分类法我县只有中国银行、 工 商银行 2 2 个企业采纳，他们是按照上级业务主管机关的规定办 的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1 1”开始编制 一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“ 1 1”开始编 制一个流水号。2 2、业务档案按种类-保管期限-年度分类 法。3 3、科技档案采纳种类-保管期限一年度分类法。7 7 / / 47474 4、会计类档案分类有 2 2 种方法（1 1） 采纳种类-保管期限一年度分类法。即把报表、账簿、 凭证、其他分开，再

12、按年度时刻排列，历年各编一个案卷流水号。 这种方法适合会计档案数量少的单位。（2 2） 年度-类不-保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类 内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。 这种方法适合会计档案数量特不多的单位。5 5、声像档案一般采纳载体形式-年度-保管期限分类法，按 载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;6 6、电子档案按照载体形式-年度-保管期限分类法。电子类 可分为磁带、光盘；7 7、实物档案一般采纳载体形式-年度分类法- -，实物类可分 为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也能够分为可折叠类和不

13、可折叠类等。8 8 图书资料按照类不-年度分类法。图书资料类不一般分 为政治、法规、业务、其他。三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制8 8 / / 4747（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142142”，标识为“ 01420142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字 . .（二）目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不同意出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类不特征代 码。案卷目录号应依照全宗内档案整理状况设置。可按不同时刻，不同组织结构，不同保管期限，不