大型房地产集团文件管理标准

1、文件管理标准1.1 发文1.1.1公文种类（ 1）决定：对重要事项或者重大行动做出安排。奖惩有关部门及人员，变更或者撤销本集团隶属部门（单位）不适当的决定事项。（ 2）通告：在本集团一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（ 3）通知：转发上级机关和不相隶属机关（单位）的公文，批转本集团隶属部门的公文；发布本集团行政规章；传达要求本集团隶属部门（单位）办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。（ 4）通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或者情况。（ 5）报告：向上级机关（单位）汇报工作，反映情况，提出意见或者建议；答复上级机关的询问。（ 6）请示：向领导或上级机关

2、（单位）请求指示、批准。（ 7）批复：答复隶属部门（单位）请示事项。（ 8）意见：对重要问题提出见解和处理办法。（ 9）函：与不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作、询问和答复问题；向不相隶属的有关主管单位（部门）请求批准和答复审批事项。（ 10）会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。1.2 公文格式集团公文格式执行国家行政机关公文格式（GB/T97042012）。包括公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则其中，公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。具体包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附

3、注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。1.2.1 公文的眉首眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。（ 1）公文份数序号（用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行）；秘密等级和保密期限：用3号黑体字标识在版心右上角第一行；紧急程度：3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，如需标密级和紧急，则标在第二行。我公两字系全面 指导性的策2）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加司行政公文为发文机关全称套红，如在全称后加“文件”关标识距版心上边缘为25mm其标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则

4、酌定，但一般应小于22mmx15m（高X宽）。（ 3）发文字号，由发文机关代号，年份和序号组成，用3号仿宋体字居中排布，年份、序号用阿拉伯数字标识，年份用六角括号“”括入，（我司用方、圆黑实括号【】）。序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。发文字号之下4mn处印一条与版心等宽的红色反线。1.2.2公文的主体公文的主体由标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。（1）标题：红色反线下空两行，2号小仿宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整。（2）主送单位：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。（3）正文

5、：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。在正文中用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一”、“二”、“三”第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”第三层用“1”、“2”、“3”.第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”绝不可颠倒次序，随意使用。（4）附件说明：在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、XXXX附件名称后不加标点符号。（5”成文日期：以负责人签发日期为准，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”成文日期的标识位置于印章之下。（6”印章，即公文生效标识：单一机关制发

6、公文在落款处，不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章，应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容纳印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行1.2.3版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成，置公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行。（1）主题词：用3号黑体字，居左顶格标识后标全角冒号;词目用3号小仿宋体字，词目之间空1字，一篇公文可标

7、1?5个主题词，但最多不超过5个。（2）抄送机关：在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（3）印发机关和印发日期：位于抄送机关之下，占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发日期以公文打印的日期为准，用阿拉伯数字标识。份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线：版记中主题词、抄送机关、印发机关、时间等要素下均加一反线，与版芯同宽。（5）版记的位置：置于公文最后一页，版记中的最后一个要素置于最后一行，而我公司版记的各要素均不符合上述要求。（6）页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版芯下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页