订单作业程序(QP-06)

1、 檔案名稱订单作业程序文件編號QP-06主辦單位业务部版本別A0頁碼Page 1 of 6發行日期:製 作:審 查:核 准: 文件名稱訂單作業程序文件編號QP-06主辦單位業務部版 本 別A0頁 次Page 2of 6異動日期修 訂 者版本文件異動記錄2006-3-1毛定辉A0制定 文件名稱訂單作業程序文件編號QP-06主辦單位業務部版 本 別A0頁 次Page 3of 61. 目的確保客戶的訂單或排程都能有效地、確實地被執行2. 適用範圍本規定適用于本公司所有客戶的訂單或生産産品交貨排程3. 權責業務部負責客戶訂單的接收、評審、修訂通知、出貨通知及相關事宜的處理4. 定義（無）5. 內容5.

2、1. 産品要求的確認及訂單的評審：5.1.1 業務部接收到客戶發來的交貨訂單後，依客戶訂單所需求産品的品名、規格、數量等進行訂單交期的審查。業務部人員接收到産品訂單後，轉換成內部生産訂單依核准權限呈請經理級以上主管簽核後轉交資材部、研發部、品保部、生產部於生産訂單上進行會簽。並由生管負責人對其訂單確認交期，排出生産進度。以利業務部據此回復客戶交期。5.1.2 業務人員每月定期或不定期跟客戶溝通，瞭解客戶對産品的持續需求量，開立生産訂單交生管作業，資材單位依生産訂單作備料工作。5.1.3 當接獲客戶口頭、電訂訂單時，由業務知會客戶，請客戶于48小時內回復正式書面訂單。5.2. 訂單的執行：資材部

3、接收到訂單後，依據生産管理作業程序及時安排備料和生産。5.3. 訂單的修改：業務部人員應時時註意“生産進度控制”以了解客戶訂單之生産進度，遇有進度落後造成交期延誤時應設法了解原因，採取必要補救，交期延誤無法避免時，資材部人員務必及時通知業務部，然后由業務部人員與客戶協商調整。5.3.1 交期或數量的變更：業務部通過確認後以更改過的生產訂單通知資材部。並將更改過的確切訂單發至資材部及相關部門。資材部對變更內容進 文件名稱訂單作業程序文件編號QP-06主辦單位業務部版 本 別A0頁 次Page 4 of 6行評審，並在變更過的生產訂單簽名確認，登記重排、或追加生産，業務部及時回復客戶。5.3.2

4、暫停生産/開放生産/直接生産/限量生産：業務部以聯絡單通知各相關部門並依此為據安排作業。5.3.3 取消訂單：客戶以書面形式或電話通知業務取消訂單，業務部要盡力向客戶爭取正常出貨，溝通無效狀態下，業務人員依聯絡單通知資材部：取消生産事宜，如已屬在生産過程中再停産，統計一切損失交業務部由業務人員與客戶接洽處理。5.3.4 因特殊因素無法完成生産計劃，提出修改訂單合約時，由業務人員與客戶協調相關事宜，如是否可更改交期等，同時業務人員要時刻跟進生産進度，不斷與資材部確認交期，以“品質第一，顧客至上”為工作理念，直到給客戶一個滿意的答復。5.4. 出貨：5.4.1 生産過程中，業務人員隨時跟進所負責訂

5、單産品的生産進度，品保負責從進料到成品的各個流程的品質驗收，業務依出貨通知單通知資材備貨。等資材部備貨完畢，由資材部相關人員電話通知品保部做出貨前的最後品檢動作，進行品檢合格之産品，由品保貼合格標簽並交生產部入庫，同時通知資材部依據出貨通知單交貨排程，準時安排出貨動作。5.5. 出貨後退貨：當客戶在出貨後要求退貨時，業務部人員必須負責及時與客戶接洽，確認客戶退貨原因（屬品質問題請品保部處理），開出【退回單】（一式四份），通知相關部門辦理退貨入庫。5.6. 出貨後的接續工作：文件名稱訂單作業程序文件編號QP-06主辦單位業務部版 本 別A0頁 次Page 5of 65.6.1. 業務人員就每月3

6、0或31號相關客戶訂單已出貨狀況做一份 公司 月對帳請款明細確認單，FAX給客戶核對確認，做正式向客戶請款前的準備工作。5.6.2. 財務部定期（每月31號）提供應收帳款明細表，由業務人員負責催客戶按協商條款盡快付清應付貨款。當客戶將款項滙入開戶銀行，業務人員確認後應開出缴款明細表（一式兩份）交財務部冲銷貨款處理（財務部會依此更新應收帳款明細表並開出新的應收帳款明細表），表示貨款收到，全單交易就此結束。5.7. 售后服務：業務人員不定時拜訪客戶，以了解客戶對公司産品、公司服務等滿意程度，向公司反映情況，力求公司在不斷完善中求发展。6. 相關文件記錄：（附件提供表單參考）6.1. 客戶訂單6.2. 生产订单6.3. 聯絡單6.4. 退貨單6.5. 公司 月對帳請款明細確認單6.6 應收帳款明細表（財務部發行）；6.7 繳款明細表；文件名稱訂單作業程序文件編號QP-06主辦單位業務部版 本 別A0頁 次Page 6of 67. 業務部檔案記錄一覽表：序號文件名稱核准權限保存期限01生産訂單課長級以上保存兩年02客戶訂單經理級以上保存兩年03出货通知单經理級以上保存兩年04聯絡單課長級以上保存兩年05退貨單課長級以上保