东银控股集团本部费用报销管理制度

1、东银控股集团本部费用报销管理制度1目的为加强公司费用管理，控制费用开支，根据国家财经法规和公司相关制度有关规定，结合实际情况制定本制度。2范围本制度适用于重庆东银控股集团本部（以下简称“东银控股集团”）。3方法和过程控制总则东银控股集团费用实行预算管理，各部门发生的费用均不得超过预算，否则应按东银控股计划及预算调整审批流程执行；各部门在年度预算范围内在季末和月末的最后三个工作日，提交下季度预算和次月的费用计划，经审批后作为日常费用开支及报销的控制标准；实行项目管理的费用按项目编制预算并进行控制，财务审计部按项目进行费用归集，按月编制项目月度费用使用情况表报相关人员；财务审计部按部门进行费用的归

2、集，除归口管理的费用项目外，其他费用的划分采取责任部门承担的原则；费用报销应真实可靠，所取得的原始单据必须内容真实、要素齐全，费用报销应遵照权责发生制原则，即“当期费用当期报销”，除需跨期完成的业务外。各项费用报销规定差旅费报销规定1）差旅费指员工因公出差发生的交通、住宿及生活补助等费用，因公出差是指员工离开公司办公地点所在地的重庆主城区；2）各部门与所属公司应尽量采取视频的方式进行工作沟通，以减少出差的次数、人数；3）分管领导应加强对出差任务派遣、过程及结果的管理，出差人员回来以后，须填写出差情况汇报表（直接在OA流程中填写），作为差旅费报销附件一并提报。4）人员的级别划分和交通工具标准级别

3、级别内容交通工具标准飞机普通火车动车或高铁轮船一级董事长、总裁头等舱和商务舱软卧一等座头等舱二级副总裁、董事会秘书、总裁助理经济舱软硬卧一等座二等舱三级其他职员经济舱硬卧二等座三等舱5）长途出差人员食宿报销规定长途出差人员食宿标准如下（同时担任多个职务的，标准从高执行）级别划分城市类别（住宿费）补助标准(每人每天)内部公司出差补助标准一类城市二类城市三类城市一级：董事长、总裁实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销二级：副总裁800650500-三级：董事会秘书、总裁助理650500450-四级：各部门正、副总经理、职能经理4003503006060五级：其他职员3503002606060注：

4、一类城市：是指上海、北京、深圳、广州、拉萨、杭州、乌鲁木齐；二类城市：是指除一类城市以外的所有省会城市、直辖市以及如下较发达二级城市：无锡、厦门、珠海、苏州、宁波、大连、常州、青岛、中山、威海、佛山、嘉兴、淄博、舟山、包头、烟台、温州、绍兴、汕头、惠州、扬州、东莞、盐城；三类城市：除前面一类和二类城市以外的地区和县市。住宿费凭发票在标准范围内据实报销，因工作需要或特殊情况超标的，一律报副总裁审批，副总裁超标由总裁审批；住宿费应提供消费清单并附刷卡消费小票，因客观原因无法进行刷卡消费的，请在发票背后填写原因并附上联系 以便财务、审计人员查证；外出开会、学习和培训等，凡是交款中已包含了食宿费用的，

5、不再享受食宿补贴。6）多位员工一同出差报销规定同性别员工一同出差，须两人合住一个房间，住宿费用可以按两人住宿费标准合计的60%报销；不同级别人员一同出差因特殊原因无法分开食宿的，住宿费用可按同行人员中的最高报销标准执行；不同部门人员一同出差，在相关票据不能分割的情况下，应注明各部门承担的金额，由报销人所在部门的分管领导签字审批；7）在控制标准内，若住宿费用挤占了生活补助的，以标准减去住宿费超标部分为生活费补贴报销依据，但生活补贴费不得超过上述标准；8）若出差期间发生业务招待费，按业务招待费相关规定报销，如当天发生一次业务招待费时，当天的生活补助减半执行，发生两次业务招待费，当天不再报销生活补助

6、；9）生活补助的天数标准：在下午2：00以前出发的，生活补助按一天计算，否则按半天计算；在下午2：00以后返回的按一天计算，否则按半天计算。市内交通费报销规定1）市内交通费指员工因公发生市内近郊（包括出差地市内）的公交车、轻轨和出租车等交通费用；2）员工外出办理公务，原则上以乘坐公共交通工具为主，若有紧急的事务方可乘坐出租车，并报分管领导签字认可；3）各部门应于每月28日前统一报销本部门市内交通费，详细填写东银控股集团出租车费报销审批表，应分明细详细填列，且各项明细与相应单据相匹配；4）出租车发票要求：尽量提供机打票，若不是机打票请按次粘贴（相同金额的发票应连号）。业务招待费报销规定1）业务招

7、待费指根据业务需要发生的招待客户的所有费用，包括餐费、礼品费、参观游览费、小礼品费、服务费、车船费及应由公司承担的客户的交通、住宿费等；2）业务招待费用报销时，应填制东银控股集团业务招待费报销审批表，分明细详细填列，且各项明细与相应单据相匹配；3）所有招待费用报销均必须附正规发票，原则上不得使用替票；4）200元以上的开支，必须刷卡消费并在报销时附银行卡支付小票、消费清单或菜单，因客观原因无法进行刷卡消费的，请在发票背后填写原因并附上联系 以便财务、审计人员查证；5）接待应遵循节俭原则，力求“光盘”，在接待时红酒、白酒必须自带，清单上不能有此两种酒的消费记录；6）业务招待费发票要求：同一次业务

8、不能同时使用多个单位的发票，按金额大小分次粘贴（相同金额的发票应连号）。通讯费报销规定1）通讯费指员工因工作原因而发生的 费、座机费、电报、 、企业电子邮箱、上网等费用；2）通讯费用实行限额报销制度，员工凭通讯费发票在标准额度内据实报销；3）通讯费报销标准如下岗位限额报销标准董事长、总裁实报实销副总裁800元/月董事会秘书、总裁助理450元/月部门正经理、副总经理、职能经理250元/月主管150元/月其他员工50-100元/月其他员工的通讯费报销标准由各部门视其工作内容提出申请，报经分管领导批准后交办公室和财务审计部备案并执行；因工作需要经常对外联系的特殊岗位，报经总裁或总裁授权人批准后，可在

9、上述额度基础上适当予以提高；公司对于长途出差的员工每天给予20元的通讯费补贴，因长途出差和其他临时性工作原因导致话费超支的，经分管领导批准，并提交话费清单报办公室、财务部审核属实后，可以对因公超支的部分进行报销；除标准在100元以下的人员可凭定额发票报销外，其他人员必须凭打印的正式发票到财务报销；4）所有报销通讯费用的员工必须24小时开机。如有未开机并因此而影响工作的行为，将视情节轻重给予20-500元的罚款，同时不予报销当月通讯费用。会议费报销规定1）会议费指公司召开董事会、股东会、或经批准参加集团、行业协会、政府等所组织会议的参会费用；2）东银控股集团内部会议应事前编制会议预算，并经分管领

10、导审批后作为借款或报销的附件，同时应按照会议预算向子公司收取费用，原则上应收支平衡；3）内部会议费用开支规定：每天用餐标准不高于100元/人/餐（含酒水饮料）参会人员（含会议组织人员）住宿标准：不超过前述.5.1出差标准的50%。会议期间因公发生的合理的 费、上网费、复印费、打印费可以报销。4）会议费中包含食宿费用的，不再报销住宿和生活补贴。报销时，应将会议通知、会议纪要及相关领导批复作为附件，连同发票等有效票据一并提交。部门活动费用报销规定1）部门活动费用指各部门内部，以及部门之间为加强团队凝聚力，所开展的聚餐、体育运动、学习培训、娱乐等活动而产生的费用；2）部门活动费用按每月每人150元限

11、额标准，在标准内凭发票据实报销；3）部门活动费用的人数，以每月15日人力资源部发给财务部的在册人数为准。其他费用报销规定1）未在上述单独规定的其他费用，其开支应严格按照公司相关规定办理，报销时应附上相应的合同、协议、审批表等；2）培训费的开支应严格按人力资源部相关制度执行，报销时应附上相应的合同、协议、审批表、培训通知、经批准的预算等资料；3）办公用品由各部门在预算范围内按月编制需求计划交行政办公室，行政办公室汇总报分管领导审批后集中进行采购。报销时，必须附有明细清单等从供货商处取得的原始单据（如对方送货单、商超电脑小票）。4）低值易耗品若实际购置费超过审批额，或购置品种与办公用品购置申请表不

12、符的，财务部应拒绝支付款项，并要求申购部门重新履行申购审批程序并取得完整的批准文件；5）装修和维修支出要有申请报告和预算明细。属于办公室装修的，还应提交装修方案，并按装修流程进行事前审批。以上申请报告、预算、方案是订立合同的必备支持性文件。备用金和借款管理规定备用金的管理1）只有平时因工作所需开支较为频繁的岗位才允许借支备用金。备用金由经办人员填写备用金审批表，并按借款流程办理。2）备用金应在每年12月28前交回财务部门，在日常报销时可不归还。如岗位发生变动时，应将借支的备用金交回财务部门。该岗位接替人员按相关流程重新办理备用金的借支3）备用金原则上实行“专款专用”制。已领取备用金的人员原则上

13、不允许日常再另行借支，应在业务发生后及时办理报销手续。如因经办特殊事项超出备用额度时，可按相关规定办理借款。借款的管理1）指公司员工因公出差、接待客户、购买物品或其它业务需要而向公司所借款项。2）财务部门可根据业务情况，确定借款的合理限额，并严格控制员工借取大额款项。出差借款计算依据为：预计交通费+预计天数*住宿及补贴标准+合理的机动费用3）借款应在指定日期内报销或还清。对上次借款尚未还清者，财务部门可不批准再次借款。每季度财务部应清理借款，向每个借款人以邮件或RTX方式发送对账通知,通知当事人核对借款及及时清还或报账冲销。4）员工离开集团公司（含集团内公司内部调动），员工应及时到财务部门偿还

14、欠款，并经财务部签字确认后，有关部门方可办理离职或调动手续。5）借款仅限因公事项，公司任何人不得因私借用公款。6）借款报销时，应填写费用报销单据；如借款人有需要归还的借款，应附资金部开具的收款收据。7）一笔借支款应以一次完成报销冲账为原则。报销单据的管理规定单据填写要点1）必填项：部门、填报日期、费用项目、金额、原借款金额、报销人、借款事由2）注意事项费用项目按本次报销项目分项填列，摘要请写明具体原因；金额需按实际发生额填列，且与后附票据核对无误；金额大小写必须一致，且不能有任何涂改若有借款，需写明原借款金额，按应退余额或应补付款分别填列。报销人必须由本人亲自签名或注明谁代签。 借款人签收：需

15、借款人本人签收单据粘贴要求1）从左上角向右依次错开、按次依顺序粘贴。2）除定额发票、交通工具发票外，其它发票一律填写公司全称，不得填写公司简称或个人名称，且应与合同上的单位名称保持一致；如合同签订单位名称发生变更，应出具工商局有效证明。3）发票应使用税务局认可的有效发票作为报销凭据。报销时如发票遗失或毁损，应书面写明遗失或毁损原因，并提供能证明业务发生真实性的凭据（如对方发票加盖公章等），经分管领导签字同意并确认其业务发生的真实性后，可予以报销。各业务项目的相关单据及附件要求项目填写单据类型借款的附件报销的附件差旅费借款单、差旅费报销单发票、报销单据粘贴单、收据（借款金额大于冲账金额时附）、东

16、银控股计划及预算调整审批表（预算外时附）、业务招待费报销审批表(发生业务招待费时附) 市内交通费费用报销单发票、报销单据粘贴单、出租车费报销审批表业务招待费借款单、费用报销单发票、报销单据粘贴单、业务招待费报销审批表、东银控股计划及预算调整审批表（预算外时附）、收据（借款金额大于冲账金额时附）通讯费费用报销单发票、报销单据粘贴单、话费清单机动车费借款单、费用报销单发票、报销单据粘贴单、车辆维修申请单会议费借款单、费用报销单会议计划、会议通知及相关领导批复发票、报销单据粘贴单、会议通知、会议纪要及相关领导批复行政办公费费用报销单发票、报销单据粘贴单、从供货商处取得的原始小票低值易耗品购置费借款单

17、、费用报销单发票、报销单据粘贴单、合同、协议、东银控股计划及预算调整审批表（预算外时附）其他借款单、领款单、费用报销单合同、协议发票、报销单据粘贴单、合同、协议、东银控股计划及预算调整审批表（预算外时附）不符合以上要求的，财务部有权拒绝报销。借款及报销审批流程审批流程各环节要点1）经办人按规定填写相应的单据和审批表，交部门负责人审核；2）部门负责人对该业务有无预算及额度进行确认；3）分管领导对业务的合理性、必要性、真实性进行审核；4）财务人员对单据填写的规范性、原始单据的有效性、审批手续的合规性进行审核。报销时间规定每周：每周二、四实行集中报销付款，上午8：30至12：00为报销单据审核时间，

18、下午1：00至5：00为付款时间（遇国家节假日或月度财务结账日除外）。紧急事项借款实行例外管理，可根据具体情况安排款项支付。月度：每月1-3日为财务结账时间，该期间暂停报销付款。（遇节假日顺延）1）费用应在发生当月内报销；费用自发生之日起超过30日报销的，应书面写明延期报销的理由，经分管领导签字同意，同时财务部认可其合理理由的，可予以报销。2）费用自发生之日起超过30日办理报销的，分管领导不同意或财务部不认可其延期报销理由的，将不再予以报销该费用；如有相关借款，财务部书面通知人力资源部，对借款人的借款余额从工资中强制扣除，并告知借款人。3）年度：每年12月31日前发生的费用，必须在12月31日前报销；如约定付款期滞后于报销期的，应先办理挂帐，到期日再办理付款；如12月31日前因付款后未取得发票或未