hcs ps003配件服务入门

1、前言这本手册是为刚从事配件服务的人而编写的，在从事配件服务业务时必须了解以下 2 点：1.必须遵守的基本规则2.日立建机配件服务的而且，本手册也为了便于修理、服务了解配件服务业务。在各网点配件服务工作为避免运营这一点上，遵守基本规则是非常重要的。总部的配件专业也应把这本手册作为配件员的培训，多多利用。同时，也请负责配件工作以外的其他学习本手册，以便于对配件部门有更充分的了解。1目录1. 配件服务的概要1-11-21-31-44578配件服务的作用组织和管理配件供应配件业务的基本规则 2. 从接受配件订货到交货2-12-22-32-42-52-6接受配件订货和出库传票 101113141518库

2、存底帐的配件出库交货紧急订购配件的处理方法 处理“紧急订购配件”时的注意事项 3. 关于库存使用报告3-13-21919用计算机进行库存管理网点 分散库存网点4. 从入库到上货架4-14-22022定期补充配件退还品的重新入库 5. 存货盘点5-15-25-35-45-55-65-75-8存货盘点的目的2424242526272829存货盘点的准备盘货卡现货 调查库存底帐的提交盘货一览表盘货数量报告漏处理品的整理26. 仓库的整理6-16-26-36-46-5货位管理 3031313232入 库 方 法配件编号的表示 “紧急订购配件货位”的设置 其他注意事项7. 业务评价7-17-2管理数值的

3、算出方法 3334管理指数 8. 相关资料的管理8-18-28-38-4配件价格表 35353636配件图册、共同配件表、改造说明书 传达文件、出库传票及其他帐票类31.配件服务的概要1-1 配件服务的作用日立建机向客户提供各种服务，包括巡回服巡回服务务、出差服务以及工厂等。、特定检查出差服务这些服务必须以配件为基础。与客户订购配件时一样，不论上述哪种服务适当的时候以合理的价格提供必要的配都必件，这就是配件服务的作用。为了提高日立建机的服务评价，赢得下次的整机销售，必须实行迅速、确实的配件服务。4大家是否遇到过机械、电器等出故障的时候呢？即使委托制造商的服务部门去修理， 因为没有配件而耽误时间

4、，你心里肯定会想：以后再也买那家的了。建设机械也是同样的，与的性能、外观一样，优质的服务也是赢得客户的绝对条件之一。1-2(1)组织和管理日立建机的服务部门组织如下所示。营业本部服 务 部服务技术部配件管理部配件中心研 修 所支店各服务工厂(2)负责配件服务的配件管理部、配件中心、各服务工厂主要负责以下工作。配件管理部属于总部部门。实施国内、国外的配件供应、扩大管理以及库存措施的企画和推进工作。配件中心以配件管理部的政策为基础实行有关配件业务的具体实施。是各网点供给服务配件的供应基地。5在配件中心，有关配件供应事务全部用计算机处理。而且，配件仓库是以仓库为中心的各种自动装置、传送装置类布局，实

5、现配件从入库到的流程自动化作业，大大提高了配件服务的工作效率。各服务工厂作为各地区的服务网点直接向客户提供包括配件服务在内的全方位的服务。在这些网点有服务配件的库存，这些库存由配件中心运用计算机进行集中管理。但是，一些小规模的驻在所的库存是由网点分散一部分的库存而组成的，叫分散库存点。中心服务工厂服务工厂计算机库存管理网点服务中心驻 在 所分散库存网点其他网点61-3 配件供应日立建机对于客户以及公司内部的服务配件要求，有以下 2 种供应。(1)定期供应在各网点事先库存好配件，根据服务配件要求从网点处取货、供应。配件出库的库存补充供应，则由网点根据各地的配件使用报告进行补充。由网点定期补给(2

6、)紧急供应各网点没有配件库存的时候，委托网点紧急供应。拥有这些配件库存的网点及时供应给委托网点。网点紧急补给71-4配件业务的基本规则从事配件业务时有一些必须遵守的基本规则。切实遵守这些规则是全部工作的基础。只要遵守这些规则，大家都能从事初步的配件业务。8基 本 规 则实行方法 传票的及时1. 传票的填写要正确。2. 文字要易懂。3. 现货要和传票一起移动。4. 传票看作是现金。* 接受订货的配件马上把配件编号、配件名、数量等填写到出库传票上。* 配件的入库、出库必须有传票才能进行，没有 、传票等就不能进行现货的出入库。 正确的出入库1. 库存底帐的要正确。2. 要在出库前做好出库记录。3.

7、要在入库后做好入库记录。* 库存底帐是掌握配件的出入库情况、库存数量及入库货位的唯一重要底帐。库存底帐的出入库、存货数量填写要正确。* 出库前做好出库 ，入库后做好入库 。 正确的库存保管位置管理1. 配件的入库货位要明确。2. 库存保管位置不要光凭记忆。3. 库存保管位置要正确填入库存底帐。* 库存保管位置表示配件的入库货位编号。* 在货架上做好区分编号。* 库存保管位置正确填入该配件的库存底帐 。并在货架上做好入库配件的编号。 现货确认1. 出入库时要确认配件编号。2. 清点数量* 出入库时要确认一下传票上的配件编号是否和现货的 编号吻合。* 清点数量时要数出声音。* 数量多时，以 10

8、个或 100 个为单位清点。9基 本 规 则实行方法 正确的库存使用报告1. 库存使用报告应按照正确、规定的格式。2. 如当天不完成，必第二天做完。* 如果使用了库存配件，应按照出库传票以规定的格式做好使用报告。* 使用了的数量，将在以后作为自己网点的定期补充而被供给。 紧急配件的筹措1. 紧急配件要向规定的网点、规定的订货方式订货。2. 仔细确认是否需要定货。* 如果收到 网点处没有库存的配件订货，在仔细确认是否有必要后，以规定的方式迅速向上级网点定货。* 配件从 网点或配件中心供应。 出库率的1. 出库率用表格形式表示。2. 分散库存网点每天都要进行合计确认。* 出库率是表示客户的满足度的

9、数值。定期了解客户的满足度及核对库存数，对库存管理是非常有用的。2.从接受配件订货到交货2-1 接受配件订货和出库传票(1) 接受配件订货时，要仔细确认机型、机号、配件编号及数量。(2) 在制定作业编号后及时做好出库传票。出库传票的格式及填写要领如下。机号配件编号机型数量请 求 书 (留存联) 请 求 书 予 售 单 出 库 传 票出库传票 5 张为 1 组。参照配件图册、共同配件表填写正确的配件编号。 为了不让客户等候，单价、金额等在出库后再填写。出库传票原则上是由配件担当填写，。10交 货 单2-2 库存底帐的(1)(2)按出库传票填写库存底帐的。库存底帐的格式样本和填写要领如下。出库传票

10、根 标题插卡11据主题抽屉号填写在上一次库存余量的基础上减去此次出库数，更新成新库存余数。出库根据抵押管理券，当上一次库存余量可满足此次出库数时， 在此处填写实际出库数；当不能满足时，将数量填写在未交货栏中。库存底帐库存底帐是指网点处库存配件的管理底帐。填有每种配件的* 配件编号* 库存余量* 配件名* 库存保管货位* 单 价并按配件编号为序排列。配件在出入库时必须做好。库存底帐由抵押管理券和主题抽屉组成。库存底帐的看起来似乎很麻烦，但实际操作起来很简单，每个配件大约 30 秒就可以完成。如果熟练的话还可以更快，所以请尽快熟悉实际操作。库存底帐的目的是等等。无论上述哪一点都关系到库存管理的运营

11、，所以要正确填写库存底帐。(3)库存底帐上没有该配件时，即有库存底帐但没有库存网点处没有该配件的库存底帐时，当作紧急配件来处理。紧急配件的处理方法请参阅第 12 页。12· 根据出入库来了解目前的库存数· 对于库存情况的询问能迅速回答· 维持一定量的库存· 资产管理底帐2-3 配件出库(1)请到在出库传票上的库存保管位置那里去。(2)确认出库传票和现货的配件编号、数量是否吻合后，才可以出货。(3)出货时，从货架的右手上方开始取货。这是按照“先入库的配件先出库”的原则。必须按照第 17页的“配件的入库方法”正确入库。(4)配件的出库原则上是由配件担当负责。

12、没有出库传否下？条13子 库存保管位置不要单凭记忆。 没有出库传票时，绝对不能出货。2-4 交货(1)附上出库传票（5 张 1 组）中的交货单，并在窗口处递给客户。其他传票的具体流程如下。交 货 单请 求 书 (留存联) 予 售 单 出 库 传 票 出库 传 票者保管予售 单 报价后存档服务营业请求 书 报价后客户服务营业请求书(留存联)报价后(2)巡回服务、出差修理和工厂张交给委托方。用的配件，手中只要留一张出库传票，其他 4(3)出库的配件被退回时，请参照第 19 页的“退还品的重新入库”具体操作。14请 求 书2-5 紧急订购配件的处理客户订购的配件在网点处没有库存、或者因为断货一下子不

13、能交货时，必须安排紧急订购。库存配件比较少的网点处，相对而言订货率较高，所以要正确处理。(1)向网点的订货紧急订购时，用或传真向网点发出订货单。紧急订购按下列顺序，配件从库存网点处被。(2)库存网点的介绍如果配件中心没有配件时，配件中心会用传真通知有这种配件的其他地区网点名，然后要再和知网点取得直接后进一步筹措。这时注意要取消向配件中心的订货。(3)交货期的介绍库存网点时，还会通知这种配件何时向配件中心进货，请根据具体情况决定具体的筹措方法。(4)向配件订货者的配件中心和其他网点处都没有库存时，应及时联络客户及社内的订货，告诉他们何时到货，征求他们的意见。如果客户不再需要此种配件时，应划去出库

14、传票上关于此配件的信息，并取消向配件中心的订货。15配件中心中心网点网点订货点(5)填写出库传票向网点紧急订购的配件数量请填写在出库传票的“未交付”一栏中。不等紧急订购配件的进货，先把现有的配件交货时，要做一张专门的出库传票。格式如下。紧急配件在接受订货时作成的出库传票（5 张 1 组）中包括予订单在内的其他 4，将紧急订购配件的项目都重线划去。16未交付栏中的注明的配件即是紧急订货配件。(6)紧急配件的入库 紧急配件上挂有黑色的货牌。要确认货牌上的配件编号、配件名称、数量和现货是否吻合。 如果是正规的配件，要一次完成紧急订购配件的入库及上货架。有不同情况时，应立即与发货地取得进行适当的处理。

15、(7)紧急配件的交货紧急配件一旦入货，要立即和客户、公司内的订货取得，并决定好提货日。要附上交货单才能交现货。已经交出的货因为不需要而被退还时，请参照第 19 页的“退还品的重新入库”具体操作。交货17予售单2-6 处理紧急订购配件时的注意事项在处理紧急订购配件之前必须核对确认以下内容。(1)(2)确认是否真正有必要订购该种配件，有没有其他通用配件可以代替。通知客户确切的交货期，并征求他们的意见。确认没有十足的把握时，不要随便发出订货单。(3)例如，如果客户订购了 10 个 A 配件，但处只有 2 个，因为怕麻烦把 10 个配件全部当作紧急配件来处理。我们应该避免此类现象的出现。18紧急订购配

16、件的退还和弊害为了尽早确实交付必要的配件，应该想方设法去筹措紧急订购的配件。 如前面所述，紧急订购的配件虽然入过库，但常常会发生退货令公司损失，这一点必须引起充分注意。 积压品的增加配件中心只有少量库存的特殊配件，出库后要立即自动补充库存，以保证下次的订购要求。但是，一旦被订的配件又被退回，将导致返库件和已被补充的配件双方成为库件品，这样双方成为积压器的可能性将大大增加。 费用的增加繁忙、传真费用姑且不说，人工费和 费也造成不必要的浪费。退货还会增加许多麻烦的手续，如积压品的处理事务、由于下落不明引起的 工作等。 返库不要3.关于库存使用报告网点处的库存品出库时，要迅速做好库存使用报告。使用报

17、告一旦延迟，配件的补充就不能顺利进行，还会造成断货等，从而降低配件服务的水平。库存使用报告有 2 种做法。3-1计算机管理库存网点使用报告把从网点处出库的出库传票（5 张中的其中第 1 张）和从其他网点提货的出库传票集中起来，传送至总部事务管理部。* 配件中心提供一24 次的配件定期供应。出库传票3-2分散库存网点把从网点处出库的出库传票邮寄到管辖的上级网点，也可用其他的方法提交。网点提供一12 次的配件定期供应。194.从入库到上货架4-1 定期供应配件根据各网点处的库存使用报告，管辖该网点的各网点按以下顺序进行配件的入库网点将定期供应配件。(1)验收入库配件的货牌和现货的配件编号、数量一一

18、对照、确认。当有错送品、损坏物、数量不足时，应立即货签和网点取得，进行现货交换等处理。(2)上货架入货配件按货牌上记载的保管场所上货架。网点处的库存为了更好地贯彻“先入库的配件先出库”的 原则，把新入货的配件放在货架的左侧靠里， 以前入货的配件放在右侧靠外。（出库时从右侧靠外开始取配件）配件的放置，要让人能看清入货配件的配件编号并能清楚地数出个数。配件的上货架由配件担当负责处理。20整列!出库存放(3)库存底帐的根据配件中心寄来的“配件明细表”（分散库存网点向网点的交货单）填写库存底帐的抵押管理票。格式如下。现货上货架后再填写。库存抵帐的入库必计算机中的以此货单从网点向分散库存网点补给。21计

19、算机库存管理网点的入库记帐示例分散库存网点的入库记账示例4-2 退还品的重新入库已经出库的配件会因为错误订货、或客户方面的问题等被退还。这类退还品原则上是退回原来的库存网点。这种重新入库的方式叫“返库”，也是一种入库处理方法。但是，处理是一种特殊处理要特别注意。(1)返库传票的返库传票沿用出库传票的用纸（5 张 1 组）就可以了。过帐全部用红色注明。返库配件按该配件出库时的出库传票内容过帐。返库配件按返库传票上的库存保管场所上货架。不是网点处的库存配件时，返库传票和现货一起寄至管辖的网点，返库网点的库存。返库传票全部用红字填写。转记自出库传票。22(2)库存底帐的配件上了货架后按传票记入库存底

20、帐。库存底帐的用红笔和黑笔按以下格式填写。“出库数为红色”表示入库的意思。请加在库存数上。填写完的返库传票按第 16 页的库存使用报告处理。23返回库，并用红笔填入出库栏中。用红色填写。用红笔将返回数填入出库栏中，并用黑笔更正库存数。5.盘点存货5-1 盘货的目的盘货是为了确认实际的确切现货数和库存底帐上的库存数是否一致。这样就能了解正确的库存数，把握一段时间内的的盈亏情况。5-2 盘货的准备(1)盘货前要把同一种配件整理在一起。确认一下是否混有其他配件，如混有其他配件应放回到正规的货架上去。配件编号不明确的配件应集中放在一起。(2)(3)确认库存底帐的入库、出库、库存否有延误或计算错误。是5

21、-3 盘(1)货 卡计算机库存管理网点处，由配件中心根据盘货计划事先送来盘货卡。盘货卡是确认盘货时的现货数和计算机管理的库存底帐数是否一致的卡片。保管，不要弯曲折断和丢失。(2)245-4 现货(1)在计算机库存管理网点处，按照盘货卡进行现货。（分散库存网点处没有盘货卡。只能拿着库存底帐去仓库。）(2)盘货卡以库存保管场所为顺序排列。按照盘货卡的顺序配件货架的现货。(3)数量的核对由 2 人 1 组实行。一个人数现货数，另一个人复述一遍并把现货数填入盘货卡的“记事栏”中。现货一旦取出货架，点数的同时还要查看质量。数量多的配件以 10 个、100 个为分开点数。破损配件、次品也包括在盘点数内。(

22、4)(5)嗨， 6 个！6个(6)(7)现货数和盘货卡（分散库存网点处用库存底帐）上的库存底帐数不一样时，确认一下是否和周围的货架混杂在一起，并重新核对一遍。255-5 库存底帐的(1)在计算机管理库存网点处，根据如下。着现货数的盘货卡，进行库存底帐的盘货。格式 现货盘货卡 用黑字填写盘货数。(2)分散库存网点处没有盘货卡。现货数时必库存底帐上做盘货。26制作胶皮戳并用红色盖印。5-6 盘货一览表的提交分散库存网点处，现货一结束就应做好盘货一览表。得到该网点员的认可后，在期限日之前向网点提交。 盘货一览表盘货一览表是把库存底帐上的* 配件编号* 配件名称*价格* 库存底帐数* 盘货数量一一填入

23、，然后再根据一览表的计算式仔细总结。网点 分 散 网 点 275-7 盘货数的报告(1)在计算机库存管理网点处，盘货卡上的盘货一览表的盘货数量中。着的网点处的现货数要加到分散网点处提交(2)(3)这个合计数填写入盘货卡的盘货数量一栏中。盘货卡在期限日之前寄至 本社 事务管理部。 现货盘货卡 盘 货 数 自身服务网点的库存数 分散库存网点的现货数 盘货一览表285-8 漏计品的整理出库配件中一旦形成漏计配件时，期末必须进行盘货，以便正确把握漏计配件的有关情况。(1)出库配件的营业额计帐是否有遗漏？应和服务销售科、财务科等关系部门进行漏计品的抽样、确认等。(2)退还品是否原封不动地被着？没有经过返

24、库处理的配件，要在出库品放置处、漏计品放置处进行现货确认。(3)放置在紧急订购配件架上的配件也是构造品的一部分。完成全配件的列表、并作为仓库内的漏计品部门提交。296.仓库的整理仓库是用来保管东西的地方，说起仓库，往往会让人联想起庞大的库房。但配件仓库并不是单单的贮藏室。如果把从接受订货开始到完成收款的一系列配件服务业务称为生产活动的话，配件仓库在其中就是生产设备。因此，为了确实尽快地进行生产活动，必须严格管理配件仓库，以便能有效利用。在这里具体说明一下如何巧妙地维持、管理配件仓库。6-1 货位号的管理(1)(2)货位号是指明确配件的入库场所的编号。各网点的货位号编号一般由 6 位数组成。高度

25、编号：从各行编号的下面开始顺着货架依次向上。（0199）行 编 号：各列的每一排行编号。（0199）列 编 号：货架的列编号。（0199）(3)运用库存保管场所的管理系统，谁都能迅速、无误地实行配件的出入库及实现货架的有效利用。库存保管场所必须记入库存底帐。(4)(5)请在仓库的牌示库存保管场所的操作方法和实际的库存保管场所配置图。货位号配置图 306-2 入库方法(1)为了保证配件货架的安定性及方便出入库， 在配件架的上部放置小型配件，向下依次放置中型、大型配件。(2)对于不能放入货架的大型或特殊形状配件， 应该根据其形状、重量来决定入库保管场所。(3)油缸、配管、的配件架上。类的配件应放置

26、在6-3 配件编号的表示(1)(2)(3)入库场所的货架上必须标明配件编号。 配件编号还要在入库配件的下部标明。 不能放入货架的大型或特殊形状配件要用标牌牌示配件编号。316-4 紧急订购配件架的设置从其他网点筹措来的紧急订购配件，一旦入货立即放入紧急订购配件架。(1)紧急订购配件架要设置在离出较近、便于配件的出入库处。紧急订购配件架必须挂上“”的标示牌。入货品在入货当天放入货架。如果积存在仓库里的话，延迟交货的配件就一目了然。(2)(3)6-5 其他注意事项(1)配件仓库及配件架上除了库存配件以外，不要放置其他配件。如果不得不放置其他配件，必须用告示牌等明确划分区域。通道上不要放置配件，以保

27、证安全、有效地实施作业。保管配件时，注意不要让货品倒塌或压在底下而破损。配件、工作服及工具等配件要保存在固定的场所，并在保存货架上上好锁。(2)(3)(4)32紧急订购配件架7.业务评价配件服务业务是否有效实施的评价可以根据核对以下的管理项目大致明白。各网点最低限度应对这些项目连续进行管理，作为用。网点处的配件服务业务评价基准而加以管理使7-1 管理数值的算出方法(1)命中率是指网点处的库存件数在接受订购配件数中所占的比例。接受订购的配件无论是断货还是缺货，只要是网点处的库存品种，都看作命中。(2)出库率出库率是指从网点处的出库件数在接受订购配件数中所占的比例。这时，出库件数中不包括因数量不足不能满足接受订购数，从而不能全部出库的配件。(3)库 存 月 数库存月数是表示网点处的库存金额在金额中所持有月份数的数值。(4)盘货偏差率盘货偏差率是指在网点处的盘货中，库存底帐数和现货数中包括件数偏差率和金额偏差率。的配件率，其33盘货增件数（金额）+盘货减件数（金额）件数（金额）偏差率 ×100 (%)库 存 件 数（金额）月末库存金额库 存 月 数 当月金额出库件数出 库 率 ×100 (%)接受订购件数接受订购件数命 中 率 ×