其实你还不懂Word

1、其实你不懂Word：Word进阶介绍2010-06-08 20:19=原创文章，转载请注明出处=记得上大学的时候，写毕业论文，第一次涉及较长篇幅的word文档编辑，公式编号、章节编号、引用文档编号、目录自动生成搞得我一头雾水。后来听人 说过一本书的名字叫其实你不懂Word，想想也是，微软的拳头产品，功能应该是强大无比，我们平时用的也就10%的最基本功能吧。不过我还是没去借这 本书看看，太懒 ( o )Y最近博士论文总算是搞得差不多了，两百多页的咚咚用word排版起来比想象的轻松许多。周围好些个哥 们懒得动手研究word这个东西，我想想我闲着也是闲着，就以港大的博士论文章节内容为基础，把一些常用

2、的自动编号和文章内超链接功能简单的介绍一下，方 便大家排版写作吧（知道的人请出门右转）。请注意以下的介绍都基于Word 2007！一、设定格式首先定制我们需要的 格式，譬如大章节的格式，小章节的格式，图片标题的格式等等，定义方法大同小异。我定义了如下几种格式· Non-chapter Part Style：用于章节内容前的declaration、content、acknowledgement等等 · Chapter Style：用于定义章标题 · Section Style：用于定义节标题 · Sub-section Style：用于定义小节标题

3、83; Figure Chapter Style：用于定义图片章节 · Figure Caption Style ：用于图片标题 这里以Non-chapter Part Style为例，在空白文本处随便输几个字并调整自己需要的样式出来，譬如置中，加粗，Times New Roman字体，小二号大小。设置好这些后，用鼠标选取这些字，点右键->Styles->Save Selection as a New Quick Style如下图之后出现一个简易调整窗口，点Modify后变为下图所示，在Name里输入样式的名字“Non-chapter Part Style”，在Style

4、 based on 里选择Heading 1，Style for following paragraph里选择刚刚输入的“Non-chapter Part Style”，其它设置如图所示点OK后保存。为Chapter、Section、Sub-section、Figure Chapter Style、Figure Caption样式做类似的定义，具体样式看需要了。但这里要注意的是这个“Style based on”选项，它决定了章节的层次，因此为Chapter、Section、Sub-section分别选择Head1、Head2、Head3，为 Figure Chapter Style选择Hea

5、d1，而Figure Caption则可以选择Normal即正文。做了这些工作后在Word顶部的样式表里会出现已经自定义的样式，如下：这六种格式构成了整个论文格式的主体。有了这些格式，我们可以对相应文字或段落应用这些格式。如此，可以通过word生成具有相同格式的各种列表， 目录就是这样生成的，下面会有详细介绍。 二、自动编号在定义了章节的样式后，我们希望每一章，每一 节，每一小节的编号Word都能帮我们代劳，这样子样式整齐且不容易混乱，而且后面在文中引用章节编号时也需要。现在我就简单介绍一下自动编号的定义。由 于章节的编号是多级的，因此使用Word提供的“Multilevel Lis

6、t”，点击如果所示的高亮小图标，在图形菜单中点击下方的Define New Multilevel List出现新窗口后点击More以展现更多选项，如下在这一窗口中，我们需要将之前定义的几种章节样式和自动编号里的level关联起来。具体做法如下：在左侧level中选择1，在右侧的“Link level to style”中选择Chapter Style，然后在“Level to show in gallery”中选择Level 1。最后，在“Enter formatting for number”的自动编号“1”之前加上“Chapter ”字样。以后每当我们应用Chapter Style于每章的

7、标题时，Word便会自动为标题添加Chapter X。同理，将Section Style与Level 2关联，Sub-section Style与Level 3关联。对每一个Level，在“Follow number with”里选择“nothing”，当然你也可以根据需要选择其他选项。每个Word文档中可以存在多个Multilevel List，你只需要将指定的样式和Level想关联便可以得到需要的自动编号效果。这里，我们为各章节的图片定义一个新的Multilevel List，并将Figure Chapter Style与Level 1关联，以生成如Figures for Chapter

8、X效果的自动编号。另一方面，将Level 2与Figure Caption Style想关联，便可以得到Figure X.x的效果。如下图所示至此，我们可以为文章建立一个简易的模板，为每一个章节应用相应的样式，在word上方打开view->document map，我们已经可以看到整齐的文章构架了。如下图下一篇将介绍如何在文章中引用这些自动编号，如何生成目录或图片列表等小技巧。=原创文章，转载请注明出处=原创文章，转载请注明出处=在上篇文章中，我简单介绍了Word2007的样式定义以及多级自动编号功能。在本篇文章中，我将介绍如何充分利用Word对已建立的自动编号和样 式进行索引和链接，以

9、及其他一些小技巧。跟上篇一样，已经知道的请出门右拐。一、在文章中插入引用在Word上方打开Insert面板，选择Cross-reference，弹出如下的窗口此窗口罗列了所有自动编号的章节以及图片，可以选择需要的内容插入到正文中。如此，以后对章节、图片进行添加删除导致编号发生改动，则不必手动更新 正文中引用他们的地方，只需要在引用的地方使用“Update Field”命令（右键菜单）。当然，绝大多数情况下我都是点Ctrl+A选取全文，然后按Updae Field的快捷键F9去更新全文中所有引用的地方。 二、生成目录及其他列表Word提供了一整套自动生成列表的功能，而且对列表的格式也可

10、以自由定义。这里介绍一下如何生成目录列表。打开References面板，选择 Table of Contents，出现如下的菜单之后选择底部的Insert Table of Contents，弹出新窗口在这里我们可以看到目录的预览效果。我们发现Head 1和Head 2也被包含其中，点Options打开窗口进行进一步设置在这里我们可以看到Word为各种Style分配了一个TOC level，1、2、3、4从高到低，对于Chapter Style，Non-chapter Part Style及Figure Chapter Style这些章标题我们设置为1，Section Style设置为2，Su

11、b-section Style设置为3，其他的style都不要设置level。设置完毕后关闭这两个窗口，便会看到整齐的目录了！由于论文需要我们列出一个图片的标题列表，原理和目录列表一样，新建一个Table of Contants，并为Figure Cation Style分配一个TOC Level便可以了。因为Word为每一个TOC level设定了一个独立的样式，所以我建议大家为不同列表分配不同的Level，否则调整单个列表时候会连带将所有分配这一level的列表都给调整 了。对生成的目录、列表样式不满意？没关系，按快捷键Ctrl+Alt+Shift+S调出Word里的所有 样式列表，然后对

12、需要的TOC Level样式进行更改就可以啦，非常方便。说了这么多，我个人的感觉 是，Word里各种排版和引用的功能都基于样式的管理，所以在上一篇文章中开篇便建立几种常用的样式是非常非常有必要的！ 下一篇将介绍同一个word文档中，建立不同页码，及对 Mathtype公式排版的小技巧。=原创文章，转载请注明出处=前面两篇把Word 2007里的样式定义、自动编号、引用及自动列表都简单的展示了一下。至此，论文模板应该有个大概了。这篇小文将介绍一些比较琐碎但常用的编排技巧。一、章节的Page break论文中，每章的开头Chapter标题不可能紧接着上一章的内容格两三行后继续写，一般大家

13、都会 在每一章的末尾插入一个page break。不过，每次都要插入page break感觉很麻烦，而且以后删减段落的时候经常把page break误删了。其实在Word里，我们可以在每章的标题样式里直接定义一个page break，以达到每章开始自动换页的效果。方法很简单，以之前我定义的那几个样式为例，在Word的样式表里右键点击需要修改的样式，如Chapter Style，选择Modify则出现样式编辑窗口（这个窗口功能强大，大家要多多利用）在上一窗口的左下角中点击Format按钮，选择Paragraph，出现针对Paragraph设置的窗口，选择Line and Page Breaks面

14、板，勾选Page break before，单击ok。如此我们便为Chapter Style样式定义了一个page break，也因此在所有使用这一样式的地方全部自动添加一个page break。简单吗？确实简单！二、同一文档，不同页码这里我们要做的是在不同段落设置各自的页码。譬如说 对于Title是一个独立的部分，Declaration, List of Symbos, Content这些东西是一部分，而后面的正文、插图及Reference又是一个部分。因此我们在论文第一页标题的末尾及目录末尾插入Section Break将文章分成三部分。插入方法是在Page Layout面板，点如图所示的

15、Breaks按钮，之后选Next Page，便可以在下一页之前插入一个Section Break。插入完Section Break后，页面看起来并无变化。双击第一页的页尾，便进入到页尾编辑状态，此时便可以看到Word标出了Section 1及Section 2此时进入第二页的页尾并插入页码，但整个文章依然是从第一页开始计算页码。勾选Different First Page选项，这使得第一页不在编号范围内。之后选中页码，接着在菜单上选择Page Number->Format Page Numbers弹出详细的窗口，选择Start at即可从1开始计数同理在Chapter 1的第一次对页尾的

16、页码进行同样的操作。至此，同一文件内，不同页码的插入工作已经完成了。 三、页边距与MatyType排版在大家用 MathType输入了N多公式后，突然想起来装订的时候左边要多留点空格，于是修改了页边距。这下可好，发现所有的公式都无法对齐了，一个个调整，倒是 可以，但如果论文里有几十、上百个公式，那就有点。  稍安勿躁，其实MathType的公式对齐也是通过样式来控制的。在Word里按Ctrl+Alt+Shift+S呼叫出所有样式列表，你会找到 MTDisplayEquation这个样式，它就是负责公式排版的东东了。对这个样式选择Modify，打开样式编辑窗口，在Option按钮中选择 Tabs，弹出具体的设置窗口控制Math