声像档案管理课件培训

1、声像档案管理北京市档案局赵丽萍一、声像档案的内涵和外延一声像档案的内涵： 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，以磁性感光材料为载体, 摄影摄像为记录方式的历史记录。 此内涵的三个核心点。一是必须是直接形成的；档案的原始属性);二是具有保存价值的档案的查考属性)；三是历史记录凭证属性.一、声像档案内涵与外延 二声像档案的外延 声像档案是指照片、录音带、录像带的统称。 照片分为：纸质相纸照片、数码照片。 录音带、录像带分为：传统盒带、光盘音像带二、声像档案工作程序与要求 一形成和积累直接关系档案齐全与完 整程度的“源头 1.主要问题： 1档案意识薄弱，无人管

2、理； 2档案分散保管现象突出； 2.工作措施： 1行政手段：健全制度、绩效考核等 2经济手段：签合同、严格财务报销手续、物质鼓励。 3宣传教育手段：总结推广经验等 二、声像档案工作程序与要求一形成和积累一形成和积累直接关系档案齐全与完整程直接关系档案齐全与完整程度的度的“源头源头 3. 3. 收集的渠道收集的渠道 (1) (1)主动收集主动收集: :上门宣传效劳上门宣传效劳, ,发现线索发现线索; ; (2) (2)定向收集定向收集: : 抓重点工作、重点环节、重点部抓重点工作、重点环节、重点部门、重点人员门、重点人员; ; (3) (3)协作收集协作收集: :档案员承担业务指导档案员承担业务

3、指导; ; (4) (4)跟踪收集跟踪收集: :档案员参与活动并亲自拍摄档案员参与活动并亲自拍摄, ,收集收集; ; (5) (5)定位分阶段拍摄定位分阶段拍摄: :用于文物修缮、工程建设用于文物修缮、工程建设等等二、声像档案工作程序与要求二归档二归档影响档案质量的关键环节影响档案质量的关键环节 1. 1.主要问题主要问题: : (1) (1)归档工作难于展开。存在归档工作难于展开。存在“瓶颈瓶颈 现现象象 (2) (2)归档工作质量低。归档工作质量低。 归档不全：重要的档案散落归档不全：重要的档案散落 内容庞杂：内容庞杂：“玉石不分，良莠不辨玉石不分，良莠不辨 无从考证：死档现象突出无从考证

4、：死档现象突出二、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: 依法确定归档范围；涉及如下内容的声像档案均需归档。 本单位主要职能活动和工作成果重大公务活动重要外事活动本单位或本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害本地区、本单位、本地区地理概貌、名胜古迹、重大工程、自然风光、民间风俗本单位领导、著名人物形象 二、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: (2)明确归档要求 必须是原版、原带； 内容要真实、准确； 主题须鲜明，具有代表性、影像须清晰、画面须完整； 声像档案与文字说明一并归档。文字说明的要素要全，格式要标准，字数要控制； 要严格鉴定筛选，同一场景、同一角度有选择地归档。构图、光线、内容

5、三、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: (3) 落实归档时间：根据需要灵活运用。 实时归档:一个事件结束后立即由摄录人员归档。 定期归档：一定阶段工作任务结束后归档月度归档、季度归档 年度归档：在形成的当年连同其他门类档案一并归档三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心 1.常规照片档案的整理参照 GBT11821-2002 1分类：可采用以下一种方法，且相对固定。 “ 保管期限-年度-问题法：首先按照片的保管期限分开，然后区分其形成的年度，最后再依据照片反映的问题分为重大活动、重大事件、重要会议等类进行整理。适用于单位规模小，照片形成数量少的单位。 “保管期限-问题-年度法

6、：首先按照片的保管期限分开，然后区分照片所反映的问题，最后再以年度为单元整理。适用于单位规模大，照片档案数量多的单位。 三、声像档案工作程序与要求三整理档案标准化管理的核心。三整理档案标准化管理的核心。 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 2 2排列：排列： 要与分类方案相一致。要与分类方案相一致。 “先排组，后排张先排组，后排张，既将假设干张具，既将假设干张具有有机联系的照片确定为一组先行排列。有有机联系的照片确定为一组先行排列。然后，以每组照片为单元按照其形成的时然后，以每组照片为单元按照其形成的时间顺序、空间顺序、重要程度、排列每张间顺序、空间顺序、重要程度、排列每张照片。如

7、，重要活动，建筑物、自然风光。照片。如，重要活动，建筑物、自然风光。二、声像档案整理程序三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 (3) (3)编号编号: : 构成：全宗号目录号案卷号张号构成：全宗号目录号案卷号张号 位置：照片册的芯页、内封面位置：照片册的芯页、内封面质量要求：全宗号为档案馆接收时给与。质量要求：全宗号为档案馆接收时给与。目录号与全宗内其他载体目录号顺延编制。目录号与全宗内其他载体目录号顺延编制。全宗内照片案卷号从全宗内照片案卷号从“1“1依序排列。照片依序排列。照片案卷内照片号为顺延流水号。各类编号不案卷内照片号为

8、顺延流水号。各类编号不能能“重、漏、空重、漏、空。 二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 4 4入册入册 按照分类、排列顺序固定照片位置按照分类、排列顺序固定照片位置 使用标准化照片册使用标准化照片册297297210cm210cm，3030页芯页页芯页 大幅照片放置于专用档案袋、盒中，大幅照片放置于专用档案袋、盒中，可竖直放置或水平放置。可竖直放置或水平放置。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 5 5编写分说明：

9、对单张照片的说明。编写分说明：对单张照片的说明。 构成：题名、照片号、底片号、参见号、构成：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者。其中，参见号系指与本张照时间、摄影者。其中，参见号系指与本张照片密切关联的其他载体档案的档号。片密切关联的其他载体档案的档号。 位置：根据照片固定的位置写在其左侧。位置：根据照片固定的位置写在其左侧。 格式：横写、分段。格式：横写、分段。 要求：题名要揭示影像根本特征。要素要求：题名要揭示影像根本特征。要素齐全，内容准确。字数在五十字以内。齐全，内容准确。字数在五十字以内。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1

10、.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 6 6编写总说明：对一组照片如，国家体育场编写总说明：对一组照片如，国家体育场建设情况系列照片的说明建设情况系列照片的说明 构成：事由、时间、地点、人物、背景、摄影构成：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。如照片不归属于本单位，还应注明版者六要素。如照片不归属于本单位，还应注明版权来源。权来源。 格式：段落式。其中，摄影者、摄影单位另起格式：段落式。其中，摄影者、摄影单位另起一段。一段。 位置：每组照片第一张照片的正上方位置：每组照片第一张照片的正上方 要求：要素齐全，准确揭示文件内容。字数控要求：要素齐全，准确揭示文件内容。字数控制在制在200

11、200字以内。字以内。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 7 7填写案卷内封皮填写案卷内封皮 内容：全宗名称、案卷题名、全宗号、内容：全宗名称、案卷题名、全宗号、案卷号、目录号。案卷号、目录号。 要求：内封面最上方的空白处填写立要求：内封面最上方的空白处填写立档单位标准性全称。内封面正中央的空档单位标准性全称。内封面正中央的空白处须填写案卷题名，要包括三要素。白处须填写案卷题名，要包括三要素。即：责任者、内容、照片。目录号要在即：责任者、内容、照片。目录号要在全宗范围内顺延流水编制。案卷号不能全宗范围内

12、顺延流水编制。案卷号不能错、漏、空。错、漏、空。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 8 8编制卷内目录：编制卷内目录： 构成：包括照片号、题名、时间、页构成：包括照片号、题名、时间、页号、底片、备注。号、底片、备注。 位置：照片册内最前面位置：照片册内最前面 方法：以单张或每组照片为条目顺方法：以单张或每组照片为条目顺序编制。序编制。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 9 9编制案卷目录编制案卷目录 构成：包括照

13、片号、题名、时间、页号、构成：包括照片号、题名、时间、页号、底片、备注。底片、备注。 位置：照片册内最前面位置：照片册内最前面 方法：以单张或每组照片为条目顺序编方法：以单张或每组照片为条目顺序编制。制。二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 1. 1.常规照片档案的整理常规照片档案的整理 9 9编制案卷目录编制案卷目录 构成：包括照片号、案卷题名、时间、构成：包括照片号、案卷题名、时间、摄影者、底片号、备注。摄影者、底片号、备注。 方法：以每卷照片为条目顺序编制。方法：以每卷照片为条目顺序编制。 要求：各项内容据实抄录。要求：各项内容据实抄录。二、声像

14、档案整理程序与要求 三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 2. 2. 底片的整理底片的整理 1 1分类：负片和反转片单独整理和存放。分类：负片和反转片单独整理和存放。 2 2编号：全宗号底片号编号：全宗号底片号 方法：方法： 全宗内编制一个流水号，并用铁笔横排刻全宗内编制一个流水号，并用铁笔横排刻写。写。 位置：底片乳剂面的片边处、底片袋右上方位置：底片乳剂面的片边处、底片袋右上方 3 3装袋入册：将每张照片装入无酸底片袋，插入标装袋入册：将每张照片装入无酸底片袋，插入标准化的底片册。准化的底片册。二、声像档案整理程序与要求 三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心

15、 3. 3.数码照片整理数码照片整理 (1) (1) 鉴定、存储：将具有保存价值的，拍摄质量符合要求的，同一角度的鉴定、存储：将具有保存价值的，拍摄质量符合要求的，同一角度的1-21-2张照片及时存储于电子计算机。张照片及时存储于电子计算机。 2 2分类：按照常规照片的分类方案或按年度或按问题设置电子文件夹。保管期限分类：按照常规照片的分类方案或按年度或按问题设置电子文件夹。保管期限年度年度组的方法。组的方法。 3 3排列：首先在每类电子文件夹内结合文件事由排列每组照片。然后在每组照片内按时间顺序排列每张照片。排列：首先在每类电子文件夹内结合文件事由排列每组照片。然后在每组照片内按时间顺序排列

16、每张照片。 二、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 3. 3.数码照片整理数码照片整理 4 4编号：一是对每组数码照片文件编号：一是对每组数码照片文件夹编制组号，二是在分电子文件夹内编夹编制组号，二是在分电子文件夹内编制照片张号。制照片张号。 构成：组号、照片张号。构成：组号、照片张号。 方法：顺延流水编制方法：顺延流水编制 5 5命名：首先，按照分类方案对电命名：首先，按照分类方案对电子文件夹命名。如，重要会议类。然后，子文件夹命名。如，重要会议类。然后，在分文件夹中对每组照片命名。由组号、在分文件夹中对每组照片命名。由组号、组题名组成。举例：市档案局

17、重大活动组题名组成。举例：市档案局重大活动中中20212021年全市档案会照片，用年全市档案会照片，用2-32-3表示。表示。“2 2代表重大活动文件夹。代表重大活动文件夹。“3 3代表代表第三组照片为第三组照片为20212021年全市档案会年全市档案会三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 3. 3.数码照片整理数码照片整理 6 6编制编制? ?数码照片目录数码照片目录? ? 构成：照片编号、题名、文字说明、构成：照片编号、题名、文字说明、拍摄时间、摄影者。拍摄时间、摄影者。 要求：照片编号由组号与张号组成。要求：照片编号由组号与张号组成。 其中，其中

18、， 题名要简要揭示照片根本内容、题名要简要揭示照片根本内容、时间、人物、地点、事由等要素。文字时间、人物、地点、事由等要素。文字说明的编制方法同常规照片。说明的编制方法同常规照片。三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 3. 3.数码照片整理数码照片整理 7 7刻录光盘刻录光盘 方法：按照分类方案将各类电子文方法：按照分类方案将各类电子文件夹刻在一次写光盘，同时用件夹刻在一次写光盘，同时用“光盘签光盘签字笔在光盘外表编注主要内容、责任字笔在光盘外表编注主要内容、责任者和光盘号。者和光盘号。 要求：字迹应耐久不易摩擦，禁止要求：字迹应耐久不易摩擦，禁止粘贴

19、光盘标签。光盘装具要标准粘贴光盘标签。光盘装具要标准( (光盘册、光盘册、光盘袋光盘袋三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 3. 3.数码照片整理质量要求数码照片整理质量要求 1 1主题鲜明、影像清晰、画面完整，主题鲜明、影像清晰、画面完整，真实、有效、完整。真实、有效、完整。 2 2存储格式要符合要求。推荐采用存储格式要符合要求。推荐采用JPEGJPEG或或TIFFTIFF格式。像素数应在格式。像素数应在300300万万以上。电子文件夹不能嵌套子文件夹。以上。电子文件夹不能嵌套子文件夹。 3 3从同一角度拍摄反映同一内容的从同一角度拍摄反映同一内容的

20、照片应选择地归档。一般照片应选择地归档。一般1-21-2张即可。张即可。 4 4数码照片应与常规照片双套对应数码照片应与常规照片双套对应整理，并异地备份管理。冲洗纸质照整理，并异地备份管理。冲洗纸质照片，刻录光盘片，刻录光盘三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 4. 4. 录音录像档案整理：录音录像档案整理： 1 1分类：根据载体类别区分录音、分类：根据载体类别区分录音、录像档案。录像档案。 2 2排列：按照事由与其形成的时排列：按照事由与其形成的时间顺序排列。间顺序排列。 3 3编号：以盘为单位按排列顺序编号：以盘为单位按排列顺序编制顺延流水号。编写

21、位置：盘面编制顺延流水号。编写位置：盘面上、标签上。上、标签上。三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 4. 4. 录音录像档案整理录音录像档案整理 5 5编写文字说明：由归档部门编写文字说明：由归档部门用简洁的语言概括录音录像档案主用简洁的语言概括录音录像档案主要内容。方法同照片档案。要内容。方法同照片档案。 6 6填写盒带标签：主要内容包填写盒带标签：主要内容包括：立档单位名称、题名、盘号、括：立档单位名称、题名、盘号、档号、密级、拍摄日期、拍摄人、档号、密级、拍摄日期、拍摄人、版本、长度、数量、制式等内容。版本、长度、数量、制式等内容。三、声像档案

22、整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 4. 4. 录音录像档案整理：录音录像档案整理： 7 7编制编制? ?录音录像档案目录录音录像档案目录? ? 内容：序号、题名、日期、长度、内容：序号、题名、日期、长度、数量、载体类型、部门。其中，载数量、载体类型、部门。其中，载体类型用专业术语表述。如，体类型用专业术语表述。如，VHSVHS、BETACMBETACM、HDCAMHDCAM等。长度，等。长度，指影像播放的时间长度，按照小时、指影像播放的时间长度，按照小时、分、秒计算，格式举例：分、秒计算，格式举例：0101：2525：4040。日期，指摄录时间。数量，以。日期

23、，指摄录时间。数量，以盘为单位。盘为单位。三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 5. 5. 电子声像档案整理：电子声像档案整理： 1 1分类：方法同常规录音录像档分类：方法同常规录音录像档案。即，将录音带与录像带分开整案。即，将录音带与录像带分开整理，并设文件夹。理，并设文件夹。 2 2排列：排列：“年度时间顺序法。年度时间顺序法。 3 3编号：一个电子声像文件编一编号：一个电子声像文件编一个号。一个电子文件夹中的声像文个号。一个电子文件夹中的声像文件编制顺延流水号。件编制顺延流水号。三、声像档案整理程序与要求三整理档案标准化管理的核心三整理档案标准化管理的核心 5. 5. 电子声像档案整理：电子声像档案整理： 4 4编制编制? ?电子音像文件目录电子音像文件目录? ? 内容：序号、文件号、责任者、内容：序号、文件号、责任者、题名、日期、长度、部门、备注。题名、日期、长度、部门、备注。 各项内容要据实著录。其中，题各项内容要据实著录。其中，题名要简明扼要反映电子音像文件内名要简明扼要反映电子音像文件内容。容。四、声像档案的保管工作 一主要问题一主