建筑企业合同履约管理系统设计与实现

1、建筑企业合同履约管理系统设计与实现摘要：建筑企业在经营过程中与业主方及与各类合作单位会签署多个主合同、次合同，这些合同的履约情况直接决定项目的施工成本，并最终决定了项目的盈亏。因此，了解、掌握项目主、次合同的履约情况对管控项目成本起到了关键性的作用。文章旨在研究一套建筑企业合同履约管理系统，用于解决建筑施工企业合同履约管理过程中的困惑与难点，实现项目主、次合同履约信息及时、准确、安全、可靠、移动化管理，以满足建筑企业项目部日常运维参考，管理部门实时统计分析，企业经营者智能决策分析的管控需求。关键词：建筑企业;合同管理;履约管理;信息系统;项目主合同;项目次合同1 引言建筑企业经营管理的关键要素

2、之一是动态、全过程的合同管理，分别包括与建设方的主合同管理及与合作方的次合同管理两大块内容。整个过程从签订合同之前的招投标阶段到合同草稿审查阶段，再到合同签订阶段，直至合同履约阶段结束，期间各阶段都受时间、空间、政策、成本、人力等因素动态制约，会产生各种变动，导致建筑企业经营管理出現各种不确定性因素，甚至风险发生12。其中项目合同履约阶段管理直接关系到企业的整体产值完成情况，是合同管理整体工作的重中之重，也是建筑企业经营管理管控成本、提高效益、规避风险的重要内容3。目前，越来越多的建筑企业都在运用各种方法对合同履约进行管理，对于企业的领导层、管理层来说，需要同时面对多个工程项目，与建设方签署的

3、项目主合同分别只有一个，但项目次合同根据每个项目工程量的不同，少则几份，多则几十、成百份。项目次合同的履约进度直接影响到主合同的履约完成度，主合同的履约完成度直接与企业的实际总产值挂钩。想要深入、直观、动态、全面的了解企业项目合同履约情况，单靠原始的纸质报送材料，手工统计，已经难以支撑合同数据的准确性、及时性及全面性。因此，建立一套建筑企业合同履约管理系统，从企业经营管理者的实际需求出发，分别对项目主合同、次合同进行动态管控，既能集成企业全部项目合同信息进行直观展现，并且数据来源及时真实可靠，适应移动端合同履约管理的需求，又能实时反映履约过程信息，供领导层、管理层决策分析使用，成为大势所趋4-

4、5。2 研究背景及系统建设目标由于现有的合同管理系统大多适用于某一类企业的单个应用，信息系统的功能大多集中在合同登记、审批、流转等业务事项中6，并不涉及多个类型的合同管理，也不适合企业作为甲方、乙方角色同时兼有的合同管理方式，并且合同履约阶段的信息化管理手段较为缺乏。还有一些生产型企业或者设备装备类企业，合同类型为采购或者服务类等，合同管理信息系统大多为信息存储、调用、查询使用，主要监督采购或者服务的事后完成情况7，不同于工程项目合同管理全程监管。其中，与建筑企业相关的工程项目合同管理系统有：针对工程项目分包管理设计开发的信息系统，研究的重点在劳务分包、专业分包管理上，履约的过程管理功能未能进

5、一步设计4;建设行业主管部门开发的合同管理系统，主要用于监管辖区内的施工合同管理，监管对象是建设方与施工方之间的大合同，不涉及建筑企业内部的分包合同管理3;水利建设监管部门的合同信息管理系统，包括合同相关静态信息的填报、审核、统计等，缺少实际履约过程性的监管8;高速公路企业的合同履约管理，采用人工统计模式，将合同履约的信息通过项目部上报到分公司，再通过汇总后，向总公司层级上报，最终汇总成台账，将信息呈现在决策者面前9，未能通过信息系统直取项目部第一手信息，可能导致时效性差或者信息失真。4系统功能实现4.1项目合同信息管理建筑企业项目合同数据一经填报录入系统并经报审通过后，便具有不可抵赖性，所有

6、数据均有合同附件等纸质扫描件上传系统作为佐证，在系统内永久保留。其中合同约定收款比例、约定期限、合同金额等按照统一数据格式要求填报，便于横向对比。流程报审过程中的人员可以随时随需登录系统调取原始流程数据查询合同相关信息，项目合同各种纸质材料存档不用随时携带、调取。4.2项目合同履约过程管理项目合同履约过程信息填报，通过项目名称这一唯一的数据库字段与基础信息填报相关联，在同一个项目主合同下，根据工程项目工期长短、工程量大小的不同，主合同的履约信息和次合同的履约信息填报方式可以采用按月填报式，也可以采用即有即填式。按月填报时，必须在月底前完成，即有即填式需要在2个工作日内完成。主合同履约信息中的本

7、月完成量、本月应收金额、本月实收金额等，以及次合同履约信息中的本月完成量、本月应付金额、本月实付金额都采取统一的数据格式，便于横向对比。系统内设置附件上传功能作为所有数据的审批依据。4.3项目合同履约报表管理实现建筑企业合同履约报表实现在一张报表内展现全公司多个主合同对应下的多个次合同的履约情况，实现了按项目名称进行选择、按报送日期进行时间段划分检索的功能。分别点击进入单个项目后，分上下部分呈现项目主合同的履约台账及次合同的履约台账信息。主合同履约信息自动呈现累计完成量、累计应收金额、累计实收金额和实际收款比例等，其中实际收款比例设置为高亮状态，提醒查阅人员及时对照工期检查进度情况，规避风险等

8、。次合同履约信息自动呈现累计完成量、累计应付金额、累计实付金额、实际付款比例等，其中实际付款比例也进行高亮处理，提醒责任人员进行关注，并及时进行纠偏。报表内还设置了Excel输出打印功能，方便各级管理人员进行下载统计，各级领导人员也可以自定义定制最为关注的工程量信息、收款信息、付款信息等。报表权限由企业经营部门、工程管理部门严格限定，只有经申请并批准同意的公司内部用户，才能经由系统管理员加入报表查阅权限中。4.4移动端实现为适应工程项目管理人员移动性强、工作地点不固定的特点，合同履约管理系统移动端APP必不可少，主要功能是实现各级管理人员对于项目合同基础信息和履约信息的审批，同时查阅合同相关信

9、息等。项目合同履约报表移动端权限也只开放给授权用户，并且与PC端系统完全实时同步。5应用效果建筑企业合同履约管理系统在某建筑公司实施应用后，截至目前，共有58个项目处于合同履约期内，并全部纳入系统统一管理，对应主合同58个，次合同3184个，各级合同履约管理人员严格按照规定时间内将对应信息报审完毕，合同履约数据更新及时，对比纸质报送数据，准确率提高至100%，及时率提高80%。统计人员可以方便地按照月统计、季度统计、半年统计、年度统计进行通报，有效督促各类合同履约的进度。期间，监管发现各类履约风险541个，发现风险后，经过调查和整改，化解469个风险，剩下风险正在协调处理中。大大降低了企业在合

10、格履约过程中可能发生的损失，有效节约了企业管理成本。除此之外，第一手的项目合同履约情况对于生产、经营、决策也起到数据支撑作用。公司的领导层、管理层在查阅合同履约台账的过程中，通过对比工程进度及应收、应付款项等，将发现的风险进行化解，大大减少了后期法务管理阶段各种合同纠纷的难题;公司项目管理人员也能够随时对照合同履约完成情况，主动加压，增强责任感，提高产值、安全、质量等管理水平，促进项目按期保质安全完工，提高了企业的经营效益。6结论建筑企业合同履约管理系统从建筑企业的实际合同履约管控需求出发，创新地将项目主合同管理、次合同管理融为一体，便于企业监管同一项目主合同下多个项目次合同的履约全过程。系统实现了履约信息管理、履约台账管理、履约移动端的审批