XX-QEP-01文件资料控制程序参考模板

1、1. 目的 对质量和环境管理体系文件的编制、批准、发放、使用、修订、作废等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。 2. 范围 适用于本公司质量和环境管理体系有关文件、外来文件,或管理型文件如：行政管理文件、财务管理文件）的控制。 3. 职责 3.1最高管理层批准发行质量和环境管理体系手册、质量方针和目标3.2管理者代表负责审核质量和环境管理体系手册、方针和目标，负责批准发布程序文件。 3.3质检科经理负责审核程序文件，负责公司质量和环境管理体系文件（包括与产品有关外来文件）的归档登记、分发回收以及定期组织评审。3.4各部门负责本部门文件和资料的编制、管理

2、和使用。4. 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 按文件和资料来源划分 4.1.1.1 内部形成文件 a）第一层次文件纲领性质量和管理管理体系文件, 包括:质量和环境管理手册、方针和目标，由质量小组组织编写，必要时可邀请外部专家参加，由公司管理者代表负责审核、最高管理层批准发行的。b）第二层次文件规定部门之间职责接口关系的管理程序文件,包括：程序文件等。由主管部门组织编制，质监部负责审核， 管理者代表批准发行。 c) 第三层次文件作业文件，包括各部门内部管理文件和各职权部门发布的操作指令：由各使用部门负责制修订、部门主管审核、经理批准后发行。d) 第四层次文件质量/管理记录表格：由使用人

3、员（或主管）制订，并经所属部门主管、经理同意后使用。质检部编制“记录清单”，并规定记录的最低保存期限。记录的相关控制参见记录控制程序。e) 总部直接下达的文件：由接受部门负责直接归档、分发和回收，编号可延用原文件编号，控制状态和分发回收的控制分别按4.2和4.5要求执行。质量手册、方针、目标质量记录及其他质量文件作业文件和操作指令第一级文件第二级文件第三级文件程序文件、总部直接下达的文件第四级文件1 / 94.1.1.2 外来文件 a）人事行政部负责收集和归档与劳务、职业安全、环境等有关的法律法规和要求。 b）财务部负责收集和归档与财务、税务有关的法律法规和要求。c) 质检部负责收集与和归档生

4、产和产品质量及检验有关行业的规范、产品标准并批准发行。 4.1.1.3需保密的文件：由归口部门接收后，在文件上盖“保密”、“受控”章后置于安全的地方，视需要控制并批准发行和更新，发行时需于封面或首页标注“保密”、“受控”章，同时必须收回和销毁旧版文件。 4.1.2 按文件载体分类 a） 纸张性文件按4.24.8相关要求进行控制，质量和环境管理体系文件（一级、二级和三级）由质量部按相关要求进行控制，并打印一套纸张性文件存档，主要用于内、外部审核。b） 非纸张性文件由发出部门负责建立电子签字名和授权使用，并按4.24.8进行控制,除可通过公共网络查询的外来文件外，所有的电子文档必须建立备份，以防电

5、脑系统故障。4.2 文件状态标识 质量和环境管理体系手册、程序、作业文件及其它管理文件用编号、版次、修订号及“受控”印章等进行标识，其中版本用“A、B、C”表示，修订状态用“0、1、2、3”表示；文件经过10次以上更改，或文件作大规模更改时，应考虑进行文件换版。作废文件以“文件作废”印章标识或直接销毁。 4.3 文件编号“ XX ”为公司代号，QEM代表质量环境管理手册，QEP代表程序文件，QEW代表作业文件，QER代表记录。 4.3.1质量和环境管理体系手册 XX/QEM-口口文件顺序号质量环境管理手册的英文简称 公司简称4.3.2管理程序文件（包括质量和环境管理体系程序）： XX /QEP

6、-口口程序文件顺序号 程序文件英文简称 公司简称 4.3.3作业文件（包括管理制度、操作规程等）QEW/口口-口口作业文件顺序号 部门的英文简称作业指导书英文简称 4.3.4记录（相关管理按记录控制程序执行） QER-口口-口口记录的序号 部门的英文简称记录英文简称4.3.5外来文件沿用各自原来的编号 4.4文件的格式：文件的格式一般分为：目的、范围、职责、工作程序、相关文件、记录等部分（三级文件可根据实际情况决定格式）。封面的格式按公司统一设计制作，文件的字体为宋体，文本内容为小四号字，行间距1。5位，公司名称和文件名称为小三号加深字体，文件内容的标题为小四号加深字体。质量手册和程序文件的页

7、眉和首页一律按文件、资料控制程序的格式编制，所有文件的页边距一般为：上下2.5cm,左右2.5cm。也根据具体情况适当调整。4.5 文件的配置和发放 4.5.1文件分发：文件编制部门根据文件的性质和适用范围，确定文件的发放场所，文件的发放形式可使用纸质文件或电子文档，电子文档由主管部门保存或统一制成PDF不可更改文档，在根目录中标明文件名称、编号和版本号，存放于指定公用盘，并授权使用部门。纸质文件由主管部门负责收发。无论是电子版或纸质文件，均应填写“文件分发登记表”。 电子邮件应按规定期限保留邮件发送记录。4.5.2 需受控的文件（指文件修订后需通知文件使用部门，并应发放新文件、回收旧文件）应

8、加盖“受控”标识或电子版“受控”字样。4.6 文件修订和换版 4.6.1文件需要更改时,应由文件制修订部门负责制修订，送各权限人员审核和批准。 4.6.2 文件更改可采用划改或换页方式进行，在更改处加盖“受控”印章标识。文件采用换页更改时，应对该页文件的版次状态和更新日期需按4.2要求进行变更和标识。与产品的安全性、合法性、质量和体系相关的重要文件进行修改时，必须记录修改的原因和情况。文件更改后，各主管部门根据原文件发放记录和4.5的要求，及时收回所有受控旧版文件，并按需要发放最新版本的文件。4.6.3作废文件的管理：各主管部门应及时收回和销毁处理作废文件，并做好销毁记录。若需保留作废文件，则

9、必须加盖“作废”印章，由主管部门统一隔离存放。如需保留电子版作废文档，均需归档于“作废文件夹”中。4.7 文件的使用和管理 4.7.1发放给各部门的文件，由各部门负责保管。文件持有者应爱护文件，保持文件清晰，不允许在文件上乱写、乱画，或丢失文件。4.7.2文件持有者离开本公司时，必须到文件主管部门办理文件归还或转交手续4.7.3主管部门应保存所有文件母本，并建立“文件清单”。对备案的记录表格（样张）建立“记录清单”。对外来文件，建立“外来文件清单”。 4.8 文件评审 4.8.1管理（质量和环境管理）体系文件：一般每年管理评审时由质量小组成员和内审员进行一次全面评审，评审文件的适宜性、充分性。4.8.2评审结果：文件评审结果显示需要对文件进行更改的，通知各编制部门按4.2和4.6要求实施更改。 5. 相关文件 5.1 记录控制程序5.2部门英文