物业管理手册记录控制工作程序

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-143编号：_物业管理手册记录控制工作程序审核：_时间：_单位：_物业管理手册记录控制工作程序用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。物业管理手册：记录控制程序1、目的对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。2、适用范围适用于对管理体系运行中记录的控制。3、职责3.1品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作

2、。3.2各相关部门负责对本部门记录进行收集、整理和保管工作。4、程序4.1记录的格式4.1.1各部门提出本部门质量记录格式，经品质部编号后备案。4.1.2品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号，经管理者代表批准后执行。4.1.3质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行。4.1.4记录的编号按文件控制程序中相关规定执行，每一种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编号加以识别。4.2记录的填制要求4.2.1记录、表格填写必须用钢笔或中性笔，统一为黑色字体，内容完整、真实。4.2.2记录填写应及时、真实、内容完整、字

3、迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应采用“-”划去，各相关栏目签名应签全名。4.2.3修改要用“-”划去，在其上方更改并由更改人签上姓名和日期。4.3记录的收集和保存4.3.1各相关部门每月26日前将本月服务过程检验单、空置房屋检验单和根据业主回访单、业主投诉处置单等情况进行汇总填写的月管理目标、指标完成情况统计分析交品质部。4.3.2品质部每月28日前根据服务过程检验单、品质部抽检单和月管理目标、指标完成情况统计分析填写月管理目标、指标检验汇总分析，并发放到各相关部门。4.3.3各相关部门根据上月月管理目标、指标检验汇总分析填写不合格项纠正（预防）措施于每月5日前交品质部。4

4、.3.4接待专员或接待主管每月月底前将本月维修任务单交相关客服主管入档保存。4.3.5各部门人员的工作日志由各部门第一责任人负责进行收集、保存。4.3.6各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。记录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。4.3.7记录的保存期限及保存地点见附录。4.4记录的查阅4.4.1如需查阅公司保存的记录时，经相关责任人同意，填制记录查阅单后方可查阅，其内容包括：查阅人、查阅内容、查阅时间、归还时间、记录编号等。4.4.2查阅的文件必须保证其完好无损，归还时应办理相应手续。4.5记录的保护、销毁4.5.1记录必须实施专人管理，每月月底进行整理一次，保证其完好性。4.5.2记录保存时间见附表，超过年限时由相关部门填制记录销毁单，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁单内容包括：销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、审批人等。4.6品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填制品质部抽检单5、相关文件5.1文件控制程序6、相关记录6.1记录查阅单JW/JL-4.2.4-0016.2记录销毁