单证部岗位职责

1、上海泽吉纺织品有限公司单证部岗位责任1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。与业务员和跟单员沟通，确定工厂完货时间，并及时与货代联系（如有指定货代，就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我们自己的货代）定舱，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价格后，确定最终的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂准确装柜时间和进港箱单数据的填写。对于业务员提供的订舱资料，如有不完整或是有疑问的地方，需及时向业务员提出，沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏忽造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人承担；反之，则由业务员个人承担。2、定

2、舱确认后，根据要求准备报关所需单据并寄给货代，按照客人要求确认提单和制作客人清关所需的其他资料。正常情况下，按照客人要求确认提单；但对于有特殊规定或是初次合作的客户，可以将提单确认件发给业务员，让其协助发给客户核对，确保提单内容的正确性。对于客户要求的其他所需的清关文件，操作也是如此。3、船开以后，要催促货代及时将正本提单寄给我司。并在收到提单后及时发一份客人单据副本给业务员（也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们），以便业务员可以及时催促客户支付货款。4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作。5、确认收到客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给客户；如是信用证交单，在收到货代寄出正本提

3、单后，把全套单据交给银行。信用证制单和所需的文件，需要全部按照信用证的要求来操作。如有问题，应在收到国外开立信用证三天之内反馈给业务员，让业务员及时与客户沟通，并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期，而且可能会超出信用证的最晚交期，需至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员，并协助业务员与客户沟通更改信用证，以确保我们的利益。单证部人员工作需谨慎，对待本职工作不得有任何的推委，审核单据一定要仔细，不能有任何的疏忽和失误，否则将有可能给公司带来巨大损失。如是个人疏忽或是不细心造成的失误，所有的损失由个人全部承担；如是需要多个部门共同完成的，将追究相关人员的责任，承担相应的损失。6、出货后40天

4、，及时向货代索取报关单、场站收据等单据，及时交给财务部，以便于退税。同时，负责退税单据的备案整理工作（出口货物明细表，收购合同，提单复印件，场站收据复印件等），并将上述单证交给财务部门。为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性，收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同（即业务员下单给工厂的合同），特殊情况我们再单据做一份合同给工厂协助填好并加盖公章寄回。要求提供的原始合同，请相关的业务员负责与工厂联系，并要求工厂加盖公章，在开具增票时一同寄回。7、与财务部沟通，并根据要求开立五联发票。8、负责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。9、负责领导临时交办的其他工作。附：1、岗位绩效考核（自

5、评）。对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行：1、工作周报 在工作周报内，记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元；如果只是为了应付，随意简单的写每次扣5元。2、出运清单这是针对实际出运的汇总，以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录。出运清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。3、银行清单和现金清单这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。4、自评这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分，这个表格每周五下班之前交给Fann

6、y。如没有及时交，每次需扣10元。5、工作计划 在工作计划内，主要是计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大家合理利用时间，避免盲目或不知该干什么在耗费时间，也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。6、其它我们应按岗位要求，确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守，如未按照规定，需做如下处罚：邮件未及时回复扣10元；进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂，或是漏发给工厂，导致工厂来查问，扣10元；上周拖拉未做工作，每件扣款10元；（每周一需将上周开具的机打发票明细报送文件发给财务，没

7、有开具发票也需要发，确保财务可以及时报税）关于我们的快乐基金，请大家注意，以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金，需当天完成，不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的，按照双倍扣款处理。个人的办公桌位置及堆放样品间区域的个人样品等，必须在当天下班前整理干净，如遇特殊情况（当天加班到晚上九十点），可于次日早上九点前收拾干净。否则，按照制定的规章制度处罚，罚款5元；经提醒一次仍不及时整理干净，需扣2分。为了维护公司形象和提倡文明用语，收到投诉者，扣1分。发扬团队精神，提倡互帮互助，但前提必须保证个人的工作及时完成，且不能以聊天扎堆的形式在工作。否则需扣1分。工作期间外出办事，一个人独立

8、能完成的指派一个人去完成；如果需要2人以上共同完成，需要提出申请；否则，擅自工作期间出去者，扣2分，同时扣除外出时间的工资。为了更好的统计快递费用和对应的信息资料，所有寄出的快递需要写申请单，如果没有写，一次扣1分；同时还需要协助行政部同事做好补登记录。公司下达的工作任务需由团队来合作完成的，应确保完成；如未完成，队员扣1分，队长扣2分。公司鼓励工作应积极向上，勇于主动承担责任，带领大家进步和分享的行为。每次组织一个主题，对于主动承担责任，自告奋勇成为带领人，并最终确认为带领人的员工，每次可以加2分；如是被动的推选为带领人或者被指派为带领人，每次可以加1分；实施主题活动中，如按照既定的目标完成

9、任务，领队人每次可以加2分，其余积极配合的人员每人加1分；如未完成既定的任务，领队人每次需扣2分，不积极配合的人员每人扣1分。对于自己应该承担的责任，却推卸责任，需扣2分。下午13：0017：00B实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。312打卡制度.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； .4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写外勤登记表,注明外出日期、事由、外

10、勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。.5手工考勤制度.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并

11、于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。 B因员工月薪工资中的补贴已包括

12、延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。.2员工加班应提前申请，事先填写加班申请表，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填加班申请表。加班申请表经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。加班申请表必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录

13、的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。加班的申请、审批、确认流程.1加班申请表在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责加班申请表的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写加班申请表加班前到部门考勤员(文员)处领取加班申请

14、表，加班申请表经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。下午13：0017：00度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； .4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写外勤登记表,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应

15、在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。.5手工考勤制度.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。.8参与手工考勤的员

16、工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。 B因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加

17、班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。.2员工加班应提前申请，事先填写加班申请表，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填加班申请表。加班申请表经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。加班申请表必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假