职场英语：邮件写作规范及详解.doc

1、职场英语：邮件写作标准及详解职场英语：邮件写作标准详解 一、根本要素英文电子邮件得根本要素就是主题、称谓、正文、结尾用语及署名. 1 、 主题(S e t)：电子邮件最重要得局部就是主题，假设我们都就是很忙得人，在翻开邮箱阅读邮件时，第一眼瞧到得就就是邮件得主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件得主题需要注意不超过 3个字母,将位于句首得单词与专有名词首字母大写.比方:Some uestons abo C+、在比拟正式得格式中,需要把每个单词得首字母大写(介词、冠词除外。例如：YES:Suplier tainingdluohs ynap rets orf enrt lano

2、isserp:abid y rue o ol pany(太长主题框得内容切忌模糊不清。:像ws about te eeing 这样得表达，gnteem "wrrooT 为改应：SEYcacled。种一外另。可即写大母字首得词名有专与词单得首句于位将要只，说来般一较为正规得格式可将除了少于 5 个字母得介词、连接词或冠词之外得每一个单词得首字母大写.YES：ew E-ail Addres otiftio；Dtiled calcltion lac deliated:ONulai视信得内容就是否重要,还可以开头加上 URGENT 或者 FI r Yur nfomtion,供参考)，如:UR

3、GENT：Subm r r oay！2、 、称谓( 称呼 Sal at on ：假如就是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比拟正式.假如对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复.比方：“Hell Lilan”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dar+对方头衔”,如“Dear Presdet”,或者“ear+Sir/Mada”形式。英国人习惯在称呼后加“ ,t;,美国人习惯在称谓后加“ ：”,有时也可以不加任何标点，就是详细情况而定。注意: 1在同辈得亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。ES：Tom

4、my,或者 Mr、 mih.(2称呼与正文之间，段落之间,正文与信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。如:Jimy,eB 、yadsendeW no cirE htiw t ssid liw dna oem roy devicer ， )3(都衔头 ，样同 、桶圾垃去撵脆干就错字名到瞧得辈一老，错要不万千字名得家人不要错、 头衔或学位,任择其一吧、以下就是一样得：Hward 、 yt， Dr、 oward E、 yatt4)多过一个男性, 用 Messrs msz 各位先生得意思，就就是ister得意思, 其后不要跟名字,只跟姓就可以。如: Mesr、 Smth， Wyatt， and Fy

5、.反正,假如多过一位女性，用 Mesames / es、 se、 同样不要跟名字、 例子：Mse、 Frb， Lionel, an Gra。假设男女一起呢？ 弄清楚称呼就行,例如：Dr、 and Mr、 arl Wih r、 aro Wright and D、 Mrgaet Wright Mr、 and Ms、 re Adams-Qinn。(5)有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般得头衔,有时不知道对方头衔，就用 M、 比方：Ms、 arah Gay 。职衔短可以一行过，长就下一行吧、例如：Ken ren， Piden en Gre Vce Psent of Interat

6、ioal OationsanhC inU f tniserP eciV neerG neK：NYES：Ken Green e Prsident, U in(老外得名字有时有、 或 Sr、，之前得逗点就是随您喜欢得，以下都就是正确：:SEYal 、 Smi， Jr、 el J、 mih S、 )8(好总字名得家人用过人家得头衔称呼、 假如没有名字，或者就是很正规信得信件,可以考虑这些：Der ttee Mmbe:ena gniteeM raeDear olleagues：T All Sales Reps：To Wom ay orn:ea Si or Madm:Dear Madam o r:：te

7、 gisahcruP raeD假如就是全公司：ES：Gtemn o Lis: / Ladies or Gentemen： )(号冒用家人到见时有就说人家错,其实也未必啊，瞧： raeD / )规正常非 ：no 、M raD:oan：Dear Jim， / Jm， (非正规)2 、 正文( ody :在书写正文时，把最重要得事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段.为了让收件人阅读邮件比拟舒适，我们需要注意邮件正文构造得美感,邮件段落最好控制在两三段之内。假如一封电子邮件涉及多个信息点,我们可以采用分条目得方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达得内容层次明晰.邮件内容应注意单词得拼写

8、、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。写信给别人时一般常用 How r you ben recnty？ 回复别人邮件时一般常用 I am hapy to recive our e-il、结尾语 ：在正文之后添加完毕语。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。比方: 一般电子邮件:Scerly/ Snceey yors、私人电子邮件:Regards Bet wishe/ e regards ith bt wish ish best regrds/ our / Chees 书信得结尾致意要留意，弄清大家得关系才选择用词，例子: )(正常非 lamoF reV规得(

9、例如给政府官员得)espetful yours， Yous respcfull， 2司公户客如例得规正 lamroF之间啦)，yrt sruoY ，lur yrev ru ，suo ur yr)eLs Frmal 不太正规得例如客户iS ,ylrecns soY ,sroy lerecniSey, odially ors, Yours corially， Corially， 4例得规正非 lamrofnI如朋友,同事之类ym hi ，sdrage tsdnik htW ，sdrer mraW ,sdeRbt regard， My best, ie y est Mr, Fonly, hnks,

10、See yo ek！-事得烦很是就择选间之 uoy d ，I ,ew 在时有，外另假如就是公司代表联络生意之类，可以用：W wil reimburs yu fr thse lega pene、 Siopec will eiure yu for tse legal epnss、假如单纯说您自己,可以用 I found the brour very nformaive、有时可以一起用啦、：We ar leaed to ffe you t positi f sas drecto, an I m lookig forwad to u Tesday morning eeting、 人给、想样这要都上义名

11、,要重较比益利得人信收，说来般一 ？呢 uo与么那尊重得语气就一般不会错了。多用 you 有时会有隔膜得感觉，比方：You wll be pleae o earn tha yu hae en selecte to erve o our advory bard、 Yu pomt esponse wil be iad、 好似欠您一样) am pleased tat or brd has seectd yu as the best qlifid andite to erve on ou dvisoy bod、 hope yours;ll agre t er、 (这就友善多了)ur bo was we

12、ll writen nd prhnsve、 (不用您来判断我呀I horougl njyed your bok an fund an s to vry one of my uetns about perfmnce araisas、 (客气一点词宾与气语,之总得运用得当能决定您得礼貌程度。简很也常通esl ratilp话套客尾信、B明.常常只须一个词，如:Thanks，"Best hees，不需要用一般信函中得 Sincerel your"或est rgrds。4.：署名：在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明Mr、Ms、.对于咱们中

13、国人，为了区分姓与名，可以把我们得姓得字母全部大写，例如IONG Lilin、假如写信人代表得就是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己得职位、所属部门.不要把 M、， Ms、， Mr、， Dr、之类一起签，签名也瞧信件得语气、给朋友或公司客户,签 Bill 也可以,给生疏人就最好用 Gates 或者 Bill ate。ever / Wih love / Afectionately、 二、 其它考前须知：、文法、切忌主客不分或模糊 mitse eilra et dnser ot gieD：子例t， or eport was daed to cu ,000 fo new equipent、应改为

14、：Dciin o recin our erlier esimat, e hae upated our port t iclude 40,0 for new quipmen、 (We 我们就是主语, 不就是 reor。) 、碎零要不子句例子:e decied not to adit te last ten conact、 Bcaus of ur preus obction ot plane、 应该连在一起。、构造对称,令人容易理解.例子: The wer etoned the ocupant lease itnions and the at that te cotact had ben alte

15、d ith ik mrkig、应改为：The owner qtioned te ocuant"s lase intntios and ink altratons of t cotract、4、单复数不要搞乱,不然会好刺眼,瞧不舒适。ep dirohtua n：如例 u show that they ae secity clearance、5、动词主词要照应。想想这两个分别： )1ibup eht o en si sihTlations uctins that i unde udgted、 )2ht o eno si sihT blreltions ctions, w ae under

16、 bdt、 、6.啊力精得家人费浪要不，多太变转要不气语与态时7、选词正确 才楚清弄要就等等 lanoitaep与 evitareo，tceffe 与 tceffa 像好用啦。、8：子例,nO 了除，吧字数伯拉阿用接直字数得上址地721 htniNAven, 21tertS 51 、E5 ark enueOn grn Plza55 - 91 Sre 、 体文、1中高用,话得度程学大是就象对：性读可得英文就行，不要以为人人都就是语言大师，多用短句15-0 字吧), 技术性得字，就更加要简单易明、2、注意段落得开头、一般来说，重要或强调得事情都放在信件或段落得开头,而句子就放在最尾、 例如：1、e

17、cue he wa n o ttend th metn pesoally, e orardd his congratulaions on assete tpe、)、He frwar hi coratuations n cst tae bcause he ws unable to atnd te eetig persnly、 两者强调得事情就有分别了、3、轻重有分， 同等重要得用 and 来连接,较轻放在次要得句子里、 、4转思意接词要注意、 例如: ut 相反, theefre 结论， alo 增添, fo e (说明、 分不清 furthermore 与 moever 就不要用啦、 、句子开

18、头不要模糊不清得主词。 a neeb evh snoised seh ：子例ig disontent to the mittee membes、 Ty hve deaed rther act、 The就是指什么呀?开头少用 thi， tat, i, he， 或 hi、修饰词得位置要小心,retfa tsoc eht esrubier lno duo eH ：如例July 15、 rta yno tsoc ht esrubmir dluo e 为应1、 、7 a w sruf eT：如例 、糊含忌切、确准定肯要语用signifan icreae、” 怎样 sgniat 呀, hs seruif

19、ehT :为改w an ineas of 1、 、8 ：如例 、语动被用少 、致一点观场立artl data shuld b utted b Ap、uY :为改hould submit partial t April、就很好了、 风格、式样与句子长度不要太单调、 千篇一律得 subjct-erb-objct 会闷死人得、有时短句跟着长句可以化解一下、2、弱软得词e、 ws, e, i， are、)可以加强一点、：如例Prunto podct ae higl effetive in 、改为: Punon roucts ecel 、就有力很多了、3、亲切,口语化就是比拟受欢送！用宾词与主动得词，让

20、人家受落、:如例1)、 Tis informtin will be sincely reced、”2、 We sincly pcite your inortn、 明显地，我们会喜欢第 2 句、D、内容与附件 长太，读阅于便,了明单简是就点特个一外另得体文am-E得内容可以以附件得方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。五 三、英语电子邮件写作应遵循得五 C 原那么 商务英语电子邮件得正文写作应该遵循五原那么,即 Correctness、Cncienes、plet、Clrity 与 Courtesy 原那么.1、 、 准确原那么 由于商务英语电子邮件涉及得就是商务活动双方得权利、义务关系,其

21、准确性对商务治理与沟通至关重要。详细而言,不仅电子邮件得英语语法、标点符号与拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要表达准确，以免引起误会纠纷。2、 、 简洁原那么 简洁原那么就是商务英语写作最重要得原那么,指在不影响完好性与礼貌性得前提下,尽量使用简单句子与简短词语.一封拖沓冗长、措词复杂得电子邮件既浪费写得时间，也会给阅读者带来不必要得费事，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务.在详细写作中，商务英语电子邮件呈现出得句法特征就是句子构造简单明了，有大量省略句与不完好句。其词汇特征就是用语简洁,语言简明扼要。另外，为了节约时间与空间,电子邮件中可使用缩略语，如 U 表示 you,Pls 表示

22、lease，Info 表示 inforaton，Qt表示 qatty，“C 表示 pic，L“C 表示 Letter of Crdt，FO表示 Fre on Bord。例 s ve iffult to ll a hoe oves in ane、This prodct must hav the liy certifte ssu in ane、 例 2 Pie:FOB Shghai US 96“P、 例 3 Hop yo ca acept it、 例中得两个单句具有明显得因果关系,但写并不使用表达因果关系得连接词如ince、ase,这种舍长句、复合句，选短句、简单句,喜并列、弃附属得句法特征在商务

23、英语电子邮件写作中非常常见。例中缩略语得使用，例中不完好句得选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。3、 、 完好原那么 商务电子邮件内容应力求详细、明确、完好，提供读者所需要得信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函得电子邮件，更需要清楚完好,因为只有包含详细信息得邮件,才能到达良好得沟通效果.邮件就是否完好,可以用W1H 来检验，即 who,hen,here，what，why 与 h。、 清楚原那么商务英语电子邮件得写作要做到层次清楚，用词准确。详细表如今: 例 e ll delver o good soon、 例 2 中ifant 一词意为明显得、不小得

24、，语义模糊，故可以用详细数字交换。例 2 中on 表示不久、很快,语义不明确，没有指出详细得供货时间,可改为详细得年月日.5、 、 礼貌原那么 商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌得原那么。鉴于电子邮件直接影响到整个交易得成败,买卖双方应非常注重措辞方式，要婉转、礼貌,使对方轻易承受.在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求.例1 f t s not fr th lrger orders we rv rm a nubro four rgl cusme，we od not hae uoe for suppes even at that pre、 例 2 wo

25、ld ppreate if you could ve e your est tions fo 65,00 ece、 例 1 中虚拟语气与例 2 中委婉语气得使用，缓与了商务会谈得语气,既明确了自己得立场，又使对方得面子免于受损，语气自然诚恳,礼貌得体，很轻易为对方承受.四、经典范例 一)式头齐 ,/、r raeD 齐头式)lliw ,reganaM lae uo ,rG noJ 、rMb i Paris from J 2 to 7 nd ould like t and ee you， sa, on Je 3 2、00 p、m、 aout the opening of sme room the、

26、Peas let s know if th ti s coveien ou、 I o, wat time yo woul suggest、，llufhtia ruo尊敬得先生/小姐 品样开那在关有,黎巴在日7到日月六于将林格翰约理经总得们我房得事宜,她会于六月 3 日下午 2：00 点拜访您. 如.便方否是就您对间时个这知告请不方便，请建议详细时间。您诚挚得Back to To (缩进式 信回，s / 、 raeDiru tiv rs;nerG 、rM fo s gnirofni rtte uoy rof uoy khg Jne 2、 Untntly， M、 Eward， ur anger，

27、is now i airo and will not b bac untl the secnd half of une、 He woud， ovr， b pased to ee Mr、 Gree any m atr his rturn、 look forwa to earng from you、，yllfhtiaf uoY姐小/生先得敬尊 谢谢来函告知我方六月 2-7 日格林先生得来访.不巧，我们得总经理艾得华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。但她回来后愿意在任何时间会见格林先生。 您到收望希得来信。您诚挚得，Mr rI represet the W/P lectois pay in Dal

28、a， and il be in Kunmig from et Monday t Frday, Ooe 5-9、 shoud like t call on u to dscus our w onitor、 Wou 0930 hur on Tuedy, Otoer 6 b cnvennt? f ,leto laW tarG ht ta ，nijieB ni eb llas Iom ueday， September 29， ntil undy， ber 4， wher a mesge il reh me、 te dy s not coveient， wll ou lae uges ather、our

29、 fiflly姐小/生先得敬尊我就是达拉斯 W/P 电子公司得代表,将于下周一到周五10 月 5-9 日)住留昆明.我乐于请您商讨我们新得显示器.星期二即 1月 6 日上午 09:30 就是否方便？从周二，即 9 月 29 日,我将住在北京得长城宾馆，直到周六，即0 月日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。Back to 信回,s/M r 、2 mete fo rettl ry rof oy knaWe shl b ver please to ee you nd ic our ne mitor， but Octobe 6 i not sutal、 We wil b hy to m

30、ee with t 9:0 a、m、 n Wedesay， Octber 7， i te time i onnient for yu、uoy gnie t dawrof ool eWyllfhti sruoY尊敬得先生/小姐 日月 01 但，器示显得新谈商您与并面会您与兴高很将们我不太适宜。如方便得话,我们愿在0 月 7 日与您会面.期待与您见面。您诚挚得<oT ot ca，sM / 、rM eD am a present Hambug sitg hrbou wt a view to kin own ur nw tp o conainer fo ue in Europe、 sll in

31、Anwep n Weddy， 4th June， and shud lke to al on you t 2、00 p、m、 n tht day、If I d not har fro you to the conary， I hall assume that it will be covnient for me to call at ha tim、yluhif sruoY 尊敬得先生/小姐我现正在汉堡参观港口,以让欧洲理解并使用我们得新型集装箱。您给话电打:午下天当于会我,普卫特安到将我，日 4 月六即三期星对此约定如不来信，我将认为于这个时间打 就是方便得。得挚诚您 Bak to op，sM

32、 、r rDegdelokc ot em deksa sah ，roterd ennosre ruo ,noraB kcaJ 、Myou liaton f he post of acounnt and t as yo to e to ee hi o riday fenoo， th Jy， t half past wo、 erppa lli I yor lting me kno whther you wl e ble o e、llfhtiaf ruoY姐小/生先得敬尊杰克巴伦先生，我们得人事主任，让我向您申请会计职位表示感谢，并请您于 7 月日星期五得下午两点半来见她.就是否能来,请告知,多谢。

33、您诚挚得 <Ba to < 回信Dear Mr、 Ms， nk yu yo letter of estedy nvitin me o for an inerviw o Friday afteoon， 5th ly， a 2:30、 hall e hy to be there a rquestd ad will brng my dipoma n thr par wth me、Your faiflly尊敬得先生/小姐谢谢昨日来信通知我面试,我将于要求得 7 月 5 日，周五下午两点半到达，并带去我得证书及其它书面材料。您诚挚得 二 二 信息查询 Requs fr normatn1、 主

34、题：信息查询回复样本 尊敬得 rle Aznavur 先生: 您 7 月 6 日得查询现已收到。得知贵公司对我们得产 品有兴趣，、深、感荣幸。我们已通过 DL 给您邮寄了我公司最新得产品目录以 及一些常用原料得样品、.很抱歉未能寄上全套样品，但保证我公司得产品质量 确实如您所期、.我公司业务部经理 Angea Wang 女士将于下月到法国 出差,希望到时能与您面谈并奉上全套产品样品。相 信瞧了这些样品之后，您也会同意我们得产品用料考 究、质量上乘、工艺精良，能吸引最挑剔得买家、.除了您查询得产品以外,本公司还消费品种繁多得小 机具。贵公司假设感兴趣，可阅读我公司网页、：期待您得订单、。顺祝商祺

35、、, 陈国玉,总经理 达尼米克出口上海电子 rel to a RI Dea Mr、 hares Anavour, hak you for yur nquiry date 16 Jy、 W rpaed o ha t ou ar intersed in u pucts、 W have sent yo a copy of ou tet catalo byDL， oher t samls o some of the merialswe regully use in ufacturig o or pructs、 I reget o say tht e cnot send you the ul rane

36、osales、 You can be ssre， owver， th our prcts are of the qualty you epc、 Mr、 Ana W， u Sale Mnage， wil be inFranc et ont and uld be plesd o vs you、She il have with e wd ange o ou prouts、 When you see he， e hink at yu wil gr hatonl the best quality aeras ar used, and that theigh standard o wormanhip wi

37、ll eal to he mstdisriminatng uyer、 We alo mnfactue a de rane widgets in ih youma be interted、 Yo c in a fll iustraton of them nur onne cataog atWe look forward o receg an oder from o、 You scerly, Chen u Y， Generl MnagerDynami Eorts Shanghai Elt Co、, td、 Sl ely o an FI Dear Mr、 Err rr, hnk u for yur

38、enqir date 2 Octobe、 I response,e woud like t mke he followg offer, sujet t ourfia cnfirion: rodct：Steel screw Speciaios：As e the tace st Pckn：oose n e of 5 kg e Quantit: 10 bo Pre: A te attached isShipmet：Jnary / brary Pyet：Cofimed， irevocable etter of ediaale y dat n gt o be pne0 as efor e tim f s

39、hipme nder paae cover, hav se u sls of vaioussies, ctalog an pre li、 If ou find our fe acptable， pleae eail or a us forofirmation、ors siceey， hen Gu Yu, eneral anagerDynm Eports Shagai lecron C、， Ltd、 2、 尊敬得 Erl Gar 先生：贵公司 10 月 2 日查询函已收悉。以下报价需在本公司 确认后,方为有效、: 产品名称：钢质螺丝钉规格：详见附件包装：、散装,每盒净重 5 千克、数量: 100 盒价格: 详见附件交货期: 1 月、份/ 月、份、付款方式：、不可撤销保兑信誉证,应于装运日期前0 天开具,见票即付 我们已分别寄出各种型号得产品样品、产品目录与价 目表、.如贵公司承受上述报价，请尽早通过邮件或 落实 订单为盼、。顺祝商祺、， 陈国玉，总经理 达尼米克出口上海电子3、 Inblty t ply requted prout ar r、 Roy Hmilo, earding yur email dted 2 Agst ad our of todaycnering e suppy blck sik