企业采购管理制度汇编

1、采购管理制度 标准采购作业程序标准采购作业细则需求单审批管理规定物资供应采购管理规定进料验收管理办法发料作业管理办法设备引进管理规定国内采购办法国内物资采购供应工作制度进口物资采购供应工作制度委托制造、外加工管理准则一、标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购 案件，由采购经办人员先核对请购内容， 查阅“厂商资料”“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后， 整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价， 办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点二、标准采购作业细则请购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：（一）常备

2、材料：生产管理部门（二）预备材料：物料管理部门（三）非常备材料：1. 订货生产用料：生产管理部门2. 其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存 情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日 期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请 购案件寄送清单”送采购部门。（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表， 一单多品方式，提出请购。（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明 原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗

3、递送。（四） 材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单” 上注明“试车检验”及“预定试车期限”。（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存 情况，填制“请购单”提出请购。第三条免开请购单部分（一） 下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单” 委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等。3. 书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。（二）零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限(）内购：1.原物料：请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。请购金额预估在1万

4、兀至5万兀者，由经理核决。请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2.财产支出：请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。请购金额预估在2000兀至2万兀者，由经理核决。请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3.总务性用品：请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。（2）请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核 决权限呈核。（二）外购：1. 请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。2. 请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销（一）请购案件的撤销

5、应立即由原请购部门通知采购部门停 止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、 二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1. 采购部门于原请购单加盖 “撤销”章后，送回原请购部门。2. 原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应 通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部 门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。采购第一节一般规定 第六条 采购部门的划分（一）内购：由国内采购部门负责办理。（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。（三）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或

6、 代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或 指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办 理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计 划提出请购，采购部门定期集中办理采购。（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料， 采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材 料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更

7、 时，应立即修正。第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的 缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料， 除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办 理比价或经分析后议价。（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用 品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明， 经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购 经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经 主管签认后呈核。（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电

8、话等联络方式向厂商议价。（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主 管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后， 按一般采购程序优先办理。（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单” 注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。（二）采购核决权限：a $ KS4啓談順鞘 -栗耕検庚覆限抑膚址曲瑕目的連料.输赫 （社恬巒料）不论金第垂墓经理存息经1®冃的廉料、恸料不建金毀理总SS暉討产直出（包帝什 的非生产理材3

9、 000元以下001元企LOO 000元100 000元世上黑詡主经理直携械离财产支出（包揩什项购覽） 的生产戦材3 000元叹下3 00120 000 元加001元以上果制主倩JOOO丸以下3 001元至30000元5U001元点上果购主It 经屋賣撰穆杞附注：凡列人岛!定麻阿骨起的毘腳甲it!应収UW产査出極映取隈坠做第十一条订购（一）采购经办人员接到经核决的 “请购单”后应以“订购单” 向厂商订购，并以电话或传真确定交货 （到货）日期，同时要 求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖 “分批交货”章以资识别。（三）采购经

10、办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖 “暂借款采购”章，以资识别。第十二条进度控制及事务联系（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采 购进度控制表”控制采购作业进度。（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进 度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”， 经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处 理。第十三条整理付款（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材 料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收 料单加盖“免填材料检验报告表”章 ）送采购部门，经与发 票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门 应于结帐前

11、，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内 购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规 定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整 理付款。（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否 则仅依订货数付款。第三节境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价、比价、议价（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整 理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录， 以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外

12、购）”注明外，原则上应向 三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报 材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决（一）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。（二）核决权限1. 采购金额以CIF美元总价折合在xxx元（含）以下者由经 理核决。2. 采购金额以CIF美元总价折合超过xxx元以上者由总经 理核决。（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时， 请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核； 但若更改后

13、的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主 管核决。第十六条订购与合同（一）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订 购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟 妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理（一一）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异 常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通 知请购部门。（三）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与 供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原 因及处理对策，通知请购部门，

14、并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前（“请购单（外购）”核准后）的专案申 请（一） 专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购 部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并 应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制” 的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及 分期缴税。（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入 许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向 政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送

15、进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门第二十条进口保险（一）FOB、FAS C& F条件的进口案件，进口单位应依“请购 单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。（二） 进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联 络该指定的公证行办理公证。第二十一条 进口船务（一）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以 便进口货品可机动选择船只装运。（二）进口单

16、位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽 商品名称，提供进口结汇经办人员， 于“信用状开发申请书” 列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用状 指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结汇进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状（L / C）开出后以“开发L/C快报” 通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务（一）免货物税及“工业用证明”的申请1. 进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可 证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取

17、得核准函 后向海关申请免货物税。2. 除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率 缴纳进口关税。（二）专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门 应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等 核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条 输入许可证、信用状的修改供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时， 外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核 后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条装船通知

18、及提货文件的提供（一）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立 即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及 有关部门。（二）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输 入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单 位办理提货背书。（三）提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提 货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。（四）管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需 文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”， 以便据此报关提货。第二十六条 进口报关（一）关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买

19、 卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续， 同时开立“外购到货通知单” （含外购收料单）送材料库办理收料。（二）不结汇进口物品，进口单位 （邮寄包裹则为总务部门）应 于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门 确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货 通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他 材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处 理。（三）关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借 款缴纳。（四）海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立

20、即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款 提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表” 记录，以便督促销案。（五） 税捐记帐的进口案件， 进口单位应依“请购单（外购）”， 于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度控制表”。（六）船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴 税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、 验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进 口报关追踪表”控制通关进度。第二十八条公证（一）各公司事业部应依材料进口索赔记录及

21、材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位于材料 进港时，会同公证行前往公证。（二）外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者， 进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理 公证。（三）进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经 办时效，索取公证报告分送有关部门。第二十九条退汇（一）外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额 已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并 于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退 汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。（二）退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应 向供应厂商索回

22、信用状正本，送进口单位办理退汇。第三十条索赔（一）外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表” 或“公 证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。（二）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索 赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。（三）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限 呈核后归档。第三一条退货或退换（一）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口 单位依政府规定期限向海关申请。（二）复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其 出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进 口单位配合办理。（三）退换的材料进口时

23、依本节有关规则办理第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供（一）采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资 料，作为采购及价格审核的参考。（二）采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参 考。第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。第三十四条异常处理审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部 门处理。附贝y第三十五条本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同三、需求单审批管理规定为了进一步加强计划管理，健全企

24、业管理制度，监督和 控制不必要的开支，促进资金的合理周转，堵塞开支过程中 的各种漏洞，公司对需求单的审批工作新作如下通知：（一）自XX年XX月XX0起，公司（包括分公司）启用新的 需求单，同时废止过去使用的需求单。新的需求单分为“计划内开支（采购）需求单”和“计划外开支（采购）需求单”。（二）各部门、分公司在业务生产、基建、维护中需采购的各 类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都 必须按“计划内开支（采购）需求单”和“计划外开支（采购） 需求单”所列内容填报。（三）审批手续和权限：1. 发单人必须填写大约价值并提出开支（采购）的足够理由，经部门经理（部门经理因公出差时，可授权副经

25、理）审批签字后，送主管部门审批，主管部门审批后送财务部审批，财务 部审批后分类送公司分管领导审批。部门经理审批权限在2万元以内，公司分管副总经理 （含同级领导）审批权限在20 万元以内，每份需求单所列合计金额超过20万元人民币以及购买汽车、摩托车、手提无线电话等贵重物品必须报总经 理审批，最后由财务部分送物资部或其他部门执行。2. “物资供应部意见”栏所列“发单部门自购或物资供应部 采购”是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部 门自购时签注的意见。（四）对预算外需求单的审批，除执行以上审批手续外，一律 报总经理审批。（五）各部门需开支（采购）时，凡没有按上述审批手续审批 的，财务部将拒

26、绝付款。特此通知，请各部门遵照执行。四、物资供应采购管理规定（一）部管工程项目、省管工程项目的物资供应，包括订货、 清关、运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电 器材总公司及邮电器材公司工作。（二）为保证全网的通信质量，便于集中监控维护管理，对集 中管理通信产品的技术规范和选型，原则上在省局指定的范 围内，结合本市的特点，由市局科技处负责会同业务部门、 物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特 点的设备，择优选定生产厂家和供货商。（三）对省局规定集中管理的通信产品，由市局集中向省局或 供应商订购，由市局签订合同，并负责合同实施，各单位要 积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局

27、物资管理处，物 资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省 局。任何单位不得越级向省局订购，更不能擅自在市场上采 购。（四）集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组 织，并按以下三种情况分类实施：1. 对于通信基建工程项目，市局根据本市的通信发展规划制 定全局的年度工程计划，集中申报市或省计划立项，在项目 批准立项后，要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格 按照建程序实施。在某一项目的可行性报告得到有关主管部 门批准后，由科技处负责制定技术范书，市局要尽快成立该 项目工作小组。一般情况下项目工作小组由总工程师担任组 长，必要时也可由分管局长担任，为了方便开展工作，总工 可根据情

28、况委托副总工程师或其他领导担任组长，工作小组 由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或邮政处、使 用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、方案，报局领导批准后开始实施。 项目或设备的招标书、 技术规范书、询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发 出，项目工作小组要认真做好设备采购的计划、询价、选型、谈判、签定合同等工作。合同签订后，物资处应负责设备采 购或引进的合同审批、支付、运输、清关、设备到货验收、 售后服务以及合同的执行管理工作。2. 对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的，或者是设 备维修用的设备或配件，使用单位应提前一个季度向市局物 资处报计划。通信工程、设备维护、

29、抢修中急需的数量较少 的配件、设备可在征得市局物资处同意的前提下，各使用单 位直接向有关单位采购，订购合同要在物资处备案。合同的 内容、设备的型号、价格及其他条件要符合有关的规定，必 要时，科技处、物资处及专业室可不定期组织检查。3. 对移动电话手机、计算机终端、调制解调器及其他终端设 备，各使用、销售单位提前一个季度报计划给市物资处，由 市局物资处汇总各需要单位所报计划后，根据进货价低于省 局确定的最高限额售价、“三证”齐全的原则，集中采购， 统一进货的渠道。（五）市局计财处应参与设备采购的计划制定，并负责所有合 同的资金统筹和操作管理，所有通信物资的采购、引进，必 须在明确了资金来源（利用

30、外资或自筹、贷款）和支付计划的 情况下，方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判，计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作，各 使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物 资处。未经同意，各单位不得将合同款直接付给省局指定部 门或代理商、供应商。（六）为了调动各单位参与统一组织订货的积极性，以达到利益共享，提高总体效益的目的，按照省局的规定返回的通过 规模订货得到的优惠数，在扣除合理的操作费用后，40%留在市局，60%返回各订货单位。（七）在物资采购过程中，各单位要严肃、认真地执行邮电部、 省局、市局的各项管理规定和外事工作纪律。参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自

31、觉抵制 不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、 商务谈判，要保证参加人数不少于两人。参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互 相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不 受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无 论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。（八）各单位要根据省局的规定和实施细则以及本补充规 定的内容，认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查，发 现问题及时纠正。除上述说明的特殊情况外，任何单位的领 导都不能越权签订购买合同。市局将上述规定的执行情况列 入方针目标考核的内容，市局纪检、审计部门将会同物资、 计财、科技等相关处室不定期

32、地对各单位进行检查，对有令 不行，问题严重的单位进行严肃处理，并追究单位领导的责 任。（九） 除省局集中管理的通信产品目录中的18项物资以外的其他通信物资（包括设备、材料、用品、用具和单式）的采购办法仍按深局物字（1991）001号文和深局物字（1992）2 号文严格执行。（十）本规定由市局物资管理处负责解释。（十一 ）本规定自发文之日起执行。五、进料验收管理办法第一条本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业第二条待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档， 并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条收料（一）内购收料1. 材料进

33、厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对 供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查 数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办 理收料。2. 如发觉所送来的材料与 “采购单”上所核准的内容不符时， 应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收 料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签 采购部门。（二）外购收料1. 材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱 单”及“采购单”开柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量， 并将到货日期及实收数量填于“采购单”。2. 开柜（箱）后，如发觉所载的材料与

34、 “装箱单”或“采购单” 所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。3. 其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异 常时，经初步计算损失将超过 5000元以上者（含），收料人 员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000元者，则依实际的数量办理收料，并于“采购单”上注明损 失数量及情况。4. 对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立“索赔 处理单”呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。第四条材料待验进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并 详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者 分开储

35、存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员 应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入帐清单的 依据。第五条超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例， 以重量或长度计算的材料， 其超交量的3%（含）以下，由物料 管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管 （含科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。第六条短交处理 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管（科长含）同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条急用品收料紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请 购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后

36、，始得 依收料作业办理。第八条材料验收规范为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要 性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的 材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施， 以为采购及验收的依据。第九条材料检验结果的处理（一）检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以 示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。（二）不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格 的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管 核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物 料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。第十条退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“

37、材料交运单” 并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常 材料出。第十一条实施修正本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。六、发料作业管理办法第一条领料(1) 使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单” 经主管核签后，向仓库办理领料。(2) 领用工具类材料(明细由公司自行制定)时，领用保管人 应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。(3) 进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应 经主管核签，并于单据注明，方可领用。第二条发料由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工 令及发料日期备料，并送至现场点交签收。第三条材料的转移凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，

38、由使用单位 填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出帐第四条退料(1) 使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常， 用料变更或用余时，使用单位应注记于“退料单”内，再连 同料品缴回仓库。(2) 材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送 质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再 连同料品缴回仓库。(3) 对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原 因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即 与采购人员协调供应商处理。七、设备引进管理规定原则1. 为了保证我公司设备引进工作的顺利进行，使引进工作

39、正 常化、规范化，特制定本规定。2. 引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重 视，以严肃的态度进行此项工作。3. 引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4. 引进工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚 持综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面， 要竞争，择优选取。5. 引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势， 结合公司实际，有计划地进行。规定主要适用于引进较大的项目，其他小项目的引进购置， 可参照本规定执行。机构1. 设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行。由总工程师主持项目的招标和谈判工作，公司设立设备引进小组。由 总工程师任组长，总工程师

40、办公室（称“总工办”）、工程部、 物资部、维护部派代表参加。2. 总工办是引进工作的职能部门，其职责是根据需要提出各 专业引进项目，报总经理批准立项后，由引进小组搞好引进 项目的技术谈判和招投标商务谈判。3. 不同专业的设备引进项目，可根据实际需要，临时吸收相 关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。方法和程序1. 设备引进项目由总工办提出，然后交引进小组审定，报公 司总经理批准后，由引进小组组织总工办及有关技术人员进 行项目的招标和谈判。2. 需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的 对象。总工办制定和发放招标书，并妥善保管外商的投标资 料。3. 引进小组组织项目的开标和议标，并

41、确定谈判对象及有关 事项。4. 引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般 不少于总人数的四分之三。5. 开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善 保存。6. 物资部负责编制合同书并完成其他商务事项。纪律注意事项1. 引进项目的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和 程序进行。2. 引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何 人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题，更不 能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我 方的重要信息以任何方式告知对方。3. 在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价 值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确

42、实难以 拒绝的应交公司处理。4. 对于违反上述规定者， 视情节轻重，给予相应的纪律处分; 触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。其他技术培训、验收的名单由总工办与相关主管领导研究确 定报总经理批准，根据工作关系和需要与相关主管领导研究 确定。八、国内米购办法第一条 为求本公司的国内采购工作合理与统一起见，其事 务处理除遵照国内采购流程图有关规定外，特定本办法。第二条 各单位（以下简称请购单位）应根据“营业”、“工 程”、“生产”计划及事务用品的预算表或库存不足部分开 立请购单，必须将品名、规格、用途、数量、厂牌及交期等 详填写，并依内购核决权限表的规定呈准后办理。第三条 请购单由请购单位编列号

43、码，并将第二联送财务部 总务科（以下简称采购单位），或径自行办理采购。第四条请购单位对于所请购材料，倘需要变更规格或数量 时，必须立即函洽或电告采购单位，如因已订购，而于事后 变更者，采购单位须即函复已订情形，并洽请购单位设法收 受，或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决，但 尽可能避免之。第五条 请购单位所请购材料，如系本公司各单位的制品或材料者，请购单位应径向各该单位购拨（其价格采中间价解决）。第六条 采购单位于接到请购单时，立即办理询价、议价， 并将询议价结果记录于请购单，然后将请购单第二联呈准， 但必要时得事先送请购单位签注意见。第七条 请购单呈核后送回采购单位向承售商办理订购，

44、必 要时应与承售商订定买卖合约书一式四份，第一份正本存采 购单位，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第 四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用， 如不需支付定金时，第四份副本免填。第八条采购单位订购手续办完后，应即填写订货收料单一 式三联，并将第一、二联送请购单位登记及验收手续。第九条 因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者， 采购单位应即通知请购单位。第十条请购单位于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据 与请购单查封，并实际清点件数及重量，相符后签收，如发 现不符时，即通知采购单位会同处理。第条 请购单位于厂商交货时，即行通知使用单位（或品 检单位）派员验收品质，验收合

45、格后于订货收料单内验收栏 加盖印章，并将第二联及供应厂商单据，发票等一并送采购 单位整理付款。第十二条分批交货以分批方式收料时，必须以“分批收料 单”（一式三联）办理收料，其手续与本办法第一条规定相 同。第十三条采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发 票单据等并在一起核章，然后送会计单位整理支付传票转出 纳付款。第十四条 承售商领款时，必须将托运单据签收联缴回出纳， 经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及 领款人私章领款。第十五条 本办法经呈准后公布实施，修改时亦同。九、国内物资采购供应工作制度为保证本公司工程、维护以及一切生产用物资的正常供 应，特订如下制度：（一）加强物资

46、的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资 计划及仓存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应 计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。（二）加强物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统一对外签订，其它单位（部门）不得对外签订合同，否则财务部拒绝付款。在签订合同前应主 动征求有关部门和生产单位的意见，尽量做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登 记，便于办理提货及时付款手续。每年第一季度要根据年度 的计划，寻找供应商，签订全年的大宗工程，维护物资的供 货合同，以保证大宗物资供应的稳定可靠性。（三）签订合同的物资由供应室根据仓存和工程、维护

47、用量情 况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和 仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又 齐全。（四）物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物 资质量、数量进行严格检查，做到货板相符，把好物资进仓 质量关。（五）采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采 购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。 在重质量、遵合同、守信用、 售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时 要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办 理有关商务、帐务工作。（六）为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等， 物供人员

48、必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能 力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。（七）物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵 守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体 物供人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在商务 工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。十、进口物资采购供应工作制度（一）根据各部门上报的年度工程、维护所需要的进口物资计 划，结合仓库现有物资库存情况，拟定年度进口物资采购计 划，上报公司领导审批下达进口物资的采购任务。（二）加强进口物资采购工作的管理，切实做好公司引进小组 确定的各项进口设备、物资的招标、询价、合同起草、批文 的申请、物资报

49、关、到货处理和货款结算等各项工作。（三）认真执行公司部门拟定的合同、单证审批会签手续，增 加进口物资在采购过程中的透明度。对进口物资的合同签 订、货款预付、到货后的检查验收以及货款支付各个环节的 工作，做到认真负责，万无一失。（四）执行对大宗进口物资实行招标，小宗进口物资进行多家 报价的询价原则，选择供货时间短，产品质量优良，价格条 件合理的供应商，购买物美价廉的进口物资，保障工程和维 护生产的需要。（五）严格执行国家发布的关于进口物资管理规定，申报进口 物资批文规定以及进口物资报关管理制度等。遵守公司的各 项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体进口物资采购 员、办事员、业务员必须牢固树立企

50、业主人翁的思想，尽职 尽责，在商务工作和对外业务工作中做到廉洁自律，秉公办 事，不谋私利。十一、委托制造、外加工管理准则总贝y第一条目的为使本公司外制开发及半成品、成品外协处理有所遵 循，特订本细则。第二条范围本细则系指配合本公司销售、生产上需要，需通过协作 厂商完成新产品零配件的试作、量试及认可后的大量外协制 造等作业均属此范围。第三条外协类别外协依其加工性质的不同区分为：（一）成品外协系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品， 其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由 协作厂商交运者。（二）半成品外协系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制 造，其外协加工后尚需送回本

51、公司再经过加工始能完成成品 者。（三）材料外协产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，由于本 公司无此种设备（或设备不足）需要外协加工使其于公司内 能使用均属之。第四条经办部门外协加工事务由下列部门办理ft 璃 H申灣部门匝办部门1发（枚）斛耗门炽啖AMI成品外协'- ;半血晶井协注：备制关鴨门虫曲词冃订第五条旅决祝限坝目申请部门樓决诅:作Ht试戒曙外弗注卩请部口及橫决收限曲舊处血冃泄试作与量试外协第六条厂商调查（一）为了解外协厂商的动态及产品质量，采购外制人员应随 时调查，凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具“协作厂商调查表”以建立征信资料，作为日后选择协作厂 商的参考。“

52、协作厂商调查表”一式一份呈主管核准后，自 存。（二）采购外制人员应依据“协作厂商调查表”每半年复查一 次以了解厂商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容（三）于每批号结束后，将协作厂商试作、外协的实绩转记于 “协作厂商调查表”以供日后选择厂商的参考。第七条申请（一）试作采购外制人员依据产品设计人员所填制的“开发通报书”、“开发进度表”、“新开发零件部门进度追踪报告”、“零件表”及图详细审核归划外制的零配件等资料是否齐全、清晰，并即按进度要求分别开立“外协加工申请单”一 式四联，呈总经理核准后，第一联送会计部门，第二联自存， 第三、四联物量，待试制品合格收料后，第三联附发票、收 料单送会计部门

53、整理付款。（二）量试1. 采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计 人员经确认正常后（如需修改，则再通知外协厂商重新送样，以迄正常为止，即进行第二阶段的试量， 其中申请手续同 第 七条第一项作业。2. 如于量试与试作过程中，产品设计人员为求产品增加美观 与功能必需增减或修改某些零配件时，应统一由产品设计人 员重新绘制零配件成品图，循第七条第一项作业，唯若必需 重新开发模具者，应洽协作厂商提供损失的费用。第八条询价（一）采购外制人员提出“外协加工申请单”前，应依需要日 期及协作厂商资料进行询价，询价对象以二家以上为原则（最好三家）并需提供估价单，其内容有模具与零件的材料、 人工、税金、利

54、润等资料，每家填写壹张“外包零件模具估 价表”及“估价分析表”。（二）经办人员审核估价明细表后循议价、比价方式（以确保 质量交货期为前提）将询价记录填写于“外协加工申请单” 内呈主管核准后，外制人员需将承制厂商、外协工资及约定 交货期转记于“外协加工控制表”凭以控制外协品的交货期。（三）为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求，采 购外制人员得参考以往之类似品的外协价格，免经过议价、 比价手续，径行指定信用可靠的厂商先行加工作业，但亦应 事后补办“外协申请单”及签订合同的手续。第九条 外协内容与厂商变更（一）外协询价经核准后，如需变更外协内容或承制厂商时， 承办部门应开立“外协内容变更申请

55、表”一式四联，注明变 更的原因及更改的厂商呈主管核准，第一联送会计部门，第 二联送物料管理，第三联办理付款时与发票一并附出，第四 联自存。（二）变更内容应转记于“外协加工控制表”内凭以管理进度。第十条签订合同（一）询价完成后，采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订“外制品制作进度追踪表” 一式二联，一联自存，一联送协作厂商据此依进度作业，同时订立“模具开发及制品委托制作契约书”。（二）“模具开发及制品委托制作契约书”一式三份，由协作 厂商用印后，送呈科长、总经理核准用印后，一份送协作厂商，一份送会计部门，一份自存。（三）协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时，采购外制人员应立即设法改善依约追偿，并即以签呈， 呈报主签，转呈总经理核示处理，扣损失金额超过XX元以 上时，应转呈总经理核示。第十一条质量检查（一）检查依据协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品，先行以“检查记录表”检查通过后，连同零配件 （以 塑胶透明袋装妥，并于袋上标明： 1 零配件名称，2 数 量，3 厂商）一并送交物料管理单位及外制人员登记， 并转 交产品设计人员检验。（二）试样检查工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后，应依原工程图的要求检查其规格与物性，其处理方式如下：1. 检验合格者：经检验合格者即填写“检查记录表”连同试样送交采购外制人员转记于“外协加工控制表”结案