信函与备忘录

1、LOGO重要提示和其他文件一样，文字处理程序通常会提供一些信函格式的模板，这样就可以简化工作任务。如看到的三个信函模板的图例，只需在模板中适当的地方插入必要的文件副本，程序就会完成书信的格式化并且打印出最终的文件。如果模板不能满足需要，可以在某种程度上更改或者新建模板。1 1、 2 2、 3 3、 改良齐头式改良齐头式缩格式缩格式 齐头式齐头式信函的格式信函的格式 S t G a n g s g a ta n 1 4 3 S to c k h o lm , 1 0 5 4 5 S w e d e n T e l e x : 5 3 8 9 2 S H E L E C S S O u r R e

2、 f e r e n c e N o . H / W T 0 0 8 T e l : 4 6 - 8 - 7 3 8 - 6 0 0 0 Y o u r R e f e r e n c e N o . F a x : 4 6 - 8 - 7 3 8 - 6 0 1 6 E - m a i l : h w l e e e l e c t r o l u x .c o m D a t e : 3 0 t h M a r c h , 2 0 - - M e s s r s . W i l l i a m & W a r n e r 1 0 5 R o l l e r R o a d S y d n

3、e y , A u s t r a l i a A t t e n t i o n : M r. D o n n a s o n , M a r k e t i n g D e p t . D e a r S i r, R e : S h i p p i n g A d v i c e o f F r e e z e r s W i t h r e f e r e n c e t o y o u r o r d e r N o . F 2 5 6 o f F e b r u a r y 5 f o r 1 ,0 0 0 s e t s o f F r e e z e r s , w e r e

4、 p l e a s e d t o i n f o r m y o u t h a t t h e g o o d s h a v e b e e n l o a d e d o n b o a r d t h e s / s “ P e a c e ” , w h i c h i s s a i l i n g f o r y o u r p o r t o n A p r i l 1 s t . W e v e s e n t a t e l e x t o t h e a b o v e e f f e c t t h i s m o r n i n g . P l e a s e i

5、 n s u r e t h e g o o d s a s c o n t r a c t e d a n d m a k e p r e p a r a t i o n f o r t a k i n g t h e d e l i v e r y . W e a r e n o w m a k i n g o u t t h e n e c e s s a r y d o c u m e n t s f o r n e g o t i a t i o n . W e a s s u r e y o u t h a t o u r g o o d s w i l l b e f o u n

6、 d s a t i s f a c t o r y u p o n a r r i v a l a t y o u r p o r t . W e a l s o h o p e t h a t w e c a n c l o s e m o r e b u s i n e s s w i t h y o u i n t h e f u t u r e . Y o u r s f a i t h f u l l y , T h e E l e c t r o l u x C o r p . H o r is D e W o lle y H o r i s D e W o l l e y (

7、M a n a g e r ) 日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右缩格式示例缩格式示例 1 J & J P la z a N e w B r u n s w ic k , N J 0 8 9 3 3 3 U . S . A . T e l: 7 3 2 - 5 2 4 - 0 4 0 0 F a x : 7 3 2 - 5 2 5 - 0 6 2 2 E - m a il: c a r r ie j n j . c o m D a te : 2 2 n d J u ly , 2 0 - - S o f t H e a lt h C a r e P r o d u c t C

8、 o r p . R o o m 2 3 0 1 Y ili B L D , 3 5 N a n j in g R o a d , S h a n g h a i, C h in a A tte n tio n : M r. W a n g , I m p o r t D e p t. D e a r S ir, R e : S H A M P O O W e v e r e c e iv e d y o u r le tte r o f J u ly 1 0 th e n q u ir in g a b o u t o u r J O H N S O N S B a b y S h a m

9、p o o W ith N a tu r a l L a v e n d e r, b u t u n f o r tu n a te ly, th e s to c k o f th is p r o d u c t is r u n n in g lo w d u e to th e h e a v y d e m a n d . B u t w e w ill in f o r m y o u a s s o o n a s th e n e w s u p p lie s c o m e u p . W e s e ll a w id e v a r ie ty o f B a b y

10、 s S h a m p o o . A ll o f th e m a r e m a d e o f th e N O M O R E T E A R S f o r m u la . F o r y o u r r e f e r e n c e , w e e n c lo s e a n illu s tr a te d c a ta lo g u e o f o u r s h a m p o o s a n d w e h o p e y o u w ill f in d it in te r e s tin g . W e h o p e th a t w e c a n c

11、lo s e b u s in e s s to o u r m u tu a l a d v a n ta g e in th e f u tu r e . Y o u r s f a ith f u lly , J o h n s o n & J o h n s o n D o r i s F e r g o s o n D o r is F e rg o s o n ( M a n a g e r ) 除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例齐头式示例S A MS U N G E L E C T R ON I C S 3 1 0 T a e p y u n g - r o 2 - g

12、a , C h u n g - g u S e o u l , 1 0 0 - 1 0 2 , K o r e a T e l : 8 2 - 2 - 3 7 0 6 - 1 1 1 4 O u r R e f e r e n c e N o . O D L - 1 1 E - m a i l : q s l s a m s u n g c o r p . c o m Y o u r R e f e r e n c e N o . D a t e : 2 3 r d D e c e m b e r , 2 0 - - S h a n d o n g S c i e n c e & T e c

13、h n o l o g y C o . L t d . 2 1 / F B r i g h t P l a z a 1 3 8 J i n n i R o a d , J i n a n S h a n d o n g , C h i n a A t t e n t i o n : Mr . Z h o u J u n , I m p o r t D e p t . D e a r S i r , R e : O u r O f f e r f o r P D A T y p e I I I - H T h a n k y o u f o r y o u r i n t e r e s t i

14、 n o u r l a t e s t P e r s o n a l D i g i t a l A s s i s t a n t T y p e I I I - H . A s r e q u e s t e d , w e o f f e r y o u 5 0 0 s e t s o f P D A a t U S D 1 4 0 p e r s e t F O B I n c h o n f o r s h i p m e n t i n F e b r u a r y , 2 0 - - . We r e q u i r e p a y m e n t b y L / C .

15、B e c a u s e t h e r e i s a n i n c r e a s i n g d e m a n d f o r t h i s p r o d u c t , o u r p r i c e i s n o n - n e g o t i a b l e . We l o o k f o r w a r d t o y o u r r e p l y . Y o u r s t r u l y , S a m s u n g E l e c t r o n i c s L a v i s K i m L a v i s K i m ( Ma n a g e r )

16、日期靠右落款偏右改良齐头式示例改良齐头式示例信函的组成部分信函的组成部分组成部分组成部分 标准要素标准要素 供选择的要素供选择的要素标题：标题： 信头或回信地址信头或回信地址 私人或机密标志私人或机密标志 日期行日期行 参考标志参考标志开头：开头： 封内地址封内地址 经办人姓名经办人姓名 称呼称呼 正文：正文： 书信内容书信内容 标题行标题行结束：结束： 结尾谦称结尾谦称 公司签名公司签名 写信人姓名和称谓写信人姓名和称谓 查号名字标志查号名字标志 参考编号首字母参考编号首字母 附件标志附件标志 邮寄标志邮寄标志 抄送标志抄送标志 再启再启 一封商业信函有4个组成部分，每部分又包括许多要素：1

17、.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: 2.Date: 15th November, 20-3. H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England4.Attention: Import Dept.5.Dear Sirs,6.RE: Aquatic Products 7.

18、We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, w

19、e would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 8.Yours truly, 9. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai Branch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exc

20、eeding USD50,000.标点符号的样式标点符号的样式 商业信函的正文通常用标准标点符号。而其他部分使用以下几种标点样式。a.标准（混合）式。称呼后面加冒号，结尾谦称后面加逗号。（这种样式最普遍）b.开放式。除了书信正文，其他任何一行结尾都不加标点符号，除非该行以缩写结尾（如Jr.）信头信头一、使用印好的信头a.标准商业信函的第一页习惯上写在印有信头的信笺上，至少包括：单位名称，街道地址或邮政信箱号码，城市，地区和邮政编码。b.信头避免使用缩写，除非那是单位名称的一部分或那代表了地区名字c.即使单位是使用邮政信箱号作为主要邮寄地址，也要写上街道地址。这样别人就能知道普通信件寄至何处（邮

21、局），快递信件寄至何处（单位）。信头信头二、自建信头 可以使用文字处理模板和不同的字体以及字体大小在空白信笺上创建准也信头注：如果想让客户和消费者任何时候都能找到您，那么就得不仅提供地址和电话号码。他们应插入e-mail地址，网站URL地址，家用电话号码，手机号，寻呼机号码和语音邮箱号等等，这些元素会作为信头的一部分出现在信笺上方，或者某些位于信笺底部。使用回信地址使用回信地址a.a.通常，回信地址通常，回信地址写在信笺上方写在信笺上方。用三行或更多行，单倍行间距录入。用三行或更多行，单倍行间距录入：街道地址；城市，地：街道地址；城市，地区和邮政编码；电话号码；日期。区和邮政编码；电话号码；日

22、期。Apartment 2B212 West 22d StreetNew York, NY 10011-2706212-555-9097January 24,2002212 West 22d Street，Apt. 2BNew York, NY 10011-2706212-555-9097January 24,2002ORb.b.另一种是将回信地址写在另一种是将回信地址写在信的结尾部分信的结尾部分，从作者姓名的正下方开始。，从作者姓名的正下方开始。Sincerely,Apartment 2B212 West 22d StreetNew York, NY 10011-2706212-555-90

23、97c.c.回信地址的每行开始要与结尾谦称和作者姓名对齐。回信地址的每行开始要与结尾谦称和作者姓名对齐。日期行日期行a.a.日期行包括月份（写完整日期行包括月份（写完整不要缩写或用数字代不要缩写或用数字代替），天（用数字写，其后加逗号），以及完整的年替），天（用数字写，其后加逗号），以及完整的年份份December 28,2001 (December 28,2001 (不是不是Dec.28,2001Dec.28,2001或或December December 28th,2001)28th,2001)注：注：不要在商业信函中使用不要在商业信函中使用12/28/0112/28/01b.b.一般在距

24、信笺上方一般在距信笺上方2 2英寸英寸左右地方录入日期，如果左右地方录入日期，如果是已确定垂直定中心的一页纸的书信则在第一行录入是已确定垂直定中心的一页纸的书信则在第一行录入日期，如果是带长信头的则在信头一下日期，如果是带长信头的则在信头一下0.50.5英寸英寸地方地方录入日期录入日期c.c.美式：月美式：月- -日日- -年年 英式：日英式：日- -月月- -年年d.d.对于改良齐头式书信格式，在中间开始写日期。对对于改良齐头式书信格式，在中间开始写日期。对于齐头式和简化式的书信在左边开始写日期。于齐头式和简化式的书信在左边开始写日期。2英英寸寸Interstate Products, In

25、c. 511 Interstate C ourt Sarasota, FL 34240 U SA D ate: A pril 4, 20- Shandong Foreign Trade (H oldings) C orporation L im ited 51,TA IPIN G R O A D Q IN G D A O , 266001 C H IN A 日期日期信头收信人名称地址美式日期举例美式日期举例O F F IC E S Y S T E M S P T Y. LT D . 1 2 4 O ak Street Tel (6 1 -2 )4 1 9 3 2 0 9 C h atsw o

26、o d F ax (6 1 -2 )4 1 9 4 0 11 E n g lan d E -m ail in fo o s.co m .u k A q u eo u s Tech n o lo g ies 2 9 1 C ax to n Street S an te F e U .S .A 1 8 N o v em b er, 2 0 - D ear S ir o r M ad am , 日期日期收信人名称地址称呼信头英式日期举例英式日期举例封内地址封内地址一、私人信件一、私人信件a.a.私人家庭信件。包括：收信人的姓名；街道地址、信箱号；城市，国家和邮政编码私人家庭信件。包括：收信人的姓名；

27、街道地址、信箱号；城市，国家和邮政编码Dr. Margaret P. Vanden Heuvel615 University BoulevardAlbuquerque , NM 87106-4553Mrs. Bernell Wlilliams5860 Spring-Cypress RoadSpring , Texas 77379b.b.如果收信人住在公寓大楼，在街道地址后或者上一行写上公寓号如果收信人住在公寓大楼，在街道地址后或者上一行写上公寓号Miss Susan H.EllingtonApartment 210411740 Wilshire BoulevardLos Angeles,CA

28、90025Mr. William E.Slifka13 Cat Mousam Road,Apt.1BKennebunk,Maine 0403 封内地址封内地址二、单位信件二、单位信件a.a.单位信件封内地址包括：公司或单位名称；街道地址或邮政信箱号；城市，国家和邮政编码单位信件封内地址包括：公司或单位名称；街道地址或邮政信箱号；城市，国家和邮政编码Mr. Arthur L. QuinteroNational Sales ManagerParagon Industries211 North Ervay StreetDallas, Texas 75201Director of ResearchSt

29、anton Chemical CompanyPost Office Box 21431Chattanooga, TN 37421-0431b.b.当封内地址包括房间或者套房号，将这些号码插到街道地址之后，也可以在上一行当封内地址包括房间或者套房号，将这些号码插到街道地址之后，也可以在上一行James W. Chiverton, M.D.Suite 12001111 West Mockingbird LaneDallas, TX 75247-3158Mr. Alice G. AlvarezWerler Construction Company416 12th Street, Room 12Col

30、ubus, Georgia 31901-2528 人名和职务人名和职务 当在封内地址或信件的其他任何地方写人名时，应保遵循收信人在名字拼写，大写，标点和空格方面的喜好。 a.不要缩写或使用首字母，除非收信人喜欢这种格式。如William B.Sachs 不要写成Wm.B.Sachs 或者W.B.Sachs 。 b.当收信人是已婚妇女时，遵循她在姓名上的喜好 一般来说在封内地址中人名之前要加称谓。 a.如果没有特别头衔（如博士，教授和阁下），则使用礼貌的称呼先生，女士，夫人或者小姐，这时要尊重对方的喜好。 b.如果不知道收信人性别，不要使用任何礼貌性称呼。 c.称呼十几岁的女孩为女士或小姐，小于

31、十三岁的称呼可以不写。 d.称呼十几岁的男孩为先生，小于十三的男孩，称呼省略。给夫妻的信件：Mr. and Mrs. Harold D. Bennisch Jr.有头衔的时候：Dr. and Mrs. Thomas P. Geiger单位名称单位名称1.将单位名称独自录入在一行上。如果需要在地址中写明工作部门的名称工作部门的名称，它应写在单位名称之前，单独成行单独成行。Ms. Laura J. KiddAssistant Vice PresidentDepartment of Corporate PlanningHolstein, Brooks & Co.2.在封内地址中写单位名称时，要按照该

32、单位自己的拼写，标点，大小写，空格和缩写格式。America Online, Inc.Sierra On-line, Inc.United AirlinesDelta Air LinesParker Pen USA LimitedFrye & Smith Ltd.Fujitsu, Ltd.单位名称单位名称3.如果没办法确定某公司名称的正确写法，就遵循以下原则：a.拼写清楚每个单词，不要使用符号&。 Haber, Curtis, and Hall, Inc.b.将Incorporated简写为Inc. Limited简写为Ltd.c.一般来说，要写完整公司或者集团名，但如果名称太长，也可以使用缩

33、写Co.或Corp.d.不要再在名称一开头就使用单词the, 除非你确认它是正式写法的一部分；例如，The Wall Street Jourrnale.每个单词的首字母要大写每个单词的首字母要大写，除以下情况：四个字母一下的前置词（如of和for）;四个字母以下的连词（像and）;出现在公司名称中的冠词the,a,an。1.通常将街道地址单独写在一行上，就写在城市，国家和邮政编号之前。通常将街道地址单独写在一行上，就写在城市，国家和邮政编号之前。2.用数字表示房屋和大楼号码，不要在号码前包括缩写No. 或者符号#。3.用于街道名称的号码按下列方法写： a.写清楚号码1到10；如177 Seco

34、nd Avenue。 b.大于10的号码用数字表示；如627 East 202d Street。4.在街道地址中使用单词and,而不是符号&；例如 Tenth and Market Streets。街街道道地地址址大大楼楼名名称称如果封内地址包括大楼名称，单独写在街道地址上面一行。如果封内地址包括大楼名称，单独写在街道地址上面一行。房间号和套房号应写在街道地址后面，如果不够可将其插入到上一行的大楼名称前面。Room 118, Acuff Building904 Bob Wallace Avenue, SWHuntsxille, AL 35801城市，国家和邮政编码城市，国家和邮政编码1.通常将

35、城市，国家和邮政编码录入在同一行上，紧随街道地址之后。录入城市名称（后面加逗号，空1格），国家名称（后空1格但不要逗号），和邮编号。 Denver,Colorado 80217 或者Denver, Co 80217-99992.写封内地址中的城市名称时，要注意： a.拼写城市名称时注意，不要仅仅根据读音来写。 Baldwin, LA Baldwyn, MS Center, PA centre, PA b.不要使用缩写（如将洛杉矶（Los Angeles）缩写成L.A.）。 c.不要缩写Fort, Mount, Point或Port这样的单词。城市名称要完整；例如，Fort Worth, Mou

36、nt Vernon, Point Pleasant, Port Huron. d.美国城市名称的单词Saint要缩写；如，St. Louis, St. Paul, St. Petersburg. e.使用双字母缩写是要大写，字母后不要加句点，字母之间不要空格。称呼称呼1.称呼中任何名称和头衔的第一个单词都要大写；如尊敬的Brand夫人，尊敬的先生（Dear Mrs. Brand, Dear Sir）。2.先生，女士，夫人，各位和博士这些称谓可以缩写，其他的都要写完整。3.保证称呼中姓的拼写和封内地址的拼写一致。4.当收信人与你很熟悉，可用名或者昵称来代替较为正式的称呼。5.当收信人至今未确定时

37、，使用称呼亲爱的先生或女士（ Dear Sir or Madam ）6.称呼中涉及两个或多个人，用and连接，不要用&。7.在称呼中使用公司名称：Dear United Services Corporation ，这种用于日常或者非正式书信，在正式场合不能使用。标题行标题行在所有其他信件格式中： a.标题行位于称呼和信件内容之间，上下均空一行。 b.通常，标题行从左边开始写，但是为了格外强调，也可以从中间开始写。信件中段落缩进时，标题行也要缩进（通常0.5英寸）。 c.标题行用大小写字母或全都大写。 d.术语标题或关于或参考通常写在真正的标题之前，又是也可省略。 e.答复一封有“参考”标志的信

38、件，可以将想要的参考编号或文档密码写在标题行中或者日期行下正文正文 通常来说，信的正文内容，如果有的话，从标题行下方第二行或称呼下方第二行开始写。 在简化的书信格式中，信的正文从标题行（替代了称呼）下方的第三行开始写。 段落之间使用单倍行距或空一行。正文的每一行都要做对齐。正文的每一完整行结尾对齐。结尾规则：结尾部分一般包括结尾谦称短语，写信人的姓名和头衔和参考编号的首字母。信的结尾有时还包括公司签名栏，文档名称标志，附件标志，邮寄标志，抄送标志和再启。结尾谦称结尾谦称 结尾谦称录入在信件正文最末一行下方第二行上。在改良齐头式书信格式中，它写在信纸的中间。在完全齐头式书信格式中，则靠左边。在简

39、化书信格式中，可省略。结尾谦称中只有第一个单词大写。结尾谦称中只有第一个单词大写。a.下列结尾谦称比较常用：Sincerely, Sincerely yours.Cordially, Cordially yours.b.可以插入非正式结尾短语代替a中所示的习惯性短语。c.如果正式和非正式结尾短语均被使用，则正式的结尾谦称仍写在常规位置d.一旦使用了私人的或非正式的结尾语，如果没有其他原因就要继续使用结尾写信人的名称和头衔结尾写信人的名称和头衔a.如果有写信人姓名的话，通常以大小写的形式写在公司签名下方的第四行，或者结尾谦称下方第四行。在简化的书信格式中，写信人的名称和头衔均要大写，位于正文下方

40、第五行。b.通常，和公司签名或结尾谦称对齐。在简化的信件格式中，靠左开始写。c.如果写信人喜欢在签名区域省略他的或她的名字，那么应该在写参考编号首字母时写完整。d.当使用打印好名字和头衔的信笺时，提供打字机打出来的签名，但要省略头衔。文档名称标志文档名称标志a.a.文件名有三个组成部分：名字，句点将前后分开，和通常由文件名有三个组成部分：名字，句点将前后分开，和通常由1 1至至3 3个字符个字符组成的后缀组成的后缀b.生成文件名时，使之尽可能有意义。c.如果你想按字母顺序命名文件，则文件名的第一部分可以是人名，公司名或主题名d.如果你想用数字命名文件，文件名的第一部分可以是日期，政策号，序列号或其他类似号码。附件标志附件标志 邮寄标志邮寄标志 抄送标志抄送标志 如果信封中除了信件还有其他，就要在参考编号首字母或文档名称标志下一行，不管最后是什么，靠左写上附件一词。 如果信件要以特殊方式发送（不同于第一类平信），则在参考编号首字母，文档名称标志或附件标志下一行，不管最后是什么，打印一个适当的邮寄标志。可以使用的此类标志