照片档案管理方法

1、照片档案管理方法1 、照片档案概念：照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见照片档案管理规范 GB/T 11821 2002 。）照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。第一节 照片档案管理一、照片档案的积累与收集( 一 ) 直接收集和征集1 、找业务部门收集2 、定人、定点、定期收集3 、全面收集与重

2、大活动重点收集相结合4 、协商与协作收集5 、深入实际部门，发现收集线索6 、收集与翻拍相结合7 、自摄（二）直接收集的保障措施1 、宣传教育手段2 、行政手段3 、经济手段4 、档案人员直接参与（三）收集要求1 、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。2 、对存有真伪疑义的照片进行鉴定3 、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁4 、底片、照片说明齐全5 、底片、照片影像一致6 、翻拍与制作照片7 、符合相关标准要求（四）收集时间及时整理，不跨年（五）照片档案的归档范围1 、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。2 、领导人和著名人物参加与单位、地

3、区有关的重大公务活动的照片档案。3 、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。4 、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。5 、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。6 、与其他载体档案有密切联系的照片档案。7 、其他具有保存价值的照片档案。二、照片档案的归档要求（一）常规照片的归档要求1 、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。2 、归档的照片内容应具有真实性。3 、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为 5 吋 ）。 （二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。（三）照片档案的结构1 、底片：底片分为原底片和

4、翻版底片（复制底片）。 照片的母体、核心部分。2 、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。 直接利用的实际物。3 、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。 为方便利用，是照片档案的有机组成部分。三、照片的整理方法、要求1 、照片的分类、组卷根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度 专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题 年度分类。是指根据照片所反映的内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年度产生的时间顺序排列和组合照片。只要照片册内还有空位，同属一个

5、专题的照片就按年度时间顺延排列，直至该照片册结束。注意：全宗内分类方法要前后一致。2 、照片排列卷内排列：先组后张。组 即有密切联系的若干张照片为一组。每组之间按形成时间顺序排列。组内排列：按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序来排列。（一组照片最好不跨卷装订）3 、照片编号按照片的排列顺序，卷内流水、一张一号。照片号要分别标注在照片册上，照片背面的编号为四段式：全宗号 目录号 案卷号 照片号； 4 、填写照片说明照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，有组说明和分说明两种。组说明是指一组照片的说明，而分说明是指每张照片的说明。总说明：一组照片要有一个总说明。写在第一张照片的前面，占一

6、张照片的位置。总说明的编写，要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六方面的要素。时间 : 事件发生的时间或照片拍摄的时间；地点 : 被摄物所在的具体地点；事由 : 照片影像所反映的事件事物的情由；人物 : 照片上主要人物的姓名和身份；背景 : 对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者 : 照片的拍摄单位和拍摄人。总说明要概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字要简洁、通顺。不超过 200 字为宜。时间可用阿拉伯数字表示，年月日用圆点代替。以上项目中，著录时需注意 :照片号 : 以一组照片为单元或以照片的自然张为单元填写。照片题名 : 可填写一组照片的题名。拍摄时间 : 填写照片拍摄的年

7、、月、日。照片所在页号：填写该组或该张照片在册中的起止页号。底片所在卷号、底片号：填写该组或该张照片所在的底片册号和底片起止号。备注：需说明的事项。卷内备考表：注明该卷在整理和利用中出现的有关问题。填上立卷人、立卷时间、检查人、检查时间。5 、填写照片册内封面第一栏：立档单位第二栏：类别第三栏：案卷题名 准确简要地概括卷内照片所反映的主要内容（同文书档案相似）特殊规格的照片整理方法特殊规格的照片是指一些大幅、大张照片、如团体照片等。这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是：小于照片册芯页的照片（约 8 10 寸），可采用空白芯页插

8、放。并以每张为单元填写文字说明。超大、超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。照片档案的保管、保护照片档案是以感光材料为载体的，因此对照片档案的保管、保护应与纸质档案有所区别。在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。对已受污染的照片、底片（如发霉）要进行必要的技术处理。档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。选择和使用规范的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。照片册和底片册的存放要采用立放形式。第二节、录音、录像及光盘

9、档案概念： P257 录音录像档案的整理、编目 录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档案、非磁带录像档案等。我们主要学习工作中经常接触的磁带录音档案和磁带录像档案。录音、录像、光盘档案的整理分类：录音、录像、光盘档案分别排列、编目、保管。形成量少的单位不分类，录音、录像档案分别编目。量多的单位（如学校、新闻中心）可按内容或专题分类。编号：每类一个目录号，每盘或盒一号，目录内流水。编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号 顺序号。例：音 35 ，表示录音档案第 35 盒。（我区没有统一要求，可一段式直接编盒号。）编号要标注在两个位置：一是磁带带身的标签上；二是外盒的标签上，内外要相符，书写清楚。 文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员、检查人员等。文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考登记的内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。录音、录像档案的编目 著录时需注意：一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。参见号是指纸质载体档案的档号。如：文 1