房地产企业合同管理办法

1、房地产企业合同管理办法目录第一章 总则第二章管理机构和职责第三章合同审批程序和权限第四章 合同的修改、补充第五章履行合同的管理和监督第六章 罚则第七章 附则-12 -合同管理办法第一章总则第一条 为保护公司合法权益，维护公司合法经济秩序，保证公司合同（以下简 称合同）符合国家政策法规，特制订本办法。第二条 本办法所指的合同，是指本公司依法同其他法人或自然人之间，为实现 一定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。公司的主要合同分类有：规划、 勘测、设计合同、工程承包合同、采购合同、委托中介代理合同、委托代收代付合 同、贷款、保险合同、房地产销售合同、招商（物业租赁）合同等。有关合同的分 类及编

2、号详见附表二合同分类编号表。劳动人事合同、责任合同和其它合同，也按本办法规范管理。第三条 合同一般应具备以下主要条款：1、当事人的名称或者姓名和住所；2、标的（工程项目、材料、设备、服务内容等）；3、数量、质量和金额；4、履行的期限、地点和方式；5、双方当事人的权利和义务；6、违约责任；7、解决争议的方法。第四条本公司各类经济活动原则上都须订立书面合同，公司规章另有规定的事 项除外。对于时间紧急等特殊情况需要及时实施的采购事项，可由分管采购副总裁 批准同意在签订合同前先行实施，并及时补签合同。合同原则上应使用政府统一的合同文本或公司统一制作的规范文本。如要使用 对方的合同文本，应按照本办法严格

3、评审合同内容，认真填写我公司认为必要的附 加条款，由本办法规定的合同管理部门加编公司统一编号。与合同各方当事人协商 同意的有关拟订或修改合同的文书、电（传）件、函件、图表、会议纪要、公司合 同报批流程、附表等应与合同原件一并存档。第五条 订立、履行合同，须按本办法明确的管理机构、职责和程序进行操作, 应认真谨慎，充分考虑风险，遵守国家的政策法规，符合公司整体利益，任何单位 和个人不得利用合同进行违法活动，牟取私利。审计法务部对合同进行动态监督， 对有关合同的签订、履行、变更、解除和终止等重要事宜中出现的违法、违纪行为 进行监察，各相关部门应当积极配合。第二章管理机构和职责第六条 公司对合同实行

4、集中统一管理，分部门实施履行的管理体制。即统一审 批，统一规范文本，统一档案管理与跨部门谈判、分析、评审，分部门实施履行相 结合。第七条公司法定代表人和经法定代表人授权的总裁或委托代理人掌握各类合 同的最终审批权，负责各类合同的签署，不需要公司法定代表人及总裁签署的合同 由公司授权人签名，具体审批权限及程序详见附表三合同审批程序及权限一览表。第八条 审计法务部与财务资金部负责合同初稿的审核，由合同归口管理部门（注释一）负责人、审计法务部、财务资金部、成本造价部（工程相关合同）、总工室（工程相关合同）负责人等有关人员进行谈判。根据谈判结果，由审计法务部审 核合同条款，财务资金部审核支付条款，对合

5、同初稿进行修订与完善，并规范处理 为符合本办法第三条要求的正式合同文本。第九条 根据实际情况，需要对合同进行评审时，可由主管副总裁、合同归口管 理部门负责人、审计法务部、财务资金部、成本造价部（工程相关合同）、总工室（工 程相关合同）负责人及相关部门有关人员组成合同评审小组，主管副总裁兼任组长。合同评审小组负责按本办法评审，并填写附表四合同评审报告。合同归口管理部门负责合同报批事项，将合同、 合同评审报告与合同审批 管理表（附表五）及合同附表呈送有关领导会签，按权限审批后实施并移交合同管 理部门存档。第十条成本造价部负责对审批完成的工程类合同文本及其附表进行复核，复核无误后报总裁办加盖公司合同

6、专用章（责任合同、劳动人事合同及其他有关合同加 盖公司公章）。根据合同分类编号表将合同档案的合同要素表逐一录入电脑 管理系统，并记录合同文本的去向。由合同归口管理部门负责除工程类合同之外其他合同的签订、履行、变更、解 除和终止情况，并定期向公司领导及相关部门报送合同统计资料。由成本造价部全面掌握工程类合同的签订、履行、变更、解除和终止情况，并 定期向公司领导及相关部门报送公司工程类合同统计资料。第十一条 合同归口管理部门负责拟定除工程类合同以外合同的初稿，成本造价部拟定工程类合同的初稿，填写初步的合同要素表，按要求将合同初稿与合同 要素表提交有关部门审核，合同生效以后，负责履行；并指定专人管理

7、归口管理 的业务合同，定期检查履行情况，向审计法务部、财务资金部及主管副总裁报告合 同履行情况。各合同归口管理部门和成本造价部定期将合同执行情况做出总结，上报总 裁办公室，总裁办负责重点合同跟进检查督导落实，并定期向公司领导报送跟进情况。成本造价部应指定责任人负责工程相关合同的履行与跟踪，对不能按规定条款 履行的合同进行分析，提出处理意见或改进措施；了解履行进度，为公司财务收、 付款提供参考资料。财务资金部、审计法务部对合同的签订、履行、变更、解除和终止情况进行全 面监督检查，各部门应积极配合。第十二条 合同存档管理的部门及职责：一般情况下公司留存一式两份合同原件，分别存放财务资金部、总裁办档

8、案室， 合同归口管理部门和成本造价部（工程类合同）、总工室（相关工程类合同）各留一 份合同复印件。各合同归口管理部门负责公司除工程项目、劳动人事外各类合同的收集、跟踪， 对于履行完毕的合同及相关资料应及时移交总裁办档案室归档管理。成本造价部负责公司工程项目类合同收集、跟踪，对于履行完毕的合同及相关 资料应及时移交总裁办档案室存档备查。总裁办档案室为领导和相关部门按手续查阅合同提供服务，合同查阅应填写附 表七合同查阅复印报告单。人力资源部负责公司劳动人事合同的承办、存档与管理。合同资料属公司商业机密，相关涉及人员注意保守公司机密，防止合同资料外 泄。如果由于合同资料外泄对公司造成损失，责任人应承

9、担相应责任。第三章 合同审批程序和权限第十三条 公司的合同除按业务分类外，还按其重要程度分为重大合同、一般（业 务）合同和小额（业务）合同三类。对重大合同，采取重点审批的办法；对小额（业 务）合同，采取简化手续的审批办法；对一般（业务）合同，采取一般的审批程序。重大合同是指：1、合同金额200万元以上或建筑面积2000平方米以上的建筑工程合同；2、合同金额50万元以上的或单台重要设备估算价在 30万元人民币以上的采购 合同；3、对公司经营方向或企业形象有重大影响的合同；4、合同标的或金额超过一定规定标准的合同；5、涉及资产经营、资产转移及变动的合同；6、涉及外方（外国企业、机构，含港澳台）的规

10、划、设计及设备采购的合同；7、金额在200万以上的中介机构（如律师事务所、会计事务所）合同；8、合同评审小组认为有必要提交资源集团及方正集团评审的合同，如广告、绿 化、专项活动合同等其他合同。小额（业务）合同是指：1、合同金额10万元以下的建筑安装工程合同；2、合同金额2万元以下的采购或其它业务合同（中介机构合同除外）；3、合同总额200万元以下的在建工程续签合同和 20万以下的采购续签合同且 续签金额在原合同总额5%内，其他条款不变的合同；一般合同是指，除重大合同和小额合同以外的合同。招商（物业租赁）合同除 总裁授权给分管副总裁审批情况之外都需总裁审批。第十四条 一般合同的审批程序1、按公司

11、招标管理办法通过招标程序确定承包单位（或供货商） ；2、合同归口管理部门草拟合同初稿，在拟订合同过程可请审计法务部参与提供 建议。对于工程类合同，由成本造价部组织草拟合同初稿，住宅项目部、商业与酒 店项目部和总工室协助起草并审核合同技术条款。合同初稿完成后，合同归口管理 部门填制合同要素表与合同初稿报部门总经理审定，部门总经理同时以电子版本并行抄送总裁办公室呈总裁阅示。对于通用性比较强的合同，如招商（物业租赁） 合同，可由合同归口管理部门与审计法务部共同拟定合同模版，通用合同可以免除 合同要素表报审程序。3、总裁授权主管副总裁、合同归口管理部门负责人和审计法务部、 财务资金部、 成本造价部（工

12、程合同）、总工室（工程合同）负责人与对方进行合同谈判，由合同 归口管理部门根据双方同意的条件确定合同文本。工程类合同由成本造价部负责， 总工室与合同归口管理部门协助。合同谈判原则上在办公场所（办公室、会议室、洽谈室等）进行，我方必须有 两人以上参加。合同谈判应有谈判记录备查。4、根据实际需要，主管副总裁可召集合同归口管理部门负责人、 成本造价部（工 程合同）负责人、总工室（工程合同）、财务资金部负责人、审计法务部及相关业务 部门有关人员组成合同评审小组。合同评审小组对合同文本进行评审，并编写合 同评审报告。合同归口管理部门根据合同评审报告进一步修改、完善合同，形成正式合 同文本。工程类合同由成

13、本造价部负责，总工室与合同归口管理部门协助。5、合同归口管理部门填制合同审批管理表，将合同文本、合同评审报告 与其他合同附表一起，由本部门总经理审定并由财务资金部、审计法务部等部门审 核后交主管副总裁进行审定，按权限审批，权限内签批的合同送总裁办登记、盖章、 存档。超越审批权限的合同由主管副总裁审核后签署意见报总裁办呈财务副总裁和 总裁审批。工程类合同由成本造价部负责，总工室与合同归口管理部门协助。6、总裁办根据合同审批管理表对合同文本及其附表进行复核，复核无误后 加盖公司合同专用章并交业务部门和对方单位履行。已签订盖章的合同由总裁办将 原件、复印件送交财务资金部、合同归口管理部门、总工室（相

14、关工程类合同）及 成本造价部（工程类合同）。各相关部门收取总裁办公室送交的合同文件后，签字确 认。各合同归口管理部门及成本造价部按本办法分工将备案的合同汇总整理，建立 合同台账。第十五条 重大合同的审批重大合同的审批除按本办法第十四条规定程序办理以外，经公司总裁审批或审 核，根据需要可征询法律、财务等专业人士的意见，并按审批权限规定呈报集团总部审批；对涉及外方的规划、设计和设备采购的合同，需请专业公司对外方的专业背景、 资信状况、信用等级等进行调查，再按上述程序办理。重大工程发包或设备、材料采购要按政府主管部门有关规定实行公开招标，原 则上要按政府主管部门及公司规定的招标范围、招标规模、招标程

15、序和招标办法进 行。工程项目、设备、材料招标，由合同归口管理部门协助成本造价部承办；重大 采购合同由采购处协助成本造价部承办。第十六条 小额合同的审批小额合同的会签原则上由合同归口管理部门拟订合同方案，填报合同要素表 （通用合同不填），按合同审批管理表程序直接报审计法务部、财务资金部、成 本造价部、分管总裁、主管财务副总裁审批。工程类合同由成本造价部负责，总工 室与合同归口管理部门协助。第四章合同的修改、补充第十七条 工程承包合同的修改、补充，主要是因重大的工程设计变更等原因引 起的，对于重大的工程设计等原因引起的变更，应由合同归口管理部门填制工程 设计变更通知书，成本造价部根据变更通知书和相

16、应图纸计算变更工程量和工程造 价，若200万以下工程累计变更增加投资未超过 5%寸，报公司分管总裁、总裁（或 授权分管总裁）批准后实施；若200万以下工程累计变更增加达5%-20%寸，由成本 造价部报公司分管总裁、主管财务副总裁、总裁批准后实施；若200万以上工程累计变更增加投资达到40万以上时，由成本造价部对工程合同作出修改、补充，报公 司主管副总裁、主管财务副总裁、总裁、集团总部（需要时）审批后实施。修改补 充的合同编号用原合同编号+ “副号”（A、B、C等）以示区别。第十八条 一般合同和重大合同的在履行过程中，经双方协商同意修改、补充的, 由合同归口管理部门填写附表五合同审批管理表，经审

17、计法务部、财务资金部、 总工室（工程合同）审核，并由合同归口管理部门报总裁或经授权的分管总裁审批， 批准后凭合同审批管理表到总裁办复核盖章、备案。工程类合同由成本造价部 负责，总工室与合同归口管理部门协助。第十九条 重大合同重要条款的修改、补充，除按第十八条办理外，还需按本办 法第十五条规定的程序审批。第五章履行合同的管理和监督第二十条根据中华人民共和国合同法，本公司各类合同接受东莞市工商行 政管理部门的监督、检查、指导。第二十一条 合同生效后，由各合同归口管理部门负责履行，并指定专人负责有 关合同文本的管理，建立本部门的合同台帐和统计制度。工程类合同由成本造价部 负责，总工室与合同归口管理部

18、门协助。第二十二条 成本造价部、各合同归口管理部门按本办法分工负责公司各类合同 原件的复核和管理，建立各类合同档案、台帐和统计，定期将合同执行情况做出总结， 上报总裁办公室，总裁办负责重点跟进督导落实，并定期向公司领导报送合同执行情 况。审计法务部、财务资金部监督合同履行情况。第二十三条 本公司内部有关人员查阅、复印合同原件必须填写合同查阅、复 印报告单并经总裁办负责人批准；合同原件原则上不得外借，特殊情况须经公司 主管副总裁批准。第二十四条 合同管理人员调离工作岗位，必须办理移交手续，由部门负责人监 交并在移交清单上签字后方可离开岗位。第六章罚则第二十五条对违反有关规定在合同签订或管理过程中

19、因主观原因失误，造成公司损失或影响的，经公司总办会讨论，可给予适当处分，必要时报请上级监察部门 处理。第二十六条 在合同签订过程中，有以下行为，造成公司损失的，视情节和造成 损失程度给予：警告、扣发奖金、撤销职务甚至辞退的处分；情节和损失特别严重 的，送监察或司法部门处理。1、未经批准或超越权限擅自用公司的名义对外作出承诺或担保，造成损失和影 响的；2、无视谈判纪律，收受对方好处，放弃公司利益，造成损失和影响的；第二十七条 在合同履行和管理工作中玩忽职守，丢失合同、资料，泄漏公司机 密或对对方履约监管不力，造成损失和影响的，可视情节轻重，给予警告、扣发奖 金、调离岗位、辞退的处分，直至追究法律

20、责任。第七章附则第二十八条各部门可根据实际情况制订相应的补充规定，补充规定必须符合本 办法的精神。合同管理制度执行情况是公司年度考核部门工作成绩的内容之一。第二十九条 本办法自印发之日起试行。注释一：合同归口管理部门为合同主要业务归属部门，如招商（物业租赁）合 同的合同归口管理部门为招商部，住宅工程合同的合同归口管理部门为住宅项目部。 除工程类合同外的其他合同，合同归口管理部门即为合同经办部门；工程类合同的 合同归口管理部门为商业与酒店项目部和住宅项目部等部门，合同经办部门为成本 造价部。附表一适用范围：所有合同均适用本流程。合同审批管理工作流程流程等级F |SY07-02工作程序签收/执行合

21、同归口管理部门、 成本造价部（工程类合同）起草合同文本;部门.经理审定存档修订日期2008年2月1日I 1.1合同归口管理部门根据业务需要,:公司规定，起草相关合同。在拟订合同过程:邀请审计法务部参与。如是工程合同，则经办 部门为成本造价部，总工室审核合同技术条款， 合同归口管理部门协助。1.2部门总经理同时以电子版本并行抄送总：裁办公室呈总裁阅示。4;注意：各部门将合同执行情况每周做出总结，上 ；报总裁办公室。（时限3个工作日）原件存档相关部门下发各部门执行和监督并行电子报备2.1审计法务部、财务资金部对各部门递交的 相关合同草稿提出意见。（时限1个工作日）注意：盖章后的正式合同由总裁办、财

22、务资I金部各存原件一份，合同归口管理部门、成 本造价部（工程类合同）和总工室（工程类 合同）各保留一份复印件存档。存财务资金 的合同作为财务资金部的收付款的依据，不 再要求另外付款的审批手续。3.1 主管副总裁对所属部门递交的相关合同；草稿进行审定，按权限审批，权限内签批的 合同送总裁办登记、盖章、存档。3.2 超越审批权限的合同由主管副总裁审核 后签署意见报总裁办呈财务副总裁和总裁审 批。3.3 时限2个工作日。注意：审批权限以总裁的授权为准。I:-4.1各部门及时将签署意见的合同文件递交 总裁办公室，总办汇总、整理、呈送、编号、1原件存档。:4.2已签订盖章的合同由总裁办将原件、复印件 :

23、送交财务资金部、合同归口管理部门与成本造 ；价部（工程类合同）。4.3合同归口管理部门负责本部门合同汇总总裁办公室反馈:集团总部流程整理，成本造价部负责工程类合同的汇总整;理。建立合同台账，定期将合同执行情况做出 ；总结，上报总裁办公室，总裁办负责重点跟进 ;督导落实，并定期向公司领导报送合同执行情 ：况。I注意：合同履行完审批签字程序，即可直接 用印，不必再履行用印申请。总戴对王掖的苔同苗看后意就苏公墓病亍 汇总整理并及时反馈至相关部门合同归口管 理部门。（时限1个工作日）合同审批权限参见附表三合同审批程序及 权限一览表附表二按项目分按合同类别分A商业地产01工程合同一B房地产按工程分 勘测

24、设计 土建工程 安装工程 设备采购 建材采购 超按细项分麻U、设计土方挖运、挡土墙等基础主体铝合金工程木门水电A按施工单位分BCD厂A市场调查B广告、营销策划-C企业形象策划L D其它,A建材米购B设备采购03商品采购一 02中介代理消防电信 一其它合同分类及编号所 有 合 同C其它采购一 A向银行或其他金融机构贷款合同-04贷款、担保 b房地产销售按揭担保协议C其它有关合同A厂房一B住宅05销售合同一C商铺D其它06招商（物业租赁）合同A厂房 B住宅 C商铺 D其它A宿舍租赁合同07其它经济合同一08劳动人事合同09责任合同B低值易耗品采购C:ISO9001 认证D设备维护维修E清洁卫生合同F其它合同附表三合同审批程序及权限一览表事项标准（划分标 准见本办法 第十三条）合同 合同归 口管理 部门成本造价 部（工程 类合同）总工室 （工程 类合 同）W 法务部财务 资金部分管副 总裁财务 副总裁总裁资源 集团 流程方正 集团 流程备