公司合同管理办法

1、合同管理办法公司董事会：为了加强对公司（以下简称“公司”）经营风险的防范与控制，促进公司依法经营管理和依法维护自身合法权益，根据公司权责管理清单，拟订了合同管理办法。合 同管理办法共分为十章，核心内容见下表一。讨论要点：一、根据公司权责管理清单规定内容制定的合同审 批流程，包括审批流程图、差异化授权一览表。二、根据权责，由总经理签署的合同，法定代表人采取一次性授权总经理签署。请予审议。附件：合同管理办法（审议稿）章序章名核心内容第一章目的、范畴、归口管理综合部为公司合同归口管理部门第一章职责划分合同管理部门职责、合同承办部门职责第三章合同分类根据公司权责管理清单内容对合同进 行分类，一般合同由

2、公司总经理审批， 重大合同由公司董事长审批与签署。第四章合同起草合同格式、立项报审材料收集说明第五章合同审查和审批合同审查流程和审查内容第六章合同签订、分发和台账管理合同签订过程及台账管理第七章合同履行管理公司合同管理部门对合同履行情况进行监督、跟踪管理第八章合同到期管理续签合同程序第九章档案管理合同保管、借阅等规定第十章其他审批流程图、差异化授权一览表精选合同范本附1、有限公司一般性合同审批流程图2、公司重大合同审批流程图3、合同审查审批差异化授权一览表公司合同流程审批至 公司总经理公司合同流程审批至公司董事长货物采购合同合同总额100万合同总额100万资源使用合同合同总额100万合同总额1

3、00万服务性合同合同总额50万合同总额50万建设工程合同合同总额200万合同总额200万其他类合同总额100万合同总额100万投资合同、融资合同、担保合同、涉外合同、产权及 房地产转让合同，合同期限超过3年的合同。公司合同管理办法第一章目的、范畴、归口管理第二章职责划分第三章合同分类第四章合同起草第五章合同的审查和审批第六章合同签订、分发和台账管理第七章合同履行管理第八章合同到期管理第九章合同档案管理第十章其它第一章 目的、范畴、归口管理第一条 为了加强对公司（以下简称“公司”）经营风险的防范与控制，促进公司依法经营管理和依法维护自身合 法权益，制定本办法。第二条 本规定是指除公司与员工之间的

4、劳动合同外， 公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、 终止民事权利义务关系的书面文件，包括各类合同、补充合 同等。第三条 综合部为公司合同归口管理部门。第二章职责划分第四条合同管理部门职责公司指定综合部为公司合同管理部门，负责公司所有合 同的具体管理工作，合同管理部门具体职责包括但不限于：（一）建立健全公司合同管理体系、制度、流程；（二）参与公司重大合同的谈判和签订，为合同谈判、 签订提供咨询意见；（三）协助承办部门起草及确定合同文本；（四）根据公司业务的需要，制定各类格式合同，并根 据实际履行情况对格式合同进行修改；（五）负责合同的全面审查、监督、指导，公司合同的 签订、变更

5、、履行和解除；（六）负责合同审查流程控制，及时处理合同报审过程中的各种问题，完成合同审查程序；（七）协调完成合同签署手续（签字和加盖印章），并向合同承办部门和相关部门分发合同；（八）合同履行跟踪管理，根据合同承办部门上报的合同履行情况，及时处理合同履行过程中出现的各种问题；（九）协助公司各部门开展合同管理工作，开展合同培训；（十）对各部门合同管理工作进行定期和不定期检查；（十一）建立公司合同台帐，负责公司合同的档案管理；（十二）发到期合同通知，监督管理承办部门到期合同 续签工作；（十三）负责合同档案管理、合同查询和借阅管理；（十四）负责对公司各部门合同管理工作进行考核；（十五）按照股东要求完成

6、合同检查工作；（十六）负责开具公司法定代表人证明书和法人授权委 托书；（十七）涉及合同管理的其他工作。第五条合同承办部门职责合同承办部门负责本部门职责范围内涉及本部门业务的所有合同的全流程管理工作，具体职责包括但不限于：（一）起草并确定合同文本；（二）收集签订合同所需的各种材料（包括是否需签署廉洁协议和外包业务安全协议），并完成初审；（三）及时处理合同报审过程中需要说明的情况或需要 解决的问题；（四）负责完成合同的签订、盖章手续，并负责向对方 送达所签订的合同；（五）履行所签订的合同，并协调处理合同履行过程中 所出现的问题；（六）负责部门到期合同续签管理，按时完成到期合同 的续签工作；（七）建

7、立部门合同管理台账和合同文本档案；（八）息;设立部门兼职合同管理员， 报合同管理部门备案； 按公司合同管理规定按时上报合同管理的各种信完成与合同管理相关的其他工作。第六条 合同承办部门具体职责范围（一）合同承办部门职责合同承办部门是与合同业务内容相关的责任部门，代表 公司对合同全过程负责，合同承办部门的职责有：1. 调查了解合同对方的主体资格、 经营许可、资质证书、 授权证书等；2. 对合同对方的资信和履约能力进行考察；3. 负责办理合同项目的前置性审批手续；4. 协助公司领导组织合同谈判，草拟合同文本；5. 根据本规定的要求发起合同审查流程，按规定程序报 审合同，并根据合同管理部门及相关部门

8、的审查意见修改合 同；6. 根据需要办理合同公证、鉴证及政府相关机构备案；7. 督促合同对方按约定履行合同并及时反馈，根据实际 情况开展合同的变更、解除等工作；8. 发生合同纠纷时，负责履约争议的证据收集；9. 协助合同管理部门处理合同纠纷，参与合同争议的调 解、仲裁和诉讼活动。合同承办部门还应负责本办法第九条第（五）、（六）项规定的工作。（二）各部门承办的合同范围1. 综合部负责办公用房、候船楼及港区商业资源（含广 告）、低值易耗品、办公家私、办公用品、劳保用品、服装、 党群、人力资源、培训、保洁绿化等相关内容的合同。2. 保障部负责与安全、固定资产、设施设备、车辆、能 耗等相关的合同。3.

9、 客运部负责旅客运输车辆、与客运业务运营相关的合 同。4. 货运部负责与货运业务运营相关的合同。5. 财务部负责与财务、税收、审计、预算等相关的合同第七条 若公司对部门的职责范围进行调整，则对应承 办的合同范围也随部门职责变化一并调整。第八条 公司对各部门的职责划分另有成文规定的，则 各部门按成文规定履行合同管理职责。第九条合同管理员职责公司指定一名专门负责合同管理工作的合同管理员，公 司赋予合同管理员对所有合同审签流程的管理和控制权，公 司所有合同应由合同管理员经办。（一）合同管理员应协助承办部门起草及确定合同文本；（二）负责对合同进行全面审查；（三）负责控制合同审查流程；（四）负责处理合同

10、审查过程中出现的问题；（五）合同经审批、授权后，负责对合同稿内容的核实， 及时办理合同的签订事宜；（六）负责跟踪合同履行情况， 并及时发现合同履行中 的问题，向公司领导报告；（七）建立公司合同台账和档案，保管公司合同文书及 有关资料，按照公司股东要求上报合同台帐；（八）参与对承办部门的合同检查工作；（九）发到期合同通知；（十）合同续签跟踪；（十一）在公司法人的指导下，使用公司的合同专用章， 开具公司法定代表人证明书和法人授权委托书；（十二）协助处理本单位的合同纠纷（十三）提供合同相关内容咨询等职责。第三章合同分类第十条 本规定所指合同是指除劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间

11、设立、变更、终止民事权利义务关系的书面文件， 包括各类合同、协议、意向书、 备忘录、招标文件、补充合同、补充协议等，主要类型包括：（一）投资合同（涉及合资和合作、联营和分立、股权 转让和收购等事宜）；（二）融资合同；（三）担保合同；（四）涉外合同；（五）建设工程合同；（六）服务性合同（包括但不限于设计、监理、审计、评估、咨询、承揽、委托代理、技术服务、劳务外包等合同）；（七）买卖合同；（八）资源使用合同（特许经营权、广告等资源使用合同）;（九）供用水、电合同；（十）保险合同；（十一）房地产合同（包括房地产转让和房地产租赁合同）；（十二）租赁合同；（十三）其他合同。第十一条 根据公司权责清单规定

12、，投资合同、融 资合同、担保合同、涉外合同、产权及房地产转让合同、合 同期限超过3年的合同、合同金额在 200万元（含）以上的 建设工程合同、100万元（含）以上的货物采购合同与资源 使用合同、50万元（含）以上的服务性合同以及其他合同金 额在100万元（含）以上的合同属于重大合同。除重大合同 外的合同属于一般合同。一般合同由公司总经理审批，并由公司法人授权总经理签署，重大合同由公司董事长审批与签署。（合同审查审批授权明细详见附件二，若公司权责清单调整，则按照最新 的权责清单规定执行）。第十二条 本规定所称合同管理是指公司对所签订的合 同进行审查、监督和管理等活动， 包括意向接触、资信调查、

13、商务谈判、法律审查、合同签订、档案建立、监督履行、变 更与解除及纠纷处理等全过程。第十三条 以下合同应提交集团公司法律室审查，不受本合同管理办法第十一条规定的限制 ：（一）合同对方当事人为政府或其相关部门的；（二）合同关系复杂，或者经过多次变动，变动较大的；（三）对本公司或集团公司利益或声誉有重大影响的；（四）其他本公司认为有必要提交集团公司法律室审核的合 同；第四章合同起草第十四条 承办部门根据本办法所确定的合同范围组 织合同起草工作。第十五条 承办部门起草的合同应符合合同基本条款 内容规范，合同内容表述清楚明晰，不存在缺漏。第十六条 合同的基本框架、基本条款合同基本框架由三部份组成，包括首

14、部、正文、结尾和 附则。（一）基本条款包括：合同名称；（二）对方的名称或者姓名；（三）标的；（四）数量和质量；（五）双方权利义务；（六）价款和付款方式；（七）履行期限、地点和方式；（八）违约责任；（九）保密条款；（十）解决争议的方法；（十一）合同份数；（十二）生效标志。常用合同附件包括廉洁协议和外包安全协议，上述附件设定我方是甲方的情形，由合同管理员选择应用。第十七条合同格式（一）字体、字号、行间距合同全文宜采用宋体，合同名称宜用小三号字体，合同 正文宜用小四号字体，合同宜采用1.5倍行间距。（二）条目合同条目宜使用阿拉伯数字（如：123.4 ），不宜使用大写数字（如：一、二、三、四）。示例如

15、下：1（第一层）1.1（第二层）1.1.1（第三层）1.1.1.1（ 第四层）1.1.1.2（第四层）第十八条 起草合同前承办部门应就合同基本内容与 对方达成一致意向。拟定合同后，承办部门应将合同交对方 审查。如对方有异议，承办部门应与对方就拟定合同进行协 商，达成一致意见后，将拟定合同报合同管理部门复核；若 合同文本是对方提供的，承办部门应进行初审后，报合同管 理部门复核。合同复核无误后按公司合同管理办法进行报 审。第十九条 凡公司已制定格式合同文本的，承办部门应 使用已有的格式合同文本与对方签订合同。第二十条 合同管理部门根据承办部门的需求协助完 成合同起草工作。第二十一条合同报审的材料收

16、集（一）合同审批会签表。（二）项目立项材料。由合同管理员根据立项情况提供 以下相关材料：1、办公会会议纪要或董事会会议纪要；2、招投标项目的中标通知书或中选通知书；3、请示批复。4、项目需求审核文件5、属于经营项目的，提交商务谈判纪要和集团项目 评标/谈判报告审批表；6、续签项目的，提供旧合同的审批会签表和合同扫描 件，或关联旧合同审批文件；7、其他立项材料。（三）合同对方基本资质文件：营业执照、组织机构代 码证、税务登记证、法定代表人证明书、法人授权委托书、 法定代表人和被授权人身份证复印件。（四）合同对方补充资质文件第五章 合同审查和审批第二十二条 承办部门负责对合同进行初步审查，确保 合

17、同内容准确，对方资质完备，符合本办法对合同的相关要 求。审查对方资质时，应要求对方提供营业执照复印件、法 定代表人证明书、法定代表人身份证复印件（若为非法定代 表人本人签字的，则还须提供授权委托书、受托人身份证复 印件），以上资料均须加盖对方公章。若合同执行需对方具 备特殊资质的，应提供相关资质证明文件。第二十三条 承办部门将审查完毕的合同和对方的资 质文件交至公司合同管理部门进行复审。经审查凡有违反本 办法规定的，合同管理部门将合同退回承办部门重审；符合 规定的则按程序进行报审。第二十四条 在合同报审的过程中，合同阅办处理人应 在2个工作日内处理完毕。如合同阅办处理人有异议的，应 及时向合同

18、管理部门或承办部门反馈意见；如合同确有问题 的，合同管理部门将合同退回承办部门，承办部门应在工作日内将问题处理完毕，如有特殊情况在2个工作日内无法完成处理的，应及时将情况通报合同管理部门并向公司上 报。第二十五条 合同审批流程和审批内容如下：（一）承办部门经过谈判等程序与对方达成意向，起草 并确定合同文本，合同经办人填写“深圳市机场港务有限公 司合同文件审查审批表”。（二）承办部门负责人签署意见。负责合同的初步全面审核。审核内容包括是否为集团公 司审批同意的格式文本，价格是否合理；是否签署廉洁协议 或外包业务安全协议；对方的资质。若属于续签合同，应注 明同意续签。 审核无误后，承办部门负责人应

19、在“承办部 门意见” 一栏签署报审意见。（三）合同管理员签署意见。负责对合同进行审查，包括对方资质、合同条款逻辑、 合同文字表达、违约责任、争议解决、双方权责等合同主要 内容进行审查，并在合同管理员意见一栏签署审查意见。（四）相关部门签署意见。相关部门是指与合同内容相关的部门。报送的合同若牵 涉到公司内部其他相关单位的管理职能或需要相关单位提 供专业性意见的，负责对合同中与其部门相关的内容进行审 查，公司董事会秘书参加所有合同的审查，财务部门参加所 有经济类合同的审查。部门负责人与公司董事会秘书应在合 同审查会签表中“相关部门意见”一栏签署审查意见。（五）承办部门分管领导签署意见。（六）财务总

20、监签署意见。（七）公司董事长、总经理签署意见。其中一般合同由公司总经理签署意见，重大合同由公司 总经理签署意见后提交公司董事长签署意见（一般合同与重 大合同参照本办法第一条规定）。第六章 合同签订、分发和台账管理第二十六条 合同报审完毕后，由合同管理员打印清稿 文本交给合同经办人。第二十七条合同管理员与合同经办人应核实代签合同稿与审批通过后的合同稿内容是否一致，核对无误后，由 合同经办人将合同交至对方，对方在合同相应处签字盖章， 对方签署完毕后，由公司合同管理部门交送公司法定代表人 或被授权人签字、加盖公司合同专用章及骑缝章后即完成合 同签订。根据权责，由总经理签署的合同，法定代表人采取 一次

21、性授权总经理签署。第二十八条合同签订后由合同管理部门根据合同约定分发。我方应至少保留三份合同原件，即公司合同管理部 门、承办部门、财务部各留存一份，对方至少保留一份原件第二十九条 合同管理员负责将合同分发给对方或由承 办部门通知对方到公司合同管理员处领取，均应做签收记 录。若以邮寄形式送达合同的，贝懦在邮寄单中注明合同名 称，并将邮寄相关单证交至公司合同管理员处留存。第三十条合同管理部门及合同承办部门均应建立部门 合同台账，内容包括合同的名称、对方名称、价款、 合同起 始日期、履行情况、经办人等内容，每季度首月前3日（节假日顺延）前向公司合同管理部门报合同台账 （部门负责人 签字）。第七章合同

22、履行管理第三一条合同依法成立，即具有法律效力，一切与 合同有关的部门都必须履行合同所规定的义务。第三十二条合同签订后，合同管理员应当在 5日内将 合同原件一份递交财务部门，涉及应收、应付款项的合同， 应当提示财务部门按合同规定的时间、方式、价款收付，防 止收付款不及时或未收付款的情况发生。第三十三条合同在履行过程中，遇到法律规定或合同 约定允许变更或解除合同的，可以形成变更或解除的书面合 同，其审查程序与原合同相同。合同在履行过程中，经合同双方协商可以对合同进行补 充，补充合同审查程序与原合同相同。第三十四条合同履行过程中，合同管理员如发现合同 标的、质量、数量、价格、交货日期、付款日期等不符

23、合合 同约定，应当及时请示有关领导立即处理，向股东有关合同 与法律事务管理部门报告，并向对方提出书面异议，变更或 解除合同，追回经济损失。第三十五条承办部门负责本部门所履行合同的全面管理工作，应实时监控合同履行情况。承办部门应履行合同 约定的内容，包括但不限于执行合同约定权利与义务、按照 合同约定实施对合同方的考核，并以考核结果作为收（付） 款依据、按合同约定办理收（付）款手续、协调处理合同履 行过程中的问题等。第三十六条公司合同管理部门对合同履行情况进行监督、跟踪管理，并根据承办部门上报的异常情况处理问题第三十七条合同履行异常情况处理程序（一）承办部门初步了解情况后作有效处理。（二）承办部门

24、及时向合同管理部门通报具体情况。（三）承办部门、合同管理部门向分管领导、公司总经 理、董事长汇报。（三）承办部门负责收集相关资料并查明异常情况真实 原因。（四）承办部门、合同管理部门及相关部门按公司指示 共同处理异常情况，包括与对方协商解决。（五）如协商不成，承办部门、合同管理部门及相关部 门根据公司最后决策共同处理异常情况。（六）处理未果的，则启动合同纠纷处理程序。第三十八条合同争议解决程序（一）合同管理部门负责收集所有相关资料，承办部门 负责协助与配合。（一）合同管理部门应在发生争议后 集团公司审计法律部。2个工作日内报知（三）合同管理部门、承办部门及相关部门共同研究并 提出建议解决方案。

25、（四）公司对解决方案进行决策。（五）合同管理部门、承办部门及相关部门根据公司决 策意见处理合同争议，包括进一步协商、谈判。（六）如协商、谈判不成的，则启动合同争议解决程序， 同时按规定程序上报集团公司。（七）合同争议处理完毕后，由合同管理部门负责建立 合同争议处理档案。第三十九条合同管理部门将对公司各部门的合同管理工作进行不定期检查。不定期检查根据合同管理实际需要实施。第四十条 合同管理部门每季度进行定期或不定期检查后， 形成书面检查报告上报公司。第八章合同到期管理第四十条合同管理部门在每月10日（节假日顺延）前，将各承办部门未来 3个月（含）即将到期的合同清单到 期合同清单以电子邮件、短信、

26、电话等形式向各承办部门 负责人和兼职合同管理员发布。第四十二条各承办部门核对清单中的合同是否与实际情况相符后，承办部门应于每季度3日（节假日顺延）前以纸制版向合同管理部门反馈合同续签情况。第四十三条到期合同需要续签的，根据本办法第五章 的规定进行审查和报审。第四十四条 到期合同不再续签的，则按本办法第九章 第五十条规定处理。第四十五条 续签合同时如出具相关评审报告的，则按 公司相关要求进行评审。续签外包、维护合同时，承办部门 须向公司上报上一合同期内外包、维护服务商和供应商评价 报告。原则上通过评审的服务商和供应商，经上级公司同意 可续签合同；未通过评审的外包服务商则不续签合同。第四十六条各承办部门应在公司规定的时间内完成续签工作。合同续签过程中若发生异常情况，应及时向承办 部门分管领导、公司总经理汇报，并向合同管理部门通报， 并根据公司决策处理情况，完成续签工作。第九章合同档案管理第四十七条合同管理部门负责建立公司的合同管理档案。承办部门负责建立自己部门的合同管理档案，指定专 人