文件管理控制程序

1、文件管理控制程序1目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行 有效控制,确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本,防止作废 文件的非预期使用。2适用范围适用于所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件 的控制。3职责3.1 总经理，负责审批公司质量、环境和职业健康安全管理体系手册。3.2 管理者代表，负责审核管理手册；审批程序性管理制度文件。3.3 副总经理，审核分管工作范围内的制度性文件。3.4 体系主管部门、办公室，负责指导、监督文件的控制管理；负责管理手 册和程序文件的发放、控制和管理工作以文件编号、发放、回收、销毁及存档。3.

2、 5安全科、技术科，负责工程、技术、环境和职业健康安全类文件的控制 （包括：工艺标准、技术技术标准、检验标准）的收集，汇总。负责检查其有效 性。负责各类物资采购、检验、及各类采购合同、协议、产品说明、产品合格证、 检验试验报告等各类台帐的建立、收集、整理、登记、使用。负责机械设备的采 购以及采购合同、维修合同、协议、新品、产品说明书、技术图样以及各类台帐 的建立、收集、整理、登记、使用。3. 6经营科，负责管理招投标文件、中标通知书、工程合同等来往函件及相 关文件。3.7各职能科室、项目部，负责本部门职责范围内的适用公司专用的与管理 体系有关的文件的控制和管理工作。负责本项目专用文件和公司发放

3、的文件及与 项目有关的外部文件的控制和管理工作。4工作要求4.1文件的分类4. 1.1内部文件。企业内部各职能科室和项目部编制的文件，具体可分为：1）体系文件，包括：管理手册、管理控制程序、一般制度、管理方案、管 理计划、记录表格等；2）工程、技术、环境和职业健康安全类文件，包括：技术交底、环境和职 业健康安全交底、变更设计、施工组织设计、施工方案、环境和职业健康安全控 制方案、作业指导书、工艺、标准以及检验标准、规范等等；3）合同类文件，包括：工程合同、分包合同、施工协议、采购合同、租赁 合同等；4. 1.2外来文件。包括：来自国家、当地政府、上级机关、相关方的文件和 企业适用的法律、法规、

4、条例、规范、标准等。4. 2文件的编制与审批4. 2. 1文件拟稿1）各职能科室、项目部按照体系管理职责负责各自业务范围内文件的编写 工作；2）各类文件应按相应的国家标准、法规、范围和上级有关规定进行编写。4. 2. 2文件的审批与发布1）文件拟稿完成后，经拟稿部门负责人审核（文件内容涉及其他部门时， 由相关部门会签），报办公室，办公室负责呈报主管领导批准后，打印、并登记 发放；2）公司管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布；程序文件由相关职 能部门编制、审核，管理者代表批准发布；3）专业作业指导书由公司总工程师审批后发布；4）管理文件的编制、审核、批准，按公司公文处理卡要求执行。4. 3文

5、件的编号4. 3. 1文件的编号根据公司四标一体化管理体系文件总体框架章节来确定。 其中：1）管理体系手册编号为：公司名称+手册缩手+编制年号，如:HJCH-SC-2014；2）程序或公司规章制度编号为：公司名称+手册章节号+制度顺序号，如， 信息交流与沟通程序性管理制度为第1.3章节的第1个制度，编号为： HJCH-SC1. 3-ZD01：3）作业层文件（技术文件、规范性文件等）编号为：公司名称+手册章节 号+技术顺序号，如：HJCH-SC1. 3-JS0*；4）版本号以A、B、C字母表示。修改状态号以0、1、2、3、4表示。4. 4文件的收、发4.4.1文件按照职责范围由综合办公室根据发放

6、范围及时下发，使管理体系 有效运行起作用的各个场所都能得到相应的文件，文件下发时应在文件收发登 记表上登记，领取人签名领取；4. 4. 2外来文件收文部门收到外来文件以及内部文件，按文件发文编号、受 控号、文件名称等内容，在文件收发登记表上登记；收到的外来文件需要转 给公司体系主管部门、办公室，山体系主管部门、办公室负责登记并鉴定其适用 性，呈有关领导确定处置范围，保证文件能及时传达，并保存外来文件的处置记 录。4. 4. 3外来文件由管理者代表审批其适用性：每年年底由体系主管部门、办 公室负责组织相关部门对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件 的修改,文件发布前应再次批准。4.

7、4. 4新组建的项目部所需的体系文件、管理类文件由体系主管部门、办公 室负责提供；项目所需的外来文件由项目部自行收集，并备齐适用的法律、法规 和有关的施工验收规范以及技术标准，确保满足使用需要。4. 5文件的更改与作废文件的控制4. 5. 1文件的更改1）文件更改的拟定、审核、批准应由文件原编写、审核、批准部门或人员 进行，如有特殊原因需由其他科室或人员执行时，应使该科室或人员获得原文件 及其依据资料。禁止未经授权和批准任意更改；2）文件更改内容拟定后，由文件更改部门填写文件更改申请单，说明更 改原因和更改内容，对重要的更改（技术参数等）还应附有充分证据，呈送审核 与批准；3）文件更改审批后，

8、由原文件发放部门下达文件更改通知单，各级文件 管理员负责更改，并在文件更改处进行标识，在更改记录页上登记；4）文件更改可以是手改、复印件粘贴或换页方式，手改应用碳素笔；5）文件经多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版，换版文件批准后, 原版文件作废。4. 5. 2文件的作废1）作废文件持有者应将作废文件移交给体系主管部门、办公室，由体系 主管部门、办公室负责定期统一销毁，并留存销毁记录。需留作参考的作废文件, 必须和有效标识、隔离存放；2）文件使用人丢失或因特殊原因未收到受控内编文件时，应该填写文 件领用申请单办理申领手续，文件管理员在补发新文件时:给予新的受控编号, 并在文件收发登记表上注

9、明原受控号的文件作废。4. 6文件的使用与保管4.6. 1文件使用人员均要妥善保管好所有使用的文件，任何人不得使用未加 盖印章和相应标识的管理体系文件。4. 6.2各职能科室、项目部应建立本部门、项目部受控文件清单，以识别 更改和现行的修订状态。并报综合办公室一份；综合办公室汇总后编制公司总的 有效文件清单。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用 文件的状态。凡受控文件均由综合办公室统一备案存档（包括软盘、光盘、录像 带、录音带等）。1.1.1 6. 3任何人不得在受控文件上乱涂、乱画、乱改，不准私自外借，确保文 件整洁、清晰、易于识别；文件均应分类存放、妥善保管，避免丢失和损坏。

10、4.6.4 体系文件在实施过程中，每年由体系主管部门、办公室负责在管理评 审会议上组织对体系文件的评审。评审其适用性、符合性。4.6.5 各科室根据其工作范围，负责掌握国家和上级关于质量、环境、职业 健康安全管理方面的法律、法规、标准、规范的现行修订状况，确保外来文件的 适用性和有效性。4. 6. 6受控文件复制，按公司有关规定审批后方可复制，并在文件管理部门 进行登记。管理手册和程序文件报体系主管部门审批后方可复制。4. 6. 7各职能科室、项目部撤消时，凡公司下发的有效受控文件，均应交回 原发文部门，并填写文件移交清单办理移交手续，项目部的其他文件除已列 入竣工文件移交或归档的可按记录控制程序要求交移职能科室保管的外，由 项目部按作废文件处理；发文部门负责根据文件移交清单在文