行文规范的调查研究

1、关于徐州工程学院公文行文规范性的调查研究09涉外1班陆志霞25号摘要 行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守公文行文规范性的原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。关键字 行文规范性 通知 报告正文行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守公文行文规则，公文处理就有了依据，各单位部门就可以按章办事、按程序办事，实现协调运转。按照行文规则行文可以避免机关无效行文，提高公文运转效率，从而极大的提高机关工作效率、管理效益和社会效益。退一步讲，遵守公文行文规则也是每一位从事文秘工作的人员所

2、必须认真执行的。总而言之，无论是从机关还是从公文写作者的角度来说公文行文规范性都是必要和必须的。公文行文是否规范不仅体现了公文写作者的素养，而且也是一个单位的形象。要了解一个单位或部门的公文行文规范性的现况，首先就必须对其的公文进行调查研究。一、对徐工公文行文规范的调查通过对徐州工程学院电子公文的浏览阅读，发现徐工公文以通知为主，除此之外还有少量的报告等。通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。在法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一种文本。因为通知使用的范围广、种类多，包括指示性通

3、知、转文性通知、事务性通知、任免通知。而且通知是发文机关受限最少的文种之一，它的发文机关不受性质和级别的限制。所以徐工公文以通知为主是正确的选择。二、公文规范性基本状况介于本人找到的徐州工程学院的公文有通知、报告，所以下面将依次对其进行公文规范性的分析。（一）通知1、传达性通知 传达性通知是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作、作出相应的指示，布置工作，对某一事项进行处理时使用的通知。发文字号包括机关代字、年份、序号三个要素。年份书写时两面加六角括号，发文序号不编虚位、不加第字，只写数字。这一点基本上徐工的公文都是按要求写的。但是关于发文字号的位置不准确，应以置于版头之下正中位置为宜。签发人

4、应标注在发文机关右侧适当位置，居右空一字。而此例空了两字。公文的发文字号和签发人的字体字号都有特殊要求。发文字号一般用3号仿宋体字。“签发人”用3号仿宋体标示，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标示签发人姓名。虽然此例没有什么大的错误，只有一些细微的不足。可是对于一篇公文来说严谨是基础，只有注意每一个细节才能做的越来越好。认真细致是一种做事做人的态度，也是十分重要的品质。将两篇传达性公文进行对比，可以明显的发现后一个的不足之处，就是序号的层级性，依次为：一、（一）、1等。与上面相同也是细微的错误。这篇公文的附件出现了混乱。正文中出现了附件2，虽然下面附件出现了两次，但是没有明确的标注附件2。如果

5、有附件2的话，大概应该是指主题词下附的表。而事实情况是，两个附件的标题是相同的，只是后一个制作了一个样表而已。所以本人觉得可以将第二个附件的表作为第一个附件后的标题的可下载的超链接的形式。这样即明晰又简洁方便。此外，这篇公文的承办印制文件部门、印制日期、印刷分数的位置稍有不妥。印发份数应写在印制日期之前，并与之同行。2、转文性通知 转文，就是把现有的公文转给下级机关了解与执行。转发性通知包括批转性通知和转发性通知两种。下面举一例转发性通知：这是一篇将上级机关发下来的文件转发给下级机关的行政类文件，而批转、转发发布的非法规性的文件一般不使用书名号。所以此篇的标题中的书名号要去掉，标题中的两个“通

6、知”前一个可改为“文件”。主送机关和正文首句的标点使用非常正确：同级别之间用顿号，不同级别之间用逗号。主送机关有些繁琐，可以适当合并。正文首段应空两字。虽然“转发给你们”是比较常用的转文性用语，不过还是觉得有些口语化，不符合公文语言的庄重性原则。这篇转发性公文还有一个较大的问题，就是关于附件，附件要注明名称和件数。例：附件：1××××附件：2××××。附件前空两字，不能顶格写，两个附件就写两行并对齐，附件名称后不加标点。附件的字体一般用三号仿宋体字标识。最后，公文要标注成文日期，两个以上机关联合发文，以最后一个机关

7、领导人的签发为准。日期要用大写。行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只表示成文时间并加盖印章。3、知照性通知知照性通知是只有告知性，没有指导性，单纯通知一件事情的通知。这是一个关于教职工网银办理业务的通知，有以下几点不足。首先，通知的标题只有文种“通知”两字。应该加上发文机关和事由，如标题可写为：徐州工程学院关于教职工建行网银等业务办理的通知。因为是徐州工程学院内部网上的通知，所以发文机关可以省略。其次，主送机关不明确，应该注明具体的读者是教职工而不是学生或其他人。接着正文中的一些语言值得推敲，如“从即日起”可以去掉“从”直接写“即日起”。又如“请需要办理···

8、的教职工请携带···”连续两个“请”字重复显得啰嗦，只要一个就够了，所以可以去掉后一个。然后，对于正文内容本人觉得不太完整。应该注明办公的具体时间是从几点到几点，并且应该标注截止日期。这样相关教职工才可以在对的时间办理好相关业务，从而避免一些不必要的麻烦，提高效率。此外，在正文的结尾应该加上“特此通知”之类的结束语，来体现公文的规范性和严谨性。最后，对于行政类公文最后标注的日期必须使用大写日期。所以“2011年4月11日”应改为“二一一年四月十一日”。此篇通知体现了通知的时效性特点。从“即日起”可以看出。4、任免通知 上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项时

9、应该使用这种通知。 这篇任免通知总体来说写得不错，一些要注意的地方也都注意到了。如标题中在任免人数不止一个的情况下依然只写一个，其他人用等字省略。正文部分也简而全，包括任免依据和任免事项两部分，文字简明扼要。日期也正确用大写书写。稍有不足的是发文字号和签发人的位置、字体和印发份数与印发日期的位置问题，这些在传达性通知中已提及此处不再说明。（二）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一种公文。这是一篇演讲性质的报告演讲稿，应该也是一篇报告类的公文。而作为一篇公文，它的标题不可以向新闻一样用副标题的格式写成：“关于全面贯彻党的十七大精神努力开创党风廉政建设和反腐败

10、斗争新局面的工作报告”成文日期也应该标注在文末。此报告缺少主送机关，文章首段最后的“请予审议”应作为结语写在正文文末。三、改进的一些意见和建议总的来说徐州工程学院的公文是比较规范的，基本上遵循了公文写作规范性的要求，这里就不一一举例了。但是公文还是有些不足之处，需要加以关注和改正。以下本人列出几点，希望对徐工的公文写作的规范性有一些帮助。1、公文的语言还需要加以锤炼，主要在语病和用词等方面。尽量减少语病，用词要斟酌。2、文意要完整，做到精而不缺。公文内容即简洁又完整。3、行政公文的日期一定要用大写标注，小写的时间是标注在党务性公文后的。4、要注意行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只表示成文时间并加盖印章。5、要注意一些地方要用专门的字体和字号，如发文字号、签发人、附件等需要用仿宋体三号字书写。6、对于一些标识规定的位置，要尽量遵守按要求写。从以