声像档案管理办法

1、上海工艺美术职业学院声像档案管理办法为了加强和规范我院声像档案的管理，更好地利用声像档案信息资源，有效地为我院各项工作服务，根据高等学校档案管理办法、上海工艺美术职业学院档案管理暂行规定等有关文件精神，结合我院实际情况，制定本办法。一、声像档案工作的基本原则（一）凡是反映学校在教学、科研、管理和产业等活动过程中，通过摄录或扫描方式记录的具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等载体及其相配套的文字材料均属声像档案。（二）声像档案是学院档案资源的重要组成部分，由档案室实行集中统一管理，承办部门应及时收集整理声像档案，定期向档案室移交归档，任何部门或个人不得拒绝归档或据为

2、已有。（三）声像档案的主体是声像载体材料，整理时应遵循有利于保持其有机联系、便于保管和提供利用的原则。二、声像档案的归档范围和要求（一）声像档案的归档范围1、党政活动归档范围(1)学院主持召开的各种会议的声像材料。(2)校庆、历届教师节、重大纪念日、报告会、先进事迹介绍等重要声像材料。(3)上级党政领导和社会知名人士来院活动(包括视察、座谈)和题字（词）的声像材料。(4)国内有影响的教授、专家来院访问活动的声像材料。(5)兄弟院校代表团来院活动的声像材料。(6)建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学活动、科研等项目活动的声像材料。（7）学院级及以上各类活动中被评为先进集体、文明单位等状及奖

3、品的照片。(8)其他有重要意义活动形成的声像材料。2、教学活动归档范围(1)迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾的讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。(2)历届毕业生的毕业合影照片。(3)评优评奖大会场面材料及教学活动获得奖状和奖品的照片。(4)院级及以上的社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。(5)历届学生运动会、校运动会、代表我校参加省级以上运动会的比赛场面和破纪录、获奖和兄弟院校运动代表队来访的声像材料。(6)学院重要实验设备仪器的照片及文字说明。3、科研活动归档范围(1)重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。(2)科研成果评选及颁奖仪式的场面的声像材料。(3)科研项目成果奖状、

4、奖品及专利证书照片。(4)由本院发起并组织的学术活动等声像材料。(5)著名专家来院作学术报告的声像材料。(6)组织或代表学院参加各种展览会的版面及展品照片。4、外事活动归档范围(1)国外友好人士及各种代表团来校参观访问的声像材料。(2)与国外学校、团体签定协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。(3)外籍人士赠送的礼品照片等声像载体材料。(4)外籍教师来校讲学、工作的典型的声像材料。(5)本院派出到国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获的声像材料。5、宣传活动归档范围(1)学院各种展览、陈列的照片、录像（每一块板面拍摄一张照片）。(2)学院组织的各种宣传活动场面的照片。6、基建活动归档范围反映

5、学院不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、重大项目开工前的原景和场地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收的照片等。（二）声像档案的归档要求1、属于归档范围的声像载体材料，由承办部门的兼职档案员在摄录工作结束后至学期结束前负责收集、整理，并向学院档案室移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为已有。2、归档的声像载体材料必须是原版、原件（历史原因除外）。声音、图像必须完整、清晰。3、毕业生毕业集体照片由所属的学院负责收集，移交档案室。4、归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式、视频电子文件整理时以MPEG或AVI为通用格式、数码照片整理时应为JPEG或TIFF通用格式，照片

6、、文字说明二者应齐全，文字说明要体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，确切地反映照片的内容。5、归档的音频或视频电子文件一般以光盘为载体存贮。三、声像档案的保管期限本规范确定声像档案的保管期限参照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行，划分的保管期限有永久和定期两种，其中永久标识符号为“Y”、定期为“30年”（其中10年期限合并为30年)，具体详见附件l。四、声像载体材料的归档流程（一）形成与积累1、年初各部门（二级学院）布置工作时，同时布置形成和积累声像载体材料的任务。2、部门（二级学院）专、兼职档案员在摄录工作完成后及时收集声像载体材料和整理文字说明，按时移交档

7、案馆。3、部门（二级学院）产生的声像载体材料，一般整理一份送学院档案室，一份自存档。（二）整理声像档案以一盒（盘）、一张照片为一个整理单位即以件为归档保管单位，声像档案的整理内容包括对声像档案进行分类、拟写文字说明、排列、编号、装盒（装册）、编制目录等。1、分类声像档案在学院全宗内为一级类目，其标识符号为SX。二级类目是对一级类目的细分，根据声像载体材料类型的不同将其分为二级类目，具体如下：分类名称  标识符号照片     SX12录音带      SX13录像带 

8、     SX14磁盘       SX16影视胶片     SX17络微胶片     SX18光盘       SX19声像档案按年度分类，先在同一年度内按二级类目分类，再在类目内按保管期限分，在同一保管期限内编流水件号，其形成号格式如下：19XX - SX00 m 1 n19XX：归档年度号SX00：二级类目号m：保管期限号（“Y”或

9、“30年”）n：件号（载体材料排列顺序号）2、拟写文字说明照片及底片要写文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者；其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本，长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。3、排列同一年度内不同载体的声像档案，按二级类目排列，在同个二级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，同一次活动或同一专题内容的声像材料，要集中排列一起，力求系统完整，方便查找利用。如果同一盘录音带、录像带或光盘录制了两个以上问题的或跨年度的，应以主要问题或最后一个年度为主排列编目。   4、编号   同一个二级

10、类目内的声像档案按保管期限逐件（即逐盒或逐盘或逐张）编档号，不同的保管期限分别编件号，同一保管期限按归档材料排列顺序从“1”开始标注流水件号。5、装盒（盘、册）不同载体的声像档案分别装盒（盘、册），外盒（盘）上要贴上标签（录音带、录像带及光盘的标签见附件2）并填写相关内容。照片按照排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册，照片册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度

11、不宜超过5 cm。以竖直放置为宜。6、編制目录归档的载体材料应依据分类方案和件号顺序编制归档目录。其格式按照本校使用的档案管理系统自然形成的格式。式样如下：归档文件目录2012-SX12-Y件号责责任者文号题名日日期页页数备注       其中：2012表示归档年度、SX12表示照片、Y表示永久保存、件号填写排列顺序件号、责任者填写拍录者姓名，文号没有可省略写、题目填写载体材料所反映的事由、日期填写拍录的实际时间、页数填写件的总数、备注填写特殊情况说明。五、声像档案的管理和利用（一）声像档案没专库或专柜存放，并且能够保证适当

12、的温湿度。磁带应竖立存放在远离磁场的专用柜架内。（二）定期检查声像档案保管情况。对长期保存且不常用的档案，一般每隔半年检查一次；对使用比较频繁和已受损的录音带、录像、光盘（音频和视频电子文件），要及时进行技术处理和复制。（三）已归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。附件1声像档案保管期限表一、   党政活动（一） 学院主持召开的各种会议的声像材料。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、代表合影、会议情况等。党代会、教代会、团代会、学代会形成的声像材料。      

13、0;永久党政部门召开的重大会议形成的声像材料。      永久（二） 校庆、历届教师节、重大纪念日、报告会、先进事迹介绍等重要声像材料。 永久（三） 上级党政领导和社会知名人士来院活动（包括视察、座谈等）和题字（词）的声像材料。        永久（四） 国内有影响的教授、专家在校访问活动的声像材料。  永久（五）兄弟院校代表团来校活动的声像材料。    长期（六）建

14、校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学活动、科研等项目活动的声像材料。    永久（七）各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品的照片。  永久（八）学校工会组织的教职工群体性活动的声像（九）其他有重要意义活动形成的声像材料。  长期二、教学活动（一）迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾的讲话，师生代表的发言等活动场面的声像材料。   长期（二）历届毕业生的毕业合影照片。  永久（三）评优评奖大会场面材料及教学活动获得奖状和奖品的照片。  长

15、期（四）有关社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。  长期（五）历届运动会开幕、闭幕式，领导讲话，运动员比赛场面、校运动会参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破纪录、获奖和校运动队训练、兄弟院校运动代表袋来访的声像材料。  长期（六）院重要设备仪器的照片及文字说明。  长期三、科研活动（一）重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。长期（二）科研成果评选及颁奖仪式的场面的声像材料。    长期（三）科研项目成果奖状、奖品及专利证书照片。    永久（

16、四）由本院发起并组织的学术活动、本院学术年会包括：大会开幕、闭幕式，大会发言，著名学者报告等声像材料。    长期（五）著名专家来院作学术报告的声像材料。    长期（六）由学院组织或代表学院参加各种展览会的版面及展品照片。长期四、外事活动（一）国外友好人士及各种代表团来院参观访问的声像材料。长期（二）与国外学校、团体签定协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。  永久（三）外籍人士赠送的礼品照片及它的声像记录材料。  长期（四）外籍教师在院讲学、工作的声像材料。 &

17、#160;  永久（五）本院派出到国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料。    长期五、宣传活动（一）学院各种展览、陈列的照片、录像。（每一块板面拍摄一张照片）。    长期（二）学院组织的各种宣传活动场面的照片。    长期六、基建活动反映学院不同历史时期（包括解放前）变化、发展的校景和基建照片、录像。（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验