接管写字楼“流程”很重要

1、接管写字楼“流程”很重要随着物业管理招投标制度的深入实施，很多物业管理公司面临着接管一个全新的物业项目。这时，项目经理稍有不慎，就可能陷入工作扎堆、首尾不顾的境地，因此一个科学有效的接管流程至关重要。笔者在一个4万平方米写字楼从接管到全面管理的过程中，摸索出一套四段式工作程序：（一）管理方案策划阶段；（二）前期介入与预备；（三）物业管理启动与试运行阶段；（四）正式全面运作阶段。策划阶段不超过1个半月；前期介入从正式介入开头至交楼结束；物业管理启动时间以大厦接管验收完成为标志；试运行时间为6个月。一、管理方案策划阶段本阶段分为大厦管理目标策划以及策划机构设置两个部分。依据该写字楼的建筑档次、特点

2、、是否商住两用等实际状况，结合写字楼市场形势进行综合分析，确定对该大厦的管理档次，提出管理目标、管理标准、管理项目和管理方式。本阶段是确立对该大厦管理的总纲，为此建议请开发商共同参与，并综合相关专家的意见，确定管理方案。确定了管理标准和方式后，要依据需要对将来机构设置及管理人员编制进行策划，并确定主要管理人员。二、前期介入与预备实践证明，前期介入对以后的物业管理起着至关重要的作用。本流程中此阶段分为两部分：管理前期预备和工程前期介入。管理的前期预备：成功的前期预备可为后期物业管理的实际运作打下良好的基础，避免随便性，最大限度地规避管理风险，本方案的前期预备工作有：制订物业管理前期的成本预算；制

3、订物业管理详细开展方案；编制物业管理所需的各种文件，包括管理公约、用户手册、入住合同、租赁合同、装修指南、车场制度、消防预案、大厦管理规定等。物业管理的前期预备阶段一般在物业竣工前半年开头，需要熟识物业管理相关制度和相关文件的人员参与，假如那些已经通过了ISO9001质量管理体系认证的公司想把新项目纳入这个体系中，则需要更多的预备和文件。工程的前期介入：工程前期介入的目的是从物业管理的角度对该写字楼的功能、使用、施工、设备提出意见和建议，为今后投入使用创造条件，最大化地节省资金，为物业管理打下基础。目前物业管理中常常出现这种状况，物业管理公司介入大厦管理时，大厦已经接近竣工，即使发觉了设计上的

4、问题，也没机会做太大的修改了。我们在该写字楼工程前期介入时就把工作重点放在熟识大厦结构和发觉大厦缺陷上，以期能够先行一步，对问题及早发觉，为后来接管工作做好预备。现代写字楼的自动化程度很高，物业管理前期介入对参与人员的专业要求，要有丰富的经验和专业的学问，能够精确阅读图纸并发觉问题。物业管理公司应留意积极储备这样的人才。三、管理启动与试运行阶段物业管理的接管验收不同于开发商和施工单位的竣工验收，它要更具体一些。接管验收时，要软硬件一起抓：软件是指相关图纸资料，包括竣工图纸、用地和建楼批文、工程竣工验收合格证、设备买卖合同、设备说明书、用电许可证、消防合格证、电梯准运证等。交接时认真清查，缺一不

5、可，齐全的图纸资料将给今后的管理工作带来便利；硬件是指房屋及设备设施，硬件的接管要从严从细，对于各系统和设备，如供水、供电、消防、电梯、应急发电机等，均须试运行一段时间，由工程人员认真观看运行状况，纪录运行参数，严格检测是否符合技术规范要求，发觉问题准时报相关方修理整改；房屋验收时要留意发觉一些细小问题，如窗把手、门锁等是否损坏，对卫生间、窗台等要作防水检验，发觉问题准时报开发商或施工单位，要求在客户入住前修好。这些问题若在接管后才发觉，将难以准时解决，会影响物业管理公司的服务质量，甚至带来不必要的麻烦。接管结束后，根据前期的策划方案正式开头物业管理服务，办理客户入住手续、建立物业的档案资料、客户资料、执行日常管理工作等，在6个月的试运行当中，要严格根据计划执行，准时发觉问题，准时更改。同时要留意加强与业主之间沟通，宣传物业管理公司的管理方式和管理制度，并依据业主的意见反馈准时调整计划，使管理方案尽快成熟起来，更加符合实际需要。四、全面运作阶段根据改进后的工作方案对写字楼进行正常管理，内容包括设备维护修理、环境绿化、安全管理、有偿服务等，这个阶段强调的是不断追求客户满足度和持续改进服务水平，以达到效益最大化。本文的流程是以接管写字楼为例，接管居住小区或公寓楼等物