公文处理办法

1、公文处理办法 第一条 总 则 一、为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，更好地为经营生产服务，根据公文处理办法结合XXX实际，制定本办法。 二、XXX的公文是保证XXX各项经营管理活动有序开展，具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 三、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 四、公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。 五、公文处理必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。 六、各级企业负责人应高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，并加强对本企业公文处理工作的领导和检查

2、。 七、XXX综合管理部是公文处理工作的管理部门，负责本机关及所属单位公文处理工作的指导、培训和考核工作。各级企业应设专职或兼职人员负责公文处理工作。专（兼）职人员应相对稳定。 八、各级企业机关干部都应当认真学习掌握公文处理办法，能够正确办理公文。 第二条 公文种类主要有： 一、决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关企业及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 二、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 三、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 四、通知。适用于批转各部门各级企业的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布内部规章，传达要求各部门

3、和各级企业办理及需要有关企业周知或者执行的事项、任免人员。 五、通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。 六、批复。适用于答复下级的请示事项。 七、函。适用于不相隶属的单位相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 八、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三条 公文格式 一、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。未标明保密期限，按绝密级事项30年、机密级事

4、项20年、秘密级事项10年认定。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。 （四）发文字号包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，主办机关应当排列在前，并只标明主办机关发文字号，不编协办机关发文字号。主办机关编号时，在年份前加“联”字。为使文件编号规范化，XXX及各专业公司、直属企业各部门的发文一律由本单位综合管理部（办公室）统一编发文号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名，还应

5、当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能做出答复的人。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，必要时应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）印章是公文生效的标志。公文除“会议纪要”以外，应当加盖公章。联合上报的公文，可以只由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十）成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 （十一）

6、公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）印发机关应为发文机关的综合管理部（办公室），印发日期以公文付印的日期为准。 （十五）“会议纪要”应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“分送机关”标注在公文版记中的主题词之下。 （十六）公文用字。文字从左至右横写、横排。标题用2号宋体字加粗。正文用3号仿宋体字。文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字。每面22行，每行28个字。 二、公文中各组成部分的标识规则

7、和公文缮印要求，参照哈尔滨铁路局机关公文格式细则（办文200513号）执行。 三、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四条 行文规则 一、行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文；上行文如确需越级，应抄送越过的上级机关。 二、各级企业内设部门（除综合管理部或办公室外）不得对外正式行文，如发政策性、规定性事项文件（上行文、下行文、函）可以各级企业名义行文。 三、同级的机关可以联合行文；机关与相应的党组织和军队以及人民团体可以联合行文；联合行文应当明确主办机关。

8、四、联合行文或会签公文，主办机关应先签署意见，然后协办机关依次签署意见。凡涉及其它机关职权范围内的事项，主办机关必须与之协商、会签，取得一致意见后方可行文。 五、向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 六、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。上行文一律按正式文件形式上报。不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”和“报告”。上级单位收到所属企业的“请示”,必须答复，下级单位亦可以询问。 第五条 发文办理 一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括拟稿、核稿、签发、编号、排版打印、校

9、对、用印、装订、归档、分发等程序。 二、以XXX名义行文的形式及其适用内容划分如下： 三、以XXX各级机关名义行文，要使用规定的发文稿纸。草拟公文应做到： （一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当

10、写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 （十）用纸规格应统一，打印的公文底稿亦要符合用纸要求。 四、公文送负责人签发前，应由综合管理部（办公室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的

11、要求，公文格式是否规范等。 五、以XXX各级机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。各级领导签发公文时，要签署自己的意见、姓名和时间。 六、各部门未经核稿的文件，不得直接送XXX领导签发。特殊情况先签时，应由承办人按公文要求进行办理。 七、经领导签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动时，应当报经签发人同意。 八、公文正式印制前，拟稿部门对清样应当认真校对，然后送交综合管理部（办公室）进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。

12、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。文件形成过程结束，应把文件签发单、底稿、清稿（成文）一并送交综合管理部（办公室）存档。 九、凡发出正式公文，应在发文登记簿上登记。 十、公文封发时，应认真执行文件、分发单、封筒三对照制度，详细检查受文单位、份数、字号及附件是否相符，防止差错。 第六条 收文办理 一、各级企业都要建立收文登记制度。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 二、收文人员收到公文，须将标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、处理单位、件数、附件、收发时间及处理情况等，逐项登记在收文登记簿上，贴附文件处理单及时送批，并根据领导

13、批示，转送承办部门处理，不得积压。公文传送要严格履行签字手续，写明签收时间，做到件件有据可查。属于限时处理的紧急文电，随到随办，不得延误。 三、收到下级机关上报的需要办理的公文，综合管理部（办公室）应进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其它部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 四、经审核，对符合本办法规定的公文，应及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合管理部（办公室）部长（主任）批准后，

14、可以退回呈报单位并说明理由。 五、承办部门收到领导交办的文电后应当及时办理，不得延误推诿。紧急文电应当按时限要求办理；一般文电应在3个工作日办结，最长不应超过7个工作日。凡超过办理时限，主办部门应及时予以说明，对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回综合管理部（办公室）。 六、收到上级机关下发或交办的公文，由综合管理部（办公室）部长（主任）提出拟办意见后，送企业领导批示后办理。 七、公文办理过程中，要严格按传递程序传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经综合管理部（办公室）人员登记，不得在阅办者之间直接传递，即横传，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。 八、审批公文时，对有具

15、体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第七条 公文归档 一、公文办理完毕，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应归档的公文。 二、归档范围内的公文，应当根据其档案归档要求整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 三、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第八条 公文管理 一、公文由专（兼）职人员统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。各企业应当按规定建立健全本企业公文处理的有关制度。 二、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或经综合管理部（办公室）部长（主任）批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 三、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机