《高效时间管理》培训课件101118

1、高效时间管理高效时间管理成就卓越成就卓越认识时间管理认识时间管理时间管理的陷阱时间管理的陷阱时间管理的方法阶梯图时间管理的方法阶梯图时间管理时间管理时间的特性供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得什么是什么是“时间时间”从过去通过现在到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。 一、不是要把所有事情做完，而是更有效的一、不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。运用时间。 决定该做什么决定该做什么 决定什么事情不该做。决定什么事情不该做。 二、不是完全的掌控，而是降低变动性。二、不是完全的掌控，而是降低变动性。 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做时

2、间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。为一种提醒与指引。什么是什么是“时间管理时间管理” 时间管理的好处时间管理的好处花费较少的时间就能把事情办好花费较少的时间就能把事情办好取得更好的工作成果取得更好的工作成果承受较少的身心压力承受较少的身心压力从工作中获得更大的满足从工作中获得更大的满足更好地达到事业目标和人生目标更好地达到事业目标和人生目标 时间的运用大块时间大块时间首要时间首要时间零碎时间零碎时间固定时间固定时间安静时间安静时间弹性时间弹性时间交通时间交通时间各层级时间分布的不同时间的划分不同事务工作或学习时间工作或学习时间休闲时间休闲时间家庭时间家庭时间个人时间个人时

3、间思考时间思考时间时间的价值无形价值无形价值有形价值有形价值时间管理的目的效果，是确定的期待结果；效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。五代时间管理间的关系五代时间管理间的关系v 公鸡型公鸡型v 仓鼠型仓鼠型v 北极熊型北极熊型v 群狼型群狼型v 熊猫型平衡管理法关键词：关键词： 循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！ 时间管理的陷阱时间管理的陷阱 w猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里

4、滑到哪里是哪里w不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 w“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 w不速之客不速之客 w会议病会议病 w文件满桌病文件满桌病 w事必躬亲事必躬亲 猪八戒踩西瓜皮不好意思拒绝别人“反正时间还早”拖延拖延为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。为使困难的工作能被执行，对执行者加压力是必须的。为使困难的工作能被执行，对执行者加压力是必须的。我经常采取折中办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工我经常采取折中办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。作。我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰和危机。我遭遇了太多足以妨碍完

5、成重大任务的干扰和危机。当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直接答复。当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直接答复。我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。试图令他人为管理者执行不愉快的工作。试图令他人为管理者执行不愉快的工作。我经常将重要的工作安排在下午处理，或者带回家，以便我经常将重要的工作安排在下午处理，或者带回家，以便在夜晚或者周末来处理。在夜晚或者周末来处理。我在过分疲劳（过分紧张、过分泄气或者过分受抑制时）我在过分疲劳（过分紧张、过分泄气或者过分受抑制时）以致无法处理所面对的困难任务。以致无法处理所面对的困难任务。在着手处理一件艰难的任务

6、之前，我喜欢清除桌上的每一在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。个物件。不速之客会议病天天培训天天培训团队集中培训 为主v以团队为单位以团队为单位v每天二十分钟每天二十分钟v一对多或多对一或多对多一对多或多对一或多对多v客户关注为主客户关注为主文件满桌病对策事必躬亲时间管理方法时间管理方法明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1 12 23 34 4阶梯图阶梯图正确目标的价值目标刺激我们奋勇向前目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能目标引导我们发挥潜能拟订目标的原则价值观：健康、事业、人际关系、金钱健康、事

7、业、人际关系、金钱符合自己的价值观符合自己的价值观 制定目标的S SPECIFIC PECIFIC MMEASURABLE EASURABLE A ACHIEVABLE CHIEVABLE RRELEVANTELEVANTT TIMINGIMINGSMARTSMART原则原则明确目标设定目标的步骤设定目标的步骤步骤一：列出目标步骤一：列出目标步骤二：主要困难与阻碍步骤二：主要困难与阻碍步骤三：所需技能及知识步骤三：所需技能及知识步骤四：为达到目的必须合作的对象步骤四：为达到目的必须合作的对象步骤五：步骤五：SMARTSMART行动计划行动计划要事第一二八定律意大利经济学家帕雷托（意大利经济学家

8、帕雷托（PartoParto）w80% sale from 20% customers80% sale from 20% customersw80% profit from 20% product line80% profit from 20% product linew80% problems from 20% employees80% problems from 20% employees 集中精力在能获得最大回馈的事情集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。上；别花费时间在与成功无益的事情上。 我的一天：我的一天：你前一天的所有工作内容？你前一天的所有工作内容？

9、事项重要性分类事项重要性分类突发紧急情况突发紧急情况限期将至的赶工限期将至的赶工补做遗漏的事情补做遗漏的事情加急文件的传达加急文件的传达 准备事项、预防工作准备事项、预防工作 价值观的澄清价值观的澄清 计划计划 关系的建立关系的建立 真正的休闲充电真正的休闲充电现场管理造成干扰的事、现场管理造成干扰的事、 、信件、报告、信件、报告并不重要的急事并不重要的急事例行会议例行会议许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作 无关紧要的无关紧要的 、信件、信件 浪费时间的事浪费时间的事 “逃避性逃避性”活动活动 看太多的电视看太多的电视 衡量任务重要性的三个标准分清工作的轻重缓急

10、急迫性指数测验分清工作的轻重缓急急迫性指数测验我在压力之下表现最好。我在压力之下表现最好。 （ ） 我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 我休息时会觉得不安。我休息时会觉得不安。 （ ） 我似乎永远在赶时间。我似乎永远在赶时间。 （ ） 我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。

11、（ ） 我在做一件事时常会想到另一件事。我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 我处理危机时表现最好。我处理危机时表现最好。 （ ） 处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 当我为了处理突发状况当我为了处理突发状况, ,必须取消约会或中途离开必须取消约会或中途离开, ,我认为别人应该能谅解。（）我认为别人应该能谅解。（）我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 我常边工作

12、边吃饭。我常边工作边吃饭。 （ ） 我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 一天下来办公桌上一天下来办公桌上“已办已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） 如果不能有效分配事件如果不能有效分配事件筋疲力尽筋疲力尽 危机管理危机管理长期处于压力下长期处于压力下没有时间没有时间总要寻求支持总要寻求支持愿景愿景 / / 平衡平衡纪律纪律 / / 控制控制少一些危机少一些危机进一步的发展进一步的发展走向成功走向成功无法有责任感无法有责任感 依赖于他人或组织依赖于他人或组织会很快失业会很快失业停滞不前停滞不前

13、失败失败没有好朋友没有好朋友只按短期目标行事只按短期目标行事 危机管理危机管理/ /经常变化经常变化认为计划，目标无意义认为计划，目标无意义关系很浅或破裂关系很浅或破裂觉得自己是受害者觉得自己是受害者做事无成效做事无成效 优先事件管理矩阵迅速反应优先处理迅速反应优先处理给予充分重视给予充分重视需尽快解决，但可以交由他人处理需尽快解决，但可以交由他人处理既不重要既不重要 也不紧急也不紧急学会说“NO！”如何对付不速之客授权的定义授权的定义-上级委派给下属一定权力，使他们在一定上级委派给下属一定权力，使他们在一定的监督下完成所委派的任务的监督下完成所委派的任务实质实质-通过权力的转移（高层通过权力

14、的转移（高层中层中层基层基层操作人员），操作人员），实现上级时间的节省实现上级时间的节省目的目的-管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间去做更重要的事去做更重要的事好处好处-不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责任心，组织更有活力。任心，组织更有活力。授权是时间管理的重要途径有效授权应该授权的事应该授权的事看着看着象限象限必须授权必须授权应该授权应该授权不应该授权不应该授权授权风险低授权风险低经常重复经常重复下属做会更好下属做会更好下属能够做的更好下属能够做的更好马上就可以分配给别马上就可以分配

15、给别人做的事情人做的事情刚任职不完全具备刚任职不完全具备能力能力从来没做过从来没做过 授权风险大，但有授权风险大，但有控制点控制点花一点时间训练，就花一点时间训练，就可以分配下去可以分配下去需要身份的需要身份的制定工作标准，设制定工作标准，设定工作目标定工作目标重大决策重大决策信息披露有限制的信息披露有限制的 不能授权的工作不能授权的工作确定授权内容的步骤 年计划活动计划表年度目标：年度目标：一月一月二月二月三月三月四月四月五月五月六月六月工作计划工作计划生活计划生活计划七月七月八月八月九月九月十月十月十一月十一月十二月十二月月份月份月份月份工作计划工作计划生活计划生活计划周计划工作安排第 周

16、事件事件任务任务优先级优先级时间安排时间安排星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六星期七星期七项目项目1 1项目项目2 2打电话给客户打电话给客户跟网络部开会跟网络部开会拜访客户拜访客户培训业务员培训业务员1 13 32 24 41 13 32 24 4每日工作计划表3 3月月2525日（星期三）日（星期三）8:00-9:009:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:0012:00-13:0013:00-14:00 14:00-15:0015:00-16:0016:00-17:0017:00-18:00 18:00-19:00Evenin

17、g优先事件优先事件 规划你的时间时间规划基本原则时间规划基本原则: :未纳入计未纳入计划的划的, 20%, 20%突发的突发的, ,20%20%计划好的计划好的, ,60%60%我希望在这一年过去以后得到什么？我希望在这一年过去以后得到什么？除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？这一年中有哪几个关键的任务？这一年中有哪几个关键的任务？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？预计有哪些事情

18、会干扰今年计划的执行？今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？段时间？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？对未来的一年进行规划注意点：注意点：首先安排固定项目首先安排固定项目根据你的生物钟安排时间根据你的生物钟安排时间把较大的任务分割成易于控制的小块把较大的任务分割成易于控制的小块充分利用零碎时间充分利用零碎时间为每件事情设定明确的起止时间为每件事情设定明确的起止时间留出休息和娱乐时间留出休息和娱乐时间留出机动时间，不要把所有的时间

19、都填满留出机动时间，不要把所有的时间都填满克服拖延不要把难事往后拖不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后拖不要把不喜欢的事往后拖不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了头工作细分工作细分自律自律防范于未然防范于未然立即行动办公桌上的“5 S”运动文件存档系统文件存档系统“各就各位各就各位”的摆置的摆置集中精力做一件事集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理下班前的清理整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 下面是一份“文件处置测验文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。请快速地解答以下十

20、二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。 1 1、订购文具后所取得的帐单。、订购文具后所取得的帐单。 2 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4 4、某大学企管系学生寄来的问卷。、某大学企管系学生寄来的问卷。 5 5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6 6、一封需要尽快回复

21、的信，但你必须先打数次、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次 才能回复。才能回复。 7 7、一位你经常接触的人告知新地址及新、一位你经常接触的人告知新地址及新 号码的号码的E-mailE-mail。 8 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 9 9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。购，但你无法确定是否真正值得订购。 1010、客户寄来的一封投诉信。、客户寄来的一封投诉信。 1111、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 1212、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠，则