办公软件基础知识ppt

1、http:/ 办公自动化将人、计算机和信息三者结办公自动化将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人务的人- -机信息处理系统。机信息处理系统。 办公自动化是一个不断发展的概念，像办公自动化是一个不断发展的概念，像电子商务、电子政务、企业信息化、教育信电子商务、电子政务、企业信息化、教育信息化、数字家庭等都可以看成是它的延伸。息化、数字家庭等都可以看成是它的延伸。办公自动化1-3一、办公活动一、办公活动 办公办公：为了实现一个具体的工作目标，：为了实现一个具体的工作目标，所从事的处理人群集体事物或信息的活动。所从事的处理人群集体事

2、物或信息的活动。 影响办公方式的因素影响办公方式的因素：办公设备。：办公设备。办公设备的演变历史办公设备的演变历史农业时代农业时代纸、笔、算盘纸、笔、算盘( (老三件老三件) )工业时代工业时代打字机、电话机、电传机打字机、电话机、电传机( (老三机老三机) )复印机、传真机、微缩设备复印机、传真机、微缩设备( (新三机新三机) )信息时代信息时代计算机、通信设备、办公设备计算机、通信设备、办公设备办公自动化1-4二、办公自动化二、办公自动化 定义定义：利用先进的科学技术，不断使人：利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，

3、并由这些设备与办公人员构成服务设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人于某种目标的人- -机信息处理系统。机信息处理系统。 20 20世纪世纪7070年代，美国麻省理工学院年代，美国麻省理工学院M.C.ZismanM.C.Zisman教授将办公自动化教授将办公自动化定义定义为：将计算机技术、通信技为：将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理术、系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。的办公事务处理的一项综合技术。办公自动化1-5三、办公自动化

4、的特点三、办公自动化的特点 集成化集成化：软硬件及网络集成，人与系统集成：软硬件及网络集成，人与系统集成 智能化智能化：如汉字识别、辅助决策等：如汉字识别、辅助决策等 多媒体化多媒体化：包括文字、声音、图形、视频等：包括文字、声音、图形、视频等 运用电子数据交换运用电子数据交换(EDI)(EDI)：通过网络，在计：通过网络，在计算机之间进行交换和自动化处理。算机之间进行交换和自动化处理。 办公自动化的目的办公自动化的目的：尽可能充分利用信息资：尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效益，以达到既定的目标。取得更好的

5、经济效益，以达到既定的目标。办公自动化1-6四、办公自动化的发展过程四、办公自动化的发展过程 公元前公元前32003200年埃及人发明了年埃及人发明了墨墨水，公元水，公元105105年后中国人发明了年后中国人发明了纸纸、砚砚和毛和毛笔笔, ,几千年来几千年来文房文房四宝四宝成了中国及亚洲地区的传统办公工具。成了中国及亚洲地区的传统办公工具。10411041年年17141714年年18361836年年18371837年年18431843年年18981898年年19461946年年北宋毕升发明了活字印刷术北宋毕升发明了活字印刷术英国工程师亨利英国工程师亨利米尔获得写字机器专利米尔获得写字机器专利

6、IBMIBM公司推出了电动打字机公司推出了电动打字机出现了复印机出现了复印机出现了录音机出现了录音机出现了照相机出现了照相机出现了电子计算机出现了电子计算机办公自动化1-7美国办公自动化的发展过程美国办公自动化的发展过程第一阶段第一阶段19751975年以前年以前主要采用以计算机为中心的单机设备，如文主要采用以计算机为中心的单机设备，如文字处理机、复印机、仿真机和专用交换机等字处理机、复印机、仿真机和专用交换机等用于完成单项办公业务的自动化。用于完成单项办公业务的自动化。第二阶段第二阶段1975-19821975-1982主要采用部分综合设备，建立局部计算机网主要采用部分综合设备，建立局部计算

7、机网络系统，实现关键部分办公业务运行自动化络系统，实现关键部分办公业务运行自动化第三阶段第三阶段1983-19921983-1992主要采用系统综合设备，如多功能工作站等主要采用系统综合设备，如多功能工作站等建立了跨单位、跨地域的联机系统，实现了建立了跨单位、跨地域的联机系统，实现了办公业务综合管理的自动化。办公业务综合管理的自动化。第四阶段第四阶段19931993年以后年以后办公业务高度自动化，办公自动化系统智能办公业务高度自动化，办公自动化系统智能化，并组成更大范围的大型信息管理系统。化，并组成更大范围的大型信息管理系统。办公自动化1-8中国办公自动化的发展过程中国办公自动化的发展过程第一

8、阶段第一阶段1981-19851981-1985准备期，主要与国外公司联合生产诸如复印准备期，主要与国外公司联合生产诸如复印机、电子汉字打字机；解决汉字输入输出技机、电子汉字打字机；解决汉字输入输出技术，典型办公软件包的汉化等。术，典型办公软件包的汉化等。第二阶段第二阶段1986-19901986-1990发展期，单机和微机局域网的应用和中文文发展期，单机和微机局域网的应用和中文文字处理系统，如中文操作系统、汉字输入法字处理系统，如中文操作系统、汉字输入法以及一些文字处理系统以及一些文字处理系统-方正排版、华光排方正排版、华光排版、版、WPSWPS系统等。系统等。第三阶段第三阶段1991199

9、1年以后年以后成熟期，中央、省市、中心城市、大中型企成熟期，中央、省市、中心城市、大中型企事业单位都基本实现了办公自动化，并建立事业单位都基本实现了办公自动化，并建立起网络互联、自上而下的办公自动化系统。起网络互联、自上而下的办公自动化系统。办公自动化1-9办公自动化的发展趋势办公自动化的发展趋势办公环境网络化办公环境网络化办公操作无纸化办公操作无纸化办公服务无人化办公服务无人化办公业务集成化办公业务集成化办公设备移动化办公设备移动化办公思想协同化办公思想协同化办公信息多样化办公信息多样化( (多媒体化多媒体化) )办公管理知识化办公管理知识化办公系统智能化办公系统智能化办公自动化1-10一、

10、基本概念一、基本概念 办公自动化系统办公自动化系统：面向特定单位、支持：面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。其综合办公业务的集成化信息系统。办公自动化系统的运作办公自动化系统的运作：信息采集：信息采集 信息加工、信息传输、信息保存信息加工、信息传输、信息保存办公自动化1-11二、组成要素二、组成要素办公人员办公人员：最终用户：最终用户-包括领导决策人员、专业管理人包括领导决策人员、专业管理人员、辅助工作人员；员、辅助工作人员；办公机构办公机构：直接影响系统的总体机构和办公效率；：直接影响系统的总体机构和办公效率；办公制度办公制度：保障办公活动正常进行的各种规章制度；：保障办公活动

11、正常进行的各种规章制度；办公信息办公信息：即工作对象，包括数据、文字、声音、图形：即工作对象，包括数据、文字、声音、图形和图像等。和图像等。办公设备办公设备：支持各类办公人员进行办公活动的工具、设：支持各类办公人员进行办公活动的工具、设施和技术手段；施和技术手段；办公环境办公环境：包括物质的和抽象的、内部和外部环境。：包括物质的和抽象的、内部和外部环境。办公自动化1-12三、系统功能三、系统功能文字处理文字处理：文字录入、版式编排、表格制作、智能检查：文字录入、版式编排、表格制作、智能检查数据管理数据管理：数据库、表格处理、生成图表、数据统计等：数据库、表格处理、生成图表、数据统计等语音处理语

12、音处理：声音输入、语音合成、语音识别等：声音输入、语音合成、语音识别等图形与图像处理图形与图像处理：输入、存储、编辑、传送、输出以及：输入、存储、编辑、传送、输出以及图像识别；图像识别；通信功能通信功能：即时提醒、远程通信、远程监控、视频会议：即时提醒、远程通信、远程监控、视频会议文件处理文件处理：收发文件管理、文件存储、电子邮件处理等：收发文件管理、文件存储、电子邮件处理等电子日程管理电子日程管理：部门日程管理、职员日程管理、工作进：部门日程管理、职员日程管理、工作进程管理、工作周报、工作月报等。程管理、工作周报、工作月报等。电子行文办理电子行文办理：行文无纸流转、实现会议计划和通知等：行文

13、无纸流转、实现会议计划和通知等办公自动化1-13四、层次模型四、层次模型 事务型事务型OAOA系统系统( (基层基层) )：支持属于日常例：支持属于日常例行性办公事务处理的行性办公事务处理的OAOA系统，它包括基本办系统，它包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统。公事务处理系统和机关行政事务处理系统。 管理型管理型OAOA系统系统( (中层中层) )：除了具有事务型：除了具有事务型OAOA系统的全部功能外，主要增加了完成本部系统的全部功能外，主要增加了完成本部门工作所需的信息管理系统门工作所需的信息管理系统(MIS)(MIS)系统。系统。 决策型决策型OAOA系统系统( (高层高层)

14、)：除了具有前两种：除了具有前两种模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。 办公自动化1-14Lotus Notes(Domino)NotesNotes是企业级通讯、协同工作及是企业级通讯、协同工作及Internet/ Internet/ IntranetIntranet平台，它包括工作流自动化和群件系平台，它包括工作流自动化和群件系统、电子邮件系统和知识管理系统等功能，主统、电子邮件系统和知识管理系统等功能，主要内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，要内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，数据处理，信息处理决策支持等各个方面数据处理，信息处理决策支持等各个

15、方面Fnotes 1800协作系统协作系统 该软件思想来源该软件思想来源Lotus NotesLotus Notes，可以完成：团队，可以完成：团队日常沟通日常沟通( (邮件、日志）、问题管理邮件、日志）、问题管理(bug(bug跟踪跟踪) )、需求管理、项目管理、费用报销、共享文件夹需求管理、项目管理、费用报销、共享文件夹等等, ,并可以自扩展到客户、销售、物品管理等领并可以自扩展到客户、销售、物品管理等领域（杭州龙峰连科技有限公司）域（杭州龙峰连科技有限公司）其他系统其他系统万户办公自动化系统、东鹏办公自动化系统万户办公自动化系统、东鹏办公自动化系统海康办公自动化系统、吉奥办公自动化系统海

16、康办公自动化系统、吉奥办公自动化系统 办公自动化1-15一、操作系统一、操作系统 办公自动化环境使用最多的系统平台是办公自动化环境使用最多的系统平台是微软发布的视窗操作系统微软发布的视窗操作系统-Windows-Windows。其他常用办公软件其他常用办公软件：图像处理工具图像处理工具Photoshop, ACDSeePhotoshop, ACDSee压缩与解压缩工具压缩与解压缩工具WinRARWinRAR病毒防护工具病毒防护工具瑞星，江民，瑞星，江民，360360安全卫士安全卫士 光盘刻录工具光盘刻录工具Nero Burning ROMNero Burning ROM计算机系统维护工具计算机

17、系统维护工具WindowsWindows优化大师优化大师二、办公软件二、办公软件 Microsoft OfficeMicrosoft Office办公软件办公软件办公自动化1-16三、办公设备三、办公设备 办公设备是实现办公自动化的硬件基础办公设备是实现办公自动化的硬件基础 常用办公设备常用办公设备：计算机计算机、打印机打印机、扫描、扫描仪、复印机、传真机、交换机、投影仪、速仪、复印机、传真机、交换机、投影仪、速印机、照相机和摄像机等。印机、照相机和摄像机等。四、网络办公环境四、网络办公环境 局域网局域网计算机互访可以协同工作计算机互访可以协同工作 InternetInternet可以实现资料

18、搜索、上传、可以实现资料搜索、上传、下载以及电子邮件收发，达到资源共享。下载以及电子邮件收发，达到资源共享。办公自动化1-17一、扫描仪一、扫描仪 1984 1984：扫描仪问世：扫描仪问世 常用输入设备：键盘、鼠标、扫描仪常用输入设备：键盘、鼠标、扫描仪 1.1.什么是扫描仪什么是扫描仪 扫描仪是机、光、电一体化的数字化输扫描仪是机、光、电一体化的数字化输入设备，它可以将图片或文稿等转换成计算入设备，它可以将图片或文稿等转换成计算机能识别和处理的数字图像文件。机能识别和处理的数字图像文件。 优点优点：保留原稿风貌。：保留原稿风貌。 蒙娜丽莎(达芬奇)办公自动化1-18 2. 2.扫描仪的工作

19、原理扫描仪的工作原理 扫描仪是由光源、聚焦透镜、电荷耦合扫描仪是由光源、聚焦透镜、电荷耦合器件器件( (CCD)CCD)阵列、阵列、A/DA/D转换器等组成。转换器等组成。 工作过程工作过程：照到原稿上光线，经反射光：照到原稿上光线，经反射光分光镜等得到彩色光带分光镜等得到彩色光带, ,照射到各自的照射到各自的CCDCCD上上并转换成电信号，经并转换成电信号，经A/DA/D转换成数字图像。转换成数字图像。光源光源 W原稿原稿反射镜反射镜透镜透镜CCDA/D接口接口办公自动化1-19 3. 3.扫描仪的分类扫描仪的分类 平板式扫描仪平板式扫描仪 平板式扫描仪是由步进电机带动扫描头平板式扫描仪是由

20、步进电机带动扫描头对图片进行自动扫描。对图片进行自动扫描。 特点特点：扫描精度较高、成像稳定：扫描精度较高、成像稳定 适用场合适用场合： 图稿幅面不大图稿幅面不大 精度要求较高精度要求较高 文字识别文字识别OCR OCR 办公自动化1-20 手持式扫描仪手持式扫描仪 手持式扫描仪是以手动的方式推动扫描手持式扫描仪是以手动的方式推动扫描仪对图片进行扫描。仪对图片进行扫描。 特点特点：体积小、携带方便、价格便宜：体积小、携带方便、价格便宜 缺点缺点：图像失真：图像失真( (手推进速度不均匀手推进速度不均匀) ) 适用场合适用场合： 图稿幅面小图稿幅面小 精度要求不高精度要求不高办公自动化1-21

21、滚筒式扫描仪滚筒式扫描仪 滚筒式扫描仪是采用扫描头固定、滚动滚筒式扫描仪是采用扫描头固定、滚动式走纸机构移动图纸而自动完成扫描。式走纸机构移动图纸而自动完成扫描。 特点特点：幅面大：幅面大 适用场合适用场合：大型工程图纸，如：大型工程图纸，如A0A0、A1A1透明胶片扫描仪透明胶片扫描仪办公自动化1-22 4. 4.扫描仪的性能指标扫描仪的性能指标 分辨率分辨率 光学分辨率光学分辨率：表示扫描仪对图像细节表：表示扫描仪对图像细节表现的能力，它直接取决于现的能力，它直接取决于CCDCCD元件数。元件数。 表示为：表示为：300-1200dpi300-1200dpi 600 600(CCD(CCD

22、解析度解析度) )1200(1200(步进电机步长步进电机步长) ) 插值分辨率插值分辨率：通过数学算法在原有图像：通过数学算法在原有图像的两点中间插入点，以达到超过光学分辨率的两点中间插入点，以达到超过光学分辨率 19200 19200dpi-dpi-某台扫描仪标注最大分辨率某台扫描仪标注最大分辨率办公自动化1-23 色彩位数色彩位数 用来表示彩色扫描仪所能识别的最大色用来表示彩色扫描仪所能识别的最大色彩数目彩数目(24(24位、位、3030位、位、3636位等位等) )。 色彩位数越高，图像颜色表现力越丰富色彩位数越高，图像颜色表现力越丰富 扫描速度扫描速度 指扫描仪在扫描图稿时所需的时间

23、。指扫描仪在扫描图稿时所需的时间。 主要影响因素主要影响因素：步进电机的速度：步进电机的速度 分辨率的设置分辨率的设置 接口类型接口类型办公自动化1-24 5. 5.文字识别软件文字识别软件 OCR(Optical Character Recognition) 光学字符识别系统主要用于文字信息输光学字符识别系统主要用于文字信息输入及各种印刷文字的自动录入。入及各种印刷文字的自动录入。扫描仪捆绑软件扫描仪捆绑软件：扫描仪驱动程序扫描仪驱动程序图像扫描处理软件图像扫描处理软件紫光扫描大师紫光扫描大师文字识别软件文字识别软件OCROCR软件软件专业图像处理软件专业图像处理软件办公自动化1-25二、复

24、印机二、复印机 复印技术是将纸和其他媒介上的文字或复印技术是将纸和其他媒介上的文字或图像内容转印到其他媒介上的一种技术。图像内容转印到其他媒介上的一种技术。 采用复印设备可以很好地产生与图文原采用复印设备可以很好地产生与图文原稿非常相似的复制品，以便保留和分发。稿非常相似的复制品，以便保留和分发。 办公自动化1-26 复印机的种类：复印机的种类： 模拟复印机模拟复印机 工作原理：工作原理：通过曝光、扫描方式将原稿通过曝光、扫描方式将原稿的光学模拟图像投射到已被充电的感光鼓上的光学模拟图像投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影，产生静电潜像，再经过显影、转印、定影，完成整个

25、复印过程。完成整个复印过程。 四大组成系统四大组成系统：曝光系统、成像系统、：曝光系统、成像系统、输纸系统、控制系统。输纸系统、控制系统。办公自动化1-27 数字复印机数字复印机 工作原理工作原理: :通过电荷耦合器件通过电荷耦合器件CCDCCD传感器传感器对曝光、扫描产生的原稿光学模拟图像信号对曝光、扫描产生的原稿光学模拟图像信号进行光电转换，然后经数字技术处理的图像进行光电转换，然后经数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生由点组成的潜像，再经过显影、转影、定影

26、由点组成的潜像，再经过显影、转影、定影等，完成复印过程。等，完成复印过程。 数字复印机数字复印机扫描仪扫描仪 + + 激光打印机激光打印机办公自动化1-28三、传真机三、传真机 传真机是现代图像通信设备的重要组成传真机是现代图像通信设备的重要组成部分，是目前采用公用电话网传送并记录图部分，是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段。文真迹的唯一技术手段。传真通信传真通信：把记录在纸上的文：把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像字、图表、相片等静止的图像变换成电信号变换成电信号-通过电话网络通过电话网络经传输线路传递到远处，在接经传输线路传递到远处，在接收方获得与发送原稿相似的记收

27、方获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式。录图像的通信方式。办公自动化1-29 传真机的工作原理传真机的工作原理：由发送、接收以及：由发送、接收以及通信线路三部分组成。通信线路三部分组成。 将传真图像经发送方进行图像扫描、将传真图像经发送方进行图像扫描、数字化处理、编码及调制成模拟信号。数字化处理、编码及调制成模拟信号。 由传输线路传送给接收方由传输线路传送给接收方 接收方收到后接收方收到后, ,经过解调、译码、记经过解调、译码、记录转换以及接收扫描，最后还原出与发送图录转换以及接收扫描，最后还原出与发送图像一致的图像信息。像一致的图像信息。 五个环节五个环节：发送扫描、光电变换、传真：发送扫

28、描、光电变换、传真信号的调制解调、记录变换、接收扫描。信号的调制解调、记录变换、接收扫描。办公自动化1-30四、多功能一体机四、多功能一体机 定义定义：同时具备打印、扫描、复印、传：同时具备打印、扫描、复印、传真当中三种以上功能的办公设备。真当中三种以上功能的办公设备。特点特点：节约空间：节约空间 功能多样功能多样 操作简便操作简便 价格便宜价格便宜 安全保证安全保证办公自动化1-31 分类分类：打印主导型一体机打印主导型一体机 以打印机和扫描仪为基础，打印质量高以打印机和扫描仪为基础，打印质量高输出速度快。输出速度快。 复印主导型一体机复印主导型一体机 在数字复印机上增加附件构成，具有出在数

29、字复印机上增加附件构成，具有出色的扫描和打印速度、连续复印、缩放尽寸色的扫描和打印速度、连续复印、缩放尽寸调整、纸张板式设定的功能，能脱离电脑，调整、纸张板式设定的功能，能脱离电脑，在一体机的控制面板上独立操作。在一体机的控制面板上独立操作。 办公自动化1-32 传真主导型一体机传真主导型一体机 主要用于传真的一体机具有完善的控制主要用于传真的一体机具有完善的控制面板，不和电脑连接仍能工作。面板，不和电脑连接仍能工作。 照片主导型一体机照片主导型一体机 配有多功能读卡器，可进行数码照片的配有多功能读卡器，可进行数码照片的直接打印及照片处理功能等。直接打印及照片处理功能等。 全功能一体机全功能一体机 功能配置齐全，打印、复印、传真和扫功能配置齐全，打印、复印、传真和扫描缺一不可。描缺一不可。办公自动化1-33一、微软公司的一、微软公司的OfficeOffice OfficeOffice是微软公司开发的办公自动化软是微软公司开发的办公自动化软件，它是办公软件和工具软件的集合。件，它是办公软件和工具软件的集合。 文字处理软件文字处理软件-Word-Word 电子表格处理软件电子表格处理软件-Excel-Excel 演示文稿制