行政公文管理制度.doc

1、行政公文管理制度.doc第 1 页 共 39 页 行政公文管理制度三篇篇一：行政公文管理制度一、目的 为使公司的行政公文处理工作标准化、制度化、科学化，进一步进步行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建立，同时做好对行政公文传达、落实的催促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本方法。二、适用范围 本方法适用于各职能部门、各子公司可参照本方法制定相应的行政公文处理及督查方法。三、职责权限 1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分子公司的公文处理工作。2、各职能部门、分子公司负责本单位的公文处理及督办。四、管控说明一定义 1、公文处理

2、指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。2、督查工作指对集团公司、各分子公司内部公文、对外发文、第 2 页 共 39 页 外部来文办理情况的催促检查。二发文形式 1、但凡制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。2、但凡公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。三公文种类 1、决定-适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。2、决议-适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项

3、。3、通告、通知或公告-适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章4、 通报-适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。5、 报告-适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。6、 请示-适用于下级向上级或政府部门恳求批示、批准、批复的事项。第 3 页 共 39 页 7、 函-适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项工作函、联络函。8、 规定或方法-适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为标准、规章制度。9、 会议纪要-适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。四公文格式及

4、规那么 1、公文一般由机密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等局部组成。1涉及公司机密的公文应当标明密级。2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3发文单位标识应当使用发文单位全称或者标准化简称，统一使用标宋字体。4发文字号应当包括代字、年份、序号。5公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者标准化简称、统称。第 4 页 共 39 页 7成文日期以

5、签发人签发的日期为准，结合行文以最后签发人签发日期为准。8对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。结合上报的公文，由主办单位加盖印章；结合下发的公文，发文单位都应当加盖印章部门文件除外。9公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位个人，应当使用全称或者标准化简称、统称。2、公文用纸采用国际标准 A4 型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。五发文办理及督查 1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程

6、序。2、公文拟稿、发文 1以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规那么编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。第 5 页 共 39 页 2以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管指导签发后，由所在部门编号、印制、分发。3、签发时限 根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。1平件应于拟稿之日起不包括拟稿日，下同2 个工作日内签发。2急件应于拟稿当日签发。3特急件应在拟稿完成后随报随签。4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送单位收到

7、文件后根据文件发送要求及签发时限要求进展转发或办理，并向行政管理部反响办结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进展转发或办理，并向文件印发部门反响办结情况。六发文办理及督查 收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司内部来文，由文件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。第 6 页 共 39 页 1、签收。行政管理部对收到的文件进展签收清点，如发现问题应及时向发文单

8、位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分子公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。2、登记。登记工程包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关指导阅批。详细程序如下：1对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管指导阅批。2对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管指导审阅后，报总裁阅批。3对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门

9、的分管指导审阅后，报总裁阅批。4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。1平件应于文件送达之日起 2 个工作日内阅批。第 7 页 共 39 页 2急件应于文件送达当日内阅批。3特急件应随送随阅批。4对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前 2 日阅批完。5、传阅。行政管理部根据相关指导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关指导阅知或阅示。有关指导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，防止漏传、误传、横传。6、承办。行政管理部按相关指导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延

10、误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反响情况。7、催办。行政管理部按规定的时间提早向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。七公文归档 1、公文办理完毕后，应当及时整理立卷、归档，发文的拟稿纸立即销毁、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。2、结合办理的公文，原件由主办部门整理立卷、归档。八公文管理 第 8 页 共 39 页 1、公文由行政管理部、各部门的专兼职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销毁。3、销毁机密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丧失、不漏销。4、相关部门合并时

11、，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。九附那么 1、本方法自下发之日起执行。2、各部门、各分子公司按照给定的模板行文，将 LOGO 和公司名称交换。3、本方法由集团行政管理部负责解释。附件：1、对内文件格式 _Z-BG-001 2、发文字号 3、对外公文格式红头文件4、公司便签纸 _Z-BG-002 第 9 页 共 39 页 5、对外商务函 _Z-BG-003 6、发文审批单 _Z-BG-004 7、收文处理单 _Z-BG-005 8、文件发放记录 _Z-BG-006 9、文件接收

12、记录 _Z-BG-007 10、销毁记录 _Z-BG-008起草： 签发：第 10 页 共 39 页 篇二：行政文书管理制度制度名称 行政文书管理制度受控状态编号第 1 章总那么第 1 条目的为了确保文书事务正确且顺利进展，促进与进步组织管理工作的效率，特制定本制度。第 2 条定义文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利答应证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务类用书与公文。第 3 条文书管理要求1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达和答复等，一律以文书的形式进展。所有文书的处置都必须以准确和迅速为原那么，必须明确责任。2.须请示审批，即使在紧急状况下，以口头或

13、 形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。3.全部文书归公司所有并，任何个人不得私自占有。4.必须严格保守文书的机密。第 11 页 共 39 页第 4 条适用范围本制度适用于公司所有员工。第 2 章文书的收发第 5 条工作日，文书由主管科室负责收发工作日，文书全部由文书主管科室收发，并按以下要点处置。1.一般文书予以启封，分送各部门、科室。2.私人文书不要开启，直接送收信人。3.须请示审批分送各部门、科室的文书假设有过失，必须立即退回文书主管科室。第 6 条休息日，由值班室负责文书收发休息日、节假日等规定工作时间外收发的文书，由值班人员接收后转交给文书主管科室。第 3 章文书的处理第 7

14、 条文书按机密程度划分类型1.须请示审批的绝密文书，指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2.须请示审批的机密文书，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3.外密文书，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。第 12 页 共 39 页4.普通文书，指非机密文书。假如附有其他调查问卷之类的重要东西，那么另当别论。5.传阅文书，指在本公司内广为传阅或传达的文书。第 8 条文书的阅览原那么1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传

15、阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。第 9 条普通文书的处理原那么1.由科长以上级别的主管，负责对文书进展审阅、答复、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进展详细处理。2.假如遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管获得联络，按上级指示办理。3.假如是与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议前方能予以处理。第 10 条机密文书的处理原那么1.机密文书原那么上由责任者或当事者自行处理。2.指名或亲启文书的寄发，原那么上在封面上注明文书所涉及事项第 13 页 共 39 页 的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。3.到达的指名或亲启文书，原那么上由信封上所指名者开启，其别人

16、不得擅自启封。假如某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。第 11 条与各部门、科室相关文书的处理原那么与各部门、科室有关的文书，在处理意见上假如存在分歧，那么由文书的主管部门出面进展协商；假如不能协商一致，那么可上报或请示上一级指导，由上级指导裁决。第 4 章文书的请示审批第 12 条请示审批的要求请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。第 13 条须请示审批的内容1.职务及重要人事安排。2.各种制度性规定的变更。3.重要契约的缔结、解除与变更。4.诉讼行为。5.与官方机构

17、有关的、各种重要的恳求、回执和申请等。第 14 页 共 39 页6.土地、建筑物以及事务所权利的购置与转让。7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。8.分支机构的增编与升格。9.预算与决算事宜。10.借款、贷款以及借贷银行的开设与变更。11.须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。12.须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改、废除以及费用开支的修订。13.有关公司经营的重要方案与企划。14.其他上述未涉及的重要事项。第 14 条须请示审批者规定须请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管指导。第 15 条请示审批的方式请示审批的事项，必须以提案文书的方

18、式，经主管呈交总部。假如事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第 16 条请示审批的内容和顺序 第 15 页 共 39 页请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门，如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。第 17 条请示提案文书的其他要求1.请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及时签名_盖章。2.请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，那么以请示提案书副本替代批复返回请示部门执行。第 18 条请示提案的保管请示提案本来由总务部、庶务科保管。第 5 章文书的制作第 19 条文

19、书制作要领1.须请示审批的文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确标准。2.起草文书的理由必须做出交代，具明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料与文件。3.必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。4.对请示提案文书进展修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。第 16 页 共 39 页5.文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进展，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。6.重要文书或契约书案必须经过公证，并且在正式文书形成之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第 20 条文书的署名规定1.公司内文书，假如是一般往来

20、文书，只需主管署名即可；假如只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；假如是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事或者有关部门的主管姓名与职务。2.对外文书，如契约书、责任状、官方答应申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。假如是总裁委托的事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构的主管职务与姓名。第 21 条文书的盖章要点1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室章。2.文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖详细执行者印章。在这种情况下，文书

21、存档前加盖署名者印章。第 17 页 共 39 页3.须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第 22 条印章使用原那么1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可， 并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。2.总务部主管经审核，签名_盖章，批准申请。假如有必要那么需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。4.须请示审批的文书经总务部批准后，应去印章保管员处加盖总裁或公司印章。5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，经主管同意后，直接向印章保管员申请加盖。第 6 章文书的送

22、发、整理与保存第 23 条文书的送发要求1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓名，并且注明“快递”“邮寄”“面呈”或“转交”。2.公司内部文书原那么上不作封缄。3.必要时给文秘处以回复或回执，调查报告不受本条规定限制。第 18 页 共 39 页4.各部门科室的邮寄文书，发送前必须在发信登记本与邮资明细账上做好登记与填写。第 24 条文书的整理文书按内容进展整理，一类是尚未结束的文书，一类是全部结束可以归档的文书。第 25 条文书的保存要求1.全部结束的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进展整理与编辑，并在文书保存簿上做好登记，归档保存。2.制度规定、不

23、动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。3.按照重要程度划分，特别重要的文书直接归主管指导保存，一般文书归各部门或科室保管。4.须请示审批全部重要的，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。5.职务或部门划分发生变更，文书存档也须做出调整。必须在相关登记簿上记录下变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。6.借阅重要文件必须做好登记，并注明归还日期。一切借阅都必第 19 页 共 39 页 须出具借阅证。第 26 条文书的保存年限1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书

24、、股票关系书类；重要的诉讼关系文书、官方答应证书、有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2.保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。3.保存一年文书，指无关紧要的或者临时性文书。假如是调查报告原件，那么由所在部门主管负责确定保存年限。4.本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。5.保存期届满的文书以及没有必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第 7 章附那么第 27 条本制度自发布之日起开场执行。第 28 条本制度的编写、修改及解释权归人力资部所有。执行部门监视部门编修部门编制日期审核日期批准日期第 20 页

25、 共 39 页 篇三：行政公文管理规定目录第一章总那么 第二章公文种类 第三章公文格式 第四章行文规那么 第五章发文办理 第六章收文办理 第七章公文归档 第八章电子公文 第九章附那么第一章总那么 第 21 页 共 39 页 一、目的 为标准公司内各类管理文件的起草、审核、发布以及归档程序，参照国家以及行业的通常标准，结合公司的管理需要，制定本规定。二、适用范围 本规定适用于双奇地板下称“公司”。三、根本职责划分 公司管理类文件的标准制定由办公室归口负责。公司各部门、各级管理人员应在本规定的标准下做好相应的起草、审核与批准工作，并对文件的要求事项实在执行。第二章公文种类 根据公司经营管理的需要，

26、行文种类有：通知、公告、决定、申请请示、工作汇报、会议纪要。1、通知，主要适用于日常工作安排，制度类文件的发布，作息时间调整以及其他日常管理中的周知性事项。通常格式举例为：关于加强冬季消防平安工作的通知、关于发布<劳动合同管理方法>的通知、关于国庆期间作息时间调整的通知等。2、公告，主要适用于人事任免的公示，规章制度发布前的意见征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。通常的格式举例为：第 22 页 共 39 页 关于拟任命 _ 为 _职务的公告、关于<劳动合同管理方法>征求意见的公告、关于 _ 部门 _ 事项进展情况的公告等。3、决定，主要适用于组织构造或岗位构

27、造的变更、人员任免、奖惩以及公司日常经营管理过程中某重大事项的断定。通常的格式举例为：关于设立 _ 部的决定、关于 _ 的处分决定、关于 _ 的任免决定、关于 _ 事项的决定等。4、申请请示，主要适用于各部门、各车间日常工作过程中向上级部门恳求某详细事项的批准或请示某详细事项的答复。公司规定申请请示的固定格式，其文件标题通常标准为：“关于 _ 事项的申请”、“关于 _ 事项的请示”。5、工作汇报，主要适用于阶段性工作总结报告与特定事项的汇报。阶段性工作总结报告主要按周、月、季、年的时间阶段，集中汇报岗位职责范围内各项工作的进展情况、问题与解决、心得与体会以及改善的方向、方案。特定事项的汇报指在

28、承受专项工作任务后，按不同的时间节点所做的关于该事项进展情况的专题汇报。6、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。由标识、编第 23 页 共 39 页 号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等局部组成。第三章公文格式 一、行文格式标准 1、文件头：红头、黑体、18 号字，加粗，居中； 2、标题文件名称：三号，黑体，居中； 3、正文：小四号，宋体，首行缩进； 4、落款：发文单位、成文日期，小四号，宋体，靠右； 5、签发：小四号，宋体，顶格； 6、附件：附件序号，附件名称，小四号，宋体，顶格； 7、附注：抄报、抄送单位，文件传阅范围，小四号，宋体，顶格； 8、所有段落均为最小值 24 磅行

29、距，A4 页面，上下边距 3.3cm，左右边距 2.8cm； 9、如跨页无正文的，应说明“本页无正文”。10、公文中的数字，除成文日期、局部构造层次序数、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、行文编号 行文字号由行文单位代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在第 24 页 共 39 页 文件头之下、横线上方居中位置。_ 公司公文的发文字号包括：1、通知：常双奇 通(20_)001 号年份，序号依次顺延，年份跟新，序号从 1 号开场，下同； 2、公告：常双奇 公告(20_)001 号； 3、决定：常双奇 决(20_)001 号； 4、会议纪要

30、：常双奇 会纪(20_)01 号； 5、制度规定：SQ/ZD-20_-001 号。第四章行文规那么 一、文件起草 1、文件起草应把握观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、格式、书写符合要求，内容、数字、文字准确； 2、文件起草人员要认真领会交办人的意图、思想敏锐，反响快捷，注重质量，讲求时效； 3、文件起草人员要坚持实事求是，克制大话、空话、假话等不良习气，客观准确地反映事物的面目。二、文件呈批 1、日常工作安排通知，由部门负责人审核，部门分管指导签发； 2、作息时间调整通知，由办公室负责人审核，总经理签发； 第 25 页 共 39 页 3、其他文件，均由总经理签发； 4、呈送总

31、经理审批的公文必须是打印件，其文种、格式必须符合公文写作要求，内容正确，文字准确； 5、向各部门呈送本公司拟写的公文在文稿前需附发文传阅单见附件 1，然后进展传阅修改，办公室对修改的内容进展汇总，交总经理批准发放或存档； 6、呈送上级机关、单位来文也需用收文阅办单附件 2，逐级呈批，每位阅办人需签意见，行政专员需做好收文登记表附件 3登记，以便查阅。第五章、发文办理 一、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签二、草拟公文是指行政专员按照公文办理意图起草公文初稿的过1、主办部门指导向拟稿人交代清楚行文意图、行文根据、主要事由和有关要求； 2、拟稿人根据部门指导的要求拟制公文标题

32、、正文、附件以及第 26 页 共 39 页3、拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联络 等内容。三、审核、签发，行文一般由行文部门责任人审稿签发，但之前1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当； 2、涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签； 3、是否符合行文规那么和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定； 4、遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确标准； 5、密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否6、以公司名义制发的公文，由公司总经

33、理签发； 7、签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。8、一般事务行文未经办公室审核，不予签发； 第 27 页 共 39 页91011四、用印，印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用1、检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方2、加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数一样，多余份数不加盖印章； 3、用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月； 五、公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有部门，有关部门应当配合做好公文收回工作。1、各部门发文须经办公室统一标准格式，安排文件编号； 2、办公室首先打印初稿，待公

34、司总经理审签后再用正式公文头纸印发； 3、对公司总经理签发的文件复印前，必须反复校核，要无漏页、文字明晰、准确无误后，方能按文件规定分发，行政专员做好发文登记表附件 4登记。第 28 页 共 39 页第六章收文办理 收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、一、收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以1、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否结实，确认无误后再签收； 2、如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因； 3、收到绝密级公文后，必须在办公室存放并专人保管； 4二、公文签收无误后，收文人员应当对

35、来文进展登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急三、对下级部门或各车间上报并需要办理的公文，办公室应当对 来文出现以下情况的，应予退回：1、不应当由本部门办理的； 第 29 页 共 39 页 2、与有关规章、制度相抵触的； 3、文种使用不当，违背行文规那么的； 4、未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的； 5、未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺四、经签收、登记后，需要部门办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。拟办意见应当明确、详细。如不宜提出详细拟办意见，应呈请五、公司指导对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办

36、意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确 六、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的部门说明。七、批公文时，对有详细请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。八、经公司指导批示的公文，办公室要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定第 30 页 共 39 页 期督查催办。对需要查办落实的事项，规定时限的,按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特

37、办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。第七章公文归档 一、翻印上级机关下发的机密公文，应经总经理批准，并严格控制印数； 二、凡经办公室收、发的各种文件、材料，一律由办公室负责存档； 三、文档由办公室行政专员保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否那么保管人承当责任。四、文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置，同时放置文件目录，便于使用时查找。五、文档的借阅：借阅人需填写用文档/资质审批单附件 5，经总经理批准前方可借阅。如需借出，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丧失。在限定的借阅期限过后，保管人应催促借阅人及时退还文件，以免丧失或影响别人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根