OA办公系统需求模块说明

1、0A办公系统需求模块说明2017 年 2 月 16 日版本说明目录第一部分 需求分析 11.1 项目概况 11.2 建设目的 1第二部分 总体规划 2系统功能层次模块图 3第三部分 概要设计 4系统的功能设计 43.1 个人事务 43.2. 工作流 43.3. 公共信息 53.4. 行政办公 63.5. 人力资源 73.6. 合同管理 73.7. 客户管理 83.8 项目管理 83.9. 档案管理 93.10. 系统管理第四部分 系统的界面展示错误！未定义书签第一部分 需求分析现代办公需要先进的0A办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成 为提高办公效率，加强管理的有效手段。集团的文档材料

2、、公文审批、财务明 细、项目管理，基本的审批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先 进的、高效率的、覆盖本集团的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业， 提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的威力。1.1 项目概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提 高企业办公效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的 0A移动化办公系统，使系统覆盖从董事长到基层的各个单位，使企业范围内每 个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮 的通讯基础设施，并在此基础之上扩充 0A系统应用的功能和范围，把主要办公 业务流程计算机化、网络化

3、，实现文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络， 从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率， 降低企业开支，建立一个先进技术的、流程控制完备的0A办公系统。1.2 建设目的1）实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务无论您身处国外、国内，无论您在机场、酒店、家中都可以随时投入 到工作中来，方便快捷地掌握集团内部的工作进度与情况，及时处理工作问题。2）通过工作流转的自动化，实现高效快捷地办公通过0A实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提 高办公效率，保证快捷，准确地处理工作。3）有效监督工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办及时有效监控各

4、部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的 工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少错误，防止低效率办公。系 统将记录每个工作的全程办理状态信息。4）明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托，扯皮等现象 明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责 任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现权职不明、相互推托扯皮现象 解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。5）方便领导同各级工作人员的有效沟通 多种途径，多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与 信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。第二部分总体规划系统功能层次模块

5、图第三部分 概要设计系统的功能设计3.1 个人事务个人设置： 设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方 式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理。待办事宜： 待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括 系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后， 各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户 完成工作的作用。邮件：将企业邮箱整合到0A系统中。日程安排： 方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务。工作日志： 便于个人总结，可直接生成周报发送邮件，便于上级检查工作，便 于和同事分享项目信息

6、。消息提醒： 设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口。3.2. 工作流工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与 工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审 批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程， 经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如 发出文件、归档入库）。固定流程 ：是公司规章制度中规定的流程，包括“办公 ”中的请假管理、带薪 假核定、加班管理、物品管理、会议管理、用车申请、车辆维修保养申请，以 及各部门根据工作需要建立的固定流程。自由流程 ：各部门根据实际工作需要可

7、新建自由流程。流程表单日常办公：工作日报、工作周报、请假条、出差申请、物品采购单、加班申请 单、调休申请单、外出登记单表、公章用印申请单、证照实用审批登记表、通 用工作流、跟踪项目表、加班补助审批表。综合部门：考勤异常登记表、办公用品领取登记表、用车申请表、领用申请表、 行政部入库单人事行政：辞职申请表、员工离职交接表、绩效考核表测绘部：数据提交流程表、数据备份记录表、公司内部数据借阅记录单、数据提交单市场部：项目立项表、支付流转审批表财务部：差旅费报销单、项目生产备用金申请单、借款单、支出凭证、支票领用单会议：会议申请表审批基本流程：U吐W壯蛊33公共信息公共信息系列模块提供了一个信息发布和

8、共享平台，满足了个人之间，上下级 之间，集体间交换信息的需求。公告栏：公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权 人员可在相应栏目发布管理文章。公司新闻：用于发布单位的公共信息如新闻、行业动态等。规范制度：如iso等各类流程制度。共享文件：提供了一个用户共享单位内部各类资料的平台。3.4. 行政办公此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办 公人员的工作压力，提高工作效率。考勤管理：由指纹签到机导出数据到考勤管理，便于人力统计上下班及请假情 况。会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况, 避免使用冲突；授权用户可直接召开会

9、议，发布会议通知；一般用户可提出会 议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史 会议记录，供日后查询。车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本 信息、使用记录进行各种管理操作；以及车辆维修保养管理，结合工作流提供 车辆申请功能。出差管理：结合工作流提供出差申请等功能，便于人力统计考勤以及财务借款 等。公章管理：结合工作流提供公章使用审批功能，实现使用登记情况、查询等功 能。物品管理：提供了单位内固定资产、办公用品等分类管理。主要实现了对固定 资产的登记、查询和转移等功能；结合工作流提供办公物品请购等功能ThinkPad T60i-工护 汁医

10、豈-mil3.5. 人力资源人事管理：主要解决了人事档案的记录和查询，重点解决了复杂查询的问题和 系统纪录更新过程复杂的问题。包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修 改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存 储用户照片；检索用户可自定义查询条件，使得查询结果更加精确；结合工作 引擎提供请假申请、出差申请功能。招聘管理：结合工作流实现由部门向上的招聘需求问题，提供人才库等功能。 培训管理：结合工作流实现由部门向上的培训需求问题，以及人力对培训后的 记录、统计、调研等功能。绩效考核管理：实现每个员工的绩效存档，年中/年底考核等功能。自助查询：员工可根据情况自助查询自己

11、的各项情况。领导根据权限可实现多 人查询等功能。3.6. 合同管理合同审批：录入合同信息后，通过工作流实现合同的审批，可以对合同进行修 改、变更、关联等功能。合同台账：统计所有合同信息的情况。收付款提醒：根据每个合同录入信息，到期提醒相关人的功能。 报表输出：可以自行定制字段导出excel表格。3.7. 客户管理客户信息：客户的基本资料的添加修改删除联系记录：记录项目负责人与客户的联系情况，便于领导查询。客户关怀：节假日等对客户的关怀，实现事前提醒以及事后记录的功能。3.8项目管理对人员的设定、相关文档、材料，清晰掌握，有力支持项目监控，降低风险项目查询：记录每个分公司，部门项目情况，便于领导查询。项目计划：项目实施前对项目的人员分配、预算，周期做合理安排。项目监控：对项目的整体进度进行把控与监督。3.9. 档案管理案卷管理：根据不同类型进行分类保存，并提供查询功能。档案借阅：提供案卷目录及档案目录供用户选择，通过工作流实现借阅申请审批的功能档案销毁：各部门按管辖范围进行档案销毁工作，可实现“还原”“删除”等操作。3.10. 系统管理参数设定： 设置各个模块相关参数。权限设置 : 用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统 都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予 个