采购及报销流程规定范文

1、采购及报销流程规定范文一、目的 为了加强公司采购及报销业务工作的管理，做到有章可循， 预防采购及报销过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购及 报销业务的质量和效率，特制定本规定。二、范围 本规定适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用 品、节日慰问品等）或劳务（技术、服务等）的采购。三、职责（一）各部门对办公用品或劳务需求应根据需求物品或劳务 的性质和权属，定期由部门提交采购申请单于行政部，行政 部每月定期汇总各部门的申购内容，提交一份 年 月采购需求 申请总表由公司决策层进行批复；对于已批准的申购内容，财 务部根据申购需求拨款或提供采购金额预算，行政部进行协调及 完成采购。1. 行政

2、部在处理采购内容时应以资源最优化和成本合理化为 原则，通过合适的渠道完成采购任务，如遇特殊情况或任务，需 其他部门或人员参与采购，可于 年 月采购需求申请总表内 标注。2. 各部门负责人应遵从勤俭节约的原则，妥善处理部门内提 交的采购需求，对公司财产的使用和保存做好监督工作；各位员 工有义务妥善保管办公用品及合理使用消耗类办公品，避免挥霍 与浪费。董事长有权对生产经营采购、固定资产购置、维修等计 划做最终批复和调整。（二）采购经办人在采购过程中需负责发票的收集和办理结 算，并对发票的真实性进行严格把关；所有票据齐全后于公司规 定期限内向财务部提交审核和报销。（三）行政部负责按照本制度第二条所涉

3、及的内容对所有公 司财产及物品做好登记备案，以及协调完成对各类固定资产的日 常维护和定期检修。四、采购作业操作流程（一）物资采购的申请与审批1. 各部门根据工作计划、 实际需要以及库存情况于每月 日前 上报次月的采购计划，填写采购申请单 ，由部门负责人签字后 交由行政部汇总。2. 经行政部初审后，由行政部填写 年 月采购需求申请总 表，将月度采购计划提交公司决策层核准后执行。3. 未列入当月采购计划或超出计划的临时采购申请需先向行 政部确认库存为零，且对实际工作产生即时影响的情况下，可根 据实际情况填写特殊情况采购申请单 ，由部门负责人签字并与 行政部沟通后，提交公司决策层审批，批复后告知行政

4、部执行采 买。除不可预计的特殊用途外，原则上不受理普通办公用品的临 时申请。（二）采购比价1. 行政部在采购前须对所需采购物品的渠道进行了解和多方 选择，根据 年 月采购需求申请总表中注明预算，对预采购 物品提供至少两家或以上的供应商报价和联系方式，如有需要可 联系供应商进行实地考察。2. 所有采购及报销业务应经财务部物价审查后方可报公司决 策层签批，后方可进行采购和报销。（三）采购实施及物资验收1. 公司的采购及报销业务统一由行政部负责办理，其他部门 或人员不得在未经批准的情况下自行采购。2. 采购物资运到本公司时，先由行政部对照核对采购计划， 经确认无误后进行质量检验， 检验合格的物资由行

5、政部登记入库， 检验不合格的物资不得办理入库。（四）物资分配1. 采购物资分配以收到当月各部门申请的先后顺序，并根据 实际采购物资数量进行合理分配。由各部门申请人签字领取。领 取记录由行政部门负责留存备查。2. 对库存物资应及时更新清点，不出现重复购买或因分配不 均而导致的重复支出。3. 对分配的固定资产需由部门负责人签字验收，行政部门应 及时完成公司固定资产的登记备案。五、报销（一）采购发票按规定能够取得增值税发票的，必须索取增 值税发票；不能取得的，应向供应商索取普通发票。行政部应避 免向不能提供发票的供应商进行采购，如遇特殊情况，应向供应 商索要收据并附带有供应商名称的付款凭证截图。（二

6、）在报销时需由行政部提交 年 月采购入库单，连同 有关凭证报经财务部审核，并经公司决策层批准后，出纳人员方 可予以报销。（三）财务部在对采购物品报销时，应当认真审核采购清单 及相关票据，对账目结算不清、不符合本制度规定以及不符合税 务制度规定的报销凭证财务部不得办理相关报销手续。六、责任（一）不按规定程序及未经审批采购的，由行政部或请购部 门人员自行负责处理；已经与供方签订购销合同，导致公司因不 能履约而发生的损失由相关人员承担全部责任及赔偿。（二）经审批的采购计划和申请，行政部应在采购期限内采 购到位，因非人为原因未能采购到位的部分应及时与需求部门沟 通解决方案。（三）经查实为未经比价导致采

7、购价格明显高于正常采购渠 道价格的情况（除有正当理由解释外），价格高出部分由采购人员 自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；经查实后由采购人员承担相应损失并接受公司处分。（四）物品使用部门必须依据实际需要， 填写采购申请单 因填写不规范，导致无法确认请购物资必要信息的，行政部有权 拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门指定专人提交行政部 审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪 费的，依照采购物品实际价值的两倍标准对有关责任人处以罚款。（五）财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作 不严、不及时向公司决策层汇报采购有关事实，并造成公司经济 损失的，给予相应的经济和行政处分。（六）行政部必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购 合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及 时报告公司决策层进行处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的， 给予相应的经济和行政处分。（七）行政部对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入 库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向公司决 策层报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。