居住物业财务管理实用手册

1、居住物业财务管理实用手册目前，公司对小区财务工作主要采用：分散与集中、上级与下级的 不同方式，分项管理的方法进行管理。采用这一管理方法的主要原因是 由于小区物业管理工作的特殊性，所产生的各种矛盾，全部反映在整个 财务工作过程中，而国家目前还未有一套比较完整的法律法规文件来指 导物业管理的财务工作。为解决这些矛盾，所以采用了以上管理方法， 因而也决定了小区的财务工作必须在公司业务部门的直接指导下进行 操作，否则下会影响小区的千家万户，上会影响企业与政府的有关职能 部门。为此，要求小区财务人员必须明确自己的工作职责，努力学习有 关物业管理的法律法规、业务知识，为小区的财务工作顺利进行贡献自 己的力

2、量。1.1 小区财务人员的基本职责* 遵守国家有关现金管理制度和企业规章制度，熟悉会计知识，记 载现金银行收入、支出的流水帐。* 了解本项目的财务费用预算，熟识各种费用的开支标准，负责报 销小区的费用支出，报销时严格把关、认真审核，发现问题要及时汇报 相关业务部门。* 了解会计科目、合同、计划书中的有关内容，编制小区运行费用 的收支预算。负责小区管理费用的收缴工作。 收款凭证的领用、 打印等管理工作， 定期向公司财务部门结帐、核销。编制业主管理费用收交清册及其他有关报表*及时掌握业主变动情况，催收欠交费用。* 负责小区的固定资产、低值易耗品的管理工作及小区负责人指定 的其他工作。1.2 新开楼

3、盘的财务工作对新接楼盘，财务人员要认真阅读所签订的“物业管理合同”和相 关联的“计划书” ，对合同中双方所确定的条款必须认真执行。在一般 情况下新开楼盘的财务人员有以下几项主要财务工作：1.2.1 开设银行帐户为了保证小区核算的独立性和可操作性，各小区必须在所在地附近 开设独立的银行帐户，专门用来核算小区物业管理费用的收入与支出。具体操作方法：第一步凭小区工商营业执照向附近银行领取开设银行存款帐户的 表格，和留银行印件卡片，一式四联。第二步将填制好的表格交公司财务部门盖章，而后刻制小区财务专 nrr 用章。第三步将填制好的表格印件卡交开户银行开户。第四步当开设银行帐户批准后，再根据银行提供的小

4、区帐号刻制帐 号章，而后凭留银行印件、帐号章向银行认购支票与贷记凭证。1.2.2 办理小区收取物业管理费标准的审批、备案手续。根据市政府有关文件规定，住宅小区的物业管理收费标准是同住宅 性质不同划分市场价、政府指导价、政府定价三种。但各区在执行中掌2004握的尺度又不同，因此财务人员必须向所在地物价部门咨询，办理小区 物业收费审批手续，经物价部门批准后方可按批准的标准内收费（ 年 11 月 1 日起，物业管理费采用备案制）具体操作如下： 首先向当地物价部门咨询楼盘所在地执行什么样标准，咨询报送 所需的有关文件资料，并认购小区物业管理费单价审批表格。 根据小区生活、娱乐等配套功能、绿化面积等，与

5、开发商原拟定 的单价，编制审批表格，同时请物价部门专家来小区现场察看小区配套 设施、绿化面积等情况，提出单价制定的理由，并请物价部门专家指导 表格填制的方法等。 在报送物价部门审批前必须送开发商，与公司财务部门阅览。 物价部门批准后，复印件报送公司财务部门，正本留小区存档， 对所批准的有关条款，收费标准还需要上墙公布。 对实行市场价收费标准的小区一般实行备案制。备案制操作方法 比较方便，只要小区的房屋性质符合当地执行市场价所规定的，并在预 售住宅合同中双方已明确收费标准的均可执行备案制，只要将有关文件 资料和拟定的收费标准报物价局备案就可了。1.2.3 编制小区的收支预算表 小区的收支预算是保

6、障小区正常运行所需经费的计划书，所以在编 制过程中要注意以下几个方面： 正确计算小区内可收物业管理费的面积单价及类别 了解配套设施布局与原发展商对小业主承诺情况，划分可收管理 费用数量类别与单价等情况。 了解合同与计划书对小区物业管理服务人员编制与人员结构，岗位设置人员经费等情况 熟识开办费包含的范围、分摊期、开支标准等情况。 了解合同与计划书中双方所约定的服务事项，管理酬金、人员费 用标准、福利待遇等事项，特别对配套设施的起用，公共照明、绿化及 其他设施的保修期等，成本费用要合理的预测算。同时了解当地对生活 垃圾的处理有何规定。总之，要依合同与计划书为依据在总量上加以控 制。 预算期一般以会

7、计年度为限或按小业主分批入住期为预算期。 预算编制内容按公司统一表格内容编制。（编制的具体方法见附表）1.2.4 确定收费项目，编制收费清册 首先，小区在办理业主入户前，物业管理处与发展商必须划分双方各自收取费用项目的种类，明确双方责任和明确相互之间的衔接手续， 这也是物业管理处办理小业主入户的有效依据。同时管理处要协助发展 商一起发放“业主入户通知书” 。入户通知书内容不但要明确小业主办 理入户时需带的各项证件与具体操作流程，还要明确物业管理的收费标 准、种类和收费方法。其次，物业管理处财务人员在小业主办理入户前必须向发展商索取 市测量局对小区楼宇各单元的实际测量面积，并根据实测面积计算出各

8、 单位月、季的收费标准，并按房号顺序编制业主入户时交费清册，同时 再建立客户当年的缴费记录清册（或客户分户卡） 。1.2.5 打印收款凭证 小区收缴物业管理费、水泵电梯运行费、停车费等统一使用市房地 局专门印制的机制收款凭证，该凭证由公司统一管理、认购，打印软件 也由公司统一安装。小区财务人员在编制好客户入户缴费清册后，应及时向公司财务部 门提出安装收费系统打印软件，并接受培训，学习打印收款凭证的操作 方法（对个别业主需要回单位报销的，因收回原开的机制收款凭证，由 管理处另开手制收款凭证） 。对打印好的收款凭证， 最好采用按房号顺序进行排列， 由专人保管， 便于客户入户交费时查找。1.2.6

9、收入及时解缴银行，并编制缴费日表首批客户入户时，管理处要根据入户户数的多少，合理安排收费窗 口，收费窗口至少要二人组成。具体分工：一人验证、验票；一人复核 收取现金。验证人员还应根据验证情况登记客户缴费记录清册 。复 核收银人员还应负责编制客户交费明细日报表 ，每天根据日报表与 所收的现金核对做到票表一致、表款相符。核实后将当天的收入解入开 户银行。1.3 二手楼盘接收的财务工作二手楼盘接收的财务工作重点：二手楼盘接收时的财务工作与新建 楼盘财务工作的倾重面有所不同。新建楼盘物业管理的财务工作准备时 间比较充分，各项管理工作是以财务工作为龙头的基础上进行的，所得 到的有关资料、批文等全是一手资

10、料，准确率比较高；而二手楼盘初期 的财务工作，是以保障小区继续安全运行为主题，所以财务工作必须适 应各项现实管理工作， 并没有适应时间， 而得到的资料多数是短缺不全，因而财务工作的重点有以下几项内容：一是核实上期物业所移交的业主收费挡案资料及上期物业预收小业主的物业管理费明细清册；二是会同有关人员清点用于小区管理上使用的固定资产、工具等现实状况； 三是办理银行开户手续；四是根据小区配套设备特点功能编制小区当年 度经费预算；五是收集有关资料完善小区各项管理制度增加管理工作的 合法性。 核实业主缴费档案与预收费用的明细由于物业管理工作的特殊性和目前对物业管理的法规和规章制度不够健全，所以小区在物业

11、管理前后移交上出现不少矛盾。具体移交有 直接移交和间接移交，采用间接移交的问题可能多一些，所以对业主的 收费资料要作为一项重点内容来核查。核查方法主要是用业主委员会所 提供的市测量局实测各单元面积与移交欠费清册进行核对，实际收费单 价与物价局的批文进行核对，预收管理费与实际移交款项进行核对。在 实施收取小区接盘后第一次管理费时，对所有小业主以前欠交的管理费 都要进行核对，碰到有不同之处要向业主委员通报、备案。 清点固定资产与常用工具一般情况下，前期物业管理公司会有部分的固定资产与专项工具移 交给下届管理公司。对移交物资的数量、质地的好坏等，接收单位均应 进行清点。因此财务人员因会同其他人员一起

12、，对转入的固定资产，专 项工具在质量上、数量上和使用程度上进行认可，同时财务人员编制有 关管理清册，便于自身的管理及今后的核算和结束时的移交工作。 办理银行开户手续 同新建物业一样办理。 编制预算同新建物业一样编制，有条件能参考一下上届物业管理公司的收支 报表，那样更符合实际。 收集有关文件资料对财务工作来讲最重要的资料是业主缴费清册。物价局的定价批文 和测量局的实测文件，特别是物价局的定价批文。如有变动，还需向物 价局申报，没有批文的还需补办报批手续。1.4 小区日常管理期间的财务工作小区日常管理期间的财务工作，其操作方法也是小区的资金管理的 整个过程。目前公司的资金管理采用收支二条线的管理方法，即小区的 所有收入都必须开具公司指定的收款凭证，并将收入及时解缴小区的开 户银行。定期将收款凭证的记帐联与银行解款汇单一起交公司财务部门 入帐。小区不得以任何借口设帐外帐、小金库。不得坐支挪用收入。小 区的日常运行支出必须严格在预算范围内执行，所需资金向公司财务部 门筹