ERP环境下采购核算其控制

1、 摘要 本文简单介绍了 ERP 环境下采购核算的两种方法：标准成本法和移动加权平均法。同时还介绍了新环境下 关键字：存货计价，信息化， ERP ， SAP 存货作为企业的一种资产，在企业资产中占有相当比重，有的企业甚至在其流动资金中占了 7080% 的比率。合 告中也指出：信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信ERPEnterprise ResourcePlanning ，企业资源计划 / 规划）是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、资产、质 重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享。在高度集成的 ERP 环境下，大多数和库存

2、相关的财务核算都是 因为 ERP 环境下的存货管理出现了这些新的特点，因此有必要弄清楚ERP 系统中的物流及资金流的情况以加强存R/3 企业管理软件为例进行介绍采购过程中的成本核算及其控制点。1 、标准成本法在 ERP 环境下，对于存货的采购通常包含两个步骤：采购收货和发票校验。当采购收货和发票校验完成后都会在在标准成本法下，采购价与计划/ 标准价之间的价差直接计入“价差 ”科目。这里的价差不仅包括计划/标准价与采1.1 先收货后收发票在标准成本法下，当先收货时，系统将计划/ 标准价与采购定单价格的差异计入“采购价差 ”科目，以计划 / 标准价现举例说明：标准成本或初始移动加权平均价：1.1元

3、/件初始存货数量： 100 件采购价： 1.3 元 / 件采购数量： 100 件收货：收货数量： 100 件发票： 1.2元/件发票数量： 100 件自动产生相应的会计分录如下：收货时：借：存货 110借：采购价差 20贷：收货 /收发票130发票校验时：130借：收货 /收发票贷：应付帐款 一供应商明细120此时该存货数量、金额及成本变化如表1所示：表1:存货数量、金额及成本变化标准成本法一先收货后收发票）数量金额标准成本初始时100件110元1.1元/件收货后200件220元1.1元/件发票校验后200件220元1.1元/件1.2先收发票后收货在有些企业存在先收到发票而后收货的情况，标准成

4、本法下，其会计核算与先收货后收发票的情况类似，这里 沿用上述例子数据，先收发票后收货，自动产生相应的会计分录如下：发票校验时：借：收货/收发票120贷：应付帐款 一供应商明细120因为收发票早于收货，此时按发票金额计入收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。收货时：借：存货110借：采购价差10贷：收货/收发票120此时该存货数量、金额及成本变化如表2所示：表2:存货数量、金额及成本变化标准成本法一先收发票后收货）数量金额标准成本初始时100件110元1.1元/件发票校验时100件110元1.1元/件收货后200件220元1.1元/件2、移动 加权）平均法 因为ERP系统采用先进的计算机技术，使存

5、货的移动加权平均成为可能，在大多数情况下，使用移动加权平均法2.1先收货后收发票 库存充足）在移动加权平均法下，企业也存在收到发票时，实际的库存已小于发票数量的情况，因此对于库存是否充足 相与标准成本法不同，在移动加权平均法下，当先收货时，系统将直接按采购定单价格计入存货价值；收发票时仍然沿用上述例子数据，自动产生相应的会计分录如下：收货时：借：存货130贷：收货/收发票130发票校验时：借：收货/收发票130贷：存货10贷：应付帐款 一供应商明细120此时该存货数量、金额及成本变化如表3所示：表3:存货数量、金额及成本变化移动加权平均法 一先收货后收发票，库存充足）数量金额移动平均价初始时1

6、00件110元1.10元/件收货后200件240元1.20元/件发票校验后200件230元1.15 元 /件2.2先收货后收发票 库存不足）当收货后，在收发票时如果库存不足，既库存数量小于发票数量，则收发票时的价差，则系统通常会将差异金仍然沿用上述例子数据，收货后收发票前领用120件，自动产生相应的会计分录如下：收货时：130130144144借：存货贷：收货/收发票领用时：借：生产成本/费用消耗贷：存货发票校验时:13082存货”和 采购价差”科目上按比例分摊，其中借：收货/收发票贷：存货贷：采购价差贷：应付帐款 一供应商明细120因为收发票时库存数量小于发票数量，因此收发票时的价差，在采购

7、价差”科目所分摊差异=总差异*发票数量-当前库存数量)/发票数量=130-120 )*100-100+100-120)/100=10*20/100=2存货”科目应分摊的差异=总差异*当前库存数量/发票数量=130-120)*100+100-120)/100= 10*80/100=8此时该存货数量、金额及成本变化如表4所示：表4:存货数量、金额及成本变化移动加权平均法 一先收货后收发票，库存不足)数量金额移动平均价初始时100件110元1.10元/件收货后200件240元1.20元/件领用后80件96元1.20元/件发票校验后80件88元1.10元/件2.3先收货后收发票 收货时为负库存)在移动

8、加权平均价法下，对于先收货后收发票还存在一种特殊情况，即在收货时库存不足，帐面库存已小于零 库存的情况。当然原则上不应岀现负库存的情况，但在极特殊的条件下也在情理之中。在这种情况下收货时，领用时：借：生产成本 / 费用消耗贷：存货收货时：借：存货借：采购价差贷：收货 /收发票其中：采购价差=| 定单价格 -移动平均价格） |* 负库存数量=|1.30-1.10 ） |*20=4 对于定单价格 移动平均价仍然适用）发票校验 存货数量）借：收货 /收发票贷：存货贷：采购价差贷：应付帐款 供应商明细其中：1324130时：13082120“采购价差 ”科目所分摊差异= 总差异 * 发票数量 -当前库

9、存数量） /发票数量=130-120 ) *100-100-120+100) /100=10*20/100存货 ”科目应分摊的差异=总差异*当前库存数量/发票数量=130-120) *100-120+100) /100=10*80/100=8采购价差”科目。实际上，此时采购价差”科目另外，如果此时发票校验时也是负库存，则差异全部直接记入=总差异*发票数量-当前库存数量)/发票数量=130-120 )*100-0/100负库存时当前库存视为0”) =10*100/100=10存货数量、金额及成本变化如表5所示:表5:存货数量、金额及成本变化移动加权平均法一先收货后收发票，收货时负库存)数量金额移

10、动平均价初始时100件110元1.10 元 /件领用后-20件-22元1.10 元 /件收货后80件104元1.30 元 /件发票校验后80件96元1.20 元 /件2.4先收发票后收货在移动加权平均法下，如果收发票早于收发票，则收发票时按发票金额计入收货/收发票”中间过渡待清帐科目仍然沿用上述例子数据，先收发票后收货，自动产生相应的会计分录如下：发票校验时：借：收货/收发票120贷：应付帐款 一供应商明细120因为收发票早于收货，此时按发票金额计入收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。收货时：借：存货120采购价差”科目所分摊金额的原在移动加权平均价法下，对于先收发票后收货时如果收货时为负库存

11、，则此时 表6:存货数量、金额及成本变化移动加权平均法一先收发票后收货）数量金额移动平均价初始时100件110元1.10元/件发票校验后100件110元1.10元/件收货后200件230元1.15 元 /件3、期末结帐的采购核算处理在期末结帐时，将执行收货/收发票”的自动科目清帐，把已收货且已收发票的收货/收发票”明细项目一一清帐借：物资采购贷：收货/收发票调整”科目一般情况下，ERP系统不是直接调整收货/收发票”科目的，而是记入另外一个性质相似的调整科目，即：收货借：收货/收发票调整”科目贷：物资采购如果 收货/收发票”中间过渡待清帐存在贷方科目余额则重组调整到相应的应付暂估”科目中，反映已

12、收货尚未借：收货/收发票调整”科目贷：应付暂估同时也自动产生下一个期间期初的冲销凭证：借：应付暂估贷：收货/收发票调整”科目因此，实际上对于收货/收发票”中间待清帐科目和收货/收发票调整”科目是不包含在资产负债表项目中的，而而对于 采购价差”科目，在ERP系统中一般是作为存货的备加/备抵科目反映在资产负债表的存货项目中的。一般在ERP系统中，无论在标准成本法下或是移动平均法下，存货科目的记帐都是由系统自动产生的，而且都和没有相应的存货数量来对应的。4、ERP环境下存货的异动根据上文所述，无论是在标准成本法或是移动平均法下，采购价差”科目在存货采购成本核算过程中都扮演了4.1标准成本法下存货标准价的非正常频繁变动正常情况下，一旦确定相应的存货标准价后，除非标准价和实际价存在较大差异，不应随意调整标准价。如果 借或贷：存货贷或借：采购价差而采购价差通常有两种处理方法。一种是在当期已发出材料和期末结存材料之间进行分配，属于已消耗材料应4.2 移动平均法下采购价差科目存在较大科目余额从上述介绍可知，与标准成本法不同，移动平均法下的采购价差科目通常其科目余额应该为零，只有在一些特4.3 移动平均法下负库存情况及其发生频率一般