公司印章、证照管理制度(DOC)

1、公司印章证件管理制度第一章目的第二章适用范围第三章职责范围第四章印章、证照分类第五章印章的刻制与注销第六章印章、证件的管理第七章印章、证件的使用第八章印章、证照的使用要求第九章印章专管员的职责与义务第十章附件第一章 总那么公司印章、 证件是公司对内、 对外行使权力的标志， 也是公司名称的法律表 达。印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具， 为进一步标 准公司所有印章、 证照的平安使用及管理， 维护印章与证照的严肃性， 加强印章 制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，从而使公司印 章、证件的管理更加趋于标准化、 制度化，现结合公司实际情况， 特制定本制度。 第

2、二章 适用范围本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。第三章 职责范围1、公司总经办2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。3、负责本制度的实施与监督。4、公司其它各部门、子公司5、负责按本制度规定执行第四章 印章、证照分类1、公司印章、证照的分类2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、 发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行 U 盾等。3、证照包括企业法人营业执照正本、副本 、组织机构代码证正本、副 本、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证国税、地 税、法人代表身份证复印件等。第五章 印章的刻制与注销1、凡因工

3、作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写?刻制印章申请表? 向总经办或财务室提出申请， 经公司领导确认同意并批准前方可刻制或更换2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或 证照办理应符合国家相关规定。3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样 或证照扫描、 复印工作，由总裁办进行存档后， 原件由使用部门签收方可进行办 理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写?印章管理登记表? ，备案并 留好印章样图。第六章 印章、证照的管理1、印章、证照的管理2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别管理：1公司的所有印章、证照，均由总经办负责

4、登记、留样与存档，印章 应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确 相关保管人、经办人。2由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办 及财务室登记、 留样或办理年检年审手续。 公司总经办及财务室应对公司各类印 章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、 专管人、办理日期、年检年审日期等。3所有印章或证照均由专人管理， 不得转借他人， 如有遗失、 损坏和作 废，必须及时向公司总经办及财务室报告。3、公司营业执照正副本 、公司公章、税务登记证正副本 、组织机构代码证正副本由总经办主任负责管理及使用。4、银行开户许可证、银行支付

5、 U 盘、法人印章、支票购置凭证由财务室出纳员负责管理及使用。5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。6、总经办及财务室专人保管?印章标准使用表? ，财务专用章、法人代表私 章统一收归公司财务部专管， 行政公单统一收归公司总经办专管， 不得授权委托 管理。7、部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公 司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。8、印章或证照丧失、损毁、被盗，要及时向公司总经办及财务室书面报告， 并与总经办及财务室商量补救措施。9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相 关责任人承当，并一并追究所在部门

6、主要负责人的管理责任。10、印章遗失处理1) 印章因不慎遗失或损坏， 可以按下述程序补刻： 公司印章遗失应于发 现当日登报挂失并报总经办备案， 然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安 局指定点刻制；假设各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书 面申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办或指派人员办理。11、印章注销 1公司印章如果需要注销的， 先填写印章注销申请报告， 上报总经办， 由总经办报送公司领导审批。 印章注销申请报告批准之后， 由总经办派专人与需 要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。第七章 印章、证照的使用1、印章、证照的使用2、所有涉及公司公章

7、、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均 要填写?用印申请表? 。3、按?用印申请表?内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否那么 将不予审批。4、主要用印文件审批流程：1合同：主办部门负责人签字确认 f 公司总经办及财务室审核 T公 司经理级以上领导审批 f总经办及财务室盖章合同原件存档公司总经办， 复印件由相关部门存档f 返回主办部门。2对外公文及证明：主办部门签字确认 f 公司总经办及财务室确认 f 公司经理级以上领导审批 f 公司总经办及财务室盖章 ?用印申请表?、复 印件存档 f 返回主办部门。 3支票等其他用印文件：主办部门 f 财务部审核 f 报公司总经 理批准 f 返

8、回财务部?用印申请表?、复印件存档f 返回主办部门注： 支票等需在?用印申请表?标注票号 。第八章 印章、证照的使用要求1 、印章、证照的使用要求 :(1) 印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符 的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。(2) 盖章确保标准、清晰，上不压正文，下骑年盖月。(3) 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述 程序，但内部须建立用印登记表备查。(4) 公司印章一般为行政专用公章、法人代表私章不允许随意带出公 司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写?用印申请表?说明 事项，经董事授权批准后携

9、带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。(5) 对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件， 需董事授权批准后携带使用， 或者由证照保管部门授权相当人 员陪同前往办理相关业务。(6) 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或 其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因用途 ，并在审批表上注明为何 需盖空白资料， 必须经总经理书面批准， 公司总经办及财务室做特别登记、 追踪 管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用 途，未使用的必须交回。第九章 印章专管员的职责与义务1、公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：1印章专管

10、员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜 内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印 章保险柜有无异样，假设发现意外情况应立即报告。2印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定 他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的考前须知。4专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印 的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 5交接工作时，应严格办理交接手续，填写本方法附件4 的?印章交接单?，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可 后备存。6印章专管员要坚持原那么，遵守保密规

11、定，严格照章用印。未按批准 权限用印或用印审批手续不全的， 印章专管员不予用印； 经办人拒绝印章专管员 审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。7印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有 存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。8印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；假设因擅自用印 导致公司遭受经济损失时， 由其承当全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定 进行处分。9印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为职工离职移交 工作的一局部。 印章专管员离职时， 须办理分管印章的移交手

12、续并填写 ?印章专 管人离职交接单?详见本方法附件 5前方可办理离职手续。 10禁止任何人未经批准携带公章外出。 如确需带出使用时， 须经执行 董事批准并填写?公章外出使用审批单? 详见本方法附件 6方可带出；非公 章专管人员携带外出时， 用印人还应填写本方法附件 4 的?印章交接单? 办理交 接手续前方可带出。 11印章保管人员为公司涉密人员， 其应该保守因职务行为所知悉的包 括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公 司有权追究其责任。 12假设因擅自用印导致公司遭受经济损失时， 由其承当全部赔偿责任 并由公司对违纪者予以行政处分； 造成严重损失或情节严重的，

13、移送有关机关处 理。13本制度由总经办制定，本制度的解释、修改、废止权归总经办。 14本制度自发布之日起执行。第十章 附件 附件 1：启用专用章通知 附件 2：公司印章留样备案表 附件 3：停用专用章通知 附件 4：印章交接单 附件 5：印章专管人离职交接单 附件 6：印章外出使用审批单 附件 7：用印审批记录单 附件 8：合同专用章用印审批单 附件 9：公司 _印章使用登记簿关于公司启用有关 专用章的通知公司各部门及分子公司：根据草根投资管理启用“ 用章，该印章由公司部门管理,专管人员为。为实现公司各部门业务对接、标准我公司的对内对外管理，自年一月 日起，启用本通知附件的公章，原“ 用章印章

14、同时废止。特此函告。附件：新旧印章样式年一月日旧印章样式新印章样式主题词：印章启用通知抄送：，。草根投资管理办公室 年 月 日印发公司印章留样备案表印章名称：章审批人：刻制人：启用时间：配置及保管部门：印章用途：印章专管员：印章留样本留样印章自 年月日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于年一月 日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司?印章管理制度?使 用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；假设因本人成心或 过失使用本印章导致公司遭受经济损失时， 本人自愿全额赔偿对公司因此导致的 全部经济损失并接受公司的相应处分。印章专管员

15、：年_月 日关于公司停用有关专用章的通知草根投资管理各部门及分子公司：根据草根投资管理?公司印章管理方法?第条的规定，由于，现公司决定作废停用原由公司 部门专管人员 管理的“用章。年 一月 日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式年一月 日停用印章样式主题词：印章停用通知抄送：，年 月 日印发印章交接单部门名称：交接印章名称：交接日期：月日用印考前须知说明：1、交接人双方的行为均应遵守草根投资管理?公司印章管理方法?之规定。2、其他说明事项：3、印章留样:留样4、本印章自 年 月 日 时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 责。移交人： 接收

16、人：年一月日 年一月日印章授权人签字确认： 年 月 日印章专管人离职交接单部门名称：离职交接印章名称：交接日期：月日1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守甘肃中企商务广告?公司印章管理方法?之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任 印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；假设有遗漏用 印情况且导致公司遭受的经济损失， 无论公司何时发现，印章专管人均对前述损 失承当全额赔偿责任。3、其他说明：4、印章留样：留样4、本印章自 年 月 日时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 责。移交人： 接

17、收人：年一月日 年一月日印章授权人签字确认： 年 月 日附件6：印章外出使用审批单NO:1、部门名称：2、外出印章名称:3、使用日期：月日4、用印事项：_5、外出使用原因:6、用印责任人：印章留样：留样7、本印章自 年_月_日时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章 负责。申请人：年_月日印章授权人签字确认： 年 月 日用印审批记录单申请人： 申请日期：。申请人所在部门：所在部门负责人审核意见：同意口 由当事人勾选<文件名称正/复印件份数用途说明正本复印件正本复印件正本复印件正本复印件审批同意人【本栏根据是否需要逐级 审批的具体情况填写，不 需填全所有栏目】办公室负责人同意口签名：财务部负责人同意口签名：公司业务部负责人同意口签名：总经理同意口