Excel在学生医保管理工作中的运用

1、Excel在学生医保管理工作中的运用摘要：学生医保管理方面的工作细致繁琐，责任重大, 经常需要面对各种各样的数据，如统计、分类、处理。随着 办公自动化的发展，可以借助Excel强大的数据处理功能减 轻工作量，从而更准确、顺利、高效地完成各项学生医保管 理方面的工作。关键词：医保管理Excel数据处理Excel是个人电脑普及以来用途最广泛的办公软件之 一，是Microsoft Windows平台下最成功的应用软件之一， 具备强大的数据分析工具和数据处理功能。无论用户身处哪 个行业，所在单位有没有实施信息系统，只要需要和数据打 交道，Excel几乎是不二选择。用户可以按照自己的思路创 建电子表格，

2、并在Excel的帮助下出色地完成工作任务。本 文结合我校学生管理的实际工作，以学生医保信息表为例介 绍了 Excel的一些基本应用。学生的医保信息是学生每学年购买医保的重要数据， 它的原始数据的填写要求绝对准确。如果填写错误，则会给 以后的医保的使用和赔付带来不必要的麻烦。利用Excel可 以最大限度地降低手动录入信息的出错率。1. 身份证号码针对身份证号码的输入，未作任何修改的Excel表格, 单元格格式是常规。如果学生直接输入身份证号，则身份证 号的后3位为会自动置为Oo因为身份证号码是文本型数据, 我们将D整列设置身份证号列的单元格区域的单元格格式为 文本，这样在D列输入身份证号码时后三

3、位数字就不会改变。 关于身份证号码的长度，可以通过设置数据的有效性避免填 错。点击“数据”-> “有效性”-> “设置”-> “允许”选择 “文本长度”、“数据”选择“等于”、“数值”填写 “18”，意思为该空格必须填写18位数字，若输入少于或 多于18位的号码，Excel就会提示出错。2. 出生日期及性别第2代身份证一共18位数字，其中第714位代表 出生的年月日，第17位代表性别，奇数为男，偶数为女。 由此，我们可以通过相关函数，从身份证号码中提取出生日 期、性别完成此表。利用Excel内置的MID函数提取出生日 期，公式为：二MID (D2, 7, 8),该函数是指在D

4、2单元格的 身份证号码中，从第7位数字开始，提取8位数字出来，恰 恰是出生日期。利用Excel内置的IF函数、MOD函数和MID 函数取得性别。如表1所示，获取出生日期的公式二IF (MOD (MID (D2, 17, 1), 2) =0,“女”,“男”)。该公式是个嵌套函数，它的含义是将身份证号码的第17位数字提取 出来，然后相除取余数，如果余数为0,则该数为偶数，即 为女性，反之为奇数，即为男性。3. 参保类型针对参保类型栏，一般参保类型有三种：正常参保、 低保参保和停保。每位学生可能会写出不同的内容，如低保 参保，有的学生写低保生，有的写有低保证。为避免填写内 容的不规范，可以设置成下拉

5、菜单。先在另一个分表中写上 下拉菜单中的内容，再回到有原数据的分表中，点击“数 据” 一 “有效性”“允许”选择“序列”、“来源”，将 另一个分表中的内容框进。设置完成后，点击该单元格，右 边就会出现下拉箭头，点击箭头在这三种参保类型中选择其 中一项。4. VLOOKUP 函数我们时常会碰到这种情况，一个表中有系院、班级、 姓名、身份证号、参保类型，另一个表中有姓名、身份证号、 缴费情况，希望把两个表的内容合在一起，这样更便于查看, 于是可以利用VLOOKUP函数。在第一个表的F2单元格输入 “二VLOOKUP (D2, Sheet2! $B$2： $C$7, 2, 0) ”，意思是 根据第一

6、个表中的身份证号，在第二个表中查找到相同的身 份证号对应的缴费情况，显示在F2单元格内，于是得到表2, 具有完整的数据。5. 数据透视表数据透视表的作用，就是帮助我们看透数据背后的意 义，洞悉管理的真相。官方对此的解释简单到位：使用数据 透视表可轻松排列和汇总复杂数据，并可进一步查看详细情 况。再换个角度讲，它是自动生成分类汇总表的工具，可以 根据源数据表的数据内容及分类，按任意角度、任意多层度、 不同的汇总方式，得到不同的汇总结果1。用数据最全面的表2演示，点击“数据”一“数据透 视表”-> “创建数据透视表”请选择单元格区域”将A1 到H7的数据内容框进，点击“确定”一在创建出的新分表 里，右侧数据透视表的分析中，将“字段列表”中的“系 院”拖进“行区域”、将“缴费情况”拖进“列区域”、再 将“缴费情况”拖进“数据区域”，新分表就会出现关于各 个系院缴费情况的分析统计，如表3。6. 结语用好Excel意味着，可以大大减少工作量和劳动强度, 节省时间处理更重要的问题，是及时快速的决策支持。以上 仅列举了 Ex