房地产企业文件收发控制程序

1、房地产有限公司编号:NFDC/QP/DC03版号:A文件收发控制程序编制日期审核日期批准日期修订记录1 i修订状态修改内容修改入审核人批准人1. 目的规范外来文件及公司发文的管理，确保文件办理、签发程序得到有效控制。2. 适用范围适用于外来文件及公司发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档管理。3. 术语和定义3.1 外来文件： 指外单位对我公司发来的需要参考、 办理或遵照执行的文件资料。3.2 公司发文：指本公司就经营管理各项事务以公司或各职能部门名义对内或对外以成文形式发布的决定、通知、通报、请示、报告、往来函件等行文。4. 职责4.1 各职能部门4.1.1 收文：负责对日常业

2、务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，并依据批示执行办理。4.1.2 发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目工程文件两大类。4.1.3 文件流转责任人：各职能部门专职文员4.1.4 总经理办公室：a) 高级文员，负责公司本部文件的接收、登记及归档。b) 总经理秘书，负责文件草拟、送审、发布、督办。4.1.5 公司领导：按分管业务及权限审批文件。5. 工作程序5.1 收文5.1.1 文件接收：a) 各部门收到文件后， 应根据行政部门规定统一编号， 编号规则是：如 2005年第一份收文，编号为： NFJT 2005 第 0

3、01 号。b) 文件流转责任人负责对接收到的外来文件进行登记，填写文件接收登记表 。5.1.2 文件审批a) 由总经理确定文件审批权限， 属部门正常业务范围的文件， 直接交相关部门审批。b) 如需要公司领导审批的，由总经理秘书呈公司领导审批。c) 项目文员负责按文件审批程序办理项目现场收到的文件。5.1.3 文件处理和发放a) 由外单位发来需执行或参考的文件，由各部门确定分发范围，文件流转责任人负责登记分发，分发要有记录。b) 属于部门审批权限的文件，经部门负责人审核确定不需要办理的，由经办人统一交档案室归档；如需要办理，则由经办人交承办人办理。c) 呈公司领导审批的文件，如批示不需要办理，由

4、总经理秘书负责归档，并知会相关部门；如批示需要办理，由总经理秘书负责登记，并按批示发至相关人员。5.1.4 文件的执行回复a) 各相关部门根据领导批示在规定时限内办理或执行完毕有关事项后，收集反映办理情况的所有资料，由经办人负责归档。b) 如无法办理或执行，经办人应以书面形式送部门经理审核后回复总经理秘书处，回复情况与收文一起归档。5.1.5 项目现场收文处理程序参照以上程序执行，要严格履行登记、编号、呈批、发放、办理信息反馈、资料归档等程序。5.2 发文5.2.1 根据业务需要，就某事项需要行文发布的，由相应职能部门负责起草文件。5.2.2 发文审批a) 属部门审批权限范围的， 由经办人直接

5、交部门负责人审核或由相关职能部门汇签。b) 需要由公司领导审批的， 在各部门汇签完毕后， 由经办人交总经理秘书登记，统一呈送相关领导审批。汇签及审批权限参见附表一：附表发文审批权限表发文对象发文类别经办部门审核部门和领导批准人对内发文各类公文各部门总经理办公室总经理或授权领 导面向客户销售价格表市场部市场部财务部财务、销售分管领导公司总经理模型、平面图、户型、 环境、装修标准等设 计相关资料总工室市场部 工程部 项目经理部公司总经理重大投诉及意见的 处理结果或回复综合业务部综合业务部、市场部 涉及到的相关部门 和分管领导公司总经理售楼书、广告、围板、 展示会内容、促销活 动等营销广告和品 牌宣

6、传资料市场部市场部营销分管领导公司总经理向向客户销售手册、认购书市场部市场部营销分管领导公司总经理公告、宣传资料等市场部市场部营销分管领导公司总经理面向媒体新闻稿件市场部市场部市场部分管领导发文对象发文类别经办部门审核部门和领导批准人向向媒体P 新闻稿件市场部市场部市场部分管领导1面向政府常规性报政府部 门批准的图纸、 数据、文件等申 请资料各部门各部门负责人分管领导非常规性对政府 承诺、保证等公文各部门各部门负责人 分管领导公司总经理面向公司上报公司的财 务、成本数据各部门财务部公司总经理上报公司的销售 数据市场部财务部公司总经理上报公司的请 示、报告类文件按照部门、集团 有关规范要求逐 级

7、审批上报部门负责人公司总经理上报公司的非请 示类、非财务- 成本-销售类的 信息各部门部门负责人 行政总监公司总经理用于公司内各部 门间交流的公司 正式文件各部门总经办分管公司领导面向合作方常规性的合同、 招标书、交更、 签证等按照公司相应规范流程审批后发出非常规性的对施 工单位的承诺、 保证等需公司加 盖公章的正式公 文各部门分管领导公司总经理5.2.3 文件发布a）如经审核不同意发文，由总经理秘书回复相关职能部门，程序终止。b）文件经审批定稿后，由起草部门根据批示的行文。c）公司级文件由总经理秘书统一编号，各相关部门发文由各部门自行编制，编 号规则参见附表二。附表二：发文编号规则发文类型编

8、号方法示例备注公司级红头文件050101/NFDC ZC001按年度分别编制，由总经理秘书统 一编号，主要用于公司各类制度及 文件下发部门正规行文如：总经办发文050101/NFDC ZB001由各部门自行编制，行政部负责不 定期检查，主要用于以部门名义下 发的通知类。对政府部门上报文件050101/NFDC SB001按年度分别编制，由总经理秘书统 编R与业务单位往来的正式往来文件050101/NFDC YW001按年度编流水号，由总经理秘书统编R各类工程文件按工程文件编号执行? 确定文件密级要根据文件分类、保管期限来确定文件密级，并在正式文件上标注。d) 文件发布形式：? 属于对内发布的文件，由总经理办公室统一发布。发布形式为：邮件知会、网上公布、公司公告栏发布。如只发至指定人员，由总经理秘书以邮件知会形式发布，需要发放纸质文件时，要填写文件发放登记表 ，由收件人签收。e) 属于各职能部门对外发布的文件，由经办部门填写文件发放登记表表，并请收件单位签收。f) 文件签收完毕， 文件发放登记表一律由各经办部门专职文员负责保管，每年初移交上一年度登记表给档案管理员归档