Excel技巧 及 花名册参考模板

1、设计标准化规范化的Excel基础表格，是高效数据分析的第一步，因为数据分析的源头就是基础表格数据。     设计基础表格的总体原则是：     结构的科学性     数据的易读性     汇总的便宜性     分析的灵活性     外观的美观性     结构的科学性，就是要按照工作的性质，管理的内容，数据的种类，分别设计基础管理表格，分别保存不同数据。基础表格要越简单越好，那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做入库出库管

2、理，你会如何设计这样的基础表格呢？要用几个表格来反映入库出库数据？每个表格要怎么保存数据？     数据的易读性包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；眼睛查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全的表格数据结构。     汇总的便宜性是指不论多大的数量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表内据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，那唯一的原因就是基础表格设计有问题

3、，不要发牢骚说Excel太难了，总是学不会，尤其是函数太难掌握了！    分析的灵活性，是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。    外观的美观性。不论是基础表还是报告，都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢把数据区域加上

4、边框，并保持工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，而把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例，来说明标准化表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下：   ·员工工号从“G0001”开始编号，中间不能断号，新入职员工依次分配连续的工号   ·员工姓名中不允许输入空格   ·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门，要名称统一   ·学历必须快速规范输入   &#

5、183;婚姻状况要快速规范输入   ·身份证号码必须是18位的文本，不允许重复   ·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取   ·入职时间必须是合法的日期   ·本公司工龄自动计算得出   ·为便于分析流动性，工作表要有离职时间和离职原因两列数据，离职原因是固定的几种类型   ·新员工输入后，该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制   ·表格自动美化  &

6、#160; 1、表格结构设计    根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。    2、工号的自动连续填充   在单元格A2输入公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0000")”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是

7、G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“="G"&TEXT(ROW(A2),"0000")”，结果就是G0002。    3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格   选中单元格B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2," ","")=B2”，如下图。这里，先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有

8、空格，就不允许输入到单元格。    4、规范快速输入部门名称   公司部门是确定的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部，那么选择单元格C2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。    5、快速输入

9、学历名称   员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。    6、快速输入婚姻状况   单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。    7、输入不重复的18位身份证号码   每个员工的

10、身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格F2，其有效性的自定义公式      =AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1)   这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明

11、输入的身份证号码有效。    8、自动输入性别   员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式      =IF(ISEVEN(MID(F2,17,1),"女","男")   这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。    9、自动输入出生日期   员工的

12、出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2，输入公式      =1*TEXT(MID(F2,7,8),"0000-00-00")   这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把TEXT函数的结果乘以数字1，将文本型日期转换为真正的日期。    10、自动计算年龄   有了出生日期，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元格I2，输入下面的公式，就

13、自动得到员工的实际年龄：      =DATEDIF(H2,TODAY(),"Y")    11、规范输入入职时间   入职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期计算工龄，分析流动性。由于这列日期要手工输入，就必须规范输入的入职时间数据合法有效，也就是要输入正确格式的日期。选择J2单元格，设置数据有效性，如下图所示    12、自动计算本公司工龄   有了入职时间，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算本公司工龄。选择单元格K2

14、，输入下面的公式，就自动得到员工的本公司工龄：      =DATEDIF(J2,TODAY(),"Y")    13、保证员工基本信息的完整性   由于B列至K列是员工的最基本信息，是不能缺少这些数据的，因此需要保证每个员工基本信息完整不缺。选择B2单元格，把数据有效性的条件修改为      =AND(SUBSTITUTE(B2," ","")=B2,COUNTA($B1:$K1)=1

15、0)   也就是增加了一个条件COUNTA($B1:$K1)=10，它用来判断上一行的B列至K列的数据是否都完整了（共有10列数据）    14、规范输入离职时间   离职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期来分析离职。由于这列日期要手工输入，就必须规范输入的离职时间数据，也就是要输入正确格式的日期。选择L2单元格，设置日期数据的有效性。    15、规范输入离职原因   离职原因用来分析员工的流动性和离职状态，因此必须规范离职原因的表述文字。假如企业对离职原因的描述

16、是下述的文字：   合同到期但个人不愿续签   合同到期但公司不愿续签   因个人原因辞职   因公司原因辞职   违反公司规定辞退   生产任务变化辞退   考核不合要求辞退   退休   死亡   其他   那么就可以使用有效性来快速准确输入这些描述文字。    16、创建表格，自动复制有效性和公式，并自动美化表格   前面我们做的数据有效性、设置公式等，都是仅仅设置了第2行的单元格，并没有选择整列来做，因为这样的话会使文件变得很大，复制很多公式也是很不方便。Excel提供了表格功能，不仅可以自动复制有效性和公式，还可以自动美化表格。   先在第1行输入第一个人的信息，然后单击数据区域的任意单元格，在单击“插入”选项卡里的“表”命令（Excel 2007）或“表格”命令（Excel 2010），如图2-20所示，即可把普通的数据区域变成了一个表格