会议整体策划与会展业发展前景

1、会议整体策划时间：2011-04-19 作者：Admin 浏览： 371 字体：大 中 小 您是否正在为您将要进行的会议觉得烦恼？需要安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等。以上各种安排我公司可全部为您安排妥当，让您省时、省心、省力。交给您一份满意的会议策划方案！ 会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。 会议策划是会

2、议的生命中枢，独具匠心的会议策划方案是会议成功的的第一要素。我们将根据会议的级别和具体情况，首先做好会议主题的确定，基调是严肃还是活泼。再根据不同的会议模式，做好会议议程的安排。包括会议场地的筛选，分会场的设置。同时安排好会场的布局，统计好会议需要的所有用品，并提供会议所需的各种设备，提前进行安装调试，确保会议的顺利进行。 在会议进行过程中，如果您有任何细节上的变动或者需要，我们会根据您的要求，制订相关的方案，做好协调，也会根据可能发生的情况作出不同的会议预案，以达到会议的预期目的。对于重大会议的召开，我们会请来相关媒体，扩大会议知名度，让整个会议圆满落幕。 会议策划的准备与实施 优良的会议策

3、划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。好的会议策划实际已成功了一半，包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。会场预约我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。负责会场的布局，设备安装调试我们将根据

4、会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。印刷材料的设计制作我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。参会者的接送我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店

5、。参会者的餐饮我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。参会者业余时间的安排我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供您选择。由政府、企业与行业协会组成，这三者构成了会展市场的主体，在整个会展市场中扮演着功能不同但互补的重要角色。政府的功能是通过政策的方式，调控会展经济的宏观经济运行，引导并约束企业的行为，为企业公平竞争制定行之有效的行业规则；企业的主要功能是按照政府制定的行业规则，通过

6、提供产品和服务占有会展市场并获取利润；会展行业协会作为非营利的社团组织，主要功能是按照市场经济的要求进行行业服务、行业自律、行业代表、行业协调、行业规划、行业统计和开展国内外经济技术交流和合作等工作，通过会员的自律行为和行业的制裁措施实现行业自身的自我约束与自我协调，建立起会展业的正常秩序，使之走上健康的发展道路。总之，会展协会作为政府和会展企业以外的“第三部门”是维护经济秩序、促进经济健康发展的重要力量。 中国加入世界贸易组织后，展览行业发展迅速，已初步形成了五个会展经济产业带：东北边贸会展经济产业带、京津会展经济产业带、长江三角洲会展经济产业带、珠江三角洲会展经济产业带和西部会展经济产业带

7、。这样，会展行业协会在展览市场中的地位越来越突出，就有必要从理论上对国外行业协会的运作模式进行剖析，继续深化对展览行业协会性质、职能、运行规范和管理体制的研究，这些要素在一定程度上决定了行业协会发挥作用的高低强弱，影响着行业协会的结构安排与整体运行机制。 一、国外会展行业协会的运作模式 目前，国际上会展行业协会的运行模式，按照行业协会、政府、市场和企业之间的关系，主要可归纳为三种。一种是以美国为代表的“水平运作模式”，另一种是以日本和德国为代表的“垂直运作模式”，第三种是以法国、香港为代表的“综合运作模式”。 （一）水平运作模式企业推动型 以美国为代表的“水平运作模式”是一种主要以会展企业自发

8、而形成的组织、自愿参加为特点的行业协会模式，具有较强的民间性，在管理上自由放任，规范宽松。其最大的特点就是企业自主推动，会展企业在发展过程中，碰到同行业内部价格上的相互倾轧与产品质量问题时，会展企业组织出于维护自身利益和市场秩序的需要，被迫产生组建行业协会的冲动，尝试着用行业自律的方式规范市场行业秩序，例如，美国展览管理协会（IAEM）。显然，在这种背景下所成立的行业协会，其动力源就在于企业本身，其他的因素，如政府提供帮助或指导仅仅是动力源的外部因素。即会展企业只要存在相同的利益，就可以建立一个行业协会，政府对此既不干预，也不予资助。行业协会为企业提供技术与信息服务，协调政府、企业、消费者之间

9、的关系，同时实力强劲的行业协会，如美国商会及美国制造商协会与联邦政府、议会都保持密切联系。当政企发生矛盾时，这些行业协会组织寻求议会的支持与介入，按照长期以来美国人所推崇的以对立制衡原则处理政府与行业协会的关系。 （二）垂直运作模式政府推动型 以日本和德国等国家为代表的“垂直运作模式”是一种政府行政作用参与其中、大型会展企业起主导、中小会展企业广泛参与的行业协会模式。其突出特点是强调政府的推动作用，对内是政府机构，对外是民间团体。日本和德国的政府通过机构改革与职能调整，大大削减专业经济管理部门，使专业经济管理由过去偏重条条性的部门管理向偏重综合性的行业管理转化。这样，从政府职能中逐渐剥离出一些

10、职能转交给行业协会，使行业协会在政府的主导下得以产生，都积极致力于高速发展本国市场经济，力图建立政府与社会合作或官民协调的宏观管理模式。通过机构改革与职能调整，大大削减专业经济管理部门，使专业经济管理由过去偏重条条性的部门管理向偏重综合性的行业管理转化。这样，从政府职能中逐渐剥离出一些职能转交给行业协会，使行业协会在政府的主导下得以产生。行业协会具有庞大的组织机构和较高的组织化程度，协会的覆盖面广，政府与行业协会是一种合作协调关系。 （三）综合运作模式市场推动型 以法国、瑞士、香港为代表的“综合运作模式”不像企业自主推动和政府主导推动那样单一，而是指在市场的推动下，政府参与管理，政府与会展企业

11、在组建协会的过程中都倾注了大量的精力，很难分清到底是企业还是政府哪一方起了主导作用，可以说是企业和政府合力推动的产物。而且行业协会与政府的关系非常密切，如香港的香港展览会议协会（HKECOSA）的主要职责是配合政府宣传，把香港建成亚太展览之都、提供业务培训以提高行业水平、为会员单位制造商机、增强会员之间的联络、代表行业向媒体和政府表达统一意见，等等。 二、经验借鉴与启示 从分析国外会展行业协会的运作模式，我们可以知道，不论是水平型的行业协会，还是垂直型的行业协会，或是综合型的行业协会，都有一些共同的经验可以借鉴。 （一）体系的组织结构会展行业协会运作的基础条件 以德国和日本为代表的垂直运作模式

12、国家的会展行业组织具有体系化和层次化的特征，每一层次的行业组织有相应的活动范围和明确的职能分工，有机联系构成一个有序的、分工协作的行业组织体系。 在德国，行业组织按层级由上至下分为全国协会、各专业协会和地方性协会。较高层次的会展行业组织则一般着重于行业或整个宏观经济发展策略的研究，代表行业或工商界与政府就经济发展战略和制度、法律及经济政策等宏观问题进行沟通。较低层级的行业组织职能一般是成员企业提供服务和指导。在日本，全国的行业组织可以分为行业协会和商会，行业协会，包括由经营活动地域性很强的中小企业组成的地方行业协会和国际化的大企业组成的行业协会，也称卡特尔组织；商会，按层级分为地方商会和全国性

13、商会及专门从事劳资关系问题的雇主协会。各地方性行业协会须加入地方商会，而重要的大行业的卡特尔组织、雇主协会及各地方商会都要加入全国商会以代表整个工商界。这种组织结构具有明显的行政特点，它使各行业内部、行业与行业之间、大企业与小企业之间、工业与商业、金融业之间以及整个经济界与政府、社会之间形成一个通畅的对话渠道和有效的利益协调机制。 （二）完备的组织功能会展行业协会运作的核心要素 日本和德国的会展协会具有多样化的功能。他们在展览业中有着十分重要的地位，也德展览业的繁荣发展做出了重大贡献。以德国为例： 首先，为会员提供展会信息。行业组织的一项主要功能是进行市场的分析和预测。德国的行业协会致力于行业

14、内的频繁交往，向会展企业提供各类信息，积极协助成员开拓国际市场。特别是在办展时间和地点等方面，德国行业协会拥有相当大的发言权。没有行业协会的支持，展览公司无法深入了解行业动态及开展对参展商和专业观众的营销工作。如德国工商大会各地区的分会有明确的分工，各自负责几个重要的目标国，向成员提供有关这些国家的政治经济情况、会展市场信息，帮助会展企业寻找商机。工商大会还将触角延伸到国外，在投资企业较为集中的国家或地区设立分会，在当地直接向成员提供各类服务；其次，行业组织对会员的服务，可说是全方位的，法律援助、教育培训、调解纠纷、对外交流、协调产品(服务)价格或产量、企业的规划与发展环境、信誉共享等等。各行

15、业组织经过长期实践形成的各具不同特点的行业规则、惯例对有关法律框架是一个有效补充，以行业组织为主体的民间仲裁机制大大提高了解决市场争端的效率，降低了交易成本，可以有效补充市场制度不具备的缺陷。在日本绝大多数的企业纠纷都是通过行业组织来解决的。最后，德国会展行业协会还是会展的主办者，例如，法兰克福的德国通讯和娱乐电子工业协会（gfu）是每两年一届的柏林国际电讯展的主办者，柏林展览公司只是该展的承办单位。 （三）协调的政府关系会展行业协会运作的保障要素 政府是会展行业协会发展的外部组织，处理好行业协会与政府的关系是确保行业协会职能建设的关键性因素之一。会展协会的发展需要政府去推动，并依靠行业协会的

16、自律、自治实现行业资源的有效配置。 美国是水平型的运作模式，政府还通过实行“贸易展认证”计划和“国际购买商项目”等措施，实现对展览会质量和组展水平的监督，从而使贸易展览成为促进美国企业发展的重要手段。如美国展览管理协会（IAEM）、英国展览业联合会（EFI）、瑞士贸易交易会和展览协会、瑞士交易会协会、新加坡会议展览协会（SACEOS）和香港展览会议协会（HKECOSA）等，这些展览行业协会与政府管理机构紧密结合，在协调行业发展、对展会进行资质评估以及进行展览专业人才培训等方面发挥着不可忽视的作用。德国和日本工业化革命较晚，其赶超意识特别强，因而其宏观经济管理除了市场经济基本制度建设外，必然还有

17、具体的经济发展战略管理、产业政策管理、金融管理和国际贸易管理。也要求政府通过行业组织这个中介环节加强与企业的联系，这就形成了政府对其实施强有力的指导、支持以及监管的关系模式。 由上述可知，德国、日本的行业组织具有两面性特点，即从根本上代表会员企业的利益。但为维护国家利益又与政府保持相对一致性。当两者利益发生冲突时。行业组织会进行协调。为使行业组织能够有助于国家宏观经济政策的实施，政府还通过法律，运用行政和财政手段来规范其发展。 （四）良好的企业关系会展行业协会运作的最终目的 会展行业协会服务的第一对象是会展企业，为参加协会（也包括未参加协会）的企业提供周到的服务，这是会展协会应履行的职责，也是

18、协会存在的前提和发展的基础。会展行业协会始终代表会员和行业的利益，这是会展行业协会的根本职能，行业协会要真正解决生存发展、职责范围、社会地位及工作经费等等问题，关键是要向会展企业提供他从政府和其他社会部门所得不到的服务。只有在此基础上，企业才有履行交纳会费、支持协会活动等义务。参加行业协会的企业，既希望得到成员企业的相互帮助，更需要行业协会提供各种各样的服务，以便使企业降低生产成本，提高管理能力，最大限度地获取经济效益与社会效益。行业协会所提供的服务包括提供技术支持、培育和开拓产品市场（如展览会、展销会）、开展国内外管理与技术交流、传递与沟通信息（如编办协会通讯和书刊）、培训技术与管理人员、推

19、广介绍名牌产品等。 无论是水平运作模式的会展协会，还是垂直运作模式的会展协会，他们与会员的关系都非常密切，他们认为行业协会的任务是协助企业做好生产、加工和销售工作，为企业最大限度获取利益提供各种服务。当然，行业协会展开一些活动，可能也会涉及到赢利部分。但这种赢利，一方面不能与企业争利，另一方面又不能以赢利为目的，直接参与利润分红活动，他们的工作仅仅是提供服务，维护企业的权益。（作者：马勇湖北省节庆会展研究会副会长）展览服务如何与国际接轨2002-12-20信息中心国内许多展览会在服务理念，服务的专业化、标准化、规范化、人性化等方面还有待于向国外一流的展览会学习。展览服务贯穿于整个展览会的展前、

20、展中、展后等各个不同的阶段，广义的展览服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。展览服务要进一步与国际接轨，首先，主办单位要树立服务观念。摆正位置，按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。国外会展业发达的国家如德、法等国都有一套成熟的会展服务运作模式。我国展览业起步较晚，很多展会都具有较浓的行政主导色彩，主办单位在客户面前，往往是居高临下的指挥者，而不是服务员。开幕式一结束，展览会就宣告成功，主办单位的人员便无影无踪，剩下的是参展商自己的事。而在国外，主办单位是以服务客户的面目出现的，

21、起客户合作伙伴的功能，参展商、采购商通过客户服务中心得到帮助，解决具体问题包括投诉。总之，主办单位一定要想参展商、采购商之所想。急参展商、采购商之所急，只要是参展商、采购商需要，展会的组织者就应该想到，做到，只有通过优质的服务形成一个固定的客户群，才能在群雄逐鹿的时代牢牢占据一块自己的地盘。其次，展览服务与国际接轨还必须进一步实现服务流程的规范化、标准化。国内很多展览企业都已经意识到了展览服务流程规范化、标准化的重要意义，如在全国率先获得ISO9000国际质量体系认证的深圳高交会展览中心，就已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的展览服务体系，在展览实践中严

22、格按照ISO9000流程进行运作，为高交会、家具展、中国国际互联网展等大型展览会提供了一流、高效的展览服务。国内其它城市如上海国际展览中心、厦门会展中心等也都建立了各具特色的展览服务运作模式。再次是展览服务人才的培养和素质的提高。展会服务人员工作在展会现场，直接面向参展商、参观者，他们的言行举止、服务规范、服务质量，直接影响着服务水准的最终体现。中国展览业要尽量缩短与国外先进国家的距离，在会展服务专业人才的培养方面还须作出更多努力。最后，展览服务还需要重个性化、人性化，体现重实效和“以人为本”的思想。展览会的布局完全以展品大类来划分，方便观众参观；参观者一进展馆就能得到一份不同文字编成的参观指

23、南；展场内还有就餐中心区、休息场所、电动通道，如果运气好的话还有不少躺椅，这对那些在这么硕大的展场中走得腰酸腿痛的观众来说真是求之不得的小憩之地。优质价优，即使参加这样的展览会花费较高，但世界各地的参展商和采购商仍然对它趋之若鹜，这就充分体现了优质服务的魅力。最后还需说明的是，展览服务与国际接轨并不是说要把国外的展览服务模式全盘生搬硬套地移植进来。我们在学习取经的同时，也应该注重推陈出新，开发具有自身特色的服务模式。作为国民经济发展的晴雨表，我国会展业近年来的发展举世瞩目。连续举办3年的中国会展经济国际论坛(第三届论坛目前正在上海召开)都引来了世界会展行业关注的目光。据中国国际贸易促进委员会秘

24、书长王锦珍介绍，我国每年举办的各类展览会3000多个，创造的经济价值在100多亿元人民币，正在迈入世界会展大国的行列，但与全世界每年3000亿美元的会展经济收入的总量相比，只占了很小的份额，与我国世界第三大贸易国的地位不相匹配，会展经济在我国还有很大的发展空间。2007年，我国会展业任重道远。 迅速提升会展企业国际竞争力 会展业是一个与宏观经济密切相关的行业。对于会展经济，有一个通行的说法叫“1：9”，即会展本身每投入1元，就会带动相关产业创造9元的经济效益，这也是会展经济的一大特点和优势。 我国展览业的快速发展以及国际展览巨头对中国展览业的青睐，从根本上说，都是改革开发以来中国经济迅速发展的

25、结果。 最新资料显示，中国目前已有大中型展览场馆150多座，室内展览面积超过了300万平方米，正在迈入世界会展大国的行列。 伴随着国家近年来出台的一系列促进展览业对外开放政策措施的贯彻落实，2006年我国展览业的国际化程度进一步提高，国际展览巨头通过合作办展、设立合资公司等形式，大举进军中国会展业。激烈的国际竞争是我国会展企业发展过程中不可回避的，没有竞争就没有竞争力，我国企业只有积极参与国际竞争，才能在竞争中迅速提升国际竞争力。 王锦珍说，中国会展企业参与国际竞争可以通过两种方式来实现：一是引进来，也就是打开国门，引进国外跨国会展公司的资本、技术、管理、理念，熟悉国际竞争的“游戏规则”，在本

26、土上参与国际竞争可以使我国企业具有熟悉市场、政策、客户的比较优势，从而逐渐增强国际竞争力。目前我国企业参与国际竞争大体上处于这一层次。二是走出去，就是要走出国门，到其他国家去参与国际竞争。我国会展企业的整体竞争力还比较低，所以在参与国际竞争时应充分发挥自己的比较优势，制定有效的国际竞争战略，避免全方位参与竞争。比如，要选择合适的投资地区，选择合适的投资方式，选择我们具有相当的比较优势和竞争优势的展览项目等等。 进一步优化会展市场的制度环境 近年来，国家相继出台了一系列规范会展业市场的法律法规，进一步优化了我国会展业市场的法制环境，对推动中国会展业健康有序的发展发挥了积极作用。 市场经济中，企业一方面要受到政府制定的游戏规则的“硬约束”，另一方面还要大力培育行业协会，通过协会组织加强行业自律，受到协会组织的“软约束”。我国会展业市场化改革过程中，虽然全国性的协会组织至今仍旧没有形成，但各地方协会组织已经雨后春笋般地成立起来。 据王锦珍介绍，会展行业有两个显著特点：一是服务产品；二是延期交易。服务