财务业务事项问答

1、 上海外国语大学财务处 财务业务事项问答财 务 处 二一八年九月目录一、基本概念21.问：什么叫“经费”一支笔”？22.问：什么叫经管人？与经办人的有何区别？2二、财务报销业务2（一）报销审批签字问题23.问：经费报销时需要哪些相关人员审核签字？24问：特殊情况下，经各单位经费”一支笔”、项目负责人或经管人口头授权，可否代签？25.问：若项目负责人本人为学院/部门”一支笔”，可否为同一人签字？2（二）发票问题26.报销的发票购买方名称是否一定要为“上海外国语大学”？27.问：发票报销期限为多久？28.问：取得发票时可否自行支付现金？哪些情况必须通过学校转账？29.问：是否可以使用电子发票报销？

2、2（三）财务预约报销系统问题210.问：如何进网上财务预约系统？211.问：如何查询相关经费余额？212.问：如何进行电子发票报销认证？213.问：经费报销如何授权？2（四）暂借款问题214.问：如何预支暂借款？215.问：如何冲销暂借款？2（五）报销业务问题216.问：哪些事项需随发票附上清单？217.问：快递费、电话费、网络通讯费发票有什么要求？218.问：报销市内交通费有什么要求？219.问：滴滴、神舟专车等网约车如何报销？220.问：如何报销出版费？221.问：会议费报销有哪些要求？222.问：购买电脑、打印机等固定资产的手续该如何办理、怎么报销？223.问：如何报销公务、业务接待餐费

3、？224.问：如何报销外宾接待餐费？225.问：如何报销校内人员餐费、食品？226.问：“教职工福利费”经费如何使用？227.问：如何发放校外人员劳务费228.问：什么是咨询费？什么是专家咨询费？2（五）国内/国际差旅费报销问题229.问：报销差旅费时需提供哪些原始发票？230.问：报销差旅费时需填写哪些表格？231.问：报销差旅费如何计算伙食补贴？232.问：报销差旅费如何计算交通补贴？233.问：因公临时出国（境）费用如何报销？2三、各类收入的入账业务234.问：如何查询科研经费是否到账？到账后如何办理？235.问：个人科研经费到账以后我该做些什么事情？236.问：科研经费还未汇到学校，是

4、否可以预先开具科研经费发票？需要什么手续？237.问：哪些收入财务处会主动通知？238.问：哪些情况需要自己主动询问？239.问：如果需要批量收款需要哪些事先准备工作？2四、工资、酬金发放、公积金业务240.问：新进职工如何办理报到手续？241.问：发放酬金具体操作流程是什么？242.问：校外新增人员信息如何添加？243.问：校内、校外人员更改工资酬金发放系统中的银行卡，如何在财务处备案？244.问：在职人员工资、酬金等落账时，该如何处理？245.问：在职人员工资、酬金收入如何查询？246.问：在职人员公积金账号如何查询？247.问：在职人员公积金账户内金额如何查询？248.问：在职职工、退休

5、人员公积金如何提取？249.问：接收工资、酬金短信通知的手机号码如何变更？2五、税务相关问题250.问：如何取得个人收入完税证明？251.问：可否自行下载个人收入完税凭证？252.问：我校的纳税人识别号及其他开票信息分别是什么？253.问：需要学校开具增值税发票时，需要提供什么资料？2本问答会随政策以及操作方法的变化不断调整、补充。一、 基本概念1.问：什么叫“经费一支笔”？答：除另有规定外，各单位行政负责人或者项目负责人就是单位（项目）经济工作责任人（院长、系主任、部处长、所长等），也就是“经费一支笔”（以下简称“一支笔”）。此负责人的责任就是：对本部门的一切经济活动的合法性负责，对所有的会

6、计资料的合法性、真实性、完整性负责，在开展经济活动中接受财务部门的指导，接受审计部门的届中和离任审计。经济责任人的义务是：行使“一支笔”的签字权。拥有签字权并不是“一权独揽”，一般来说，院系、部门的经济工作决策权在该部门的领导班子，其形式是集体决策，然后由领导班子赋予经济责任人行使“一支笔”的签字权。2.问：什么叫经管人？与经办人的有何区别？答：经管人是受部门班子与集体的委托，协助“一支笔”做好本部门的财务工作，突出一个“管”字。经办人，一种本身就是费用的直接花费者，必须对经济事项的真实性负责；二就是受直接花费者的委托来财务处办理业务的。二、财务报销业务（一）报销审批签字问题3.问：经费报销时

7、需要哪些相关人员审核签字？答：经费暂借、报销时预约报销单必须经各单位（或项目负责人）经费“一支笔”和经管人签字方可办理。4问：特殊情况下，经各单位经费“一支笔”、项目负责人或经管人口头授权，可否代签？答：不可以。一般情况下，各单位的行政负责人（项目负责人）为本单位（项目）的经济责任人（“一支笔”）。为保证各项经费支出的规范性和安全性，如有特殊情况需变更或临时变更签字相关人员，需提供纸质版签字变更情况说明至财务处审批，情况说明需由经费“一支笔”签字、加盖部门公章。5.问：若项目负责人本人为学院/部门“一支笔”，可否为同一人签字？答：不可以。若项目负责人同时也是“一支笔”，预约报销单需上一级领导审

8、核签字方可报销。（二）发票问题6.报销的发票购买方名称是否一定要为“上海外国语大学”？答：是。需到学校财务处报销的发票，购买方（或付款方）必须为“上海外国语大学”，不得加部门、学院或姓名等任何后缀、也不得简写为“上外”等。移动通信费、小儿托费、医药费等除外。7.问：发票报销期限为多久？答：当年票据的报销截止时间为下一年度的3月31日。发票超过截止日未完成报销则为过期，不得进行报销。若因出国访学等特殊情况，可以根据实际情况提供由“一支笔”签字确认的情况说明，且所有相关过期发票需一次性完成报销。8.问：取得发票时可否自行支付现金？哪些情况必须通过学校转账？答：（1）单张发票金额为2,000元(含)

9、以下的，可由当事人自行垫付后进行现金预约报销。（2）单张发票金额为2,000元以上的（除机票、餐费、个人科研项目网购设备外），均需由财务处通过银行转账支付给对方。（3）同一单位同一天同一购买行为开具的多张发票应等同于单张发票，按累计金额计算，累计超过2,000元需通过银行转账办理。（4）发票单次报销累计超过一万元，需填写大额审批单（可在财务处网站主页“下载中心”下载，并由“一支笔”签字审核）。9.问：是否可以使用电子发票报销？答：可以。若发票为电子发票，网上预约操作时需认证后方可报销。因税务局对电子发票的认证有时限规定，请于取得电子发票后尽快进行网上认证。（三）财务预约报销系统问题10.问：如

10、何进网上财务预约系统？答：使用IE8或以上版本浏览器或谷歌等其他浏览器登录财务处网站主页，点击网上预约报销系统即可操作（注：用户名及密码同工资酬金查询）。11.问：如何查询相关经费余额？答：点击“项目授权管理”，出现的默认首页就是【当前有效授权】，您也可以点击“项目授权管理”菜单下的【当前有效授权】进入。当前有效授权项目列表显示的是当前仍然在有效期内的所有项目的项目余额和可用余额。12.问：如何进行电子发票报销认证？答：方法（1）进入网上预约报销系统点击网上预约报销（左侧栏）点击电子发票认证（左侧栏），电子发票依次输入认证保存。待日后需报销时，在填写报销基本信息页面下，点击选择已认证发票（在摘

11、要栏下方），勾选本次报销所需电子发票即可。方法（2）进入报销主页，找到添加电子认证发票行（在摘要行下方），按提示操作进行认证并返回，将已认证成功的电子发票勾选添加进本次预约报销，如遇页面刷不出等情况，通常为税务局认证平台网络故障，请稍后再试。13.问：经费报销如何授权？答：进入报销主页，点击当前有效授权项目主界面中的【授权无限额经办人】，进入授权无限额经办人页面后，点击【添加无限额经办人】，录入工号后系统将自动匹配姓名，【确认】即可。（四）暂借款问题14.问：如何预支暂借款？答：（1）暂借购买达到国资处规定固定资产标准的设备、家具等，请先到国资处填写固定资产审批表，由“一支笔”和国资处审批后，

12、通过网上预约报销系统选择暂借款业务，按需填写。（2）暂借会费、差旅费、会议费等，需提供会费、会务费等缴纳通知，举办会议需提供OA审批文件，差旅费提供出差审批表。（3）暂借出国费用，需提供经人事处出国派遣科负责老师签字的出国审批资料（教育部批件、学校审批文件）、预约报销单、暂付款付款凭证等，再由财务处管理科负责办理出国业务手续的老师提供相应编号后至财务处出纳科办理暂借出国费用业务。15.问：如何冲销暂借款？答：（1）选择日常报销业务类型后，填写完信息后点击下一步会自动弹出冲销往来借款的提示，选中需要冲销的借款，进入下一步的支出明细预约。（2）如果冲销的现金暂借款有部分需要现金退回，则现金退回部分

13、需另行预约，选中需冲销的借款后，点击下方现金还借款，按提示输入退还金额进行预约。（五）报销业务问题16.问：哪些事项需随发票附上清单？答：购物（书刊、办公用品、食品等）、印刷（复印、打印）、电脑配件等发票票面未注明明细内容的需附明细清单。网上购物时，还需附网购订单。（1）明细清单必须是对方单位开具的，清单内容包括品名、单价、数量等；（2）如清单为热敏纸，报销时请提供原件和复印件；（3）购物清单内容须是与教学科研、行政管理等相关的合理支出。17.问：快递费、电话费、网络通讯费发票有什么要求？答：（1）快递费报销需提供业务清单+发票或在发票反面注明从哪里寄到哪里，寄什么，并由经手人签字。（2）电话

14、费、网络通讯费报销需提供电子发票（报销时请先电子发票认证）、对应月份的明细账单。如发票上未显示已缴纳相应费用信息的，还需提供与之对应的缴款凭证。18.问：报销市内交通费有什么要求？答：（1）市内交通包括乘坐出租车、地铁、公交等，报销市内交通费时需取得相应发票，发票反面需注明从哪里到哪里、事由，并由经手人签字。（2）除个人科研经费外，停车费一律不得报销；通行费必须有日期相对应的出租车发票方可报销。（3）行政部门报销车费请在填写预约报销单时选择“公务用车”。（4）基于真实性和合理性原则，同一天或长期同一车牌号的出租车票财务处有权不予报销。如有特殊情况需提供由“一支笔”签字确认的情况说明。19.问：

15、滴滴、神舟专车等网约车如何报销？答：网约车报销除了纸质或电子发票外，还需提供与发票金额对应的行程单，并在行程单上注明干什么，电子发票需进行网上认证。20.问：如何报销出版费？答：报销出版费时，需随发票提供出版合同，合同上的甲乙双方签字、盖章及合同签订日期缺一不可。如若报销文章版面费，需要提供版面费通知。21.问：会议费报销有哪些要求？答：会议费报销相关规定可参照上海外国语大学国际会议费管理办法、上海外国语大学会议经费管理办法，报销时需提供经过相关部门审批的文件、会议议程、会议通知（或邀请函）、签到表（非打印名单）、预算决算表。22.问：购买电脑、打印机等固定资产的手续该如何办理、怎么报销？答：

16、（1）事先批准：达到国资处规定的固定资产标准（一般为单价超过1000元）的设备、家具购置前，需到国资办填写审批单，经批准后方可购置。（2）购买支付：部门、学院、集体科研项目单张发票超2000元的必须办理转账，不得个人通过网络在线或实体店直接支付。个人科研经费购买设备均可通过网络在线支付方式，报销时需提供网上订单和银行支付记录。如在实体店直接购买，则仍需通过学校办理转账。（3）费用报销：购买后应及时到国资处设备科办理固定资产入账手续，报销时请附上固定资产审批单、固定资产增加单和购买发票（需含明细清单）。23.问：如何报销公务、业务接待餐费？答：（1）填写上海外国语大学国内公务/业务接待清单，并附

17、上公函或邀请函（需部门盖章+“一支笔”签字）。（2）参与接待人数：接待对象在10人以内的，陪餐人数不超3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。24.问：如何报销外宾接待餐费？答：（1）需填写上海外国语大学外宾接待审批备案表和上海外国语大学外宾接待报销单。（2）接待人数比例：外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。25.问：如何报销校内人员餐费、食品？答：学校教职工加班、学生活动餐费（含食品）每餐人均不超过30元，如是食品，需提供食品清单（清单要求见第14条）。（1）学生活动用：需注明活动名称、提供学生名单。（2）

18、加班：需注明加班日期（正常工作时间之外）、事由以及加班人员名单。26.问：“教职工福利费”经费如何使用？答：“教职工福利费”主要是用于教职工因生病、生育等需要探望时的慰问费和慰问品支出。探望时可按最高不得超过800元发放慰问金。慰问金可通过财务网上预约系统直接进教职工卡或选择签单先行垫付后再预约报销，慰问费需注明教职工名字和慰问原因。探望时购买的慰问品不得超过200元。购买慰问品需提供原始发票及明细清单，并注明慰问教职工的名字和慰问原因。27.问：如何发放校外人员劳务费答：（1）每人每次不超过800元，可通过财务网上预约系统直接发放，预约时选择“校外人员转卡”，并在预约单上注明对方身份证号、对

19、方工作单位名称（上外临时工也需注明具体所属单位）、发生劳务的年和月及事由。进行网上预约时，需输入对方户名、账号、开户行信息；（2）每人每次超过800元以上，需通过酬金系统录入导盘扣税，不可直接网上预约发放。（具体流程请见第39问）28.问：什么是咨询费？什么是专家咨询费？答：咨询费区别于专家咨询费，咨询费需凭相关咨询公司开具的发票报销。专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用，支出标准应当按照国家有关规定执行。需要注意的是，专家咨询费不得支付给项目负责人本人及本课题组成员。（具体发放方法请见第25问）（五）国内/国际差旅费报销问题29.问：报销差旅费时需提供哪些原始发票？答

20、：国内差旅费报销需提供火车票、飞机票、住宿费等原始发票，乘坐飞机的还需提供登机牌原件或复印件（热敏纸需复印）。参加会议的需提供会议通知单。如无法提供出差期间相关住宿费发票，则需提供合理的情况说明，并由“一支笔”审批。30.问：报销差旅费时需填写哪些表格？答：报销时需根据实际情况填写上海外国语大学因公出差审批表和上海外国语大学差旅费报销单，单笔预约单超过1万元还需填写上海外国语大学大额资金支付申请表（三张表格财务处网站均可下载）。31.问：报销差旅费如何计算伙食补贴？答：外出参加会议或培训等，需提供由对方出具的会议、培训通知，通知上注明“食宿自理”字样的，则伙食补贴按照每天每人100元计算；如未

21、注明，则按往返头尾两天共200元计算。32.问：报销差旅费如何计算交通补贴？答：交通补贴是指出差人员因公出差期间发生的市内交通费用。市内交通费按出差自然(日历)天数计算，每人每天80元包干使用，也可选择按实报销。每次出差只能选其一。（1）如选择按实报销，需提供原始市内车票，发票上需注明从哪到哪干什么，网上填写报销单时，如超过交通补贴上限无法填写时，可将差额填写在“其他”栏。（2）如选择包干补贴的，则无需提供市内车票，会议或培训期间，如会议、培训地点至住宿地无需乘车，并无外出办理其他公事，则按往返包干两天160元交通补贴计算，如期间外出办理其他公事或其他原因需乘坐公共交通的，需在审批单上根据实际

22、情况注明几月几号去哪里干什么，乘坐公共交通的当天可按交贴80元一天累加。33.问：因公临时出国（境）费用如何报销？答：首先由人事处出国派遣科备案审核，其次由财务处管理科提供相应编号，网上预约后携带经人事处出国派遣科审核无误的相关材料以及编号、预约报销单、发票至财务处出纳科办理报销手续。三、各类收入的入账业务34.问：如何查询科研经费是否到账？到账后如何办理？答：科研经费到账后具体流程如下图所示收入到账（财务处出纳科）财务处出纳科Email科研处“收入”信息科研处通知 项目负责人科研处OA至财务处 专项办公室财务处 出纳科 收入入账科研经费经办人至财务处出纳科开具发票财务处专项办公室根据OA信息

23、编制“项目号”注：财务处出纳科 虹口校区机关楼103室 35372201 财务处专项办公室 虹口校区机关楼101室 3537301035.问：个人科研经费到账以后我该做些什么事情？答：（1）到财务处出纳科开具发票（2）确认科研处OA是否已经发至财务处。36.问：科研经费还未汇到学校，是否可以预先开具科研经费发票？需要什么手续？答：原则上不允许预先开具。（1）特殊情况下需要预先开具“中央行政事业单位资金往来结算票据”，应凭经科研处负责人签字的相关证明文件后至财务处出纳科银行出纳柜台办理。（2）特殊情况下预开增值税普通发票应在每月的20日之前办理好申请手续（逢双休日提前），申请部门（申请人）承诺所

24、开发票金额在开票当期全额到位，否则，申请人必须全额自行承担开票金额。（3）增值税专用发票一律不得预开。（4）每年12月份一律不得预开发票。37.问：哪些收入财务处会主动通知？答：一般经常性的收入或者银行回单附言中清晰注明信息的，如：各类业余办班收入、留学生学费、报名费等，在银行汇款到账后，财务处会电话通知相关部门的经管人。38.问：哪些情况需要自己主动询问？个人的项目经费、会议收入等非经常性规收入，请相关责任人及时主动询问财务处出纳科。39.问：如果需要批量收款需要哪些事先准备工作？应尽量通过网上缴费平台收费，请事先至财务处会计科咨询郑捷老师，如何开通网上收费事宜。如必须且批量较大的现金收款，

25、请事先至财务处出纳科咨询现金出纳，协商收款方式、时间、人员安排等事宜。四、工资、酬金发放、公积金业务40.问：新进职工如何办理报到手续？答：携带由人事处开具的新进教职工入校手续办理单、本人身份证及工商银行借记卡原件及复印件，前往财务处薪金综合科办理。41.问：发放酬金具体操作流程是什么？答：各单位财务经管人首先进行网上酬金预约、办理签字手续、再到财务处薪金综合科办理酬金导入、最后到财务处出纳科办理酬金审核入账。42.问：校外新增人员信息如何添加？答：各部门财务经管人填写新增临时人员模板。电子版发送至指定邮箱，纸质版交到财务处薪金综合科，待财务处通过银行信息认证正确后，导入酬金库。43.问：校内

26、、校外人员更改工资酬金发放系统中的银行卡，如何在财务处备案？答：校内人员请携带本人身份证、工商银行借记卡原件及复印件，校外人员由与其发生劳务关系的部门财务经管人携带需修改的新工商银行借记卡复印件，复印件上需注明校外人员姓名、身份证号并由经管人签字，至财务处薪金综合科办理变更登记手续。复印件均需本人签字。除银行卡发生遗失、被盗等特殊原因外，一般不更改银行卡号。44.问：在职人员工资、酬金等落账时，该如何处理？答：收到银行的落账回单后，财务处联系教职工所在部门的财务经管人，通知本人携带身份证原件办理领款，同时更改工商银行借记卡。45.问：在职人员工资、酬金收入如何查询？答：查询在职人员工资、酬金收入，请登陆“财务综合信息门户”（46.问：在职人员公积金账号如何查询？答：在职人员查询公积金账号，请登陆“财务综合信息门户”“新版财务查询”“我的财务信息” “用户基本信息”中查询。47.问：在职人员公积金账户内金额如何查询？答：在职人员查询公积金账户内金额，请登陆“上海住房