公文文件管理制度正式版

1、内部公开ZD/EGZD/EG 01.001 0-2011绿色东方投资控股有限公司企业制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED（基本管理制度系统）文件体系基本管理规定（草案）2011年 月 日 发布 2011 年 月 日 实施起草部门：人力资源部 发文部门：人力资源部主要起草人：张岳良 签发人： 发放范围：总部、各项目公司、各项目部 密级：内部公开内部公开 企业制度 ZD/EG 01.001 0-2011文件体系管理基本规定（草案）1. 总则1.1 为加强公司文件体系管理，维护其规范性、科学性、稳定性、连续性、强制性、可行性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转

2、，特制定本规定。1.2 本规定中所称文件体系是指由公司红头文件和各种规范共同构成的、有一定关系结构的文件集合。1.3 本规定适应于绿色东方投资控股有限公司（以下简称集团总部）及其下属公司（包含子公司、分公司、投资控股公司、已投入商业运营的项目公司，以下简称下属公司）、各筹建在建工程项目部（以下简称项目部）等机构， 1.2中所界定的文件的制订、发布、修改和执行。2. 文件体系与文件分类2.1文件体系框架如图1所示。文件按发文方式分为两类，即红头文件和规范。 红头文件 技术标准 文件体系 企业标准（Q） 管理标准 工作标准 规范 基本管理制度系统 （01） 经营企划管理制度系统 （02） 行政总务

3、管理制度系统 （03） 企业制度（ZD） 财务审计管理制度系统 （04） 人力资源管理制度系统 （05） 市场营销管理制度系统 （06） 专业管理制度系统 技术研发管理制度系统 （07） 工程项目管理制度系统 （08） 运营管理制度系统 （09） 采购物流管理制度系统 （10） 其它专业管理制度系统 （11） 图1 绿色东方投资控股公司文件体系及分类图注：（）内系制度类别代号2.2 本规定中所称的红头文件主要是指公司自制文件中的“九种文”，“九种文”包括公司重大的决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函，以及其它确需以红头形式发布的重要文件。2.2.1 红头文件具有最高的管理效力

4、，集团总部总裁办、人力资源部有权限拟定和发布以“绿色东方投资控股有限公司”名义的红头文件，效力范围为集团总部和各下属公司、各项目部。已经注册成立且已投入商业运行的运营类下属公司人事行政管理部门有权限拟订和发布在下属公司范围内生效的红头文件。已注册成立的筹建或在建项目公司和未注册的筹建在建工程项目部一般无权限拟订发布红头文件，如需发布红头文件，由集团总部相关部门拟订发布。其他部门和个人均无权限发布红头文件。红头文件仅限于公司发布对内对外重要的公文和文件： 公司股东会、董事会、监事会相关的决议性文件； 公司规章制度和企业标准等重大文件； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制

5、机构变动或中层以上管理人员任免事项； 公布公司的重大开发、项目、经营管理等工作的决定； 发布有关重大奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。2.2.2 红头文件的发文管理部门和编号规则见附件1。2.2.3 发布其他一般性决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函等以及公司内部之间的联络文件用公司一般发文格式进行发布。一般发文格式和编号规则见附件2。2.3 本规定中所称的规范是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、程序和方法，包括企业标准和企业制度。2.3.1 企业标准是对企业内部与生产技术直接相关的、需要统一的重复性活动所作的详细规定，包括技术标准、管理标准和工作标准。2.3.2

6、 企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、业务流程和协调方法所作的规定，包括基本管理制度和专业管理制度等。2.3.3 基本管理制度是公司根本性、全局性、综合性的管理制度，是公司基本管理方针的集中反映，包括公司章程、公司治理制度、组织机构管理制度等。2.3.4 专业管理制度是在基本管理制度的指导下，对公司各项专业管理工作的范围、内容、程序、方法等所作的规定，是保证公司组织机构正常运行的必要条件，包括财务审计管理制度系统、人力资源管理制度系统等。3. 职责3.1 红头文件、企业标准、公司制度的规范、审核、发布、宣传、归档，由集团公司总部总裁办和人力资源部按职责划分范

7、围分别统一归口管理。凡涉及公司法务、经营管理、行政办公、后勤总务、企划、计划管理以及财务、市场、工程、运营等由总裁办负责归口管理，凡涉及人力资源管理类、人事任免等由人力资源部负责归口管理。3.2 公司红头文件、企业标准、公司制度的审批、用印、监督实施，由公司总裁办统一归口管理，并负责组织和参与红头文件、企业标准、制度的制订。3.3 各项专业制度的起草、修改、完善、维护由相对应的职能部门负责，必要时两个以上部门可以联合行文，但部门不宜过多，联合行文应是同级部门。3.4 下属公司可根据集团公司企业制度制订具体的实施细则等文件，另外下属公司可根据自身特点和实际需要制订和发布在下属公司范围内有效的红头

8、文件、企业标准、制度等文件，以上文件的规范、审核、发布、宣传、归档、监督实施由下属公司人事行政管理部门统一归口管理，下属公司的各项专业管理制度由下属公司各相关职能部门负责起草、拟订、修改和完善。3.5 下属公司的红头文件、企业标准、内部制度等文件须报集团公司总部总裁办和人力资源部和相关职能管理部门备案后生效，并接受集团公司总裁办、人力资源部和相应的职能部门业务指导和监督，接受总裁办的行政监督。3.6 凡遇到难以确定责任归属的文件，由总裁办负责确定该文件的类型及归口管理部门。4. 文件的起草4.1 红头文件的起草4.1.1 以董事会、监事会、总裁办名义发布的红头文件以及内容涉及总裁办职责范围内的

9、红头文件由总裁办负责起草。4.1.2 人力资源管理类、人事任免类等其他人事类以公司名义发布的红头文件以及内容涉及公司人力资源部职责范围内的红头文件由人力资源部负责起草。4.1.3 下属公司范围内的红头文件由下属公司人事行政管理部门负责起草。4.1.4 各项相关部门负责提供与红头文件相关的具体内容和文件材料。4.2 企业标准的起草 企业标准的起草按相关企业标准的规定执行，由标准涉及的相关部门起草。4.3 企业制度的起草4.3.1 基本管理制度由总裁办或人力资源部牵头组织有关部门成立专门小组起草；专业管理制度由相应的职能部门起草。在起草过程中起草部门应当广泛征询公司领导、相关部门、以及员工的意见和

10、建议。4.3.2 企业制度应包含的基本要点 地位、作用和意义； 指导思想、基本原则和实施范围； 制订的依据； 具体内容及实施的步骤、方法和手段； 执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系； 该项制度与其他制度之间的关系； 违反该项制度的处罚办法。4.3.3 企业制度起草的基本要求 符合国家方针、政策、法律、法规； 符合公司实际和领导意图，与公司业已生效的管理制度不相冲突； 具有针对性、适用性、可操作性、可检查性； 重点突出，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点符号使用恰当； 以流程图方式表示相关流程和工作程序，在流程图中注明主要控制点、责任部门及所需工作时间等。5.

11、 文件的审批5.1 红头文件的审批5.1.1 凡需人力资源部正式发布的红头文件，首先由人力资源部门负责人和部门主管领导进行初审，初审后根据需要由文件内容涉及的相关部门进行会签，会签后提交公司主管领导复核，复核后提交总裁办审核，审核后由总裁办上报集团总裁批准签发，最后由总裁办在文件落款用印后交人力资源部发布。5.1.2 凡需总裁办正式发布的红头文件，首先由所在部门负责人进行初审，初审后根据需要由总裁办组织文件内容涉及的部门进行会签，会签后提交公司主管领导复核，复核后由总裁办上报集团总经理批准签发，最后由总裁办在文件正本落款用印后发布。5.1.3 凡需下属公司人事行政管理部门正式发布的红头文件，首

12、先由人事行政负责人进行初审，初审后由文件内容涉及的相关部门进行会签，会签后提交下属公司总经理批准签发，批准后上报公司总裁办或人力资源部以及相关职能部门审核备案，经审核备案无异议后由人事行政部门在文件正本用印后发布。5.1.4 起草红头文件的部门必须按要求填写公文审批表，随附文件审批件一同报批，公文审批表格式见附件3。5.2 企业标准的审批 企业标准的审批按相关企业标准的规定执行。5.3 企业制度的审批5.3.1 初审。凡需正式发布的企业制度，在送公司领导审批或签发之前，须经所在部门负责人和部门主管领导进行初审。初审的重点是：把握制度内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；提法是否同已出台的有

13、关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。另外还要审查概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。5.3.2 起草制度的部门必须按要求填写公文审批表，附随制度草案由相关部门负责人和领导签批。5.3.3 会签。起草部门根据制度内容需要，负责组织会签，会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成，人力资源部和总裁办参与所有制度会签。5.3.4 复核。制度会签后由起草部门送总裁办或人力资源部（纸介质和电子文档各一份）进行复核。复核的重点是：制度内容是否正确全面、审核会签手续是否齐全规范、格式、编号是否符合标准、发布范围标注是否合理。凡经

14、复核不合格的，总裁办和人力资源部有权要求起草部门按规定标准进行修改、补充、完善。在复核过程中，总裁办和人力资源部可根据制度具体情况提交公司主管领导或总经理进行复核并完善制度内容。5.3.5 讨论公示。制度草案经复核基本成文后，根据文件需要由总裁办或人力资源部组织在制度生效范围内进行讨论或公示，征询员工意见，并组织进行修改和完善。5.3.6 公司在制定、修改或者决定直接涉及员工切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规定制度实施

15、过程中，工会或者职工代表认为公司的规章制度不适当的，有权向公司提出，通过协商做出修改完善，公司直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当在单位内公示，或者发给员工本人。5.3.7 审批和签发。制度草案讨论公示结束，由发文部门制作制度正本并送总裁办审核，由总裁办送交有关公司领导审批和签发。公司基本管理制度和重要制度，经主管领导、总经理审核批准后交董事长签发；专业管理制度由主管领导审核后交总经理审批并签发。制度正本经有效签发后由总裁办用印并转交发文部门组织发布。5.3.8 下属公司制定的企业制度参照以上审批程序，由人事行政管理部门具体实施制度的审批过程。5.3.9 下属公司制度首先由起草部门负责人初审，

16、由相关主管领导进行复核，内容涉及公司总部相关职能管理部门管辖范围的制度还需要报公司总部职能部门复核，复核后由文件内容涉及的相关部门进行会签，需要进行讨论和公示的制度由人事行政管理部门组织实施。制度经讨论公示后由人事行政部门提交下属公司总经理批准签发，批准后由人事行政管理部门上报集团公司总总裁办、人力资源部以及相关职能部门审核备案，审核备案后由人事行政管理部门在制度落款用印后组织发布。6. 发文规范6.1 红头文件的发文规范6.1.1 红头文件的发布范围和密级由发文部门根据文件内容进行确定。6.1.2 公司总部所有红头文件由总裁办按发文类别进行分类编号，红头文件模板和编号办法参见附件1。6.1.

17、3 下属公司红头文件由下属公司人事行政管理部门根据以上规定具体组织发布。6.2 企业标准的发文规范 企业标准的发文规范按相关企业标准的规定执行。6.3 企业制度的发文规范6.3.1 企业制度的发布范围由起草单位根据实际需要确定，并在发文审批表上详细填写。发布形式有两种：纸介质及网络电子介质。发布和传阅权限由制度起草部门提出，总裁办确认。6.3.2 企业制度由发文部门按发布范围具体实施，由收文单位相关人员在文件签收表上签名，以示收文。 6.3.3 企业制度的格式为：正式制度包括编号、类别、标题、正文、制订机关、成文日期、生效日期、适应范围等；纸介质的统一用A4复印纸印刷，同时保留同样格式电子文档；标题为三号黑体并加黑，正文为小四号宋体；边距为上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字间距为标准距离，行距为