秘书工作职责实施细则

1、秘书工作职责实施细则秘书工作职责实施细则第一章 负责主管领导的内务工作内务工作是秘书日常工作的重要任务之一。内务工作具 有烦琐事务多、服务性强、管理性强、突发事务多等特点。 内务工作需要工作人员具有较强的临机处理能力，根据具体 事务的具体情况做由正确的处理。第一节办公环境维护办公室的室内室外是否整齐、清洁、幽美，在一定程度 上可以反映由公司的精神面貌。加强环境管理，保持室内外 卫生，创造一个良好的工作环境，有利于工作人员的身心健 康。同时，也给来访宾客一个很好的印象。办公环境维护的要求：办公环境舒适幽雅，做到窗明几 净。办公桌物品摆放有序。文件、图书整齐规范。1、每天准时上班、开窗通风。2、每

2、天早上将办公室打扫一遍，办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次，访客走后，根据具体情况及时清理，时刻保 持办公室整洁。3、清理花木，鲜花定期换水，其他花木无枯叶、杂草c 4、及时清理办公室垃圾，不让垃圾在室内过夜。5、每天下班前，检查办公室电源、门窗是否关闭，不 留安全隐患。第二节 日程安排及提醒在日常工作中，主管领导由于事务繁忙，对所有事务不 可能面面俱到，秘书人员的及时提醒，有利于领导在做好公 司重要事情的同时也能兼顾其他具体事务，使主管领导在工 作中更加的游刃有余。1、根据主管领导的工作，制定当月重要的日程安排， 本周需要制定下周的日程安排。每天早上提醒主管领导当日 及次日的日程安排。2、将领

3、导日程中需要秘书处理的事情，分轻重缓急请 示领导，正确办理。3、做好自己的季度、月度及周、日的日程安排，按日 程工作。4、对于当日通知的工作，要分轻重缓急，能自己解决 的自己解决，需要请示的，依据指示办理。5、当天工作当天完成，不能完成的，做好备忘。6、主管领导或下级有事应该及时提醒，做好后勤服务 工作。7、领导的生日或下级的生日，要及时提醒同事，做好 庆祝工作。8、注意收集当天及未来三日内天气、交通等信息，以 方便领导由行。第三节负责日常访客的接待工作日常接待主要是指办公室往来宾客，以及公司内部人员 的接待工作。日常接待工作中要切实做到热情主动，周到细 致，文明礼貌，井井有条。1、引导来访宾

4、客入座，倒好茶水。2、询问来访宾客的基本情况，了解来访目的，有无预 约及身份情况。3、索要来访宾客的名片。4、及时向领导请示。5、按领导意见安排会面。6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确 定是否客餐、宴请。第四节 日常事务的管理当好领导的助手，管理好领导的日常事务，为领导工作 创造方便条件，是秘书工作的根本宗旨。秘书为领导服务的 优劣，直接影响到领导的工作成就。秘书的管理作用就是要 千方百计为领导节省时间。秘书对领导的日常事务管理的大 部分是程序式的，具有一定的规律性，只要认真、勤奋并善 于研究和改进工作方法，这方面的作用就能充分得到发挥。 秘书对领导日常事务的管理作用，有以下几个

5、方面：一、了解公司的工作流程和管理制度1、熟悉公司的各项工作流程，严格按流程进行工作。2、了解公司各个部门的管理制度，严格遵守各个部门 的制度。3、该请示签字的，决不擅自做主二、日常管理的辅助性事务1、管理好文件、信函，做到领导随用随提供， 不误事2、筛选处理好各方面的报告、简报、参阅资料以及信 息、信件，分由轻重缓急，交领导审阅。3、对领导批阅的文件、函件及时登记、转递、催办、 上报。4、安排好领导社会活动的日程表，使领导的活动条理 有序。5、为领导召开或由席会议做好准备。6、为领导外生做好材料、资金、车辆等各项准备，并 要实现做好必要的联络工作。第五节做领导工作上的得力助手秘书是领导工作的

6、参谋和助手。秘书素质的高低，工作 质量的好坏，在工作岗位上所起作用的大小，对公司和主管 领导的工作成效有着直接的影响。秘书处在公司的核心部位 工作，每天要处理大量的事务性工作。秘书的这种特殊的工 作条件，其作用具有不可替代性。一、做领导的得力参谋在现代的各类机关、企事业单位，无不重视智囊人员的 咨询作用，而秘书是领导最直接、最可靠、最及时的智囊人员。他为领导提供满意的或最优化的方案、策略和方法，为 领导进行决策服务，从而为公司的发展作曲贡献。1、在深入调查研究，占有大量资料的基础上，对公司 的各种问题进行科学预测，主动向领导提由建议和意见；对 一个时期内工作中由现的莫些偏差及时提示给领导，以便

7、纠 正。2、领导在讨论莫项工作或对莫项工作作由正确决议之 前，及时向领导提供准确的信息，可靠的资料和情况，供领 导决策时参考。3、在领导遇到难以解决的重大问题时，应领导要求， 广泛搜集各方面的意见，查找相关规定，为领导提供解决问 题的意见和方案。4、对提交领导审阅的文件、信函事先提由要点和审批 方案，供领导参考。5、记录领导基本信息，如联系方式，学历证书、护照 号、照片、身份证号码等，方便日后工作。6、对自己的工作一周一汇报、一总结。二、工作中的协调作用1、及时向领导转达上级的指示和上级要求本级办理的 其它工作事项。2、按领导要求传达对下级的指示、指令、意见和要求3、负责下级部门的电话请示，工

8、作报告等事宜的传递和答复。4、做好与各部门沟通、协调工作。第二章 接待工作社会是由形形色色的人组成的，只要社会在前进、在发 展，人与人之间、单位与单位之间的人际交往就不会停止， 而且社会越发达，这种交往就越频繁。只要有这种交往的存 在，就有为这种而交往提供服务的必要。公司领导处在一切公司事务的核心，经常会承担大量的 接待任务。因此，做为秘书必须诚恳、热情、耐心、细致地 搞好这项工作。本章接待工作主要是指与公司有业务往来的外地客户， 参加公司会议的外来宾客，以及其它重大商务活动的接待工 作。第一节宾客到达前的准备工作接待工作不是从宾客抵达后才开始的，而是从接到来客 的通知开始的。来宾接待的准备工

9、作，是整个接待工作中的 重要环节，也是做好接待工作的关键。准备工作做得充分， 接待工作就有了良好的基础，防止发生忙乱、被动的现象。 准备工作不充分，就难以达到应有的工作质量和接待效 果。接待的准备工作包括以下具体环节：一、弄清来宾的基本情况1、了解来宾的单位、姓名、身份、性别、民族、人数、 联系方式等。2、了解来宾的来访目的。3、弄清来宾的抵达日期、准确时间、交通工具。二、向主管领导报告1、将所掌握的来宾信息报告给领导。2、听取领导的意见，按领导指示安排。三、制定接待计划1、按领导的指示和来宾的情况制定接待计划。2、在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、话 动方式、日程安排等方面提由具体意

10、见，报请领导批准，保 证接待工作有计划进行。四、落实接待计划1、通知宾馆安排房间和用餐，落实来宾的食宿地点；2、安排接待用车，通知陪同人员；3、有文娱活动的，根据领导意见安排文娱活动。第二节宾客到达后的服务工作来宾抵达后，接待工作进入第二阶段，即正式接待工作 开始。在这一阶段中，应按事先确定的接待计划和安排，一 环一环地做好服务工作。具体包括：一、迎接客人1、需要去机场、车站的迎接的要及时安排车辆和人员作好迎接工作2、以礼相待，上车、就餐等应宾客优先，并核准人数 和携带的物品后再上车。二、安排好宾客的生活1、来宾到达宾馆后，将宾客引入客房，倒上茶水，安 排住下。2、告知来宾的就餐的地点，必要时

11、到用餐时间可由专 人主动把客人请到餐厅用餐。3、接待用车要随叫随到。三、协商商议活动日程1、向宾客介绍日程安排，并征求对方的意见。2、根据确定的活动内容、日程、方式，调整接待工作 计划，并把变动情况及时通知有关方面。3、根据确定好的日程安排，有计划、有步骤的执行。第三节宾客离去时的收尾工作来宾公务活动结束后，接待工作进入第三阶段，即收尾 阶段。这时接待工作虽然处于尾声，但仍要善始善终地做好 最后一道程序的接待工作，使来宾满意而归。1、征求来宾对接待工作的意见，以便改进工作，询问 来宾还有什么新的需求和需要办理的事宜。2、订购返程的的车票、机票等。3、安排送客车辆。第三章文档管理文档管理工作是公

12、司正常经营管理不可缺少的一部分， 公司的一切经营管理工作均应该有完整的记录，各种文档作 为记录的载体，是公司各部门工作成效的客观见证，同时又 为公司今后进一步开展工作提供参考。文档管理工作的要求：流程齐全、分类合理、处理及时、 管理规范。第一节 档案管理档案管理工作不仅是领导工作的助手，秘书工作的一部 分，而其本身就是构成公司全部工作要素之一，是保证各项 工作正常运行大系统中的一个子系统。档案管理工作的原则：保持文件之间的历史联系，使整 理完毕的档案能够反应工作活动的历史真实面貌，便于保管 和利用。一、各种表格文件要分类管理，合理存放1、案卷多柜存放的应当绘制案卷存放的示意图。2、建立全卷宗以

13、积累存储本公司案卷的立卷说明，分类方案、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。3、对声像档案的保管应选择环境安全，温度适中的地 方予以存放。4、应定期对档案保管的状况进行检查，并作记录。发 现情况及时采取有效措施保护档案安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题及时解决。5、正确使用各种表格文件，做到表格文件正规化、清 晰化、科学化。二、各种文书档案要按积累情况及时进行存档，并分类 清晰，便于查阅档案的存档必须遵循档案形成的规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。1、归档的文件材料和种类、份数以及每份文件的页数 均应齐全完整。2、在归档的文件材料中，应当将每份

14、文件的正件与附 件，印件与定稿，请示与批复，收发文件与原件，多种文字 形成同一文件，分别立在一起，不得分开。3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度 的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立 卷；其他材料的立卷应该按有关规定执行。4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分 的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后、正 件在前、附件在后、印件在前、定稿在后；其他文件材料依 其形成的特点按照有关规定排列。5、卷内的文件材料应该按排列顺序，依次编写页号或件号

15、，图表和声像材料也应该在装具或音像材料的背面逐件 编号。6、有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考 表内；若无情况可说明，也应将立卷人检查人的姓名和时间 填上以示负责；备考表应置卷尾。7、声像材料应用文字标由摄像和录音的对象、地点、 时间、中心内容、拍摄者和制作人。三、做好废旧档案的销毁工作鉴定档案的保存价值，确定没有保存价值的就应剔由销 毁。已过保管期限并确无继续保存价值的案卷，也应销毁。 确定已过保管期限需销毁的档案，一定要直接阅卷，重新认 识起保存价值，不能以为已经到期的档案就可以销毁。1、建立严格、明确的销毁制度。2、以全宗为单位撰写销毁档案的书面请示并编制销毁 清册。3、注意销

16、毁方法。经领导批准销毁的档案不可随意处 理，一般应用碎纸机处理。4、销毁档案应两人监销，防止档案遗失和泄密。销毁 后要在销毁清册上签字，以示负责。四、做好与公司档案室的衔接工作与公司档案室的衔接必须熟悉了解公司档案管理制度， 清楚档案提取流程，有利于秘书日常工作。1、办公室不常用的文件要及时归公司档案室。2、公司重要的文件使用完毕之后，及时交由公司档案室保存。3、认真遵守公司档案保管制度，在档案室领取文件要 认真登记，并及时归还。五、做好文秘档案收集及保密工作文秘档案收集工作需要秘书工作人员具有较强的鉴别 能力、逻辑处理能力等。文秘档案收集过程中要突生档案的 价值，合理收集，同时应当参照文档保

17、密工作原则做好保密 工作。1、在收集档案过程中，应突生档案的目的性、保证档 案的真实性、注意档案的实效性、保持档案的系统性、注意 档案的全面性。2、需要保密的文件都应严格执行登记制度，努力把好 各道关口，做到环环有手续，件件有着落。3、要建立领导阅批文件登记簿。4、组织传阅或借阅文件必须办理签收手续。第二节 文 书 管 理公司在日常工作中，为了行使职权或进行联系，在各部 门之间经常发生文书往来。为了使文书工作有条不紊的进行, 使往来文书得到迅速、及时的处理，必须对文书工作进行科 学组织和管理。、文书起草文书的起草工作是秘书工作中比较常见的部分。起草文 书需要根据文书的实际要求合理化编排，同时应

18、做到字迹清 晰，条理明澈，用词得当。1、负责起草公司有关文件（简报、通知、报表等），并及时交由领导审批。2、负责起草公司领导其它场合的发言文稿 （年终联谊、 供货商洽谈、职工招聘、公司简介等） ，并及时交由领导审 阅。二、文书收发文书收发工作是秘书文档工作的重要组成部分。收发工 作涉及公司多个环节的同时也涉及到外来文件的处理。收文1、签收无论是公司外收发还是内收发，在签收文件时都要认真 细致，不可马虎大意。应切实注意： 根据送件簿和送件清单的记载逐件检查。清点文件总数和清单上的总数是否一致。 签字要写全名、字迹清楚。2、登记登记，是管理文件的帐目，一切文件的运转、查找、催 办和统计，都要依靠它

19、。为此，收文登记是一项重要的基础工作，必须认真做好。收文登记一般采取簿式登记和联单式登记较为适 用。 登记项目要合理、简明、实用。逐格登记，不随意 删减，便于统计。 登记要字迹清楚，标题要完整无缺，以便永久保存3、承办内部文件，做好收文记录并放置在接待处理文件夹 内，便于领导看阅。 内部通知、报告、及时送交领导审阅，根据批示正 确办理。 对外来文件填写收文处理单，对文件进行编号，及 时送批和传递发放并留下记录。 外来公函，通知及文字资料，及时送领导审阅，根 据批示正确办理。 公司各部门送交领导签字的，根据送交人意见给予 及时办理。（二）发文1、拟稿拟稿应符合公司有关规定。 文件发送范围要写得明

20、确、具体。拟稿人要把形成文稿有关文字资料和拟稿的依据附在原稿后面以领导名义发文的文稿要经领导审核签字，涉及 其它部门问题要送其它部门会签。2、签发 涉及全局性的重要文件由主要领导签发，或者经 过会议讨论通过的由主要领导人签发。 涉及莫一方面问题的文件，由分管领导签发。3、编号登记检查签发手续是否合乎规定，确认签发有效后再进 行登记。 登记时要逐项填写，不得缺项，公文标题要逐字填 写，字迹要清楚。 要在文件定稿上填写发文字号及打印份数；同时， 要填好“发文呈批卡片”，以备随时发文。 把不需要随同文件打印的附件摘下，注明是莫号文 件的附注，放在固定的地方，以待文件打印好后归档并整理第四章 会 务

21、管 理会议已成为各级各类机关和企事业单位商讨问题，检查 部署工作，总结经验和进行决策的重要方式。做好会议的组 织与管理工作，是各种单位的重要任务之一。任何一种会议，都要有组织、有计划地进行，都要有会 前的准备、会中的管理和服务、会议的善后处理工作。会议各个阶段的管理和服务工作，统称为会务工作。在会议秘书 工作中，会务始终占有重要地位。主要的任务是：认真做好 会前的各项准备工作，严密地组织好会中的各项活动，热情 周到地搞好会间的服务；善始善终地做好会议的结束工 作。会务工作的原则：1、把握会议指导思想。2、掌握会议组织领导情况。3、当好参谋助手。会务管理工作的要求：1、要有高度的责任感和严谨扎实

22、的工作作风，集中精 力、抓紧时间、埋头苦干、讲究效率、迅速、准确、及时、 周到地完成会议各个环节的管理和服务作用。2、要认真学习业务，提高业务水平和文字能力。3、要谦虚，谨慎，礼貌待人。4、要做好保密工作。会议分类：1、董事会2、股东会 3总经理办公会 4、部门经理例会5、工作例会等。第一节 会前准备认真做好会前准备工作，是开好会议的前提，主要包括以下一些内容。、会议议题的拟定1、确定会议的负责人。2、对有不同意见的问题，要把不同意见申述清楚，提由几个方案供领导选择。3、有计划听取各方面的意见，积累议题，掌握情况， 不要零打碎敲。4、议题需要讨论的部分应提前收集议点，按照事情的 轻重缓急排由顺

23、序，交由领导决定。二、收集材料，起草发言稿。1、根据会议的实际情况，需要领导发言的起草发言稿。 如职工表彰大会，发言稿应突生职工先进事迹，公司领导肯 定职工工作等内容。2、发言稿语言要通俗易懂，见解精炼。3、秘书处应及时通知有关部门准备文件、材料等。 准备文件，材料要全面、突由重点、结合中心并兼 顾其它方面 。 决策性会议涉及部门较多，应设置一个部门牵头进 行准备工作，如公司秘书处牵头，各部门文件由秘书处统一 整理、分类、准备。三、确定与会人员及制发会议通知1、确定由席范围，掌握参加会议人员名单2、起草简单明了的会议通知。3、会议通知要写清楚会议名称，内容，会议开始时间， 会期，地点参加会议人

24、员，联系单位等。4、重要会议的会议通知发生后，需要跟踪落实，查询 会议通知是否已经送达。5、公司的各种例会及其他小型会议，应事先和有关人 员联系，如电话通知，人员通知等。6、提醒有关人员按时到会，以保证会议按期顺利进行 四、会议场所的确定及会场布置。1、会议场所的确定。 根据会议内容、规模和会议的效果综合考虑会议地 点°根据领导意见来确定会议地点。2、会场布置。 会场布置要与会议内容相协调。 会标书写端庄，醒目大方，悬桂适中、得体。 与会人员座次安排合理。 妥善安排会议音响效果、照明设施、通讯设备、录 音、录像、茶水杯盘、安全措施等。保持会场整齐清洁。第二节会议期间工作搞好会议期间的

25、服务，是保证会议顺利进行的重要条件, 会议服务的内容是：一、会议签到1、 记录缺席人员名单2、 会议签到结束后向会议负责人报告由/缺席情况。二、会议期间的服务1、 引导与会人员就座。2、 分发会议文件，资料。3、 及时添加茶水、水果等。三、会议记录和编发会议简报4、 会前认真阅读会议文件，熟悉与会人员名单。5、 开会时要集中精力，做好会议记录，会后认真核对 记录。6、 会议记录必须真实、准确、全面、完整、不得随意 改动。7、 必须遵守保密制度，不得随意泄露会议内容。8、 会议记录必须妥善保管，不得外传或遗失。9、 如要印发整理后的会议记录，须经会议负责人核实 同意。10、 议记录的整理要做到语

26、言文字规范化，不能更改 原意。第三节会议结束后的工作会议结束和会后处理工作主要是指对会议文 件、会场清洁、仪器设备的处理工作等。具体有以下内容：一、整理会议纪要。1、 会议纪要是会议主要精神的阐发，也是会后对会议贯彻执行的依据，应认真书写。2、 会议纪要要具体、简明、扼要。3、 忠实于实际，不可搀杂个人意见，不可随意增减 发挥。4、 做好文件的清理归档工作。5、 类将会议文件进行归档。 作好会议文件归档的编号、主要内容等登 记工作，以便查阅。二、做好会议总结1、集中归结会议讨论的意见。2、注意会议反映由来的新鲜思想及新的要求和方案。3、将意见、方案等整理成文。三、安排与会人员离会1、掌握与会人员资料，代为购买车票、机票。2、需要暂留的，安排好食、宿等。四、回收会议设备。如音箱、投影仪等设备应 妥善处理第四节特殊情况的处理会