公文写作基础知识培训.ppt

1、公司公文写作基本知识交流南京农副产品物流中心办公室 许科明 鉴于公司各部门在平时请示、报告、通知等公文办理中，存在一些不规范现象，为进一步提高公文写作水平，规范办文，做好公文报送工作，今天，我结合自己的日常积累与工作实践，和大家共同做个探讨，不妥之处，敬请批评指正。 一、公司常用公文类别一、公司常用公文类别 （一）决定。（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 例文：例文：关于表彰关于表彰xx公司优秀共产党员的决定公司优秀共产党员的决定 v 在公司党委的正确领导下，各级党组织和全体共产党员，围绕中心、服务大局，艰苦奋斗、开拓创

2、新，全面发挥了党支部战斗堡垒作用和共产党员的先锋模范作用，取得了突出成绩，涌现出一批优秀共产党员。v为树立典型、表彰先进、弘扬正气，不断加强和改进公司党的建设，激励广大党员立足本职，建功立业，进一步推进公司实现战略目标和跨越式发展，经公司党委研究决定，对取得优异成绩的优秀共产党员予以表彰。希望受表彰的先进优秀共产党员，再接再厉，更加自觉地学习实践科学发展观，为集团公司的改革与发展再创佳绩。v 公司党委号召各级党组织和全体共产党员要认真学习受表彰的优秀共产党员先进事迹，进一步增强做好集团公司各项工作的光荣感、责任感和使命感，为促进集团公司早日实现战略发展目标而努力奋斗！v 附件： 集团公司优秀共

3、产党员名单集团公司优秀共产党员名单v xx公司党委v 二一年七月一日 (二二)通知。通知。 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，或是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 通知是一个单位使用频率很高的一种公文形式，写通知时要注意这几个事项：1、标题要醒目、明了，让人一看就知道大致内容；2、发文对象明确，注意不能越级；3、正文语言简洁，措辞恰当，表述内容全面；4、注意时效性、实效性。 例文：关于认真做好中秋、国庆两节期间例文：关于认真做好中秋、国庆两节期间各项工作的通知各项工作的通知 v各部（室）、直属单位，各专业市场、配送公司，润恒物流：v 2011年“中秋、国庆”两节将至

4、，为进一步做好“两节”期间农副物流各项工作，确保园区正常供应和社会稳定，根据区委、区政府的有关要求，通知如下：v 一、强化监管，保障节日市场供应一、强化监管，保障节日市场供应 各专业市场要密切掌握节日期间的市场供求情况，动员商户积极组织货源，做好市场供应。加强市场管理，依法监管各类农副产品质量、价格，严厉打击销售假冒伪劣商品、哄抬物价等各类扰乱市场秩序的行为，进一步规范市场。v 二、严密防范，确保卫生食品安全二、严密防范，确保卫生食品安全 要切实加强对园区内食品生产加工、流通、餐饮服务和进出口等各个环节的监管，重点加强市场、超市、食堂、小餐馆等重点区域的监督检查，加大食品安全工作的检查力度，全

5、力以赴抓好各项防控措施的落实。v 三、严查细排，加强安全生产工作三、严查细排，加强安全生产工作 各部门（单位）要不折不扣地落实安全生产隐患排查治理制度，强化安全监管和安全生产主体责任。对节日期间的各类安全隐患要进行全面排查，确保不留盲区和死角，做到措施落实到位，及时处理各类应急突发事件。要加强消防管理，提前检查、检验消防器材，补充消防应急设备，节日期间增派值班巡逻力量，杜绝火灾隐患。v 四、恪尽职守，加强应急值班工作四、恪尽职守，加强应急值班工作 各部门（单位）要高度重视节日期间值班工作，提前做好值班安排，并将值班表于9月8日前（本周四）上报管委会、总公司办公室。值班期间，值班人员不得擅离职守

6、。负有安全监管职责和承担专业应急指挥职能的有关部门，要做好应急预案，准备足够的应急力量，遇有突发公共事件，要按规定及时启动应急预案，进行妥善处置，同时，要迅速上报情况，保证信息畅通。各部门之间要加强协作配合和联系沟通，在信息资源、处置突发事件等方面形成合力，确保园区各项工作协调有序。 v 南京农副产品物流中心管理委员会v 二一一年九月六日 (三三) 函。函。 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 因为函用于不相隶属机关之间商洽工作，所以在表述上一定不能居高临下，注意措辞恰当，态度诚恳真切。例文：例文：关于赴北京顺鑫石门市场考察的函关于赴北京顺鑫石门市场考察的

7、函 v北京顺鑫石门市场：v 贵市场位列国内农副产品物流行业前沿，企业知名度和综合实力深受业内推崇。为进一步增进交流，熔铸友谊，我公司xxx董事长一行4人拟于x月x日专程赴贵市场考察，希接洽为感！v 附：考察内容及有关人员名单v 南京农副产品物流配送中心有限公司v xxxx年xx月xx日 (四四)会议纪要会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议纪要是对重要会议核心内容的再现，因此在写会议纪要时，一要重点突出，不能本末倒置；二要“原汁原味”，也就是不能篡改重要决议或是主要领导的讲话，不能“想当然”。三要写清参会人员、时间地点。例文：例文：南京农副产品物流中心管委会（总公司）主任（总经理

8、）9月份办公会会议纪要 v 2011年8月26日下午，管委会（总公司）召开主任（总经理）办公会，就9月份各项工作作了细致部署。9月份恰逢中秋、国庆两大节日来临，市场需求量猛增，对市场供应、市场管理来说既是一个契机，又是一个考验，因此要高度重视，精心准备。一是一是继续做好食品安全管理； 二是二是抓好消防安全，尤其是对经营设施、交通车辆的安全检查；三是三是v 会议就9月份重点工作作了具体安排：v一、市场招商工作一、市场招商工作v1、全面完成七区招商工作；v二、市场经营管理工作二、市场经营管理工作v1、做好中秋、国庆两大节日的市场供应工作；v三、工程推进工作三、工程推进工作v1、加大力度，确保七区工

9、程如期交付；v四、安全稳定工作四、安全稳定工作v1、根据“两节”的特点，加大安全检查的力度；v五、其他相关工作五、其他相关工作v1、调整后的职能部门尽快完善部门工作职责；v主持主持：xxxv出席出席： xxxv列席列席：xxxv记录记录：xxx v 南京农副产品物流中心管委会v xxx年x月x日 (五五) 报告和请示报告和请示报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。作为公司部门，这两种公文使用频率最高。各部门呈报总公司的多为请示、报告性的公文。请示与报告是两种不同的文种，各有不同的使用特点，请示主要用于向上级机关请求指示、请示批准

10、某一事项的呈请性、期复性公文。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的陈述性上行公文。（一）请示的基本格式：1.标题：请示单位名称事由请示。（如： xx 市场关于xx的请示 。）2.受文机关（单位）。（如：总公司）3.正文：（1）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。（2）请示的事项：写明请示要求。（3）结尾语：多用“以上请示，当否，请批示”或“特此请示，请予批准为感”或“以上请示，请予批复”等语。结尾处还应注明联系人和联系电话。4.呈文单位。5.成文日期。6.呈文单位盖章。（印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”）7.有关附件。（

11、二）报告的基本格式。与请示的格式基本相同，只是报告的目的是为了使上级机关了解情况，以便快速准确地作出决策，因此，报告的正文要明确报告的目的，并要对报告事项重点强调。（三）报送的“请示”应一文一事。“报告”中不得夹带请示事项。同时要注意的是，呈送的公文中特别在标题上要严谨，不要再出现类似“关于xx的请示报告”的标题。(六六)批复。批复。适用于答复下级机关的请示事项。(七七)意见。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。(八八)公告。公告。适用于对外宣布重要事项、法定事项或社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。关于变更公司地址的公告（略）这三种公文，作为公司下属部门一般不会涉及到，且多为公司秘密

12、文件，就不再提供例文了。 二、公文行文规范格式二、公文行文规范格式（一）公文纸张要求：标准型A4纸。（二）公文排版字号规格：1.公文标题：用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.公文正文。（1）公文的正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字。（2）有关人名、地名、数字、引文务求准确。引用公文应先引用标题，后注明公文字号。日期应写具体的年、月、日。（3）公文结构层次序数，按规定第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“”，第四层为“

13、（1）”；公文必须使用国家法定计量单位，公文正文中若要使用简称，一般先用全称，再用括号注明简称。（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（5）公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字码（如“附件：1.*”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（6）公文的成文日期。成文日期必须用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。 三、如

14、何规范拟文三、如何规范拟文v一、严把行文关。一、严把行文关。 v 严把行文关就是审核文件是否确需行文，这是前提。在这方面坚持从紧、从严和适度的原则，凡可发可不发的文件坚决不发；凡通过汇报、请示等口头形式协商达成共识、能够解决问题的，一般不予行文；凡在会议上安排部署过的事项，不另外行文；一般知照性的通知和文件尽量在办公自动化系统的公告栏上发布，不另行文；正式公文和函件要明确区分。 v二、严把政策关。二、严把政策关。 v 把好法律政策关，主要是对文稿的内容进行认真校核，看其是否符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及上级有关精神。是否同现行有关规定相衔接，所提的措施和办法是否切实可行，是否完整

15、、准确地体现公文意图等，维护公文的严肃性和权威性。 v三、严把文字关。三、严把文字关。 v 公文文字是体现公文质量的重要标志。其中包括：检查文字是否通顺，是否有语病，词句表达是否得当，标点符号是否正确，尤其是对公文中的数字、年代、引用的公文名称、文号等认真核校，力求简洁明了，通俗易懂，以最恰当地表述，准确反映文件意图，使执行部门和所涉及到的人员看懂弄通。v四、严把格式关。四、严把格式关。 v 公文格式标准化是公文水平和质量的体现。格式包括标题、主送单位、抄送单位、主题词、附件、成文日期等，以及公文中的字距、行距、页边距等进行排版，确保下发或上报的每一份公文格式准确规范，符合国家标准。 四、关于

16、拟稿纸的填写四、关于拟稿纸的填写 v（一）关于主送 行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是：（上行文、坚持一个主送机关原则） 1请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。 2受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。 3除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 （二）关于抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 1应当抄送的情况 （1）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关； （2）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关； （3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关； （4）下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关； （5）上级机关越级向下级机关行