Office办公软件的使用

1、OfficeOffice办公软件的使办公软件的使用用 一、WPS文字的使用二、WPS表格的使用三、WPS演示的使用四、打印机的使用 WPS文字篇文字篇（一）（一）WPSWPS文字使用的基本技巧文字使用的基本技巧WPS实用技巧之删除空行对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，那么我们用WPS文字的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为 “pp”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“p”,然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行

2、，对于多行空行， 可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。WPS实用技巧之WPS文字中图片任意放WPS文字里常用到插入图片，但是直接插入图片的话，会出现断行、跨页，影响排版。有一个方法可以实现文档内任意摆放图片，就是应用文本框。先插入一张图片，然后画一个任意大小的文本框，再将图片拖入文本框，调整成合适的大小，可以发现，不管怎么移动文本框，图片也会跟着文本框走了。最后隐藏文本框的边框：光标放在文本框上，变成十字箭头时双击，如下图设置格式，完成。文本框是浮于文字之上的，可以任意摆放位置，这样排版就方便很多了。WPS实用技巧之 在WPS文字中快速显示“页面设置”对话框在WPS文字中快速显示“页面设置

3、”对话框通过WPS文字的“页面设置”对话框我们可以设置文档的页边距、布局、分栏等。一般情况下，我们可以通过单击“文件”菜单选择“页面设置”命令来打开它。次数多了这样操作起来有些烦琐，有没有简单的方法呢？答案是肯定的。方法如下：在垂直标尺的任何地方双击可以显示“页面设置”对话框。WPS实用技巧之设置标尺首先打开WPS文字，新建一个文档。在新文档界面，单击视图菜单。 在视图菜单中，有个标尺功能，选中标尺，在文档中，标尺就显示出来了。 当显示标尺后，可能没有垂直标尺，想要添加或者取消垂直标尺。 在文档界面单击左上角的WPS文字，然后选择右下角的设置选项。 在选项界面中，找到垂直标尺功能，如果需要取消

4、垂直标尺，就将对勾取消，如果需要添加垂直标尺，就打上对勾，选择后，点击下方的确定。快捷方式快捷方式全选Ctrl+A 撤销Ctrl+Z 恢复Ctrl+Y 复制Ctrl+C 剪切Ctrl+X 粘贴Ctrl+V 删除Delete 字体Ctrl+D 增大字号Ctrl+ 减小字号Ctrl+ 两端对齐Ctrl+J 居中对齐Ctrl+E 不连续选择Ctrl+拖动 连续选择Shift+首尾、拖动左对齐Ctrl+L 右对齐Ctrl+R 分散对齐Ctrl+Shift+J 加粗Ctrl+B 倾斜Ctrl+I 下划线Ctrl+U关闭程序Alt+F4 取消Esc 保存Ctrl+S移到行首Home 移到下一行移到上一行（

5、二）如何在（二）如何在WPSWPS文字中插入图表文字中插入图表 点击点击WPSWPS表格，打开我们要插入的表格，打开我们要插入的WPSWPS表格表格 选中要插入表格中的数据，点击复制或者剪切。在文档的图表里选中粘贴，将内容粘贴进去。 选中刚刚粘贴好的数据，点击插入-图表。按照提示一步步的将图表做好。粘贴到WPS文字即可。WPSWPS表格篇表格篇第一节第一节 设置货币符号设置货币符号 下面的操作将设置货币符号： 步骤一 单击D列号，选定此列中的所有内容，参见左图 ，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见右图。 步骤二 在“

6、分类”列表窗中选择“货币”项，参见下图。 步骤三 参见下图，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。 上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图所示。 这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。第二节第二节 预览和调整报表外观预览和调整报表外观 一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：

7、步骤一步骤一 从从“文件文件”下拉菜单中选择下拉菜单中选择“打印预览打印预览”命令，参见命令，参见左图。左图。 此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将如右图如右图所示。所示。 步骤二、使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图所示。 “缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同

8、一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，再次单击又会还原。 此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。 第三节第三节 添加添加“总计总计”单元格单元格 步骤一步骤一 单击在单击在“工资工资”列最后的第一个空白单元格，接着列最后的第一个空白单元格，接着从从“公式公式”下拉菜单中选择下拉菜单中选择“常见常见函数函数”命令，参见下图命令，参见下图。 步骤二 在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见下图。 在在“函数名函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述列表窗中选定某个函数后

9、，它的功能描述字将显示在字将显示在“函数分类函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“函数分类函数分类”列列表窗中选定某类函数，然后从表窗中选定某类函数，然后从“函数名函数名”列表窗中选择此类列表窗中选择此类函数的某一个。函数的某一个。 步骤三 单击确定后，在括号中输入求和区域D3：D7即“ SUM （D3：D7）”回车后， 就能在工作表中看到工资的总计值了。 当然了，还需要加入“总计：”标题，这样才能打印出员工工资表。此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，看一看您所设计的工

10、资报表是什么样子的。第四节第四节 表格换行表格换行 在WPS表格中经常会出现文字太多，无法显示的现象，影响观看和排版下述方法可以解决这一问题。 选中单元格，同时按住Alt+Ctrl，文字就会自动转换到下一行了。第五节第五节 制作员工工资图表制作员工工资图表 步骤一 将光标从A3拖动到D7单元格， 选定数据，结果应如图所示。 步骤二 参见下图，单击“插入”，再点击“图表”。步骤三 参见下图，在“图表类型”列表中选定一种类型后，接着单击“下一步”按钮。 步骤四、在“图表”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮，参见下图。 步骤五单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员

11、工工资图表”，参见下图。 最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上，参见下图 。 （二）（二）WPSWPS表格图表应用表格图表应用打开原始数据表，如下图： 弹出图表类型对话框。这里我们可以选择柱形图、条形图、折线图等等图表类型，因为要体现3个部门的话费总额对比，我在这里选择柱形图表。 点击下一步，在弹出的“源数据”对话框中可以修改“数据区域”和“系列”参数，如果无需修改或者修改好后，点击“完成”按钮。 完成后，一张体现各部门费用总额对比的柱形图表就自动生成了。双饼图的制作双饼图的制作第一步：选取数据源 首先，我们打开表格，在其中选取数据源，用鼠

12、标框选出第 一绘区的数据和第二绘区的数据，需要注意的是在框选的过程中，我们不要选第二绘区的总数。如图所示第二步：创建图表，选择合适的双饼图 在表格上方“插入”的选项卡中选择“图表”按钮，这样就会弹出的“选择图表”类型的对话框，选择左侧的“饼图”，在“饼图”的下拉式菜单中点击“双饼图”的图标，最后点“完成”。这样双饼图就创建好了!如图所示第三步：设置图系列格式 在饼状图上右击，在下拉列表中选择“数据系列格式”，开始设置图表的系列格式。如图所示 打开“数据系列格式”对话框后，选择“选项”选项卡，选择“第二绘图区的数值”为“4”，因为第一绘图区中的“其他”组中包括4个类别。如图所示 选择“数据标志”

13、的选项卡勾选“类别名称”和“百分比”前面的对号，最后点击确定。如图所示 最后，根据自己的需求可以删除图例。一个双饼图就做好了!如图所示（三）（三）WPSWPS表格常用函数公式表格常用函数公式1. 1. 求平均数函数求平均数函数 average( )average( )我们先看一下该函数的介绍，点击菜单我们先看一下该函数的介绍，点击菜单 公式公式插入插入函数，函数，打开插入函数对话框，界面如图所示。打开插入函数对话框，界面如图所示。第一步：选中要插入函数的单元格C7。第二步：点击菜单 公式插入函数。打开插入函数对话框，选中要 AVERAGE 。第三步：点击确定按钮 ，弹出插入 AVERAGE的向

14、导。见下图所示。第五步：点回车键确认完成该函数的输入。按回车键后，即可计算出结果来。见右图。第四步：选中 C4：C6区域。见左图所示。2. 求最大值函数 max ( ) 先来看一下该函数的介绍，打开插入函数对话框，从选择类别中选择全部 ，然后从下面的函数表中找到 max 函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图所示。 在C7中输入=max(c4:c6)，那么C7中的值为C4：C6中的最大值。见图所示。 如果输入的是如果输入的是=max(C4:E6) =max(C4:E6) ，那么值就是，那么值就是 97 97 了。了。3. 求最小值函数 min ( ) 该函数的用法与max( )相似，只是结果返

15、回的是最小值。通过以上几个函数，我们可以求出下图的分析数据。 4. 统计函数 count( ) 该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。如图所示。 上图上图是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总人数就计算出来了。见下图人数就计算出来了。见下图 Count( ) 函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量，如果单元格中没有内容，将不被统计，见图中的C列。5. 带条件的统计函数 countif( ) 先看一下该函数的介绍。 COUNTIF(range,criteria)，计算区域中满足条件的个数。Range:区域的意思，criteri

16、a：标准，条件之意。 图中统计了及格人数，range是 B3:B9 ， criteria是=60 。 注意：条件要用英文状态下的一对双引号作标识。RANKRANK函数的使用函数的使用RANK函数是求一组数中各数的大小排列顺序。RANK(X,Y,Z) ,X是一个数，如图 如果要求人数的排列顺序，X可以是其中的25，43，21，12。但若要排序，不能输入这些数字，我们可以输入代表这些数字的代号，比如代表25的B3等。 Y是一个数组，如B3:B6,Y的意思就是在一个范围里。 Z是决定一组数的排列顺序的。Z若为0或忽略代表降序排列，若为大于0的整数则是升序排列。 比如求上数25的顺序,降序排列，RAN

17、K(B3,B3:B6,0)，确定后，D3值为2；求21的名次，RANK(B5,B3:B6,0),值为3，意思是在25，43，21，12这几个数中，21排第三名。以此类推。 在我们求值时，多次输入不免麻烦。在我们输入REF数据时，将此项锁定F4，如图求得值后，我们下拉D3右下角，当出现黑心加号时即可下拉，加减乘除的公式加减乘除的公式以A1至A5单元格区域及B6单元格为例,A1至A5分别为1,2,3,4,5,B6为6加法=SUM(A1:A5,B6)=A1+A2+A3+A4+A5+B6A1至A5及B6相加 值为21减法=SUM(A1:A5)-B6=A1+A2+A3+A4+A5-B6A1至A5相加减去

18、B6 值为9乘法=PRODUCT(A1:A5,B6)=A1*A2*A3*A4*A5*B6A1至A5及B6相乘 值为720 除法=PRODUCT(A1:A5)/B6=A1*A2*A3*A4*A5/B6A1至A5相乘除去B6 值为20个人所得税的计算个人所得税的计算 个人所得税率是个人所得税税额与应纳税所得额之间的比例。个人所得税率是由国家相应的法律法规规定的，根据个人的收入计算。个税税率表计算公式 工资个税的计算公式为：应纳税额=（工资薪金所得 “五险一金”扣除数）适用税率速算扣除数个税起征点是3500，使用超额累进税率的计算方法如下：如果某人的工资收入为5000元，他应纳个人所得税为：（500

19、03500）3%0=45（元）个人税率表级数全月应纳税所得额（含税级距）【税率资讯网提供】税率(%)速算扣除数1不超过302超过101053超过205554超过251,0055超过302,7556超过355,5057超过4513,505五险一金的税率 养老保险:单位每个月为你缴纳21%,你自己缴纳8%;医疗保险:单位每个月为你缴纳9%,你自己缴纳2%外加10块钱的大病统筹(大病统筹主要管住院这块);失业保险:单位每个月为你缴纳2%,你自己缴纳1%;工伤保险:单位每个月为你缴纳0.5%,你自己一分钱也不要缴;生育保险:单位每个月为你缴纳0.8%,你自己一分钱也不要缴;住房公积金:单位每个月为你缴

20、纳8%,你自己缴纳8% 注：月工资不满1189元的，按1189缴纳筛选的应用1、打开WPS的EXCEL表格，找见首行工具栏里的“筛选”功能项2、选中要筛选的项目栏行列3、点击“筛选”功能下的“筛选（F)项4、选中的项目栏行列自动添加筛选按钮5、点击任何一个筛选按钮，例如“户籍”，自动出现可筛选框6、在要筛选的项目前打钩，点击确定7、筛选项目自动显示8、要取消筛选设置，选中有筛选按钮的行列，重新点击“筛选”功能下的“筛选（F）”项即可。WPSWPS演示篇演示篇我们期望用好PowerPoint以后（一）WPS演示基本技巧的应用会议时间缩短报告说服力增强订单成交率提高何为优秀的幻灯片？何为优秀的幻灯

21、片？2母板3配色4动画5演讲6互动1内容内容2母版6互动幻灯片制作的捷径幻灯片制作的捷径赖祖亮小木虫模 板活用模版大大提高制作效率谋篇布局中的要点谋篇布局中的要点赖祖亮小木虫2色彩不在多，贵在和谐3动画不在多，贵在需要文字要少公式要少字体要大1内容不在多，贵在精当何为幻灯片母版？何为幻灯片母版？赖祖亮小木虫幻灯片母版通俗讲就是一种套用格式，通过插入占位符来设置格式桃花季 服饰占位符母板的优点1 节约设置格式的时间2 便于整体风格的修改PPT中可同时使用多个母板！如何制作幻灯片母版如何制作幻灯片母版赖祖亮小木虫新建一个空白文件步骤步骤1 1视图- 幻灯片母版步骤步骤2 2设置字体格式保存成为母版

22、步骤步骤4 4选择适当图片作为背景步骤步骤3 3制作幻灯片母版实例制作幻灯片母版实例打开一个空白母版挑选一张满意背景分隔线怎样才能做出这样的怎样才能做出这样的PPTPPT？错误可能有许多种，但有他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过杂、乱、繁、过齐、整、简、适齐、整、简、适我们的目标高速公路上哪些广告牌你留下印象？高速公路上哪些广告牌你留下印象？1、观众的忍耐力是有限度有限度的2、不是不是放的信息越多，观众就越容易记住3、必须尽量让你的幻灯片看起来简洁简洁视觉化视觉化 把概念或数据翻译成图把概念或数据翻译成图少就是多少就是多 一页PPT中不超过7个概念 不要换行 不要超过1012行 只用一层缩进小

23、标题 不用倾斜或艺术化字体也许你觉得这已经是视觉化也许你觉得这已经是视觉化杰克韦尔奇 1960 年在 GE 公司开始自己的职业生涯，1981 年成为该公司的第八任董事长兼 CEO 。在任期间，GE 公司的市值增长到 4000 亿美元，高居世界第一。 你们知道了，但是我们做到了。90你们知道了你们知道了但是我们但是我们做到做到了了 - Jack Welch（二）（二）WPSWPS演示的动画制作演示的动画制作赖祖亮小木虫动画不是万能的何时制作动画？边做PPT边做动画还是做完时一起弄？没有动画是万万不能的建议先做PPT最后设计动画，便于批量操作对于复杂动画可先做，有灵感时应先做动画好的动画需对时间才

24、有较深刻的了解常用动画效果举例常用动画效果举例赖祖亮小木虫擦除内向溶解彩色打字机阶梯状压缩飞入展开光速挥鞭式百叶窗扇形展开圆形扩展放大缩小陀螺旋透明劈裂渐变式回旋玩具风车动作路径赖祖亮小木虫好的母版动画水平充实内容绘画基础如何将它们融合？因地制宜活学活用自己平时多练习多参考高手的PPT锦上添花背景音乐的设置背景音乐的设置 在工具栏找到插入声音背景音乐，单击之后在弹出的都对话框中添加要播放音乐的路径，确定，之后会看到一个代表声音的喇叭状图标，通过单击右键播放声音来检测是否添加成功。注意：由于上面提到的背景音乐是贯穿整个文档，所以确定之后没有其它指示，但在添加声音后会弹出对话框，这里选择单击时播放

25、就好。替换删除背景音乐替换删除背景音乐 “替换”，如果要替换背景音乐，则在此页重新添加背景音乐，在弹出对话框选择替换；如果要替换声音，则在自定义动画效果栏中删除之前的再添加，如下图，否则会播放重复。 “删除”，选中要删除的音乐小喇叭，按键盘上取消键就可以进行删除。 对音乐的编辑”，在小喇叭上单击右键编辑声音对象，在弹出的对话框根据自己需要设置就好。 注：一定要记得将演示文件和音乐文件保存在同一文件夹下，同注：一定要记得将演示文件和音乐文件保存在同一文件夹下，同时移动。时移动。 插入背景图片插入背景图片 在WPS演示中，右击要换背景的幻灯片，选择“背景”命令。在背景填充列表中选择选择填充效果，选

26、择相应的效果。单击确定后，一定要单击应用全部插入视频插入视频 打开你要插入视频的幻灯片页，点击插入影片，选择你所要插入的视频。注：要满足视频格式。（三）（三）WPSWPS演示的图表应用演示的图表应用 打开WPS演示文稿。选择“插入”选项卡下的“对象”命令。打开你需要的图表文件。 将图表复制到WPS演示。让图表美一点让图表美一点各办事处销售业绩提升非常快上半年下半年合计广东办25%25%50%湖南办55%15%70%广西办10%80%90%各办事处销售业绩提升非常快上上半半年年下半下半年年合计合计广东办25%25%50%湖南办55%15%70%广西办10%80%90%打印机篇（一）复印方法（一）复印方法1